الصفحة الرئيسية
 كتيبات







ترجمات

'العربية / al-ʿarabīyah
Català
English
Español
Italiano
Português
Română
اردو / Urdu

                                

صفحات أخرى

الوحدات

خريطة الموقع

الكلمات الأساسية

إتصال

ملفات مفيدة

روابط مفيدة


المحتويات

المحتويات

المحتويات

المحتويات

المحتويات

المحتويات

المحتويات

المحتويات

المحتويات

المحتويات

المحتويات

المحتويات

المحتويات

المحتويات

المحتويات


كتيب الرصد

ISBN: 92-1-131401-6 – UN: HS/545/98


تأليف/ Phil Bartle, PhD

ترجمة: ياسر عثمان على أحمد

ليس كافياً أن تطبق العدالة
بل المهم
أن يؤمن الكل بسيادتها

مجهول

توطئة:

هذا الكتيب هو حصيلة ست سنوات من حشد التدريبات الخاصة ببرنامج إدارة المجتمعات المحلية، فيما يتعلق بحشد الجهود و إدارة التدريب المجتمعى الخاص بيوغنداالمستوطناتو الذى نفذ بواسطة إدارة تنمية المجتمع التابعة للحكومة اليوغندية، إلا أنه مصمم ليكون صالحا أيضا فى دول أخرى، و لذلك لا يتم التشديد هنا على الظروف الخاصة بيوغندا، و تراعى أيضا بساطة الأسلوب التعبيرى بقدر الإمكان، من أجل تسهيل ترجمتها إلى اللغات المحلية إلى نطاق العالم

لقد جرى التعرف على العديد من الدروس عبر مسيرة السنوات ، بعضها من النجاحات، وبعضها من الفشل. و عبر كل ذلك ، رأينا الطاقات الكامنة، و المرونة المدهشة لتلك المجتمعات. و توصلنا إلى أن كل المجتمعات المحلية، بغض النظر عن مدى فقرها، لديها موارد (يحتاج العديد منها للاستكشاف) يمكن تلمسها، من أجل تنميتها. و من أجل تلمس هذه الموارد، هناك حاجة للتدريب على حشد الطاقات و على الإدارة.

و عبر هذه المسيرة، هناك حاجة لتعرف كل المعنيين بكيفية القيام بهذه التدخلات (التدريب على حشد الطاقات و على الإدارة). و ينضوى تحت مسمى المعنيين، أفراد المجتمعات المحلية، و قادتهم، و المحفزون الميدانيون، و المنسقون، و المديرون، و الإداريون، و المخططون على الأصعدة المحلية، و الولائية، و المركزية. هذا الكتيب موجه بصفة خاصة إلى العمال الميدانيين ( و يوصى به للآخرين المنخرطين فى نفس الأعمال)، و هو يوفر بعض التوجيه، و النصح، و الإرشاد، و التوصيات من أجل إنشاء نظام الرصد المطلوب، حتى يتعرف الجميع على مدى نجاعة التدخلات.

Phil Bartle, كبير المشرفيين الفنيين
Laban Mbulamuko, المنسق الوطنى
البرنامج اليوغندى لإدارة المجتمعات المحلية
1992-1998

مقدمة:

هذا الكتيب، و الذى هو رفيق لكتيب المحفزين و كتيب توليد الثروة و   يركز على مناحى الرصد و التقويم، التى تساعد فى تقوية المجتمعات المحلية، و كتكملة للكتيبين الآخرين، فإن هذا الكتيب الثالث يشرع فى توفير تفاصيل إضافية عن غرض و سبل الرصد، إبتداءً من مستوى المجتمع المحلى و حتى المستوى الوطنى

فى حين أن هذه الكتيبات الثلاث موجهة بالأساس إلى العاملين فى أوساط المجتمعات المحلية، إلا أننا نوصى أيضا بالإطلاع عليها من قبل المخططين، و الإداريين، و المديرين المنخرطين فى تمكين المجتمعات المحلية متدنية الدخل، و كما هو الحال فى الكتيبين الآخرين، فإن هذا الكتيب هو من نوع "كيف تقوم ب..." و يحتوى على حد أدنى من الوصف و الإطار النظرى و التاريخى، مع التركيز على المهارات، و الأساليب، و المبادئ

1. مبادئ الرصد

يشرح هذا الفصل ماهية الرصد و الغرض الذى يخدمه

1.1 ما هو الرصد؟

الرصد هو الملاحظة المنتظمة و التسجيل للأنشطة التى تتم فى مشروع أو برنامج ما.. و هى عملية تنطوى على الجمع الروتينى للمعلومات عن كل مناحى المشروع

أن ترصد هو أن تتفحص كيفية تقدم سير أنشطة المشروع، و هى ملاحظة تتسم بالنظامية و التمحيص

و يتضمن الرصد أيضا توفير تغذية استرجاعية عن تقدم سير المشروع، للمانحين، و المنفذين، و مستفيدى المشروع.

تتيح التقارير امكانية استخدام المعلومات التى تم جمعها فى اتخاذ القرارات، التى من شأنها تحسين أداء المشروع

1.2 الغرض من الرصد

يمثل الرصد عملية فى غاية الأهمية بالنسبة لتخطيط المشروع و تنفيذه

و هو يشابه أن ترنو إلى هدفك و أنت تقود دراجة، حيث يكون بمقدورك أن تعدل (من سرعتك) أثناء قيادتك، و أن تطمئن إلى أنك لا تزال على المسار الصحيح

و يوفر الرصد معلومات تفيد لاحقا فى
  • تحليل الأوضاع فى المجتمع المحلى و المشروع الخاص به
  • تحديد مدى الإنتفاع بمدخلات المشروع
  • التعرف على المشاكل التى تواجه المجتمع المحلى أو المشروع و إيجاد الحلول
  • ضمان اتمام كل الأنشطة بإتقان، بواسطة الأشخاص المناسبين، و فى الزمن الصحيح
  • استخدام الدروس المستفادة من مشروع ما فىمشروع آخر، و
  • و تحديد ما إذا كانت الطريقة التى تم بها تخطيط المشروع هى الأكثر تناسبا، لحل المشكلة التى ووجهت حينها

2. الرصد، التخطيط و التنفيذ

A المشروع هى سلسلة من الأنشطة (الاستثمارات) التى تهدف إلى حل مشكلة معينة، خلال فترة زمنية محددة، فى مكان ما، و الاستثمارات تتضمن الزمن، المال، الموارد البشرية و المادية، و قبل تحقيق الأهداف، يمر المشروع بعدة مراحل، لذا ، على الرصد أن يكون مستصحبا فى كل دورة حياة المشروع

تتضمن المراحل الثلاث الأساسية
  • تخطيط المشروع تشخيص الحالة، تحديد المشكلة، تحديد الهدف، صياغة الإستراتيجيات، تصميم خطة عمل، و رصد الميزانية
  • تنفيذ المشروع حشد الجهود، الاستغلال و التحكم بالموارد و إدارة المشروع، و
  • تقييم المشروع.

يجب أن يتم الرصد من قبل كل الأفراد و المؤسسات التى لديها مصلحة فى المشروع، ومن أجل تنفيذ أى مشروع بفعالية، يجب على مخططيه و منفذيه، التخطيط لكل المراحل ذات الارتباط المشترك منذ البداية

و قد ذكرنا فى "كتيب المحفزين" أن الأسئلة الأساسية فى التخطيط و الادارة كانت" (1) ماذا نريد (2) ماذا نملك (3)كيف نستخم ما نملك للوصول لما نريد؟ و (4) و ماذا سيحدث عندما نقوم بذلك؟. و يمكن تحوير هذه الأسئلة باستخدام "أين" عوضا عن "ماذا" مع الاحتفاظ بنفس المغزى

  1. فتصير الأسئلة

  2. أين نحن؟
  3. إلى اين نريد الوصول ؟
  4. كيف نصل إلى هنالك؟ و
  5. ماذا يحدث عندما نحقق ذلك؟

2.1 تشخيص الوضع و تحديد المشكلة

هنا يتم التساؤل "أين نحن؟" ( ماذا نملك

تشخيص الوضع هو عملية يتم من خلالها تحديد السمات العامة للمجتمع المحلى و مشاكله، و تتضمن تحديد و تعريف السمات الخاصة بفئات معينة من الأشخاص داخل المجتمع المحلى و مشاكلها ، و قد تكون تلك الفئات أشخاصا معاقين، أو نساء، أو شباباً، أو فلاحين، أو تجاراً، أو حرفيين

يتم القيام بتشخيص الوضع عبر جمع المعلومات الضرورية لفهم المجتمع المحلى ككل و للأفراد بداخله، و يجب أن يتم جمع المعلومات عما حدث فى الماضى، و عما يحدث الآن، و عما يتوقع أن يحدث فى المستقبل، بناءً على خبرات المجتمع المحلى

تتضمن المعلومات الضرورية لفهم المجتمع المحلى - من ضمن ما تتضمن -
  • الخصائص السكانية (مثل الجنس، العمر، القبيلة، الين، و حجم الأسرة)
  • البنى السياسية و الإدارية، مثل اللجان المجتمعية و المجالس المحلية
  • الأنشطة الإقتصادية (بما فى ذلك الزراعة و التجارة و صيد الأسماك
  • النظم الثقافية (مثل الوراثة و النظام العائلى) و الطقوس (مثل الزواج و مراسم الدفن) و طقوس المراحل العمرية ( مثل الختان)
  • المشروعات المستمرة ، كتلك الخاصة بالارياف و المقاطعات، و الحكومة المركزية، و المنظمات غير الحكومية NGOs، و المنظمات المرتكزة على المجتمعات المحلية CBOs
  • البنى الإجتماعية-الإقتصادية و المرافق الريفية( مثل المدارس و الوحدات الصحية و الطرق) و
  • المنظمات المجتمعية( مثل جمعيات الإدخار و الإئتمان، التجمعات النسوية، و حمعيات المساعدة الذاتية و جمعيات الدفن) وظائفها و أنشطتها

يجب جمع المعلومات الخاصة بتشخيص الوضع و تحديد المشكلة بمشاركة أفراد المجتمع المحلى ، عبر عدة تقنيات، من أجل ضمان الحصول على معلومات صحيحة ن موثوق بهان و شاملة، عن المجتمع المحلى و مشاكله

يمكن استخدام بعض التقنيات التالية

  • مراجعة الوثائق
  • المسوحات
  • مناقشة الأفراد، و المجموعات الخاصة، و المجتكع المحلى ككل
  • المقابلات الشخصية
  • الملاحظات
  • الإستماع للأشخاص
  • العصف الذهنى
  • المحادثات غير الرسمية
  • عمل قائمة بالموارد الإجتماعية للمجتمع، و خدماته و فرصه
  • و اقتفاء أثر توزيع الموارد، بالإضافة إلى الخرط
  • و شجرة المشكلات

و تشخيص الوضع شئ مهم جاً، قبل أى محاولة لحل المشكلة، لأنه

  • يوفر فرصة لفهم ديناميات المجتمع المحلى
  • و يساعد على توضيح الظروف الإجتماعية، و الإقتصادية، و الثقافية، و السياسية
  • كما أنه يرفدنا بالفرصة الأولى لتلمس مشاركة السكان فى كل أنشطة المشروع
  • و تتيح إمكانية التعرف على على مشاكل المجتمع و حلولها، و
  • توفر المعلومات المطلوبة لتحديد الأهداف، و الخطة، و تنفيذها

يجب أن يكون تشخيص الوضع على نحو متواصل، من أجل توفير معلومات إضافية أثناء تنفيذ المشروع، و الرصد و إعادة التخطيط، كما يجب متابعة عمليتى تشخيص الوضع و تحديد المشكلة ، لضمان ديمومة توفر المعلومات الصحيحة و المستجدة عن المجتمع المعنى و مشاكله

و بما أنه يتوجب استصحاب الرصد فى كل مناحى و مراحل العملية، فدعونا نستعرض كل كرحلة و ننظر إلى ما يهتم به الرصد المصاحب لكل منها

2.2 تحديد الغايات و الأهداف

الغاية نطرح السؤال التالى عند التحديد، و هو " إلى ماذا نريد الوصول؟ (ماذا نريد

قبل الشروع فى أى محاولات اتنفيذ مشروع ما، يجب على المخططين و المنفذين و المستفيدين تحديد غاياتهم و أهدافهم. انظر العصف الذهنى من أجل أن يقوم أسلوب تشاركى بذلك

الغاية هى تعبير عام عما يتوجب عمله من أجل حل مشكلة ما، و هى تعرف بصورة موسعة ما هو متوقع من مشروع ما، و تنبثق الغاية من المشكلة التى يتطلب مواجهتها، و تشير للغاية النهائية لمشروع ما، أما الأهداف فهى تفصيلات أدنى من الغاية يتوجب ادراكها، و حتى يتم تحقيقها، فيجب أن تكون واضحة التحديد

يجب أن تكون الأهدافSMARTحيث يتطلب أن تكون

  1. Specific محددةبمعنى أن تعبر بوضوح عن ماهية، و مكان، و زمان، و كيفية تغير الوضع
  2. Measurable قابلة للقياسأى أن تكون قابلة للتحديد الكمى للاهداف الجزئية و للمنافع
  3. Achievable قابلة للتحقيقأى لديها إمكانية للوصول للاهداف
  4.      (معرفة الموارد و المقدرات المتاحة فى المجتمع)
  5. Realistic واقعيةقادرة على الحصول على مستوى التغيير الذى تم عكسه فى الأهداف
  6. القيد الزمنىتحديد الفترة الزمنية التى سيتم فيها إنجاز كل هدف

من أجل تحقيق أهداف مشروع ما، من الضرورى عمل مسح عن الموارد المتاحة فى المجتمع، وتلك التى يمكن الحصول عليها من موارد خارجية. انظر الكشف عن الموارد المخفية.

كما أنه يتوجب على المخططين و المنفذين و أفراد المجتمع تحديد القيود التى قد يواجهونها عند تنفيذ المشروع، و كيفية التغلب عليها، و بناء على مدى هذه القيود فى مقابل القوى الإيجابية، يتخذ المنفذون قرار ما إذا كانوا سيستمرون فى المشروع، أم سيتوقفون عنه

توفر الغايات و الأهداف الأرضية لرصد و تقييم مشروع ما، فهى المقياس الذى يقاس به نجاح أو فشل المشروع.

تحديد البنى و الاستراتيجيات

يطرح هذا المنحى ثالث الأسئلة الأساسية"كيف نصل إلى هنالك؟ كيف نصل لما نريد، بما لدينا

يجب أن يقرر المخططون و المنفذون (سواء على صعيد المجتمعات أو على صعيد مانحيها) كيف أنهم سيقومون بتنفيذ المشروع، و هو ما يعرف بالاستراتيجية، و يتضمن التوافق على الاستراتيجية تحديد كل العناصر (المدخلات) المطلوبة لإتمام المشروع ، مع تحديد الأفراد و أدوارهم المختلفة التى يلعبونها فى المشروع، و تسمى هذه المجموعات و الأفراد الذين يقومون بأدوار معينة فى المشروع " بالفاعلين"

و لذلك يتضمن تحديد البنى و الاستراتيجيات

  • مناقشة و التوافق على الأنشطة التى يتوجب القيام بها، أثناء التنفيذ
  • و تحديد مختلف الفاعلين خارج المجتمع و أدوارهم، و
  • و تحديد و توزيع التكاليف و المواد الضرورية لتنفيذ المشروع

بعد التأكد من ملاءمة القرارات، يجب على المنفذ أن يناقش و يتوافق مع كل الفاعلين على الكيفية التى سيتم بها تنفيذ المشروع، و يسمى ذلك بتصميم خطة العمل (كيف نصل لما نريده؟). A خطة عمل هى وصف الأنشطة الضرورية الموضوعة فى شكل مراحل، مع إشارات تقريبية لأوانها

من أجل رسم خطة عمل جيدة، على المنفذين أن

  • عمل قائمة بكل المهام المطلوبة من أجل تنفيذ المشروع
  • ترتيب المهام حسب الطريقة التى ستنفذ بها
  • تحديد توزيع المسئوليات على الفاعلين، و
  • تحديد الزمن المطلوب لتنفيذ كل نشاط

تمثل خطة العمل مرشداً لتنفيذ المشروع و اساساً لرصده، و بالتالى فهى تساعد فى

  • إنجاز المشروع فى الزمن المحدد له
  • القيام بالأشياء الصحيحة، و بالترتيب الصحيح
  • تحديد من سيكون مسئولاً عن كل نشاط، و
  • و تحديد أوان الشروع فى تنفيذ المشروع

على المنفذين و المخططين التوافق على مؤشرات الرصد، و هى معايير كمية و نوعية لقياس أو تقييم إنجاز نشاطات مشروع ما و أهدافه، و تبين المدى الذى تم عنده تحقيق كل نشاط للهدف منه. يتطلب أن أن تكون مؤشرات الرصد صريحة، و وثيقة الصلة بموضوعها، و يمكن التحقق منها بموضوعية

لمؤشرات الرصد اربعة أنواع، هى

  • مؤشرات المدخلاتو هى تشرح ما يجرى فى المشروع ( مثل عدد الألواح الأسمنتية التى تم توريدها إلى الموقع و المال الذى أنفق لمقابلة ذلك)
  • مؤشرات المخرجاتو هى تشرح نشاط المشروع (مثل عدد الفصول التى تم بناؤها)
  • مؤشرات النتائجو هى تشرح نتيجة النشاط (مثل عدد التلاميذ المنخرطين فى الدراسة)
  • مؤشرات الأثر الباقى و هو يقيس التغيير فى أوضاع المجتمع( مثل انخفاض معدل الأمية ف المجتمع المعنى)

إن تدوين البنى و الإستراتيجيات يساعد المشروع فى عملية الرصد، إذ يحدد ذلك ما سيتم القيام به أثناء تنفيذ المشروع، أما التخطيط فيتوجب عليه الإشارة لما يجب رصده، و من يقوم بذلك، و كيفية القيام به

2.4 التنفيذ

تطرح عملية رصد المشروع الأسئلة الأساسية الاربع التالية " ماذا سيحدث إذا قمنا ب"

التنفيذ هو المرحلة التى توضع فيها كل النشاطات المخطط لها فى حيز التطبيق، و على المنفذين (تحت قيادة لجنة المشروع أو تنفيذى المشروع) تحديد نقاط ضعفهم و قوتهم (القوى الداخلية) و الأخطار و المهددات المحيطة بهم (القوى الخارجية)-قبل تنفيذ المشروع

تمثل نقاط القوة و الفرص، القوى الإيجابية التى يتوجب استغلالها من أجل تنفيذ المشروع بفعالية، أما نقاط الضعف و الأخطار، فتمثل العوائق التى من شأنها تعطيل تنفيذ المشروع، لذا على المنفذين أن يتوخوا استخدام الاساليب التى تتغلب عليهم

أن الرصد فى مرحلة التنفيذ هو من الأهمية بمكان، لضمان تنفيذ المشروع حسب الجدول، و هى عملية مستمرة يتوجب القيام بها، قبل أن يبدأ المشروع

و بذلك فإن على انشطة الرصد أن تظهر على خارطة خطة العمل، مستوعبة كل المعنيين، و عندما لا تسير الأنشطة على ما يرام، يجب القيام بالتدابير التى من شأنها تحديد المشكلة، حتى يتسنى تصحيحها

و الرصد مهم أيضا، لضمان تنفيذ النشاطات كما خطط لها، و يساعد ذلك المخططين فى قياس مدى نجاحهم فى تحقيق أهدافهم الجزئية، و ينبنى ذلك على إفتراض أن للطريقة التى ينفذ بها مشروع ما أثرا عظيما على استخدامها، على سيره و على صيانته

و بهذا، فعندما لا يكون مستوى تنفيذ المشروع المستهدف مرضيا، تكون هناك ضرورة ليتساءل المنفذون أنفسهم و يبحثون عن إجابة لسؤال "كيف نصل إلى ذلك" و (ماذا سيحدث عندما نقوم بذلك)

2.5 ملخص العلاقات

يوضح عاليهن العلاقة الوثيقة بين الرصد و التخطيط و التنفيذ
حيث يظهر أن
  • التخطيط يصف الطرق التى على التنفيذ و الرصد أن يتبعانها
  • يستهدى التنفيذ و الرصد بخطة عمل المشروع، و
  • يوفر الرصد المعلومات المطلوبة لتخطيط المشروع و تنفيذه

هناك علاقة وثيقة تبادلية و تعضيدية بين التخطيط و التنفيذ و الرصد، و لا يمكن القيام بأى منهم بمعزل عن الإثنين الآخرين، و عندما يتم القيام بأى من الثلاثة فعلى المخططين و المنفذين إيلاء العناية بالآخر

3. التقييم

التقييم هو عملية الحكم على قيمة ما نفذ من مشروع أو برنامج ما، و بالأخص على ما يتعلق بما خطط له من أنشطة و على الأهداف بصورة شمولية، و بما أن هذه العملية تنطوى على أحكام قيمية، فهى تختلف عن الرصد ( و الذى هو عبارة عن ملاحظات و تقارير عما يلاحظ).

3.2 الغرض من التقييم

أن التقييم مهم لتحديد القيود و الإختناقات التى تحد من تحقيق المشروع لأهدافه، و بالتالى يمكن تلمس الحلول لهذه القيود ثم تنفيذها.

كما إن التقييم يتيح للمخططين و المنفذين إمكانية تقدير الفوائد و التكاليف التى تطرأ على مستفيدى المشروع المباشرين و غير المباشرين . و على سبيل المثال، إذا كان المشروع المنفذ يتعلق بالمحافظة على مورد مائى، فإن التقييم يسلط الضؤ على الفوائد التى يجنيها السكان الذين يسعون للحصول عليها و يستخدمونها، و الكلفة التى تقع على عاتق الذين ستفسد اراضيهم و أولئك الذين تدمر محاصيلهم أثناء عملية جلب الماء

إن التقييم مهم لإستلهام الدروس من تجربة تنفيذ المشروع، و استخدام ذلك فى التخطيط للمشروعات الأخرى فى المجتمع المعنى، أو خلافه.

, أخيراً، فإن على التقييم أن يوفر صورة واضحة عن مدى تحقق الأهداف التى أنتويت لأنشطة المشروع

3.3 سير عملية التقييم

يمكن و يجب أن يكون التقييم (أ) قبل، (ب) أثناء، و (ج) بعد التنفيذ

قبل تنفيذ المشروعهناك حاجة للتقييم من أجل

  • تقدير العواقب المحتملة من المشروع المخطط له، على السكان، فى المجتمع المعنى، خلال فترة زمنية ما
  • إتخاذ قرار نهائى بشأن أى نوع من خيارات المشروع يتوجب تنفيذه
  • و المساعدة فى إتخاذ قرارات عن كيفية تنفيذ المشروع

أثناء تنفيذ المشروعينبغى أن يكون التقييم عملية مستمرة، على أن تتم فى كل أنشطة تنفيذ المشروع، مما يتيح للمخططين و المنفذين إمكانية مراجعة استراتيجيات المشروع شيئاً فشيئاً، تبعا لتغير الظروف، من أجل الوصول للهدف من كل نشاط، و الأهداف النهائية للمشروع

بعد تنفيذ المشروعو ذلك من أجل إقتفاء أثر عمليات تخطيط و تنفيذ المشروع، و نتائجه، بعد أن يكون قد نفذ، مما يساعد قدما فى

  • تحديد القيود و الإختناقات الكامنة فى كل مرحلة من مراحل التنفيذ
  • تقدير الفوائد المتحققة و عدد المستفيدين
  • توفير أفكار عن نقاط قوة المشروع، من أجل استنساخها
  • توفيره تحقيق الأهداف التى أنتويت من المشروع

4. معلومات الإدارة

معلومات الإدارة و هى تختلف عن إدارة المعلومات، فمعلومات الإدارة هى نوع من المعلومات (البيانات)، أما إدارة المعلومات فهى نوع من الإدارة (النظام)

إدارة المعلومات هى عملية تحليل و استخدام المعلومات التى قد جمعت و خزنت، من أجل تمكين المديرين (على كل المستويات) من إتخاذ قرارات بناءً على المعلومات، أما معلومات الإدارة فهى المعلومات المطلوبة من أجل اتخاذ قرارات الإدارة

يزود الرصد بمعلومات عما يجرى فى المشروع، و تجمع هذه المعلومات أثناء فترتى التخطيط و التنفيذ، و تساعد فى الكشف عن كل ما يسير بشكل خاطئ فى المشروع، مما يوفر للإدارة إمكانية إيجاد الحلول، و بالتالى ضمان نجاح المشروع.

4.1 أهمية معلومات الإدارة

إن معلومات الإدارة مهمة من أجل

  • اتخاذ القرارات الضرورية لتحسين إدارة المرافق و الخدمات، و
  • تطبيق التخطيط التشاركى و التنفيذ و الرصد و التقييم

4.2 كيفية استخدام إدارة المعلومات

فى سبيل التمكن من استخدام المعلومات لإتخاذ القرارات الإدارية، يتوجب إدارة المعلومات ( (تلك المجموعة، المخزنة، و التى حللت). و بينما تتباين إدارة المعلومات (عملية جمع و تحليل المعلومات) عن معلومات الإدارة ( المعلومات المطلوبة لإتخاذ القرارات)، فهما يعززان دائما من بعضهما البعض، و لا يمكن فصلهما أثناء سير العمليات اليومية

و بالتالى فإن معلومات الإدارة تتضمن

  • تحديد المعلومات المطلوبة
  • جمع و تحليل المعلومات
  • تخزين و استرجاعها عند الحوجة
  • استخدامها، و
  • نشرها

تحديد المعلومات المطلوبة للإدارةتتنتج الكثير من المعلومات أثناء تخطيط و إدارة و رصد المشروع

جمع و تحليل المعلومات من أجل إدارة المعلوماتيمكن الحصول على المعلومات من تقارير الفنيين، و من كتيبات الرصد المحلية، و الاستمارات التى تعبأ من قبل: مختلف الفاعلين، و المجتمعات المحلية، و المقابلات الشخصية، و الملاحظات، و الخرط المجتمعية.

تخزين المعلوماتمن المهم تخزين المعلومات ، من أجل الرجوع إليها لاحقا، و يمكن أن يتم ذلك فى : كتيبات الرصد المحلية، تقارير المشروع، و الاستمارات، أو حفظها فى الرأس. إن المبدأ الأساسى فى حفظ المعلومات هو سهولة الإسترجاع

استخدام المعلوماتيمكن استخدام المعلومات لحل المشكلات فى المجتمعات المحلية، و تحديد الموارد (كميتها و طبيعتها)، استقطاب الدعم، و تحديد المشروعات المستقبلية

نشر أو إنسياب المعلوماتمن أجل ضمان استخدام المعلومات على نحو كاف، ينبغى أن يتم تبادلها مع ذوى الصلة و المستخدمين الآخرين. و يمكن أيضا لذوى الصلة الآخرين أن يستخدموا هذه المعلومات من أجل قراراتهم الإدارية، و يمكنهم أيضا معاونة من يجمع المعلومات فى استنباط المعانى و الاستخدامات منها، من أجل أغراض الإدارة

يجب أن يتم تبادل المعلومات بين مستويات القرية، و و الدائرة، و المحافظة، و المقاطعة، و على المستوى الوطنى، وعلى صعيد المنظمات غير الحكومية و على صعيد المانحين

معلومات الإدارة هى جزء من سلة الرصد، فهى تنتج أثناء الرصد، و تساعد فى تخطيط و تنفيذ أنشطة الرصد

سواءً صدرت من طاقم المشروع أو من ذوى الصلة الآخرين، فإن واحداً من أكثر السبل فعالية للحصول على معلومات رصد مفيدة هو عبر المراجعة السنويةبالرغم من أن دورها يوصف بأنه الحصول على معلومات إدارية بصورة تشاركية، فإن ذلك ينطبق بنفس القدر فى الحصول على معلومات لأغراض الرصد

5. التشاركية فى رصد المشروع

يمثل الرصد دورا حيويا للإدارة و التنفيذ، بحيث لا يمكن تركه لواحد من ذوى الصلة المتعددين بمفرده، إذ على كل من لديه مصلحة ما فى المشروع من الأفراد العديدين و المؤسسات أن يشارك فى الرصد

5.1 مزايا المشاركة

تتضمن مزايا المشاركة فى الرصد (أ) إلتزاما مشتركا (ب) تشجيع المحاسبية (ج) قرارات أفضل (د) تحسين الأداء ( ه) تصميم أفضل (و) المزيد من المعلومات

فهم مشترك للمشكلات و تحديد الحلوليساعد الرصد التشاركى ذوى الصلة فى الوصول لفهم متبادل للمشكلات التى تواجه المجتمع المحلى أو المشروع (أسبابها، حجمها، آثارها، و تداعياتها)

و يسهل ذلك من إيجاد الحلول ، و يزيد من رجحان صحة هذه الحلول أنها مستقاة من الوضع الحالى المعاش

تنفيد الفئات المستهدفة و تشجع على المحاسبيةتضمن المشاركة فى الرصد أن يستفيد من المشروع أولئك الذين أنتوى المشروع من أجلهم

و يزيد ذلك من الوعى بحقوق السكان، مما يستحث مشاركتهم فى مراعاة عدم استنزاف الموارد، و بدوره يؤدى ذلك تنفيذ المشروع بكلفة أقل

اتخاذ القرارات المناسبةيوفر الرصد المعلومات الضرورية لاتخاذ قرارات الإدارة

عندما يشارك العديد من الأشخاص فى الرصد، يعنى ذلك أنهم قد شاركوا فى توفير معلومات الإدارة و ساهموا فى إتخاذ القرار، مما يزيد من ترجيح أن تكون هذه القرارات مقبولة و ذات صلة وثيقة بمعظم السكان، ما من شأنه جعل حشد السكان و الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع أكثر سهولة

تحسين الأداء أثناء الرصدعندما يكتشف أى قصور فى الأداء يمكن إيجاد الحلول لذلك، و من أجل إيجاد القرارات المناسبة التى يتطلب تنفيذها، هناك حاجة إلى مشاركة أولئك الأشخاص الذين سوف ينزلونها إلى حيز التنفيذ

و لذلك، فالمشاركة فى الرصد يمكن أن تعين فى تحسين أداء المشروع

تصميم المشروعاتتساعد المعلومات التى تنتج أثناء تنفيذ المشروع فى إعادة تصميم المشروعات: أن تجعلها تلك المحليات المختصة أكثر مقبولية

يمكن أن تستخدم الدروس المستفادة من مشروع ما فى تصميم مشروعات مشابهة فى أمكنة أخرى

جمع المعلوماتعندما يشارك العديد من الأشخاص فى الرصد، يرجح أن يتوصلوا إلى معلومات أكثر دقة، حيث أن المعلومات التى يغفل عنها فريق ما، يمكن أن يجمعها الفريق الآخر

يضع كل ذى صلة بالمشروع تركيزا مختلفاً على أى من مناحى المشروع المتباينة مستخدما أساليباً مختلفة، و فى مقابل ذلك، فإن فريقا واحدا يدرك بأن المعلومات التى يجمعها سيتم تمحيصها، سيقوم عمدا باعداد تقارير مغلوطة

5.2 تحديات المشاركة فى الرصد

فى حين أن للرصد مزايا متعددة، إلا أنه من المرجح أن يواجه العديد من التحديات، من بينها: (أ) التكلفة العالية (ب) الاختلافات فى المعلومات (ج) عدم الدقة

علو التكلفة الإبتدائيةتتطلب المشاركة فى الرصد العديد من الموارد ( مثل الوقت، و النقل، و حوافز الأداء) و الرصد عملية مكلفة، يمكن أن تستفحل، فروح المتطوعين على صعيد المجتمع المحلى، و الوارد المالية على مستوى المقاطعات و على المستوى الوطنى لديها امتداداتها، و لذلك ينبغى أن تكون مبسطة و أن تركز على العناصر الأساسية

كمية و تنوع المعلوماتيتطلب الرصد جمع و توثيق و تبادل طيف واسع من المعلومات، و يتطلب ذلك عدة مهارات تفتقدها المجتمعات المحلية، مما سيتدعى ضرورة إيلاء المزيد من الوقت من أجل بناء القدرات. و يزيد ذلك أيضا من خطر التقارير الخاطئة

عدم دقة المعلومات: هناك بعض ذوى الصلة، يتراوح تواجدهم مابين المجتمع المحلى صعوداً حتى المستوى الوطنى، قد يقومون بقصد منهم بتوفير معلومات خاطئة، من أجل عكس صورة أفضل للأداء و النتائج، و قد يرجع ذلك أيضا لأختلافات على صعيد المجتمع أو المشروع، و لمواجهة ذلك تتطلب كتابة التقارير التوعية و بناء الإجماع و هو أمر من الصعوبة بمكان الوصول إليه

إن مزايا المشاركة فى الرصد تفوق تحدياته بصورة جلية، و لذلك من الضرورى تشجيع و دعم الرصد التشاركى، حيث يمثل ذلك دعما لوسائل مواجهة التحديات

6. مستويات الرصد:

يجب أن يتم الرصد من قبل كل ذوى الصلة، على كل المستويات. بيد أن لكل مستوى هدفا معينا للرصد، و أساليباً تفضى إلى أدوار مختلفة

من أجل أن يكون الرصد فعالاً، هناك حاجة لآلية توفر تغذية راجعة للكل (الاشخاص المنخرطين فى كل المستويات : على صعيد المجتمع المحلى، المقاطعة، المستوى الوطنى و على صعيد المانحين)

6.1 الرصد على مستوى المجتمع المحلى

مستوى المجتمع المحلى هو المستوى الذى يتم فيه التنفيذ و الإستفادة من منافع المشروع، و فى أغلب الأحيان يكون ذلك على مستوى القرية أو الدائرة، و عند هذا المستوى، يكون الغرض من الرصد هو تحسين تنفيذ و إدارة المشروعات. إن مصلحة المجتمع المحلى ككل من رصد بناء مدرسة مثلاً، هو ضمان أن تشيييدالمدرسة ( ك نتيجة( قد تم كما هو مخطط له(

إن الأهداف المعينة من الرصد على هذا المستوى تتضمن (أ) ضمان أن المشروعات قد نفذت فى أزمانها (ب) و أنها ذات جودة عالية (ج) و أن مدخلات المشروع قد تمت الاستفادة منها بصورة جيدة

: و يتضمن الرصد فى هذا المستوى تحديد مشروع ما على المستوى المحلى. و يجب أن يتم ذلك بصورة تشاركية من أجل عكس حاجات المجتمع المحلى و حث السكان على مصلحتهم فى تنفيذه و رصده

إذا لم يحسن القيام بعملية تحديد المشروع و لم تعكس مصلحة السكان، يرجح ألا يشارك السكان فى رصد أنشطة تنفيذه

تحديد الفريق/الفرق لتوزيع رصد المشروع فى المجتمعيجب أن يتم تحديد و شرح دور كل فريق، و كيفية قيامهم بعملية الرصد، و استخدام و تبادل المعلومات الناتجة مع المجموعات الأخرى داخل و خارج المجتمع المحلى

تصميم خطة عمل التى تقود إلى رصد المشروع. يجب أن تحدد خطة العمل الأنشطة بحسب ترتيبها التى سيتم تنفيذها و الأشخاص الواجب عليهم القيام بذلك

تحديد الأنشطة الأساسية لخطة العمل. بالرغم من أهمية كل أنشطة خطة العمل و وجوب رصدها، إلا أنه من المفيد تحديد الرئيسى منها التى يعتمد عليها وضع الأهداف و المؤشرات. و على سبييل المثال، إذا كانت الأنشطة التجهيزية فى مشروع لبناء مدرسة تتضمن حشد المجتمع المحلى، و استعارة المعاول من القرية المجاورة، و حفر التربة، و جلب المياه لعمل الطوب، فإن النشاط الأساسى الذى يلخص كل هذه النشاطات الفرعية هو تصنيع الطوب

تحديد المؤشرات لكل هدف من النشاط المعينتساعد المؤشرات فريق الرصد فى معرفة المسافة التى قطعت فى سبيل تحقيق هدف كل نشاط، و فى مثالنا السابق، قد يكون أحد المؤشرات هو عدد الطوب الذى صنع. و

مقارنة ما تحقق بما خطط له سابقا . يجب أن يضمّن ذلك فى العملية لمعرفة ما إذا كان المشروع يسير حسب الجدول و كما خطط له، وعلى الراصدين أن يختبروا المؤشرات لقياس المسافة التى فطعت فى سبيل تحقيق الأهداف، على أن يتضمن ذلك اختبار نوعية العمل لضمان جودته، و فى هذا المنحى قد يحتاج فريق الرصد الى الاستعانة بأحد الحرفيين المهرة أو أحد فنيى المحلية لتأكيد جودة المشروع (فى حالة ما إذا كان ذلك عبارة عن بناء)

على فريق الرصد بعدها الإتفاق على فترات زيارة موقع المشروع كوسيلة لمعاينة ما يجرى هنالك. و بالنسبة لمشروع خاص بمجتمع محلى، و من أجل تفادى أى انحراف كبير من خطة العمل، فعلى زيارات الرصد أن تتم على الأقل مرة واحدة اسبوعيا، يتم فيها الوقوف على ما يجرى، و مخاطبة كل المنخرطين فى المشروع

على فريق الرصد تحديد الهدف من كل نشاط، فالهدف من تصنيع الطوب،مثلاً، كنشاط أثناء مشروع بناء المدرسة، يمكن أن يكون هو تصنيع عشرة آلاف طوبة بنهاية شهر فبراير

عند القيام بزيارة الرصد، على الراصدين أن يدونوا ما يتوصلون إليه، و يمكنهم استخدام استمارة مرفقة مع الملحق أو الإتفاق على أى شكل من أشكال التقارير من شأنه التعبير عما تم الوصول إليه فى مقابل خطة العمل، على أن يتم مناقشة ذلك مع أعضاء اللجنة المنفذة. يتوجب على فرق الرصد و التنفيذ استخدام المعلومات التى جمعت من أجل إكتشاف و حل المشكلات التى تواجه المشروع

على فرق الرصد و التنفيذ تخزين المعلومات جيداً و استخدامها فى الخطوات التالية و إطلاع كل ذوى الصلة بمضمونها، على أن يحتوى كل موقع على ملف يضم نسخاً من تقارير الرصد و المستندات الأخرى ذات الصلة بالمشروع

6.2 الرصد على مستوى المقاطعات و الأقسام الإدارية :

على مسئولى المقاطعات و الأقسام الإدارية الحصول على المعلومات من المستوى الأدنى و هو مستوى راصدى المجتمع المحلى، حيث يرصد الأداء من حيث تحويله للمدخلات إلى نتائج، و عليهم أيضا رصد نتائج المشروع ككل ( مثلا ، أثر بناء المدرسة على مستويات دخول المدارس). و على المقاطعة أيضا رصد زيادة المقدرات و الإمكانيات و قوة المجتمع المستهدف من أجل تحفيز تنميته

لذا فإن الأهداف تتضمن: دعم التحسن فى أداء المشروع و قياس مدى ملاءمة أسلوب تصميمه بالنظر إلى تقويته للمجتمع المحلى

تتضمن أساليب الرصد التى يمكن إتباعها (أ) الرصد الروتينى (ب) الدعم النوعى

الرصد الروتينى و الدعم الإشرافى و يتطلب ذلك من منسق المشروع على مستوى المقاطعة، و مساعد التنمية المجتمعية، و الأطقم الفية الأخرى، و السياسيين على مستوى المقاطعة و الأقسام الإدارية، زيارة مواقع المشروع للتحقق مما يجرى فى مقابل ما خطط له

يجب الإحتفاظ بنسخة من خطة العمل و تقارير الرصد المجتمعية فى ملف موقع المشروع، لمساعدة كل من يرغب فى مقارنة سير العمل مع خطته و الحصول على تعليقات من فريق الرصد، دون الحوجة إلى أن يلهث خلف أفراد فريق الرصد، الذين قد لا يتيسر تواجدهم

أثناء الرصد الروتينى، يجب القيام بنقاشات مع كل المنخرطين فى رصد و تنفيذ المشروع، و عن طريق النظر إلى الطريقة التى يؤدى بها كل فريق لواجباته يمكن التحقق من زيادة قدرات المجتمع المحلى

يجب القيام بالتعليق على حسن أو سؤ عناصر المشروع و تسجيل ذلك، ثم التوصية بالحلول مقرونة بمن يتوجب عليه تنفيذها، و تحديد الأمور المالية و الزمن و الآثار السالبة المحتملة على المشروع إذا لم تنفذ، و يجب الإبقاء على نسخة من هذه التعليقات فى ملف موقع المشروع، و ما نوقش موثقا فى ملفات المقاطعة

على القسم الإدارى المعين و المقاطعة تنظيم مناقشات حول سير المشروع على الأقل مرة واحدة شهريا، مع تسجيل و رفع تقرير مرحلى للمشروع كجزء من التقرير الروتينى الشهرى إلى المقاطعة و إلى المكتب الوطنى على التوالى

تتضمن الأمور الأساسية التى ينظر إليها أثناء الرصد الروتينى على مستوى المقاطعة و الأقسام الإدارية:

  • ، مستويات المساهمات الفعلية للمجتمع المحلى، و القسم الإدارى، و المقاطعة (بما فى ذلك الأموال و المواد، و الزمن، و الخبرة)
  • الإلتزام الزمنى بالتنفيذ و نوعية المشروعات
  • مناسبية الإستخدام و المحاسبية على صعيد موارد المجتمع المحلى و المانحين
  • مستوى المشاركة المحلية فى المشروع
  • إلتزام و أداء اللجان المحلية: و
  • الملاءمة الزمنية لإستخدام المعلومات التى أنتجها الرصد الروتينى على مستوى المجتمع المحلى

الإستفسار النوعى: على المقاطعة ، بالتنسيق مع القسم الإدارى تنظيم نقاشات لمجموعات متخصصة، و مقابلات شخصية مع المطلعين على أمور هامة، و تنظيم نقاشات لمجموعات محلية مع ذوى الشأن فى مجتمعاتهم مرتين على الأقل كل سنة

: و من شأن هذه الإستفسارات مساعدة المقاطعة فى

  • ;التحقق من بعض المعلومات التى جمعت من قبل المجتمع المحلى أو المقاطعة
  • ; الحصول على معلومات لم يتيسر الوصول إليها أثناء الرصد الروتينى
  • المناقشة الفورية مع المجتمعات المحلية حول الحلول الممكنة للمشكلات التى تحد من أداء المشروع; و
  • النقاش مع المجنمع المحلى، و التعلم منه، و شرح الأمور الخاصة ببناء القدرات

يجب أن تتسم هذه الإستفسارات النوعية بالبساطة و أن يشارك فيها أفراد المجتمع المحلى ، لتقليل التكاليف و تمكين هؤلاء الأفراد من تعلم كيفية أداء ذلك، كوسيلة لتقوية المجتمع. يجب أن تحلل النتائج فى إطار النتائج الخاصة بالمجتمع و تللك الخاصة بالرصد الروتينى على صعيد المقاطعة، كما يتوجب استخدامها لمناقشة الحلول

يجب توثيق النتائج جيداً و تبادلها على المستوى الوطنى، من أجل إفادة المعلومات الإدارية على المستوى الوطنى

: تتضمن الأمور الأساسية أثناء الإستفسارات النوعية الآتى

  • التحقق من تمثيل المشروعات لأولويات المجتمع المحلى (بالإضافة إلى مدى إحكام تحديد المشروع)
  • مستوى المعرفة لدى أفراد المجتمع و مدى ثنائهم على منهج المشروع و استعدادهم للمشاركة و المساهمة فى أنشطة المشروع
  • فعالية أفراد المجتمع أثناء رصد المشروع
  • أراء أفراد المجتمع حول جودة و استخدام الموارد ( المحاسبية)
  • المهارات ( مثل المقدرة على اتخاذ القرار و المهارات التفاوضية) المكتسبة بواسطة فئات معينة من الناس بداخل المجتمع أثناء تنفيذ المشروع ; و
  • معرفة المجتمع بحقوقه و واجباته

قبل الاستفسارات النوعية، على كل مقاطعة و قسم إدارى تحديد و مناقشة أى فجوة فى معلومات الإدارة من أجل وضعها ضمن الأجندة المرحلية، و فى هذه المرحلة يتم أيضا الإتفاق على التصميمات المعينة للمشروع

6.3 الرصد على المستوى الوطنى و على مستوى المانحين :

يستهدف الرصد على المستوي الوطنى و مستوى المانحين إلى الوقوف على ما إذا كانت مدخلات المشروع قد استخدمت جيداً، وأن النتائج المبتغاة قد حققت، و أن تصميم المشروع من الإحكام بمكان، و من أجل التعلم

: تشمل أهداف الرصد فى هذا المستوى الآتى

  • ضمان الإنتفاع بالمدخلات بصورة فعالة و كفؤة
  • أن الأنشطة المخطط لها قد تم تحقيقها
  • قياس مدى ملاءمة المنهج لما يبتغى من تقوية المجتمع المحلى; و
  • استقاء الدروس من المشروع المعنى كتدخل، فى المشروعات المستقبلية فى الدولية المعنية و خلاف ذلك، حيث توفر هذه الدروس الأساس الذى تبنى عليه إمكانية استنساخ منهج المشروع

يشتمل منهج الرصد فى هذا المستوى على: (أ) الرصد الروتينى (ب)البحث التجريبى و الاستفسارات النوعية (ج) المسوحات

الرصد الروتينى: يجب أن يتم الرصد الروتينى بوتيرة ربع سنوية من قبل طاقم المشروع ووحدة التخطيط فى الوزارة المعنية، من أجل الوقوف على مستويات الأنشطة و الأهداف. و بما أن المستوى الوطنى يتلقى المعلومات حول المشروع و أنشطته عبر التقارير المرحلية من المقاطعة، يتوجب أن يكون الرصد الروتينى على المستوى الوطنى محدوداً فى مداه، بيد أن عليه تغطية ما يبدو متناقضاً، أو إشكالياً، أو ما كان فى غاية الإرضاء أو فريداً، و من شأن ذلك تمكين المكتب الوطنى من توفير الدعم الضرورى و استلهام الدروس

البحث التجريبى و الاستفسارات النوعية: على المكتب الوطنى القيام باستفسارات نوعية تتسم بالعمق مرة واحدة سنويا، على أن يركز ذلك على استلهام الدروس فيما يتعلق بتصميم المشروع و تجارب تنفيذه، لغرض الاستنساخ

و لذلك تشتمل الأمور الأساسية فى هذا المستوى على

  • مساهمة المشروعات فى المستوى المجتمعات المحلية فى الأولويات الوطنية و أولويات المانحين
  • الرضا بالنسبة للمجتمعات المحلية (مستويات الخدمة و الانتفاع بالمرافق
  • مقدرة المجتمع المحلى على تشغيل و صيانة للخدمات و المرافق
  • مقدرة المجتمع المحلى على دفع مقابل للخدمات و المرافق
  • مدى تناسب منهج المشروع مع السياسات على المستوى الوطنى
  • القيادة، السلطة و الثقة بداخل المجتمعات
  • بناء القدرات و فعالية الحكومات المحلية و الأفراد على مستوى المقاطعات
  • التمثيل ( و بخاصة تمثيل النساء) فى عملية إتخاذ القرار بداخل المجتمعات
  • استنساخ التجارب فى مشروعات أخرى و معاهد التدريب
  • بناء قدرات الأفراد و المؤسسات الحالية، و
  • فعالية الرصد و نظم المعلومات الإدارية

المسوحات: على المسوحات أن تتم من أجل جمع البيانات الكمية من أجل رفد المعلومات التى تم جمعها باستخدام مناهج أخرى، ويمكن اسناد ذلك إلى المؤسسات البحثية مثل الجامعات

6.4 بعض الأمور و الإجراءات الخاصة بالرصد فى مستويات مختلفة:

يتوفر هنا وصف للأمور و الإجراءات الخاصة بالرصد لكل مستوى، و ذلك من أجل التأكيد على وجوب التركيز على كل ذوى الصلة دون أن يعنى ذلك أنهم سيقومون حصريا بكل الرصد، فعلى صعيد الممارسة تتداخل أمور و إجراءات الرصد لدى ذوى الصلة المختلفين، بيد أن على أى منهم دعم الآخرين فى رصد المسئوليات

ما سيذكر هنا من أمور لا يتسم بالحصرية، بل يشير إلى ما يوجب القيام به، و لذلك على كل مستوى أن يجمع المعلومات عن أى أمر بالأسلوب الذى يعتبر موائما للأوضاع الخاصة به

و تعرض هنا كجداول ثلاث (1) مستوى المجتمع المحلى (ب) مستوى المقاطعة (ج) المستوى الوطنى، مع الإشارة إلى الأمور الأساسية فى كل مستوى

6.5 مستوى المجتمع المحلى:

فى هذا المستوى يتمثل الثلاث فاعلين الأساسيين، والذين لديهم دورا فى تقوية التدخل، فى

  • الضابط التنفيذى للمجتمع المحلى أو اللجنة التنفيذية المجتمعية للمشروع
  • محفزى تنمية المجتمع
  • لجنة التنمية الخاصة بالمقاطعة PDC

يستعرض الجدول التالى الأمور الأساسية المتعلقة بالمصلحة، و مؤشرات الرصد، طرق الملاحظة، و وتيرتها، و الإجراءات المقترحة للرصد، لكل من هؤلاء المعنيين الثلاث


الجهة المعنية الموضوع مؤشر الرصد طريقة الملاحظة الوتيرة إجراء الرصد
اللجنة التنفيذية الدقة الزمنية فى تنفيذ المشروع عدد أنشطة المشروع التى تم تنفيذها فى حينها الزيارات الروتينية للمشروع اسبوعياً يستخدم الأعضاء استمارة رصد روتينى
الاستخدام المحكم لموارد المشروع انتفاء سوء استعمال المواد الزيارات الروتينية للمشروع اسبوعيا يستخدم الأعضاء استمارة رصد روتينى
أختبار الجودة باستخدام المبادئ العامة الفنية
الجمع و التخزين المحكم لمعلومات المشروع النسبة المئوية للمشروعات التى لديها ملفاً فى موقع المشروع مراجعة الملفات فى موقع المشروع اسبوعياً يراجع أعضاء لجنة المشروع ملف المشروع فى الموقع و التقارير و التعليقات
محفزو تنمية المجتمع المحلى واقعية خطة العمل الخاصة بتنفيذ المشروع عدد خطط عمل المشروع ذات الأنشطة جيدة الترتيب مقارنة الأنشطة كما جاءت فى خطة العمل مع كيفية تنفيذها شهرياً يقوم المحفزون ب (أ) مراجعة ترتيب خطط عمل المشروع من قبل شخص فنى و (ب) القيام بزيارة شهرية لموقع المشروع
مشاركة المجتمع المحلى فى أنشطة المشروع عدد الأشخاص الذين يؤدون أدوارهم عدد الأنشطة. كمية الموارد التى يوفرها المجتمع المحلى شهرياً زيارات موقع المشروع
لجنة التنمية الخاصة بالمقاطعة محاسبية موارد المشروع النسبة المئوية للموارد المحتسبة استمارة محاسبية الموارد ربع سنوى يستخدم أعضاء لجنة التنمية المقاطعية استمارة محاسبية الموارد الخاصة بالمشروع

                                        


6.6 مستوى الأقسام الإدارية و المقاطعات:

على مستوى المقاطعات و ما دونه (أكثر من مجتمع محلى واحد) يتمثل الفاعلون الأساسيون المعنيون بالتدخل من أجل تقوية المجتمع فى

  • مساعدو تنمية المجتمع (CDAs)
  • وحدة التخطيط ، و
  • منسق المشروع على مستوى المقاطعة (PDC) الذى يكون عادة - حال كونه موظفا يتبع للوزارة المعنية - عبارة عن ضابط تنمية مجتمع (CDO) أو نظير ذلك فى منظمة غير حكومية

يستعرض الجدول التالى للأمور الأساسية ذات الإهتمام، و مؤشرات الرصد، و طرق الملاحظات، و تواترها، و إجراءات الرصد المقترحة، لكل واحد من هؤلاء المعنيين الثلاثة


المعنى الموضوع مؤشر الرصد طريقة التحقق الوتيرة إجراء الرصد
مساعد تنمية المجتمع فعالية المحفزين و اللجان المجتمعية عدد اللجان التى تؤدى أدوارها مراجعة أداء كل لجنة مرتان سنويا يحدد مساعد تنمية المجتمع CDA أداء كل لجنة خلال الاستفسارات النوعية
منسق المشروع على مستوى المقاطعة

و

وحدة التخطيط
تحديد المشروعات التى تقع ضمن خطة المقاطعة و الأولويات الوطنية عدد المشروعات تحت مستوى خطة المقاطعة مراجعة تقارير تحديد المشروع مرتان سنويا تراجع وحدة التخطيط الخطط القادمة من الأقسام الإدارية، للتثبت مما إذا كانت تقع ضمن خطة المقاطعة و مناحى الأولويات الوطنية
إكتساب قادة المجتمع لمهارات إدارة المجتمعات المحلية عدد القرى التى تستهدى بالمشاركة المجتمعية فى تخطيط و تنفيذ المشروعات مراجعة تقارير المشروع. مناقشات المجموعات المتخصصة و تقنيات الاستعلام النوعى الأخرى مرتان سنويا تقوم وحدة التخطيط باستعلامات نوعية لمعرفة ما إذا كانت المجتمعات تشارك فى أنشطة المشروع، و لذلك يحب أن يكون تصميم إجراءات المقاطعة الخاصة قد أنجز عند القيام بهذه الإستعلامات

                                        


6.7 المستوى الوطنى و مستوى المانحين :

على المستوى الوطنى و مستوى المانحين هناك صنفان أساسيان من المعنيين (1) الوزارة أو الوكالة التى تنفذ التدخل أو المشروع ، و (2) أى مانحين خارجيين وطنيين أو دوليين يساهمون فى التدخل أو المشروع


المعنى الموضوع مؤشر الرصد طريقة التحقق الوتيرة إجراء الرصد
المكتب الوطنى

و

المانحون
معرفة المجتمع المحلى بالمنهج نسبة الأشخاص الذين هم على دراية بالمنهج المسوحات، المجموعات المتخصصة، المناقشات، المقابلات الشخصية مع المطلعين على الأمور سنويا تصمم الوكالة أو الوزارة الدراسات السنوية و تقوم بها
فعالية تصميم المشروع النسبة المئوية للمتحقق من نتائج المشروع. النسبة المئوية لمناحى التصميم التى أثنى المجتمع المحلى عليها مراجعة تقارير المشروع سنويا تصمم الوكالة أو الوزارة الدراسات السنوية و تقوم بها
تبنى تجارب التنفيذ من قبل المشروعات و المؤسسات الأخرى فى البلاد نسبة مناحى تصميم المشروع المتبناة النقاشات على المستويين الوطنى و الدولى سنويا تعقد الوكالة أو الوزارة إجتمعات مع المؤسسات الأكاديمية القائمين على مشروعات المجتمعات المحلية لاكتشاف المناحى المنهجية التى تم استنساخها

                                        

: المحتويات

: المحتويات

: المحتويات


7. كتابة التقارير

كتابة التقارير هو نشاط أساسى فى عملية رصد المشروع، و هو الأسلوب الذى يتم عن طريقه تبادل المعلومات بين المعنيين بالمشروع حول العملية و نتائج أنشطتها، لا مجرد الأنشطة. أنظر أيضا كتابة التقارير.

فى حالة مشروع لبناء مدرسة، لا ينتهى كتابة التقرير بمجرد رصد عدد المرات التى إلتقى فيها أفراد المجتمع المحلى لتصنيع الطوب و بناء حوائط المدرسة، بل أيضا بذكر عدد ما صنع من الطوب و ما بنى من حوائط بالإضافة للأسلوب المتبع

فى مشروعات المجتمعات المحلية، تتم كتابة التقارير عبر طريقتين أساسيتين: شفاهياً و تحريرية

7.1 التقرير الشفاهى :

و هى عملية يتم التقرير فيها شفاهيا، و هى الطريقة الأكثر شيوعا فى القيام بالتقارير ، حيث يجدها أفراد المجتمع أكثر سهولة و فعالية فى التواصل مع الآخرين عبر الكلام.

مزايا التقارير الشفاهية:

  • مقدرة نسبة واسعة من المجتمع على المشاركة. هناك العديد من أفراد المجتمعات المحلية و بخاصة فى المناطق الريفية الذين هم أميون و ليس بمقدرتهم الكتابة، و حتى الذين بمقدورهم الكتابة يعتبرون ذلك مستهلكا لزمنهم و مواردهم، مما يؤدى لامتناعهم عن توثيق المعلومات المكتسبة من خلال رصد المشروع.
  • الوضوح و الدقة الزمنية لتوزيع المعلومات. يتم القيام بالتقرير الشفاهى فورا بعد كل حدث معين، مما يجعل المعلومات الناتجة من هذه العملية ذات مصداقية نسبية عالية، و موثوق بها و مواكبة فى مقابل تلك التى توثق كتابة، فضلاً عن أن لدى مصادرها الفرصة فى مناقشة المجتمع و الحصول على تغذية راجعة فورية، ما من شأنه المساعدة فى إتخاذ القرارات
  • أقل كلفة. يقلل التقرير الشفهى من الزمن و الموارد الأخرى المتطلبة بصورة واضحة.

تتضمن تحديات التقارير الشفاهية الآتى :

  • التقارير الخاطئة. قد يقوم بعض أفراد المجتمعات المحلية بالنشر الشفاهى لبعض المعلومات الخاطئة عمدا لحماية مصالحهم، وبذلك ينطوى التقرير الشفاهى على خاصية إغوائية، إذ أن من يقوم بالتقرير على دراية بأنه ليس هناك من سيدحض تقاريره، و فى حالات أخرى لا يعطى للأشخاص الذين يوفرون المعلومات الزمن للتفكير فى ردود الأفعال
  • التخزين، الاستنساخ و الإتساق: بما أن المعلومات الناتجة عن التقارير الشفاهية لا توثق و لا يتم تسجيلها، يكون من الصعب تخزينها و استرجاعها للاستعمال لاحقا. ز بذلك تقبع هذه المعلومات فقط فى أذهان المشاركين فى تنفيذ المشروع، مما يجعل تبادل المعلومات عسيرا مع غير المنتمين للمجتمع المعنى، خاصة فى الحالات التى لايستطيع أو لا يرغب العالمين بها فى إفشائها، كما أنه لايرجح أن تكون المعلومات المجموعة فى إتساق، خاصة فى الحالات التى تكون فيها حاجة للمعلومات السابقة لإنتاج بيانات جديدة

7.2 التقارير المكتوبة :

من المهم أثناء الرصد أن يتم التقرير عن نتائج الأنشطة لا مجرد الأنشطة، لذا يجب أن تكتب ما تلاحظ، مع مراجعة التقارير الصادرة من الأشخاص ذوى الدراية الفنية

: تتمثل مزايا التقارير المكتوبة فى

  • توفير معلومات موثوق بها لأغراض الإدارة (حيث يمكن تمحيصها عبر الزمن من خلال معلومات أخرى للتثبت من دقتها)
  • تساعد فى توفير المعلومات من قبل الفنيين، و
  • إن التقارير المكتوبة تسهل إدارتها

: تتمثل تحديات التقارير المكتوبة فى

  • يتم دائما تجاهل كتابة التقارير اليومية أثناء رصد نشاطات المشروع
  • إن توثيق التقارير ذو تكلفة عالية من ناحية الزمن و المال

أنظر مستويات الرصد = من أجل شرح المستويات المستخدمة هنا. تستخدم يوغندا : 1=المستوى القروى،2= المحلية، 3= القسم الإدارى، 4 = المديرية، 5= المقاطعة

7.3 المعنيين الأساسيين فى الرصد:

: على مستوى المجتمع المحلى

: لجان المشروع

  • تصميم و تعميم خطة عمل تنفيذ المشروع (بالتعاون مع المحفزين) على لجنة تنمية المحلية، و المجالس المحلية، و المجتمع المحلى
  • دمج و تعميم التقارير المرحلية الشهرية لسير المشروع على لجنة التنمية المحلية، اللجان المحلية على مستوى القرية و المحلية، و مساعد التنمية المجتمعية، و
  • احتفظ بملف المشروع فى الموقع ( بما يحتويه من خطة عمل و تقارير الرصد أوى معلومات معينة أخرى خاصة بالمشروع) لكل مشروع

: محفزو المجتمع المحلى

  • إعداد التقارير على مستوى القرية حول عملية تحديد المشروع مع إرسال نسخ إلى للجنة التنمية على مستوى المحلية و مساعد تنمية المجتمع المحلى
  • ; جمع و تقديم تقارير عن المجتمع و بعض الشخصيات الهامة فيه
  • تقديم تقارير حول كل التدريبات التى تم القيام بها فى المجتمع

: لجان التنمية على مستوى المديرية

  • القيام يتقارير و تحديثها حول المشروعات فى المقاطعة إلى المجتمع أثناء إجتماع المجلس المحلى
  • تقديم تقرير إلى المجتمع و مساعد تنمية المجتمع عن الموارد و كيفية استخدامها فى كل مشروع
  • رفع تقرير سنوى إلى مساعد تنمية المجتمع حول الفاعلين الأساسيين فى المشروعات المجتمعية

المجلس المحلى الأول و الثانى

  • توثيق وقائع إجتماعات المجلس و الغجتماعات التنفيذية من أجل القرارات الإدارية و استخدامها من قبل المديرية و المقاطعة و الفرق الوطنية

مستوى المديرية و المقاطعة

: مساعد تنمية المجتمع

  • يقدم تقريرا شهريا ملخصا عن سير المشروع إلى المقاطعة
  • حيث يتعرض موقف و فعالية محفزى المجتمع و لجان المشروع و لجان تنمية المقاطع
  • يقدم تقريرا عن التدريبات التى قام بها أو تلقاها المحفزون
  • يقدم تقريرا عن المساهمين الأساسيين فى المشروعات المجتمعية إلى المقاطعة

:(ضابط تنمية المجتمع ( المنسق على مستوى المقاطعة

  • يقدم تلخيصا شهريا من تقارير المقاطعة المرحلية إلى المكتب الوطنى

: المكتب الوطنى

: المنسق الوطنى

  • يقدم كل نصف سنة تقارير مرحلية سنوية إلى لجنة التسيير السنوية و الوزارة و المانحين
  • يعد تقارير مستحدثة عن أنشطة و نتائج المشروع و يقدمها إلى كل مقاطعة، و التى بدورها تعممها إلى المستويات الأدنى
  • يقدم تحليلا نصف سنوى عبر اسلوب SWOT ( نقاط القوة، نقاط الضعف، الفرص، المهددات) عن نقاط قوة و ضعف المشروع فيما يختص بتصميم المشروع إلى الوزارة و إلى المانحين، مشتملا على تجارب التنفيذ السيئة و الحسنة، و يمكن أن يكون ذلك جزءا من تقرير الست أشهر
  • دمج و تعميم ما تم الوصول إليه من نتائج المسوحات و الاستفسارات النوعية ، كلما أجريت هذه الدراسات

8. الملاحق

لقد تم الآن دمج الملاحق فى الوحدات التدريبية.


––»«––

© حقوق الطبع محفوظة 1967, 1987, 2007 د. فيل بارتل.
تصميم الموقع الالكتروني: لورديس ساده
––»«––
تاريخ آخر تحديث: 18.11.2011

 الصفحة الرئيسة

 الكتيبات