Traduceri:

Alte Pagini:

Module

Harta site-ului

Cuvinte cheie

Contact

Document utile

Link-uri utile

CONSPECTE SI NOTE INFORMATIVE

Scriind pentru a fi citit

de Phil Bartle, PhD

traducere Ana Bolea

Dedicat lui Gwen Shepherd

Manual de instruire

Cum scriem notele informative pentru sedinte?

Incepem prin a atrage atentia ca celor mai multe persoane, poate chiar tuturor, nu le place sa citeasca, mai ales cand e nevoie de eforturi. Asta se petrece adesea cand subiectul este nou si nefamiliar. Prima dumneavoastra sarcina in calitate de scriitor este de a facilita citirea.

Dimensiune:

La inceput am putea crede ca singura necesitate, in ceea ce priveste dimensiunea, este cea de a scrie documente mai scurte. Corect.

Cunoastem oameni care mai degraba le vor citi daca sunt scurte decat daca sunt lungi. O singura pagina este dimensiunea ideala pentru a-i informa pe participantii la o sedinta despre un anumit subiect (sau participant; ar putea fi vorba despre supraveghetorul dumneavoastra sau despre un demnitar care face o vizita).

Pe scurt, nu-l faceti prea concentrat. Informatiile in exces vor fi comprimate in spatii reduse. Acestea sunt prea greu de citit. Nu redactati documentul astfel incat sa fie inteles doar de catre persoanele care sunt pe deplin familiarizate cu continutul documentului. Doriti sa atrageti si alti oameni decat cei care deja cunosc continutul. Nu foloseste la nimic sa "le tineti predici celor deja convinsi".

Evitati propozitiile incomplete; evitati listele; evitati comentarile. Folositi intotdeauna propozitii complete, si introduceti fiecare subiect ca si cum cititorul nu ar mai fi auzit despre acesta niciodata. E preferabil sa scrieti o pagina jumatate decat o singura pagina, si sa organizati ideile astfel incat sa atrageti cititorul decat sa-l inspaimantati cu un document scurt, dar prea concentrat.

Un document de o singura pagina este un obiectiv bun, insa nu cu costul unei prea dense concentrari a informatiilor.

Culori:

Nu folositi culori pentru a evidentia anumite parti ale documentului. Din nefericire, asta-l face sa para chiar mai concentrat, si prin urmare si mai impresionant.

Folosirea mai multor culori saraceste aspectul, facandu-l sa para un pamflet politic sau religios sau o reclama publicitara. Limitati-va la o singura culoare, preferabil negru. Puteti folosi formatarea culorilor in titlu, spre exemplu. Acest lucru este diferit de colorarea segmentelor selectate din text. Deasemenea, evitati sublinierea segmentelor, sau folosirea italicelor sau a majusculelor pentru a scoate in evidenta anumite segmente din text.

Pastrati intregul intr-o singura culoare a textului. Asta il va scuti pe cititor de incercarea de a va intui codul si intentiile. Ceea ce ar reprezenta o pierdere de timp; il indispune pe cititor.

Inceputul documentului dumneavoastra (introducerea):

Pentru a fi citit, un document trebuie sa inceapa cu ceva care sa atraga atentia. Un inceput plictisitor va asigura garantat intreruperea lecturii de catre cititor. Ar trebui sa debuteze cu o declaratie scandaloasa, sau o intrebare surprinzatoare. Sau ar putea fi ceva care va atrage atentia in treacat cititorului, pentru ca mai apoi sa-i starneasca interesul. In contextul potrivit, poate fi folosita o gluma, daca aceasta este adecvata.

In domeniul nostru, o problema a comunitatii si o abordare a comunitatii pentru a rezolva problema/problemele, reprezinta surse inepuizabile de subiecte care sa atraga atentia.

Poate puteti incepe cu cateva statistici uluitoare: ex. cate persoane din regiune sunt bolnave sau mor, comparativ cu celelalte regiuni? Cati dintre tineri stiu exact cum poate fi prevenita imbolnavirea cu SIDA si totusi practica sexul neprotejat?

Atrageti atentia cititorului. Faceti in asa fel incat sa devina interesat/a sa citeasca mai mult.

Cuprins:

Odata atentia cititorului atrasa, este important sa o si retineti. O foarte buna modalitate este de a avea un argument. Aceasta nu este o disputa. Este un sir de declaratii corelate si care-l indruma pe cititor dintr-un punct in altul.

Pastrati propozitii simple, scurte, standard, complete si folositi diateza activa. Evitati observatiile si ideile sub forma unui plan in fraze incomplete.

Personal, prefer sa folosesc paragrafe scurte, si sa introduc multe subtitluri in document, indicand de fiecare data un subiect nou. Fara sa va adresati cititorului intr-un mod condescendent, facilitati sarcina acestuia de a va observa organizarea si planul, precum si continutul.

Incheierea documentului:

Toate subiectele abordate ar trebui sa duca la stabilirea unei concluzii. Concluzia ar trebui sa concluda.

Faceti in asa fel incat cititorul sa fie fericit ca a citit documentul; si sa se simta imbogatit, satisfacut si increzator. Tineti minte ca in momentul in care il distribuiti, atentia participantilor se va detasa de dumneavoastra in calitate de vorbitor. Fie le accordati timp sa citeasca documentul fara sa incercati sa aduceti in discutie un alt subiect, fie parafrazati verbal documentul pentru a insoti lectura acestora.

Concluzie:

Un document necitit este un document inutil.

Daca doriti sa scrieti un conspect sau o nota informativa, faceti acest lucru intr-un mod care va facilita citirea documentului. Concepeti un document scurt, dar nu concentrat. Evitati folosirea culorilor, sublinierile, italicele sau majusculele in interiorul textului. Oferiti-i o structura deosebita care sa debuteze cu ceva care sa atraga atentia, dezvolta un argument si trage o concluzie.

Un document citit va promoveza cauza.

© Drepturi de autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Web conceput de Lourdes Sada

––»«––

Ultima actualizare: 27.01.2011