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RÉDIGER DES RAPPORTS PLUS EFFICACES
par le Dr. Phil Bartle
traduit par Fabienne Flessel
Guide
PARTIE D : Rédiger des rapports plus efficaces :
Les rapports classés sans qu'on les ait lus, envoyés à la poubelle, ou simplement utilisés pour emballer des arachides, sont inutiles. Un bon rapport doit être lu. D'où la question suivante : « Comment pouvons-nous nous assurer que quelqu'un lira un rapport? ». Cela peut être amusant d'apprendre à mieux rédiger des rapports. La rédaction d'un rapport ne devrait pas être nécessairement une tâche ennuyante, fatigante et gênante, que vous craignez dès qu'arrive le moment de rendre un rapport. Une fois que vous connaissez des techniques et des astuces, la rédaction de rapports peut s'avérer stimulante.
Vous pouvez transformer la rédaction de rapports en un élément essentiel de l'éthique de votre métier et aussi l'utiliser comme un outil pour suivre votre progression. Il n'y a pas aucune magie ni aucun mystère dans le fait de rédiger un rapport ; et ce document va présenter certaines des techniques et astuces que vous pouvez facilement apprendre et utiliser.
Écrivez des rapports pour qu'ils puissent être lus, pas pour qu'ils disparaissent lors d'un classement. Pour parvenir à cela, vous devez les rédiger d'une manière simple à comprendre et de façon à inviter le lecteur à les lire jusqu'au bout. Vous devez savoir à qui ils s'adressent (votre public « cible » ), pour quelle raison le lecteur voudrait lire vos rapports, et ce que votre lecteur attend et veut de vos rapports.
Il y a plusieurs façons de savoir ce que votre public veut savoir (et, par conséquent, ce qu'il veut lire dans vos rapports), et vous connaissez déjà ses attentes à 80%. Quand vous finissez votre première ébauche, évaluez chaque élément. Pour chaque phrase que vous rédigez, posez vous la question suivante : « Cela va-t-il intéresser mes lecteurs ? »
Personne ne devrait essayer de rédiger un rapport de progression communautaire tout seul. Le facilitateur devrait en faire une activité de groupe, menée par les représentants de la communauté, pour la communauté entière, et avec l'assentiment de la communauté.
Encouragez les membres à demander de l'aide à leurs amis et collègues, programmateurs, responsables de gestion, membres de l'équipe et à tous ceux qui peuvent les aider tant au niveau des idées que du style. Pensez à préparer le rapport comme un script de « dialogue », dans lequel chaque ébauche est une suite dans le processus.
Qu'est-ce qu'un bon rapport ?
Un rapport est bon lorsqu'on le lit et que l'on passe à l'action grâce à lui (pas quand il est classé et ignoré). Comment pouvez-vous augmenter les chances que votre rapport soit lu ? Ce qui suit constitue quelques astuces pour réaliser des rapports plus efficaces. Un rapport n'est efficace que s'il est lu et qu'il déclenche une action comme résultat de sa lecture.
Très important : les rapports doivent être « concis. » Être concis signifie qu'ils doivent être à la fois brefs et complets. Les rapports courts ont plus de chance d'être lus que les plus longs. Cependant les rapports auxquels il manque des informations importantes sont décevants. L'une des manières de raccourcir vos rapports, est d'ôter toutes les tournures encombrantes (telle que « Pendant la période de rédaction du rapport ... ») et les répétitions d'éléments inclus ailleurs dans tout rapport.
On lit plus facilement un rapport lorsqu'il est écrit simplement, avec des mots clairs et directs, une grammaire soignée et un vocabulaire abordable. N'essayez pas d'impressionner qui que ce soit avec un style fleuri, un vocabulaire opaque, ou des phrases longues et complexes. Utilisez des phrases courtes et simples. Utilisez des niveaux de titres différents pour différencier les sections (comme dans ce document). Utilisez des paragraphes courts. Évitez la voix passive.
Rappelez-vous que beaucoup de ceux qui vont lire votre rapport n'utilisent l'anglais qu'en seconde langue. Utilisez toujours le fameux principe KISS (« Keep It Simple, Sweetheart... ou : la simplicité prime ») quand vous rédigez un rapport.
Un rapport doit être simple à lire :
Je tiens à répéter que lors d'ateliers avec des mobilisateurs sur le terrain, j'ai demandé aux participants ce qui d'après eux assurait la lecture d'un rapport. Si vous êtes un responsable de gestion et qu'un rapport arrive sur votre bureau : allez-vous le jeter ? Allez-vous le classer sans le consulter ? Allez-vous simplement le survoler sans le lire en profondeur ?
Allez-vous le lire et réfléchir à son contenu suffisamment pour prendre des décisions ? Quelles sont les caractéristiques du rapport qui peuvent vous amener à le lire attentivement ?
Les participants ont proposé les suggestions suivantes. Le rapport devrait :
- être court mais complet (concis)
- contenir uniquement ce qui est nécessaire
- être simple et rédigé dans une langue correcte
- être dénué de répétitions et ne pas être redondant
- être dénué de discours moralisateurs ou supérieurs
- contenir des informations intéressantes et pertinentes
- être bien structuré et bien organisé
- être clair et propre (saisi ou bien imprimé/manuscrit).
Ceci serait aussi une bonne liste de vérification (a) pour vous, quand vous rédigez des rapports, ou (b) pour les dirigeants de la communauté, quand vous les formez à la rédaction de rapports.
Astuces pour rédiger des rapports plus efficaces :
Un jour, quelques jeunes musiciens ont demandé à un célèbre musicien de l'Afrique de l'ouest, quel conseil il pouvait leur donner afin qu'ils deviennent aussi talentueux que lui : « Je peux vous donner trois astuces, leur a-t-il répondu. Ma première astuce est : la pratique. La seconde est : la pratique et la troisième est : la pratique. »
On peut donner le même conseil pour n'importe quel type de rédaction : Rédigez de nombreuses ébauches. Corrigez les erreurs entre chaque ébauche. Demandez à un ami de « réviser » les ébauches (de les relire et proposer des suggestions). Demandez des commentaires et des conseils : soyez votre propre enseignant. Les trois astuces ici sont : « Récrivez ! Récrivez ! Récrivez ! »
Vous pensez peut-être que récrire un document est une perte de temps et d'énergie. Loin de là. Les écrivains professionnels peuvent aller jusqu'à rédiger sept brouillons avant qu'ils ne pensent qu'un document est à la hauteur de leur réputation. Vous devriez écrire au moins trois brouillons : une première ébauche approximative, une seconde et puis finalement le dernier brouillon.
Soyez prêts à récrire même le dernier brouillon. La réécriture vous accorde le temps, entre chaque rédaction, d'être plus objectif et critique envers votre document, de corriger les erreurs les plus évidentes et d'éviter de rédiger un document que vous regretterez par la suite.
Un autre truc est de commencer par faire un plan. Avant de commencer la première phrase, faites un plan des sujets que vous souhaiteriez couvrir. Faites une liste de points à couvrir, avec trois mots par point. Utilisez juste un morceau de papier : c'est uniquement pour que vous les voyiez écrits. Peut-être voudriez-vous modifier l'ordre des sujets une fois que vous les verrez écrits sur papier. Vous pourriez utiliser ce plan comme guide personnel, lors de la rédaction de votre première ébauche.
Voici quelques remarques supplémentaires concernant la voix passive. C'est une maladie que l'on retrouve chez de nombreux bureaucrates. C'est une sorte de détournement, c'est à dire d'écrire des mots de manière, apparemment, informative mais en cachant, en fait, le contenu le plus important.
On a comparé quelques fois la voix passive, tout comme les statistiques, à un bikini : ce qu'il révèle est intéressant mais ce qu'il cache est essentiel.
Qu'est-ce qui fait un bon rapport ?
Qu'est-ce qui fait un bon rapport ? Une fois de plus, j'ai demandé aux participants des ateliers ce qui faisait de bons rapports ou ce qui rendait les rapports intéressants. Ils ont suggéré les idées suivantes :
- qu'ils soient attrayants
- qu'ils soient directs, honnêtes et sans faux-semblants (pas de mensonges)
- qu'ils comportent des illustrations intéressantes, des croquis (en couleur, si c'est possible)
- qu'ils soient brefs, courts
- qu'ils soient clairs et lisibles (une écriture convenable)
- qu'ils soient pertinents
- qu'ils soient dans un français simple (ou dans le langage local, mais toujours dans un langage simple)
- qu'ils soient bien aérés
- qu'ils aient des titres et des sous-titres
- qu'ils soient organisés ou structurés.
On peut associer cette liste aux deux premières citées, pour établir une liste globale pour vérifier tout type de rapport que vous écrirez, ainsi que pour diriger un atelier de rédaction de rapports avec les membres de la communauté qui y participent.
Conclusion :
N'oubliez pas que la rédaction de rapports n'est pas nécessairement ennuyante, regardez plutôt la tâche comme un défi.
Mettez l'accent sur les résultats plutôt que les activités. Dépassez la description ; soyez analytique. Sachez bien qui est votre public et les besoins de vos lecteurs. Rédigez dans un style simple et facile à lire. Évitez la voix passive. Écrivez de manière concise (un rapport bref mais complet). Organisez vos rapports en utilisant un plan et des sous-titres. Rédigez plusieurs brouillons avant le dernier.
En utilisant ces astuces et ces lignes directrices, vous pouvez vous auto-former ainsi que former vos demandeurs dans la communautés pour améliorer votre rédaction de rapports.
Rappelez-vous qu'il n'est pas nécessaire d'être mauvais pour s'améliorer.
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Une visite au site du projet communautaire :
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