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DOCUMENTS À REMETTRE ET NOTES D'INFORMATION

Écrire pour être lu

par le Dr. Phil Bartle

traduit par Fabienne Flessel

Dédié à Gwen Shepherd

Document de formation

Comment rédiger des documents à remettre dans des réunions ?

Commencez par observer que la plupart des gens, presque tous, n'aime pas lire, surtout lorsque cela demande beaucoup d'efforts. Ceci est souvent le cas quand le sujet est nouveau et inconnu. Votre première tâche en tant que rédacteur est de rendre le document facile à lire.

La longueur :

A priori, on pourrait penser qu'il faudrait écrire des documents plus courts. C'est sûr. On sait bien qu'il est plus probable que les gens lisent des documents courts que des documents longs.

Une page unique est plus appropriée pour un document à remettre dans une réunion, lorsque l'on veut donner des informations à des participants (ou à un participant, ce pourrait être votre superviseur ou un dignitaire en visite) à propos d'un sujet. Ne concentrez pas trop vos informations, dans le but d'être concis. Il y aura trop d'informations comprimées dans des espaces réduits. Ceci est trop difficile à lire.

Ne rédigez pas le document comme s'il ne devrait être entendu que par des gens qui en connaissent déjà bien le contenu. Vous voulez atteindre d'autres personnes que celles qui connaissent déjà le contenu. Il ne sert à rien de « prêcher aux convaincus. »

Évitez les phrases incomplètes ; évitez les listes ; évitez les notes. Utilisez toujours des phrases complètes et présentez toujours chaque sujet comme si le lecteur n'en avait jamais entendu parler auparavant. Il vaut mieux rédiger une page et demie, plutôt qu'une seule page, et s'assurer d'organiser les idées de façon à attirer le lecteur plutôt que de l'effrayer avec un document court mais trop concentré.

Un document d'une seule page est un objectif raisonnable, mais pas au risque qu'il soit trop concentré.

Les couleurs :

N'utilisez pas de couleurs pour mettre en relief certaines parties du document. Malheureusement, le document ne paraît que plus concentré et donc que plus redoutable. L'utilisation de multiples couleurs déprécie l'aspect du document, comme un tract religieux ou politique ou une publicité commerciale. Utilisez une couleur unique, du noir de préférence.

On peut utiliser des couleurs de mise en page, comme pour le titre, par exemple. Ceci est différent de la coloration de segments sélectionnés dans le texte. De la même façon, évitez de souligner des segments, d'utiliser l'italique ou les capitales pour mettre en relief certaines parties du texte.

N'utilisez qu'une seule couleur pour le texte. Cela évitera au lecteur d'essayer de comprendre votre code et votre intention. C'est laborieux et une perte de temps ; il décourage le lecteur.

Le début de votre document (l'introduction) :

Un document rédigé pour être lu, doit commencer par une « accroche. »

Un début ennuyeux garantie que le lecteur ne continuera pas la lecture. Le document devrait commencer par un postulat choquant ou une question captivante. Cela pourrait être aussi un document que le lecteur lirait transversalement et qui piquerait par la suite son intérêt.

On peut faire de l'humour dans certains contextes, s'il est correct.

Dans notre domaine, un problème dans la communauté et une approche communautaire pour résoudre le (s) problème (s) sont des sources abondantes de thèmes d'accroche.

Vous pouvez peut-être débuter avec des statistiques insolites, comme par exemple, le nombre de personnes qui sont malades ou meurent dans cette zone, par rapport à d'autres zones. Le nombre de jeunes qui savent exactement comment se protéger du SIDA et qui pourtant sortent et ne se protègent pas lors des rapports sexuels.

Accrochez l'intérêt du lecteur. Donnez-lui l'envie d'en lire plus.

Le développement :

Une fois que vous avez attiré l'attention du lecteur, il est question de ne pas la perdre. La façon la plus efficace de faire cela est de suivre une argumentation. C'est-à-dire un ensemble d'idées qui sont liées les unes aux autres et qui conduisent le lecteur d'un point à un autre.

Rédigez des phrases simples, courtes, correctes, complètes et à la voix active. Évitez les notes et les idées sous forme de plan dans des phrases incomplètes.

Je préfère aussi utiliser de courts paragraphes et les organiser avec des sous-parties, qui indiquent un thème nouveau à chaque fois. Sans parler de manière simpliste au lecteur, facilitez lui la tâche avec une organisation et un schéma, ainsi qu'un contenu abordables.

La fin du document :

Tous les thèmes abordés doivent aboutir à une conclusion. La conclusion doit conclure.

Il faut que le lecteur ou la lectrice soit heureux (se) d'avoir lu le document, et se sente enrichi (e), satisfait (e) et convaincu (e).

N'oubliez pas que, lorsque vous le distribuerez, vous perdrez l'attention des participants en tant qu'orateur. Soit vous leur donnez le temps de lire le document sans essayer de discuter plus amplement ou vous reprenez les éléments du document verbalement pour accompagner leur lecture.

Conclusion :

Un document qui n'est pas lu, est inutile.

Si vous souhaitez écrire un document à remettre ou une note, rédigez-les de manière à faciliter la lecture et à intéresser vos lecteurs. Faites court mais surtout pas concentré. Évitez l'utilisation de couleur, de soulignage, de l'italique ou de lettres capitales à divers endroits du texte.

Donnez-lui une structure attrayante qui commence par une accroche, suit une argumentation et conduit à une conclusion.

Si quelqu'un lit votre document, cela avance votre travail pour la cause.

© Droits d'auteur 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Création de site web : Lourdes Sada

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Mise à jour : 19.06.2011