Startseite
 Berichte schreiben




Übersetzungen:

Català
中文 / Zhōngwén
Deutsch
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Português
Română

                                        

Andere Seiten:

Einheiten

Sitemap

Schlüsselwörter

Kontakt

Notwendige Dokumente

Nützliche Links


INFORMATIONSMATERIAL UND TISCHVORLAGEN

Schreiben, um gelesen zu werden

von Phil Bartle, PhD

übersetzt von Julia Wohlgemuth


Gewidmet Gwen Shepherd

Schulung zum Informationsmaterial

Wie sollten Tischvorlagen für Meetings geschrieben werden?

Man kann mit der Feststellung beginnen, dass die allermeisten Menschen, wenn nicht sogar alle, nicht gern lesen, besonders wenn es eine Anstrengung erfordert, dies zu tun. Dies ist meist der Fall, wenn es sich um ein neues oder unbekanntes Thema handelt. Die erste Aufgabe an den Verfasser ist daher also, den Text so zu schreiben, dass er einfach zu lesen ist.

Länge:

Der erste Gedanke dazu ist wahrscheinlich, dass das Dokument kurz sein sollte. Richtig.

Wir wissen, dass ein Text eher gelesen wird, wenn er kurz ist. Eine einzelne Seite ist am besten geeignet als eine Tischvorlage für ein Meeting, wenn die Teilnehmer (oder der Teilnehmer, da es sich auch um eine Besprechung mit dem Vorgesetzten oder einem besuchenden Würdenträger handeln könnte) über ein bestimmtes Thema informiert werden soll(en).

Um das Dokument kurz zu halten, sollte es nicht zu viele Informationen enthalten, da diese auf zu kleinem Raum zusammengepresst werden. Das macht es schwer zu lesen. Das Dokument darf sich nicht lesen lassen, als würde es nur von Insidern verstanden werden, die vollständig mit dem Thema vertraut sind. Schließlich sollen Leute erreicht werden, die den Inhalt noch nicht kennen. Es besteht kein Bedarf zu "den Konvertierten zu predigen".

Vermieden werden sollten Teilsätze, Listen, Notizen. Alles sollte in ganzen Sätzen geschrieben sein und jeder Gegenstand sollte so eingeführt werden, als ob der Leser noch nie etwas davon gehört hätte. Es ist besser, anderthalb Seiten zu füllen und dabei die Ideen so darzulegen, dass sie den Leser zum Lesen verlocken, als zu viele Ideen auf einer Seite unterbringen zu wollen und damit den Leser verschrecken.

Eine einzelne Seite ist ein gutes Ziel, aber nicht auf Kosten von zu viel Information auf zu kleinem Raum.

Farben:

Farben sollten nicht verwendet werden, um einzelne Teile hervorzuheben. Unglücklicherweise sieht der Text dadurch noch verdichteter aus und dadurch noch furchteinflößender.

Die Verwendung von verschiedenen Farben führt außerdem dazu, dass das Dokument billiger aussieht, wie ein politisches oder religiöses Traktat oder ein Werbezettel. Man sollte daher bei einer Farbe bleiben, am besten schwarz. Formatierende Farben können jedoch zum Beispiel für den Titel benutzt werden. Dies steht im Unterschied zum farbigen Hervorheben von Teilen des Textes. Ähnlich sollten auch das Unterstreichen, kursiver Text oder das Schreiben in Großbuchstaben vermieden werden, um einzelne Teile des Textes hervorzuheben.

Eine Farbe sollte für den gesamten Text verwendet werden. Dadurch muss sich der Leser keine Gedanken dazu machen oder erraten wollen, warum welche Farben wo verwendet wurden. Dies ist eine Zeitverschwendung und harte Arbeit und schreckt den Leser ab.

Der Anfang des Dokuments:

Der Beginn des Textes muss dafür sorgen, dass der Leser auf das Dokument neugierig wird. Ein langweiliger Anfang sorgt mit Sicherheit dafür, dass der Text nicht weiter gelesen wird. Er könnte mit einer unerhörten Behauptung oder einer faszinierenden Frage beginnen. Oder es könnte etwas sein, was der Leser überfliegt und sein Interesse hervorruft. Im richtigen Kontext könnte zum Beispiel auch ein Witz ein guter Einstieg sein.

In unserem Gebiet ist ein Problem in einer Gemeinde und der Problemlösungsansatz der Gemeinde eine gute Quelle, um aus diesem Themengebiet das Interesse des Lesers zu wecken.

So könnte man mit einer erstaunlichen Statistikzahl beginnen, zum Beispiel wieviele Menschen in einem Gebiet krank sind oder sterben im Vergleich zu anderen? Wieviele junge Menschen wissen genau, wie AIDS verhindert werden kann und praktizieren doch ungeschützten Verkehr?

Die Aufmerksamkeit des Lesers muss gefesselt werden und er oder sie muss mehr lesen wollen.

Mittelteil:

Hat man die Aufmerksamkeit des Lesers gewonnen, geht es nun darum, diese auch zu behalten. Ein sehr guter Weg dies zu erreichen ist durch eine Erörterung. Dabei handelt es sich nicht um eine Auseinandersetzung im Sinne von Streit, vielmehr geht es um eine Aneinanderreihung von Argumenten, die den Leser von Punkt zu Punkt weiterführen.

Die Sätze sollten einfach, kurz, unkompliziert, vollständig und im Aktiv geschrieben sein. Stichpunkte sollten vermieden werden.

Ich benutze auch meist kurze Abschnitte und verwende viele Zwischenüberschriften, die den Beginn eines neuen Unterthemas anzeigen.

Das Ende des Dokuments:

Alle beinhalteten Unterthemen sollen zu einer Schlussfolgerung führen. Die Schlussfolgerung sollte gezogen werden.

Das gibt dem Leser ein gutes und befriedigendes Gefühl, dass er das Dokument bis zum Ende gelesen hat und fühlt sich vollständig an. Man sollte nicht vergessen, dass sich die Aufmerksamkeit, sobald man das Dokument ausgeteilt hat, vom Sprecher auf die Tischvorlage verschiebt. Daher sollte man entweder Zeit einräumen, dass der Text erst gelesen werden kann oder den Text frei wiedergeben, um das Publikum beim Lesen zu begleiten.

Fazit:

Ein ungelesenes Dokument ist ein nutzloses Dokument.

Wenn man Informationsmaterial, eine Tischvorlage oder eine kurze Zusammenfassung schreiben möchte, sollte dies in einfach verständlicher und interessanter Weise geschehen. Das Dokument sollte kurz, aber nicht zu konzentriert und interessant strukturiert sein mit einer spannenden Einführung, einer Behauptung, die erörtert wird um schließlich mit einer Schlußfolgerung zu enden. Verschiedene Farben, Unterstreichungen, kursiver Text oder Großbuchstaben überall im Text verteilt sollten vermieden werden.

Ein gelesenes Dokument kann dem eigenen Anliegen förderlich sein.

––»«––

© Copyright 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Webdesign von Lourdes Sada
––»«––
Letztes aktualisierung: 19.07.2011

 Startseite

 Vorbereitung