Traducciones:

Otras páginas:

Módulos

Mapa del sitio

Palabras clave

Contacto

Documentos útiles

Enlaces útiles

FOLLETOS E INFORMES

Escribir para que nos lean

por Phil Bartle, PhD

traducción de Mª Lourdes Sada

Dedicado a Gwen Shepherd

Folleto de adiestramiento

¿Cómo hay que escribir los folletos para las reuniones?

Comenzaremos por señalar que a muy poca gente, quizás a nadie, le gusta leer, sobre todo cuando cuesta un esfuerzo. Esto es habitual cuando el tema es nuevo o poco familiar. Su primera misión como escritor será hacerlo fácil de leer.

Extensión

En principio, podríamos creer que todo se reduce a escribir documentos más cortos. Exacto.

Sabemos que es más probable que la gente los lea si son cortos que si son largos. En una reunión, el folleto ideal es de una sola página, si lo que quiere es informar brevemente a los participantes (o participante, podría ser su supervisor o un dignatario de visita) sobre algún tema. Para hacerlo corto, no lo concentre demasiado. Un exceso de información quedaría apretado en espacios pequeños. Así, resulta difícil de leer.

No se deje llevar por una redacción que sólo entienda la gente que está completamente familiarizada con el contenido. Quiere llegar a otra gente, aparte de la que ya conoce el contenido. No le hace falta «predicar a los acólitos».

Evite las frases sin terminar, evite las listas, evite las notas. Escriba siempre frases completas, y presente cada tema como si el lector nunca hubiera oído hablar de él. Es mejor llenar una página y media que una sola página, y expresar las ideas de forma que atraigan al lector en lugar de asustarlo con un documento corto pero demasiado denso.

Un documento de una sola página es un buen objetivo, pero no al precio de que esté excesivamente condensado.

Colores:

No utilice colores para marcar partes del documento. Lamentablemente, eso hace que parezca más condensado, y por tanto, más impresionante. El uso de varios colores devalúa su aspecto, y lo hace parecer un panfleto político o religioso, o un folleto publicitario. Cíñase a un color, preferiblemente el negro.

Se pueden emplear colores de formato, por ejemplo, en el título. No es lo mismo que colorear fragmentos seleccionados del texto. Por la misma razón, evite subrayar trozos, o utilizar letras mayúsculas o cursivas para destacar partes del texto.

Escriba en un solo color y tipo de letra. Así ahorrará al lector el tener que intuir sus códigos e intenciones. Es una pérdida de tiempo y esfuerzo, e indispone al lector.

Principio del documento

Un documento que se vaya a leer debe comenzar con algo que atraiga la atención.

Un comienzo aburrido garantiza que el lector no seguirá leyendo. Podría empezar con una afirmación escandalosa o una pregunta sorprendente, o algo que el lector pasará de largo, y después despertará su interés. En un contexto adecuado, se puede utilizar un chiste, si encaja bien.

En nuestro campo, un problema de la comunidad, y la solución que esta ha ideado, son una fuente casi inagotable de comentarios que atraen la atención.

Podría comenzar con unas cuantas estadísticas sorprendentes, por ejemplo: ¿cuántas personas están enfermas o agonizantes, en comparación con las sanas? ¿Cuántos jóvenes saben exactamente cómo prevenir el SIDA, y aún así practican el sexo sin protección?

Atrape la atención del lector. Consiga que quiera seguir leyendo.

Parte central:

Una vez que ha conseguido la atención del lector, es importante mantenerla. La mejor forma es tener un argumento. Un argumento es un conjunto de afirmaciones vinculadas entre sí que conducen al lector de un punto a otro.

Escriba frases simples, cortas, normales, completas y en voz activa. Evite las frases incompletas, notas y listas de puntos. Yo, además, prefiero hacer párrafos cortos, y poner muchos subtítulos en un documento, indicando con cada uno un nuevo tema. Sin resultar condescendiente, facilite que el lector pueda ver su composición y diseño además del contenido.

Final del documento:

Todos los temas que ha tratado deben llevar a una conclusión. La conclusión debe concluir.

Consiga que el lector se alegre de haber leído el documento y se sienta satisfecho, seguro y confiado. Recuerde que cuando los reparta, la atención de los participantes se desviará del conferenciante, de usted. Puede darles tiempo a leer el documento sin intentar discutir ningún punto, o parafrasearlo verbalmente acompañando la lectura.

Conclusión:

Un documento que no se lee es un documento inútil.

Si quiere escribir un folleto o informe breve, redáctelo de forma que resulte sencillo e interesante para los lectores. Hágalo corto, pero no demasiado denso. Evite los colores, subrayados, cursivas o mayúsculas repartidas por el texto. Organícelo según una estructura interesante, que comience despertando la atención, desarrolle un argumento y conduzca a una conclusión.

Un documento leído favorece su causa.

© Derechos de autor 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Diseño web de Lourdes Sada

––»«––

Última actualización: 14.04.2011