DOCUMENTI E ISTRUZIONI
Scrivere per essere letti
tradotto da Michela Del Zoppo
Dedicato a Gwen Shepherd
Materiale per la formazione
Come scrivere documenti per le riunioni?
Iniziamo
con la considerazione che a molte persone, forse a tutte, non piace leggere soprattutto
quando questo richiede un lavoro. I testi che trattano argomenti non familiari favoriscono
la mancanza di voglia di leggere. Il vostro primo obiettivo come autori è quello
di rendere la lettura facile.
Lunghezza:
Si
potrebbe pensare che per soddisfare questa richiesta basti scrivere documenti più
corti.
Sappiamo
che è più probabile che venga letto un documento corto rispetto a uno lungo. Un
documento di una pagina è ottimo in una riunione per ragguagliare i partecipanti
(o partecipante trattandosi del vostro supervisore o un dignitario in visita).
Nell'ottica
di essere brevi non scrivete un testo troppo concentrato. Troppe informazioni verrebbero
compresse in un brave spazio rendendo difficile la lettura. Fate in modo che il documento
non sia comprensibile solo a coloro che hanno totale familiarità con il contenuto.
Volete raggiungere più persone oltre a quelle che già ne conoscono il contenuto.
Non c'è bisogno di "predicare al coro".
Evitate
le frasi parziali, le liste e le note. Utilizzate sempre frasi intere e introducete
ogni argomento come se il lettore non ne avesse mai sentito parlare. È meglio riempire
una pagina e mezzo che una pagina soltanto. Esprimete le idee in modo che attraggano
il lettore piuttosto che spaventarlo con un documento breve ma troppo concentrato.
Un
documento di una pagina è un buon fine, ma non se lo scotto è essere troppo concentrati.
Colori:
Non
utilizzate i colori per evidenziare delle parti. Sfortunatamente farebbero sembrare
il documento ancora più concentrato e quindi più arduo.
L'utilizzo
dei colori ne sminuisce il look, come la differenza tra un trattato politico o religioso
e una pubblicità. Utilizzate un solo colore, preferibilmente nero. Possono essere
utilizzati colori per la formattazione, per esempio per il titolo. È diverso dal
colorare segmenti interi del testo. Ugualmente, evitate di sottolineare, mettere
in corsivo o grassetto alcuni segmenti di testo per evidenziarli.
Utilizzate
un solo colore di testo evitando che il lettore cerchi di indovinare lo schema delle
vostre codifiche di colore e il loro intento. Alla fine sono tutte perdite di tempo
che allontanano il lettore.
Iniziare il documento:
Un
documento che sarà letto deve avere un inizio accattivante. Un inizio noioso assicura
che il lettore non proseguirà la lettura. Dovrebbe iniziare con un'affermazione
trasgressiva o una domanda intrigante, altrimenti potrebbe essere letto rapidamente
e allora sarebbe difficile stuzzicare l'interesse di chi lo legge. Nel giusto contesto,
se appropriata, si può usare anche una battuta.
Nel
nostro campo, un problema nella comunità, e l'approccio della comunità a risolverlo
sono fonte di una grande varietà di argomenti accattivanti.
Per
esempio potreste iniziare citando qualche fantastica statistica, come il numero di
persone malate o morenti vi sono in una determinata area e confrontare i dati con
altre aree? Quante persone sanno davvero come prevenire il contagio da AIDS e comunque
praticano sesso non protetto?
Attirate
l'interesse del lettore. Fate in modo che voglia continuare a leggere.
Centro:
Una
volta attirata l'attenzione del lettore è importante mantenerla. Un modo è una
discussione, non intesa come lite ma come una serie di affermazioni collegate tra
loro e che portano il lettore da un punto all'altro.
Le
frasi devono essere semplici, brevi, standard, complete e utilizzando la forma attiva.
Evitate le note e gli elenchi puntati.
Personalmente
preferisco anche i paragrafi brevi e l'utilizzo dei sottotitoli che indicano ogni
volta un nuovo argomento. Senza parlare con condiscendenza al lettore, rendete semplice
la comprensione della forma, del piano e del contenuto.
La fine del documento:
Tutti
gli argomenti che includete dovrebbero portare a una conclusione. La conclusione
dovrebbe concludere.
Il
lettore dovrebbe essere felice di aver letto il documento e trarne completezza, soddisfazione
e sicurezza. Ricordate, quando lo consegnate, che l'attenzione dei partecipanti sarà
attratta da voi in quanto oratori. Date loro tempo di leggere il documento senza
cercare di discutere un altro argomento o parafrasare il documento verbalmente per
accompagnare la loro lettura.
Conclusioni:
Un documento non letto è un documento inutile.
Se
volete scrivere un documento o delle istruzioni, fatelo in modo che la lettura risulti
facile e interessante. Il testo deve essere breve ma non concentrato. Non utilizzate
colori, sottolineature, corsivo, maiuscole qui e la nel testo. Date al documento
una struttura interessante che abbia inizio con qualcosa che attiri l'attenzione,
sviluppi una discussione e porti a delle conclusioni.
Un
documento letto promuove la vostra causa.
––»«––
© Copyright 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Web Design di Lourdes Sada
––»«––Ultimo aggiornamento: 18.10.2011
|