Tweet
Traduceri:
Català
中文 / Zhōngwén
Deutsch
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Português
Română
اردو / Urdu
Alte Pagini:
Module
Harta site-ului
Cuvinte cheie
Contact
Document utile
Link-uri utile
Continuturi:
Continuturi
Continuturi:
Continuturi:
SCRIEREA UNOR RAPOARTE MAI BUNE
de Phil Bartle, PhD
traducere Bolea Ana
Un ghid
PARTEA D: Scrierea unor rapoarte mai bune:
Rapoartele care sunt doar indosariate fara a fi citite, sau care sunt aruncate la gunoi, sau folosite doar pentru impacheta sandwich-ul, sunt inutile. Un raport bun este un raport care este citit. Astfel apare intrebarea "Cum putem incuraja astfel incat un raport sa fie citit?"
Sa inveti sa scri rapoarte mai bune poate fi distractiv. Scrierea unui raport nu trebuie sa fie o sarcina obositoare, plictisitoare sau inconfortabila, pe care te ingrozesti s-o infrunti de fiecare data cand e nevoie de un raport. Atunci cand deprinzi anumite abilitati si trucuri, scrierea rapoartelor poate deveni o provocare.
Puteti transforma scrierea rapoartelor intr-un element esential al profesionalismului muncii dumneavoastra, si intr-un instrument de monitorizare a ceea ce faceti. Nu e vorba de magie sau de mister cand realizati acest demers; si acest document va va oferi cateva dintre acele abilitati si trucuri pe care vi le puteti usor insusi.
Scrieti rapoarte pentru a fi citite, nu doar pentru a fi puse deoparte. Pentru a reusi aceasta, trebuie sa le scrieti astfel incat sa fie usor de inteles, si sa invite cititorul sa le parcurga pana la sfarsit. Trebuie sa stiti cine este cititorul dumneavoastra (audienta dumneavoastra tinta), de ce ar vrea cititorul dumneavoastra sa citeasca raportul dumneavoastra si de ce are nevoie si ce vrea sa afle cititorul dumneavoastra din rapoarte.
Exista multe modalitati de a descoperi ce doreste audienta dumneavoastra sa afle ( si prin urmare despre ce doreste sa citeasca in raportul dumneavoastra) si probabil ca stiti deja mai mult de 80%. Cand terminati prima ciorna, puneti-o la incercare. Pentru fiecare propozitie pe care o scrieti, adresati-va intrebare "Asta ii va interesa pe cititorii mei?"
Niciun individ nu ar trebui sa incerce sa scrie singur un raport de progres al comunitatii. Facilitatorul ar trebui sa-l transforme intr-o activitate de grup a reprezentantilor comunitatii, in numele intregii comunitati, cu aprobarea in primul rand a comunitatii.
Incurajati membrii sa ceara ajutorul prietenilor si a colegilor, a managerului, a personalului si a celor care pot oferi sprijin in elaborarea conceptelor, fie in slefuirea stilului. Cosiderati pregatirea unui raport ca o forma scrisa de "dialog" in care fiecare ciorna succesiva este o continuare a procesului.
Ce inseamna un raport bun?
Un raport bun este un raport care este citit si care determina intrepinderea de actiune (nu doar pus deoparte si ignorat). Cum puteti face in asa fel incat raportul dumneavoastra sa aiba mai multe sanse sa fie citit? Urmatoarele sunt cateva sfaturi pentru a face niste rapoarte mai bune. Un raport eficient este unul care este citit; si care stimuleaza un fel de actiune ca rezultat al citirii sale.
Este extrem de important ca rapoartele dumneavoastra sa fie "concise". A fi concis inseamna ca vor trebui sa fie atat scurte cat si complete, in acelasi timp. Rapoartele scurte vor fi mai degraba citite decat rapoartele lungi. Insa, rapoartele care nu includ informatii importante vor fi o dezamagire. O modalitate importanta de a va scurta rapoartele este prin omiterea frazelor care nu sunt necesare (cum ar fi "Pe parcursul perioadei de raportare ...") si a repetarii faptelor incluse in alta parte a fiecarui raport.
Un raport este mai usor de citit cand este scris intr-un limbaj simplu si direct, folosind gramatica corecta si cuvinte usor de recunoscut. Nu incercati sa impresionati pe nimeni cu un limbaj inflorat, vocabular ezoteric, sau cu fraze lungi si complicate. Folositi propozitii scurte si simple. Folositi subtitluri pentru a separa sectiunile( ca in acest document). Folositi paragrafe scurte. Evitati diateza pasiva.
Tineti minte ca multi dintre cei care ar trebui sa citeasca raportul dumneavoastra, stiu engleza ca limba a doua. Folositi intotdeauna celebrul principiu "KISS" ("Keep It Simple, Sweetheart..." - Pastreaza-l simplu, Sufletel) cand scrieti orice raport.
Un raport trebuie sa fie usor de citit:
Din nou, in atelierele destinate mobilizatorilor de pe teren, am rugat participantii sa-mi spuna ce face ca un raport sa fie mai degraba citit. Sunteti manager si un raport a ajuns pe biroul dumneavoastra. Il veti arunca? Il veti pune deoparte fara macar sa va uitati la el? Il veti rasfoi doar, fara sa il cititi cu atentie?
Il veti citi cu atentie si va veti gandi la ceea ce contine suficient cat sa puteti lua niste decizii? Care dintre caracteristicile acelui raport ar putea sa va determine sa-l cititi cu atentie?
Participantii au dat urmatoarele sugestii. Ar trebui sa contina sau sa fie:
- Scurt dar complet (concis);
- Sa contina doar ceea ce este necesar;
- Simplu; scris intr-un limbaj bun;
- Sa nu aiba repetitii, redundante
- Sa nu predice, sa nu tina prelegeri;
- Sa contina informatii interesante si relevante;
- Bine structurat si organizat;
- Ingrijit (redactat sau bine imprimat/manuscris).
Si aceasta ar fi o buna lista de verificare (a) pentru dumneavoastra sau (b) pentru instruirea liderilor comunitatilor in scrierea de rapoarte.
Sfaturi pentru scrierea unor rapoarte mai bune:
Un muzician celebru din Africa de Vest a fost intrebat de cativa muzicieni tineri care este sfatul lui pentru ca ei sa devina la fel de talentat ca si el. - "Va pot oferi trei sfaturi," le-a spus acesta. "Primul meu sfat: Exersati. Al doilea sfat este: Exersati, si al treilea sfat este: Exersati."
Acelasi sfat poate fi dat cand vine vorba de scris sau de altceva: Scrieti cateva ciorne. Corectati fiecare ciorna pe masura ce le scrieti. Rugati un prieten sa-l "examineze" (sa-l corecteze si sa ofere sugestii). Cereti feedback si sfaturi: fiti propriul dumneavoastra profesor. Cele trei sfaturi sunt: "Rescrieti! Rescrieti, si rescrieti!"
Ati putea crede ca rescrierea documentului dumneavoastra ar fi o pierdere de timp si de eforturi. Acest gand este departe de adevar. Scriitorii profesionisti pot scrie chiar si sapte ciorne inainte de a permite ca un document sa fie semnat cu numele lor. Ar trebui sa scrieti cel putin trei ciorne: o prima ciorna, o a doua si apoi schita finala.
Fiti pregatiti sa rescrieti chiar si varianta dumneavoastra finala. rescrierea va acorda timp intre variantele scrise pentru a obtine o viziune mai obiectiva si totusi mai critica asupra documentului dumneavoastra, va permite sa inlaturati multe dintre greselile evidente, si sa evitati sa scrierti unui document pe ulterior sa-l regretati.
Un alt truc este sa concepeti in primul rand un plan. Inainte de a scrie prima propozitie, puneti pe hartie un plan continand subiectele pe care doriti sa le atingeti. Faceti o lista scurta cu cate trei cuvinte pentru fiecare subiect. Utilizati orice bucatica de hartie; dumneavoastra sunteti singurul care o va folosi.
Poate veti dori sa rearanjati ordinea subiectelor in momentul in care le veti vedea pe hartie. Puteti folosi planul ca o indrumare cand scrieti prima ciorna.
Cateva cuvinte in plus despre diateza pasiva. Este una dintre bolile multor birocrati. Este o modalitate de a deturna atentia, de a zapaci ─ asta inseamna de a scrie cuvinte ca si cum ati vrea sa informati, dar in realitate ascunzand o parte din informatiile importante. Cititorii informati vor recunoaste imediat utilizarea diatezei pasive.
Diateza pasiva, ca si statisticile, au fost cateodata comparate cu un costum de baie din doua piese (Ceea ce dezvaluie este interesant, dar ceea ce ascunde este vital).
Ce face un raport sa fie bun?
Ce face un raport sa fie bun? I-am rugat iar pe participantii la ateliere sa-mi spuna ce-a facut bun un raport, sau ce a facut ca un raport sa fie bun. Ei au sugerat urmatoarele caracteristici:
- Atractiv
- Direct, onest, fara inselaciuni (fara minciuni)
- Ilustratii interesante, desene. (culoare daca e posibil)
- Scurt
- Ingrijit si lizibil (o scriere inteligibila)
- Lae subiect
- Engleza simpla (sau oricare limba)
- Cu spatii bine delimitate
- Are titluri si subtitluri
- Organizat si structurat.
Ca si in cazul celor doua liste de mai sus, aceasta lista poate fi combinata cu celelalte pentru a obtine o lista de verificare generala utilizabila pentru orice raport ati putea scrie, si pentru desfasurarea unui atelier de scriere a rapoartelor la care sa participe membrii comunitatii. A se citi "Greseli" pentru a vedea o scurta lista continand greselile obisnuite de scriere, pe care puteti sa le corectati.
Concluzie:
Tineti minte ca scrierea rapoartelor nu trebuie sa fie plictisitoare, priviti sarcina ca pe o provocare.
Puneti accentul mai degraba pe rezultate decat pe activitati. Depasiti nivelul descrierii; fiti analitic. Cunoasteti-va audienta si nevoile cititorilor dumneavoastra. Scrieti intr-un limbaj simplu, usor de citit. Evitati diateza pasiva. Scrieti concis ( pe scurt dar complet). Organizati-va rapoartele folosindu-va de un plan si de subtitluri. Scrieti cateva ciorne inainte de cea finala.
Folosind aceste sfaturi si indrumari, puteti sa invatati, atat dumneavoastra cat si clientii comunitatii dumneavoastra, cum sa va imbunatatiti tehnica de scriere a rapoartelor. Tineti minte, nu este necesar sa fi slab ca sa devii mai bun.
––»«––
O vizita la locul de desfasurare a proiectului comunitatii:
 |