INFORMATIONSMATERIAL UND TISCHVORLAGEN
Schreiben, um gelesen zu werden
übersetzt von Julia Wohlgemuth
Gewidmet Gwen Shepherd
Schulung zum Informationsmaterial
Wie
sollten Tischvorlagen für Meetings geschrieben werden?
Man
kann mit der Feststellung beginnen, dass die allermeisten Menschen, wenn nicht sogar
alle, nicht gern lesen, besonders wenn es eine Anstrengung erfordert, dies zu tun.
Dies ist meist der Fall, wenn es sich um ein neues oder unbekanntes Thema handelt.
Die erste Aufgabe an den Verfasser ist daher also, den Text so zu schreiben, dass
er einfach zu lesen ist.
Länge:
Der
erste Gedanke dazu ist wahrscheinlich, dass das Dokument kurz sein sollte. Richtig.
Wir
wissen, dass ein Text eher gelesen wird, wenn er kurz ist. Eine einzelne Seite ist
am besten geeignet als eine Tischvorlage für ein Meeting, wenn die Teilnehmer (oder
der Teilnehmer, da es sich auch um eine Besprechung mit dem Vorgesetzten oder einem
besuchenden Würdenträger handeln könnte) über ein bestimmtes Thema informiert
werden soll(en).
Um
das Dokument kurz zu halten, sollte es nicht zu viele Informationen enthalten, da
diese auf zu kleinem Raum zusammengepresst werden. Das macht es schwer zu lesen.
Das Dokument darf sich nicht lesen lassen, als würde es nur von Insidern verstanden
werden, die vollständig mit dem Thema vertraut sind. Schließlich sollen Leute erreicht
werden, die den Inhalt noch nicht kennen. Es besteht kein Bedarf zu "den Konvertierten
zu predigen".
Vermieden
werden sollten Teilsätze, Listen, Notizen. Alles sollte in ganzen Sätzen geschrieben
sein und jeder Gegenstand sollte so eingeführt werden, als ob der Leser noch nie
etwas davon gehört hätte. Es ist besser, anderthalb Seiten zu füllen und dabei
die Ideen so darzulegen, dass sie den Leser zum Lesen verlocken, als zu viele Ideen
auf einer Seite unterbringen zu wollen und damit den Leser verschrecken.
Eine
einzelne Seite ist ein gutes Ziel, aber nicht auf Kosten von zu viel Information
auf zu kleinem Raum.
Farben:
Farben
sollten nicht verwendet werden, um einzelne Teile hervorzuheben. Unglücklicherweise
sieht der Text dadurch noch verdichteter aus und dadurch noch furchteinflößender.
Die
Verwendung von verschiedenen Farben führt außerdem dazu, dass das Dokument billiger
aussieht, wie ein politisches oder religiöses Traktat oder ein Werbezettel. Man
sollte daher bei einer Farbe bleiben, am besten schwarz. Formatierende Farben können
jedoch zum Beispiel für den Titel benutzt werden. Dies steht im Unterschied zum
farbigen Hervorheben von Teilen des Textes. Ähnlich sollten auch das Unterstreichen,
kursiver Text oder das Schreiben in Großbuchstaben vermieden werden, um einzelne
Teile des Textes hervorzuheben.
Eine
Farbe sollte für den gesamten Text verwendet werden. Dadurch muss sich der Leser
keine Gedanken dazu machen oder erraten wollen, warum welche Farben wo verwendet
wurden. Dies ist eine Zeitverschwendung und harte Arbeit und schreckt den Leser ab.
Der
Anfang des Dokuments:
Der
Beginn des Textes muss dafür sorgen, dass der Leser auf das Dokument neugierig wird.
Ein langweiliger Anfang sorgt mit Sicherheit dafür, dass der Text nicht weiter gelesen
wird. Er könnte mit einer unerhörten Behauptung oder einer faszinierenden Frage
beginnen. Oder es könnte etwas sein, was der Leser überfliegt und sein Interesse
hervorruft. Im richtigen Kontext könnte zum Beispiel auch ein Witz ein guter Einstieg
sein.
In
unserem Gebiet ist ein Problem in einer Gemeinde und der Problemlösungsansatz der
Gemeinde eine gute Quelle, um aus diesem Themengebiet das Interesse des Lesers zu
wecken.
So
könnte man mit einer erstaunlichen Statistikzahl beginnen, zum Beispiel wieviele
Menschen in einem Gebiet krank sind oder sterben im Vergleich zu anderen? Wieviele
junge Menschen wissen genau, wie AIDS verhindert werden kann und praktizieren doch
ungeschützten Verkehr?
Die
Aufmerksamkeit des Lesers muss gefesselt werden und er oder sie muss mehr lesen wollen.
Mittelteil:
Hat
man die Aufmerksamkeit des Lesers gewonnen, geht es nun darum, diese auch zu behalten.
Ein sehr guter Weg dies zu erreichen ist durch eine Erörterung. Dabei handelt es
sich nicht um eine Auseinandersetzung im Sinne von Streit, vielmehr geht es um eine
Aneinanderreihung von Argumenten, die den Leser von Punkt zu Punkt weiterführen.
Die
Sätze sollten einfach, kurz, unkompliziert, vollständig und im Aktiv geschrieben
sein. Stichpunkte sollten vermieden werden.
Ich
benutze auch meist kurze Abschnitte und verwende viele Zwischenüberschriften, die
den Beginn eines neuen Unterthemas anzeigen.
Das
Ende des Dokuments:
Alle
beinhalteten Unterthemen sollen zu einer Schlussfolgerung führen. Die Schlussfolgerung
sollte gezogen werden.
Das
gibt dem Leser ein gutes und befriedigendes Gefühl, dass er das Dokument bis zum
Ende gelesen hat und fühlt sich vollständig an. Man sollte nicht vergessen, dass
sich die Aufmerksamkeit, sobald man das Dokument ausgeteilt hat, vom Sprecher auf
die Tischvorlage verschiebt. Daher sollte man entweder Zeit einräumen, dass der
Text erst gelesen werden kann oder den Text frei wiedergeben, um das Publikum beim
Lesen zu begleiten.
Fazit:
Ein
ungelesenes Dokument ist ein nutzloses Dokument.
Wenn
man Informationsmaterial, eine Tischvorlage oder eine kurze Zusammenfassung schreiben
möchte, sollte dies in einfach verständlicher und interessanter Weise geschehen.
Das Dokument sollte kurz, aber nicht zu konzentriert und interessant strukturiert
sein mit einer spannenden Einführung, einer Behauptung, die erörtert wird um schließlich
mit einer Schlußfolgerung zu enden. Verschiedene Farben, Unterstreichungen, kursiver
Text oder Großbuchstaben überall im Text verteilt sollten vermieden werden.
Ein gelesenes Dokument kann dem eigenen Anliegen förderlich sein.
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––»«––Letztes aktualisierung: 19.07.2011
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