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ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS MELHORES
por Phil Bartle, PhD
traduzido por Marianna Leite
Guia
PARTE D: Elaboração de relatórios melhores:
Relatórios que, sem serem lidos, são arquivados, jogados no lixo ou usados para enrolar nozes são inúteis. Um bom relatório é aquele que é lido. Então surge a pergunta: "Como podemos estimular a leitura de um relatório?"
Aprender a escrever relatórios melhores pode ser divertido. A elaboração de relatórios não precisa ser uma tarefa tediosa, cansativa e desconfortável que você sofre ao enfrentar cada vez que um relatório tem que ser elaborado. A elaboração de relatórios pode ser um desafio quando você aprende alguns truques e técnicas., Text
Você pode fazer com que a elaboração de relatórios vire um instrumento essecial do profissionalismo do seu trabalho e uma ferramenta de monitoramento do que você está fazendo. Não existe mágica nem mistério nisso; e esse documento mostrará alguns truques e técnicas que você pode aprender e usar facilmente.
Elabore relatórios de forma que eles sejam lidos e não simplesmente arquivados. Para fazer isso você precisa elaborá-los de forma que eles sejam de fácil compreensão, e que eles convidem o leitor a lê-lo do início ao fim. Você deve saber que é o seu leitor alvo (seu público alvo), porquê seu leitor gostaria de ler seu relatório e o que o seu leitor precisa e quer saber de seus relatórios.
Existem várias maneiras de descobrir o que seu público alvo quer saber (e portanto ler sobre no seu relatório), e provavelmente você já sabe mais do que 80 por cento. Quando você terminar o seu primeiro rascunho, coloque-o a prova. Para cada frase que você escrever, pergunte-se: "Isso interessará meus leitores?"
Nenhum indivíduo deve tentat elaborar um relatório sobre o desenvolvimento da comunidade sozinho. O facilitador deve fazer com que isso seja uma atividade em grupo dos representantes da comunidade, em benefício da comunidade, para aprovação inicial pela comunidade.
Estimule os membros a pedir ajuda de amigos, colegas, organizador, administrador, membros da organização e aqueles que podem ajudar com conceitos ou estilistica. Pense em preparar um relatório em formato de "diálogo" escrito no qual cada rascunho sucessivo é uma continuação de todo o processo.
O que é um bom relatório?
Um bom relatório é aquele que é lido e por causa dele atitudes são tomadas (não apenas arquivados e ignorados). Como você pode fazer com que um relatório seja mais provável de ser lido? Seguem algumas dicas de como elaborar relatórios melhores. Um relatório eficiente é aquele que é lido; e que como resultado da leitura estimula a tomada de algum tipo de atitude.
É muito importante que seu relatório seja "conciso." Conciso significa ser breve e completo. Relatórios curtos são mais prováveis de serem lidos do que relatórios longos. Porém relatórios que deixam informações importantes de fora são desapontantes. Uma forma importante de diminuir seus relatórios é a omissão de frases desnecessárisas (como as "Durante o período de elaboração do relatório...") e repetição de coisas incluídas em outras partes do relatório.
Um relatório é mais fácil de ler quando é escrito com linguagem simples e direta, com uso correto da gramática e com palavras de reconhecimento fácil. Não tente impressionar ninguém com linguagem rebuscada, vocabulário complicado ou com frases longas e rebuscadas. Use frases simples e curtas. Use sub títulos para separar sessões (como nesse documento). Use parágrafos curtos.
Lembre-se que muitos daqueles que lêem seu relatório tem portugês como sua segunda língua. Quando você elaborar relatórios, sempre use o famoso princípio "MSQ" ("Mantenha-o simples, querida...").
Um relatório deve ser fácil de ler:
Mais uma vez, em uma oficina com mobilisadores de campo, pedi aos participantes que me dissessem o que faz com relatórios sejam mais prováveis de serem lidos. Você é o administrados e um relatório aparece sobre sua mesa. Você irá jogá-lo fora? Você irá arquivá-lo sem olhar para ele? Você apenas dará uma passada de olhos sem lê-lo com calma?
Você irá lê-lo com calma e pensará no ele diz de forma suficiente a tomar decisões? Que características em um relatório fazem com que você o leia com calma?
Os participantes propuseram as seguintes sugestões. Ele deveria ter ou ser:
- Curto mas completo (conciso);
- Conter apenas o necessário;
- Simples; escrito com boa linguagem;
- Não ter repetições, redundâncias;
- Não incluir sermões, lições de moral;
- Conter informação interessante e relevante;
- Bem estruturado e organizado;
- Bem acabado e arrumado (digitado ou em letra de forma).
Esse também seria um bom guia para (a) você quando estiver elaborando relatórios ou (b) líderes comunitários quando estiverem elaborando relatórios.
Dicas de como escrever relatórios melhores:
Uma vez alguns jovens músicos perguntaram a um famoso músico da África ocidental que conselho ele daria a eles para que eles fossem tão talentosos quanto o músico. - "Eu posso dar três conselhos," disse ele. "Meu primeiro conselho é: Pratiquem. Meu segundo conselho é: Pratiquem. E meu terceiro conselho é: Pratiquem."
O mesmo conselho serve para qualquer tipo de escrita: Escreva vários rascunhos. Releia ao final de cada rascunho. Peça a um amigo para lê-lo (rever-lo e oferecer sugestões). Peça retorno e conselho: seja o seu próprio professor. As três dicas são: "Reescreva! Reescreva. E reescreva!"
Você pode achar que a reescrita do seu documento seja uma perda de esforço e tempo. Longe disso. Escritores profissionais escrevem até sete rascunhos antes de deixar que um documento vá a público. Você deve escrever pelo menos três rascunhos: o rascunho inicial, o segundo rascunho, e sua versão final.
Esteja preparado para reescrever até mesmo a versão final. A reescrita permite que, entre rascunhos, você tenha tempo de ter uma visão mais objetiva e critica do seu documento, de remover muitos dos erros óbvios e de evitar que você se arrependa da elaboração de um documento.
Outra dica é elaborar primeiro um esboço. Antes de começar a primeira frase, escreva um esboço com os tópicos que deseja tratar. Faça uma lista com anotações de três palavras. Apenas use papel-rascunho; é apenas para você.
Você pode querer reorganizar a ordem de tópicos assim que você os ver no papel. Você pode usar esse esboço como seu guia pessoal enquanto estiver escrevendo o primeiro racunho.
Alguns comentários a mais sobre a voz passiva. É uma doença de muitos burocratas. É uma forma de ofuscar -- quer dizer, de escrever palavras como se fosse estivessen sendo informativo quando na realidade você está escondendo informações importantes. Leitores experientes irão reconhecer o uso da voz passiva imediatamente.
A voz passiva, como a estatística, já foi comparada ao biquini (O que ele revela é interessante mas o que esconde é vital).
O que faz um bom relatório?
O que faz um bom relatório? Mais uma vez pedi aos participantes de uma oficina que me dissessem o que faz com que relatórios sejam bons. Eles sugeriram o seguinte:
- Atraente
- Franco, honesto, sem enganação (sem mentiras)
- Ilustrações e desenhos interesantes. (se possível coloridos)
- Breve, curto
- Organizado e legível (boa caligrafia)
- Direto ao ponto
- Português simples (ou qualquer outra língua)
- Bem espaçado
- Tenha títulos e sub-títulos
- Organizado ou estruturado.
Essa lista, da mesma forma como as duas listas acima, pode ser combinada de forma a estabelecer um guia para o controle de qualquer relatório que você elabore, e para a apresentação de oficinas de elaboração de relatórios com membros participativos da comunidade. Veja Erros para uma lista curta de erros comuns de escrita para que você possa corrigir.
Conclusão
Lembre-se que a elaboração de relatórios não precisa ser uma tarefa tediosa mas sim vista como um desafio.
Enfatise os resultados ao invés das atividades. Vá além da descrição; seja analítico. Conheça o seu público alvo e as necessidades do seu leitor. Use linguagem simple e de fácil leitura. Evite a voz passiva. Escreva de forma concisa (breve mas completo). Organize seus relatórios usando um esboço e sub-títulos. Escreva vários rascunhos antes da versão final.
Ao utilisar esses guias e essas dicas, você pode ensinar a você mesmo e aos clientes da sua comunidade a melhorar a elaboração de relatórios. Lembre-se, não é necessário ser ruim para melhorar.
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Uma visita ao local do projeto da comunidade:
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