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ESCRIBIR MEJORES INFORMES
por Phil Bartle, PhD
traducción de Mª Lourdes Sada
Guía para activistas comunitarios
PARTE D: Escribir mejores informes:
Los informes que se archivan sin leerse, o se tiran a la papelera, o se utilizan para envolver el bocadillo son inútiles. Un buen informe es un informe que se lee. Así surge la cuestión «¿cómo podemos estimular la lectura de nuestro informe?».
Aprender a escribir mejores informes puede ser divertido. La redacción de informes no tiene por que ser una tarea aburrida, fatigosa o incómoda que teme encarar cada vez que hace falta que escriba uno. Cuando haya adquirido algunos conocimientos y trucos, la redacción de informes será un reto.
Puede convertir la redacción de informes en un elemento esencial de la profesionalidad de su trabajo, y en una herramienta para supervisar lo que está haciendo. No hay magia ni misterio en esto, y este documento le enseñará algunos de estos conocimientos y trucos que puede aprender y usar fácilmente. Escriba informes para que puedan leerse, no sólo archivarse. Para hacerlo, debe escribirlos de forma que sean fáciles de entender, e inviten al lector a leerlos hasta el final. Debe saber quién es su lector (su audiencia de «destino»), por qué el lector querrá leer su informe, y lo que necesita y quiere saber por él.
Hay muchas formas de averiguar lo que sus lectores quieren saber (y por lo tanto, sobre lo que quieren leer en su informe), y probablemente sabe ya más del 80%. Cuando finalice su primer borrados, hágale un examen. Por cada frase que haya escrito pregúntese «¿les interesará esto a mis lectores?».
Nadie debería intentar escribir un informe de progreso comunitario por sí mismo. El mediador debe hacer de ello una actividad de grupo de los representantes de la comunidad, en nombre de toda ella, para que sean sus miembros quien lo aprueben en primer lugar. Estimule a los miembros a pedir ayuda a amigos y colegas, programador, gerente, personal y cualquiera que pueda ayudarle tanto en conceptos como en estilo. Piense en la preparación del informe como una forma escrita de «diálogo» en el que cada borrador sucesivo es una continuación del proceso.
¿Qué es un buen informe?
Un buen informe es el que se lee y provoca que se emprendan acciones (no sólo se archiva e ignora). ¿Cómo puede aumentar las probabilidades de que su informe se lea? Seguidamente le damos una serie de consejos para hacer mejores informes. Un informe efectivo es el que se lee, y ésto estimula alguna acción como resultado de su lectura.
Muy importante, sus informes deben ser «concisos». Ser conciso significa que deben ser tanto breves como completos. Los informes breves tienen más probabilidades de ser leídos que los largos. Pero los informes que omiten información importantes son decepcionantes. Una forma práctica de acortar sus informes es prescindir de frases innecesarias (como «durante el periodo del informe...») y de las repeticiones de cosas que se han comentado ya en otra parte del informe.
Un informe es más fácil de leer cuando está escrito en un lenguaje simple y directo, con gramática correcta y palabras conocidas. No intente impresionar a nadie con lenguaje florido, vocabulario enigmático o frases largas y enrevesadas. Utilice frases cortas y simples, y use subtítulos para separar secciones (como en este documento). Haga párrafos cortos. Evite la voz pasiva (passive voice, en inglés). Recuerde que muchos de los que leerán su informe tienen el español como segunda lengua. Tenga siempre presente el famoso principio «KISS» («Keep It Simple, Sweetheart», que significa «hazlo sencillo, cariño») cuando escriba cualquier informe.
Un informe debe ser fácil de leer:
Una vez más, en talleres con cooperantes, pedí a los participantes que me dijeran qué aumentaba las probabilidades de que un informe se leyera. Usted es un gerente y le ha llegado un informe. ¿Va a tirarlo? ¿Va a archivarlo sin haberlo leído? ¿Le va a echar un vistazo en lugar de leerlo con cuidado?
¿Tiene intención de leerlo cuidadosamente y pensar en lo que dice lo suficiente como para tomar algunas decisiones? ¿Qué características del informe es más probable que le impulsen a leerlo con atención?
Los participantes me dieron las siguientes sugerencias. El informe debería:
- Ser corto pero completo (conciso).
- Contener sólo lo que es necesario.
- Ser simple, escrito correctamente.
- Sin repeticiones, sin redundancias.
- Sin sermones ni discursos.
- Contener información interesante y relevante.
- Estar bien estructurado y organizado.
- Ser limpio y ordenado (mecanografiado, impreso o con buena letra).
Esto también puede ser una lista de comprobación para usted cuando esté (a) escribiendo informes o (b) adiestrando a los líderes de la comunidad para hacerlo.
Consejos para escribir mejores informes:
Una vez, unos músicos jóvenes le pidieron a un famoso músico africano consejos para llegar a saber tanto como él. «Puedo daros tres consejos ─les dijo─ El primero es: practicad. El segundo es: practicad. El tercero es: practicad». El mismo consejo puede darse para la escritura de cualquier tipo: escriba varios borradores. Revise cada uno de ellos. Pida a un amigo que los «examine» (que los revise y haga sugerencias). Pida respuestas y consejos: sea su propio profesor. Los tres consejos son: «¡Corrija, corrija y corrija!»
No crea que volver a escribir su documento es una pérdida de tiempo y esfuerzo. En absoluto. Los escritores profesionales llegan a escribir hasta siete borradores antes de dejar editar un documento con su nombre. Usted puede escribir tres: un primer borrador general, un segundo más refinado y su borrador final. Prepárese a volver a escribir incluso el borrador final. La repetición le da cierto tiempo entre los escritos para adquirir una visión más objetiva e incluso crítica del documento, eliminar muchos de los errores más evidentes y evitar escribir un documento que puede lamentar más tarde.
Otro truco es escribir primero un esquema. Antes de comenzar con la primera frase, escriba un esquema de los temas que quiere reflejar. Haga una lista corta de notas de tres palabras. Utilice cualquier papel, es sólo para usted. A lo mejor decide reordenar los temas en cuanto los vea sobre el papel. Puede utilizar ese esquema como guía personal mientras escribe su primer borrador.
Unas palabras sobre la voz pasiva. Es la enfermedad de muchos burócratas. Es una forma de ofuscar, o sea, escribir palabras como si estuviese informando, pero realmente ocultando parte de la información importante. Los lectores experimentados reconocerán su uso de la voz pasiva inmediatamente. La voz pasiva, como las estadísticas, se compara con un bikini: lo que revela es interesante, pero lo que oculta es vital.
¿Qué hace que un informe sea bueno?
¿Qué hace que un informe sea bueno? Y otra vez pedí a los participantes del taller que me dijeran lo que convierte a un informe en un buen informe. Estas fueron sus sugerencias:
- Atractivo
- Directo, honesto, veraz (sin mentiras)
- Ilustraciones interesantes, dibujos (en color si es posible)
- Breve, corto
- Limpio y legible (con buena letra)
- Explícito
- Español simple (o inglés, o . . .)
- Bien espaciado
- Con título y subtítulos
- Organizado y estructurado.
Al igual que las listas anteriores, esta puede combinarse con ellas para hacer una revisión general de cualquier informe que escriba, y para organizar un taller de redacción de informes con los miembros de la comunidad. Ver «Errores», una lista de errores comunes de escritura que puede evitar.
Conclusión:
Recuerde que escribir informes no tiene por qué ser aburrido, vea la tarea como un desafío.
Enfatice los resultados sobre las actividades. Vaya más allá de la descripción: sea analítico. Conozca a sus lectores y sus necesidades. Escriba de forma sencilla de leer, en lenguaje simple. Evite la voz pasiva. Escriba concisamente (breve pero completo). Organice sus informes utilizando un esquema y subtítulos. Escriba varios borradores antes del documento final.
Utilizando estos consejos y orientaciones, puede enseñarse a sí mismo y a los miembros de sus comunidades a mejorar su redacción de informes. Recuerde, no hace falta ser malo para poder mejorar.
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Visita al lugar del proyecto comunitario:
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