––»«––
تقديم التقارير للمنطقة والدولة والمانحين الخارجيين:
 |
|
Tweet الترجمات:
'العربية / Al-ʿarabīyah |
مستويات الرقابةالمجتمع المحلّي, المنطقة, الوطني, المانحاٍعداد: الدكتور فل بارتلترجمة غدير حسن علاونةملزمة ورشة العملتختلف أساليب الرقابة عند كل مستوى ويكمّل بعضها البعضليس هناك مفردات عالميّة للمستويات المختلفة للحكومة والإدارة من مستوى المجتمع المحلّي إلى المستوى الوطني. تختلف التسميات من بلد إلى آخر. لذلك لا يسعني استخدام مجموعة من المصطلحات يمكن أن تطبّق في الكثير من البلدان رغم أنّ مباديء وأساليب تمكين المجتمعات متشابهة على مستوى العالم (مع إختلافات بسيطة بين البلدان)وبما أنّ هذه الوحدات التدريبيّة قد تمّ تطويرها بشكل رئيسي في أوغندا فإنني أستخدم التسميات المستخدمة في أوغندا عندما تسلّم موسيفيني السلطة كانت التسميات الإداريّة تتراوح بين مجلس المقاومة المستوى الأول ,مجتمع محلّي أو قرية,إلى مجلس المقاومة المستوى الخامس , منطقة. مؤخّراً, عادت أوغندا إلى التسميات القديمة التي تحمل آثار الإستعمار: 1= قرية, 2=دائرة إداريّة, 3=مقاطعات الفرعية, 4=مقاطعة, 5=منطقة. المصطلحات المحدّدة ليست ذات أهميّة هنا؛ المهم أنّ هناك أدوار رقابية تتراوح ما بين المستوى المحلّي في القرية إلى المستوى الوطني. قم باستخدام أي مصطلح ينطبق على الوضع لديك يجب أن يتمّ القيام بالرقابة بواسطة جميع أصحاب المصلحة على جميع المستويات. على أيّ حال فإنّ لكل مستوى أهداف وأساليب محددة للرقابة وبالتالي أدوار معيّنة. ولكي تكون الرقابة فعّالة, فإنّ هناك حاجة إلى آليّة لتقديم التغذية الراجعة إلى جميع الأشخاص المعنيين على جميع المستويات - المجتمع المحلّي, والمنطقة, والمستوى الوطني ,ومستوى الجهة المانحة . الرقابة على مستوى المجتمع المحلّي: مستوى المجتمع المحلّي هو المكان الذي يتم فيه تنفيذ واستخدام عائدات المشروع. في معظم الأحوال يكون مستوى القرية والدائرة الإداريّة. عند هذا المستوى يكون الهدف الرئيسي للرقابة هو تحسين تنفيذ وإدارة المشاريع. ما يهم المجتمع ككل في مراقبة إنشاء مدرسة على سبيل المثال هو التأكد من أنّ العمل في إنشاء المدرسة ( أحد مخرجات المشروع) يتمّ وفقاً للمخطط. لذلك فإنّ أهداف الرقابة المحددة عند هذا المستوى تتضمّن, (أ) التأكد من أنّ المشاريع يتم إنجازها في الوقت المحدد, (ب) وأنها ذات نوعيّة جيدة و (ج) وأنّ مدخلات المشروع قد تمّ توظيفها بشكل جيّد تشمل الرقابة عند هذا المستوى ما يلي: تحديد مشروع معيّن للمجتمع المحلّي يجب تحديد ذلك بطريقة تشاركيّة لتعكس حاجات المجتمع المحلّي وإثارة إهتمام الناس في تنفيذه ومراقبته إن كانت عمليّة تحديد المشروع لم تتم بشكل جيد ولم تعكس حاجات الناس واهتماماتهم فمن المتوقّع أن لا تشارك المجتمعات المحلّية في الرقابة على أعمال التنفيذ فريق (أو عدّة فرق) يترأس الرقابة على المشروع في المجتمع المحلّي يجب تحديد وتوضيح الأدوار التي سيقوم بها كل فريق من حيث كيفيّة القيام بعمليّة الرقابة واستخدام المعلومات ومشاركتها مع مجموعات أخرى داخل المجتمع وخارجه تصميم خطّة عمل تتبعها عمليّة رقابة المشروع. يجب أن تعمل خطّة العمل على تحديد نشاطات المشروع بالترتيب بحسب أولوية تنفيذها والأفراد الذين يقومون بتنفيذها وهذا يساعد الناس الذين يقومون بالرقابة على معرفة النشاطات التي يجب أن يتم القيام بها بواسطة أشخاص معيّنين في وقت معيّن. إذا لم يتم القيام بالعمل فإنّ الأشخاص الذين يقومون بالرقابة سوف يحصلون على إرشادات لإيجاد الحل أو الحلول المناسبة تحديد الأنشطة الرئيسيّة من خطّة العمل. بينما جميع النشاطات المدرجة في خطة العمل ضروريّة ويجب أن تتمّ مراقبتها فإنّ من المفيد تعريف النشاطات الرئيسيّة على أساس أيّ الأهداف والمؤشرات سيتمّ وضعها على سبيل المثال, إذا كانت النشاطات التحضيريّة في مشروع إنشاء مدرسة تتضمّن تعبئة المجتمع المحلّي وإستعارة المعازق من القرية المجاورة وحفر التربة وجلب المياه من أجل صنع الطوب فإنّ النشاط الرئيسي الذي يلخص هذه الأعمال الفرعيّة يمكن أن يكون صناعة الطوب تحديد الأنشطة الرئيسيّة من خطّة العمل. بينما جميع النشاطات المدرجة في خطة العمل ضروريّة ويجب أن تتمّ مراقبتها فإنّ من المفيد تعريف النشاطات الرئيسيّة على أساس أيّ الأهداف والمؤشرات سيتمّ وضعها على سبيل المثال, إذا كانت النشاطات التحضيريّة في مشروع إنشاء مدرسة تتضمّن تعبئة المجتمع المحلّي وإستعارة المعازق من القرية المجاورة وحفر التربة وجلب المياه من أجل صنع الطوب فإنّ النشاط الرئيسي الذي يلخص هذه الأعمال الفرعيّة يمكن أن يكون صناعة الطوب تحديد المؤشرات الخاصّة بهدف كل نشاط أو عمل تعمل المؤشّرات على مساعدة الفريق الذي يتولّى الرقابة على القول إلى أيّ مدى يتمّ تحقيق أهداف كل نشاط. أحد المؤشرات يمكن أن يكون عدد الطوب الذي تمّ صنعه قم بالمقارنة بين ما يحدث وما كان مخطط له أن يحدث وذلك لمعرفة ما إذا كان المشروع يتبع البرنامج الزمني والخطة الموضوعة مسبقاً. يجب على المراقبين أن يتحققوا من المؤشرات ليقيسوا إلى أي مدى قد وصلوا في تحقيق الأهداف. هذا سوف يتضمّن النظر إلى نوعيّة العمل للتأكد من جودته. يمكن أن يحتاج فريق الرقابة إلى انضمام شخص تقني مثل حرفي محلّي أو تقني من المنطقة للتحقق من جودة المشروع (إذا كان من المشاريع الإنشائيّة) . يجب أن يوافق فريق الرقابة بعد ذلك على عدد المرّات التي ينبغي عليهم زيارة موقع المشروع كوسيلة للتحقق مما يجري بالنسبة لأي مشروع خاص بالمجتمع المحلّي ولتجنّب حدوث إنحراف كبير عن خطّة العمل فإنّ زيارات المراقبة يجب أن تتمّ مرة أسبوعيّاً على الأقل. خلال زيارات المشروع يجب على الفريق رؤية ما يحدث (ملاحظة) والتحدّث إلى جميع الناس الذين يعملون في المشروع على فريق المراقبة تحديد أهداف كل نشاط أو عمل. على سبيل المثال, يمكن أن يكون الهدف من صناعة الطوب كنشاط يتم القيام به أثناء مشروع بناء المدرسة هو صنع عشرة آلاف طوبة مع نهاية شهر شباط في أي وقت يتم القيام بزيارة مراقبة يجب على الأشخاص الذين يقومون بدور الرقابة تسجيل نتائجهم. يمكنهم استخدام نموذج يتم إرفاقه بالملحق أو الإتفاق على صيغة أخرى تعمل على جذب الإنتباه إلى النتائج بالنسبة إلى خطّة العمل. يجب مناقشة نتائج زيارات المراقبة مع بقية أعضاء اللجنة التنفيذيّة. يجب على فرق المراقبة والتنفيذ استخدام المعلومات التي تمّ جمعها لاكتشاف المشكلات التي تواجه المشروع وحلّها يجب على فرق المراقبة والتنفيذ أن يقوموا بحفظ المعلومات جيّداً واستخدامها في الاعمال المستقبليّة وتبليغها إلى أصحاب المصلحة.. في كل موقع يجب أن يتوفر ملف يتم فيه حفظ تقارير ووثائق أخرى ذات صلة بالمشروع الرقابة على مستوى المنطقة والضاحية: يجب أن يحصل موظفو المنطقة أو الضاحية على المعلومات من مراقبة المجتمع المحلّي (أداء الرقابة من حيث تحويل المدخلات إلى مخرجات. عليهم كذلك مراقبة نتائج المشروع (مثل أثر بناء المدرسة على مستويات التسجيل والإنضمام إليها)على المنطقة وكذلك مراقبة مستوى زيادة القوة والقدرة والسلطة الخاصّة بالمجتمع المحلّي المنوي العمل به لتحفيز تطوّره وهكذا فإنّ أهداف الرقابة عند هذا المستوى تتضمّن: دعم تحسين أداء المشروع وقياس قابليّة تطبيق الطريقة التي تمّ بها تصميم المشروع بالنسبة إلى تقوية المجتمع المحلّي . تتضمن أساليب الرقابة التي يمكن تطبيقها عند هذا المستوى (أ) مراقبة روتينيّة (ب) دعم نوعي المراقبة الروتينيّة والدعم الإشرافي: يتطلّب هذا من منسق مشروع المنطقة و مساعد تطوير المجتمع المحلّي و أعضاء فريق العمل الفني الآخرين والسياسيين في المنطقة والضواحي زيارة مواقع المشروع للتحقّق من مطابقة ما يحدث مع خطّة العمل. يجب الإحتفاظ بنسخة من خطة العمل وتقارير مراقبة المجتمع المحلّي في ملف موقع المشروع. هذا سوف يساعد أي شخص يريد مقارنة تقدّم سير العمل مع خطّة العمل والحصول على ملاحظات فريق المراقبة دون أن يكون هناك ضرورة لملاحقة أعضاء فريق المراقبة الذين يمكن أن لا يكونوا متواجدين دائماً أثناء الرقابة الروتينيّة يجب إجراء مناقشات مع جميع الناس الذين يقومون بتنفيذ المشروع ومراقبته. أنظر إلى الطريقة التي يؤدي بها كل فريق واجباته (كوسيلة للتحقّق من زيادة قدرة المجتمع المحلّي). قم بتسجيل الملاحظات حول العناصر الجيّدة والسيّئة في المشروع. قم باقتراح الحلول مع بيان الجهة التي يجب أن تتعهّد القيام بها وبيان الآثار الماليّة والزمنيّة والسلبيّة التي يمكن أن تتراكم وتؤثر في المشروع إن لم يتم التعامل معها وعلاجها. يجب ترك نسخة من الملاحظات في ملف أو موقع المشروع وأخرى يجب مناقشتها ووضعها في ملف في إدارة المنطقة يجب أن تعمل الضواحي والمناطق على تنظيم مناقشات حول تقدّم المشروع مرة واحدة في الشهر على الأقلّ. قم كذلك بتسليم تقرير حول تقدّم المشروع كجزء من التقارير الشهريّة الروتينيّة إلى المنطقة والمكتب الوطني على التوالي الأمور الرئيسيّة التي ينظر إليها أثناء المراقبة الروتينيّة في المنطقة والضواحي تتضمّن ما يلي:
تحقيق نوعي: على المنطقة وبالإتصال مع الضاحية تنظيم مناقشات جماعيّة مركّزة و مقابلات مع مخبرين مهمّين و مناقشات جماعيّة في المجتمع المحلّي وذلك مع مجتمعات محلّية ومخبرين مهمين آخرين مرتين سنويّا على الأقل هذه التحقيقات من شأنها أن تساعد المنطقة على:
التحقيقات النوعيّة يجب أن تكون بسيطة وتضم أفراد المجتمع المحلّي لتخفيض التكاليف وتمكين أفراد المجتمع المحلّي من تعلّم كيفيّة القيام بها كوسيلة لتقوية المجتمع المحلّي. يجب أن يتمّ تحليل النتائج بالنسبة إلى نتائج رقابة المجتمع المحلّي ونتائج رقابة المنطقة الروتينيّة ويجب أن تستخدم كذلك في مناقشة الحلول يجب أن يتم توثيق النتائج جيّداً ومشاركتها على المستوى الوطني من أجل المساعدة في إدارة المعلومات على المستوى الوطني القضايا الرئيسيّة أثناء التحقيقات النوعيّة تتضمّن:
قبل التحقيقات النوعيّة يجب أن يقوم كلّ من المنطقة والضاحية بتحديد ومناقشة أيّة ثغرة في إدارة المعلومات وذلك لصياغة مواضيع دوريّة . يتم في هذه المرحلة الموافقة على تصاميم معيّنة الرقابة على المستوى الوطني ومستوى المانح: الرقابة على المستوى الوطني وعلى مستوى المانح تهدف إلى إيجاد ما إذا كانت مدخلات المشروع تستخدم بشكل جيّد( يتم تحقيق المخرجات المرغوبة)وأنّ تصميم المشروع مناسب و للتعلّم. تتضمّن أهداف الرقابة عند هذا المستوى ما يلي:
وتتضمّن أساليب الرقابة عند هذا المستوى ما يلي: (أ) الرقابة الروتينيّة, (ب) دراسة النشاط والتحقيقات النوعيّة, و (ج) المسح الرقابة الروتينيّة: يجب إجراء الرقابة الروتينيّة على أساس فصلي بواسطة فريق عمل المشروع ووحدة التخطيط التابعة للوزارة لفحص مستوى النشاطات والأهداف. بما أنّ الرقابة على المستوى الوطني تحصل على معلومات حول المشاريع والنشاطات من خلال تقارير المنطقة الخاصّة بسير العمل, فإنّ الرقابة الوطنيّة الروتينيّة يجب أن تكون محصورة من حيث غرضها . يجب أن تغطّي الجوانب التي تبدو متناقضة أوإشكاليّة أو مرضية جدّاً أو فريدة. وهذه الرقابة من شأنها تمكين المكتب الوطني من تقديم الدعم الضروري واستنتاج الدروس دراسة النشاط والتحقيقات النوعيّة: يجب أن يقوم المكتب الوطني بتنفيذ تحقيقات نوعيّة متعمّقة مرة واحدة سنويّاً على الأقل. يجب أن تركّز هذه التحقيقات على استنتاج الدروس من تصميم المشروع وخبرات التنفيذ من أجل تكرار التجربة لذلك فإنّ الأمور الرئيسيّة عند هذا المستوى تتضمّن:
عمليّات المسح: يجب أن تتم عمليّات المسح لجمع البيانات القابلة للقياس وإضافتها إلى المعلومات التي يتمّ جمعها من خلال طرق أخرى. وهذه المسوحات يمكن استخدامها لدى مؤسسات البحث مثل الجامعات قضايا وإجراءات الرقابة على المستويات المختلفة: يتمّ وصف قضايا وإجراءات الرقابة هنا لكلّ مستوى. وذلك لتأكيد وجوب تقدّم أصحاب المصلحة في عملية المراقبة ولكن عدم قيامهم بجميع أمور الرقابة بشكل حصري. عمليّاً, تتداخل قضايا وإجراءات أصحاب المصلحة المختلفة. على كل صاحب مصلحة دعم الآخرين في مسؤوليّات الرقابة القضايا المذكورة هنا ليست شاملة ولكنها تشير إلى ما يجب فعله. لذلك يجب أن يتم جمع المعلومات عند كل مستوى عن القضايا الأخرى التي تعتبر ذات صلة بحالات معيّنة يتم عرض هذه المستويات على شكل ثلاثة جداول (1) مستوى المجتمع المحلّي, (2) مستوى المنطقة, و (3) المستوى الوطني, مشيرة إلى القضايا الرئيسيّة عند كلّ مستوى مستوى المجتمع المحلّي: على مستوى المجتمع المحلّي هناك ثلاث جهات رئيسيّة فاعلة ممن لديهم مصلحة في التدخّل في تقوية وتعزيز المجتمع المحلّي:
|
| إجراءات الرقابة | التكرار | وسائل الملاحظة | مؤشر الرقابة | القضيّة | صاحب المصلحة |
|---|---|---|---|---|---|
| يستخدم الأفراد نموذج الرقابة الروتينيّة | أسبوعيّاً | زيارات المشروع الروتينيّة | عدد نشاطات المشروع التي يتم تنفيذها بمرور الوقت | تنفيذ المشاريع في الوقت المناسب | التنفيذيّة اللجنة |
| يستخدم الأفراد نموذج الرقابة الروتينيّة فحص الجودة باستخدام توجيهات الشخص التقني | أسبوعيّاً | زيارات المشروع الروتينيّة. فحوصات جودة المشروع | لا يوجد سوء استخدام للمواد | الإستخدام الملائم لموارد المشروع | |
| أفراد لجنة المشروع التي تراجع ملف موقع المشروع, تقارير وتعليقات | أسبوعيّاً | مراجعة ملفّات موقع المشروع | النسبة المئويّة للمشاريع مع ملفّات موقع المشروع؛ عدد التقارير في ملفات الموقع | جمع وتخزين المعلومات الخاصّة بالمشروع بالطريقة الصحيحة | |
| من يقوم بالتعبئة (1) مراجعة سلسلة من خطط العمل مع شخص تقني, و (2) القيام بزيارات شهريّة إلى موقع المشروع | شهريّاً | مقارنة النشاطات في خطة العمل مع كيفيّة تنفيذها | عدد خطط عمل المشروع والنشاطات المتسلسلة جيّداً | خطّة عمل واقعيّة لتنفيذ المشروع | الأشخاص الذين يعملون في تعبئة المجتمع المحلّي |
| زيارات موقع المشروع؛ مناقشات مع الناس حول مساعماتهم وأدوارهم | شهريّاً | عدد النشاطات. حجم الموارد التي التي يقوم بتوفيرها المجتمع المحلّي | عدد الأشخاص الذين يقومون بأداء بأدوارهم | مشاركة المجتمع المحلّي في نشاطات المشروع | |
| استخدام لجنة الدائرة الإدارية للتنمية لنموذج حساب الموارد | فصليّاً | نموذج حساب الموارد | النسبة المئويّة للموارد التي يتم حسابها | حساب موارد المشروع | اللجنة الدائرة الإداريّة للتنمية |
|
|
مستوى الضواحي والمنطقة: عند مستوى المنطقة والضاحية ( أكثر من مجتمع محلّي واحد) فإنّ الفاعلين الرئيسيين الذين لهم مصلحة في التدخل في تقوية المجتمع المحلي هم:
الجدول التالي يبيّن القضايا الرئيسية ذات الأهميّة, ووسائل التحقق, والتكرار, وإجراءات الرقابة المقترحة لكل من أصحاب المصلحة الثلاثة. |
| إجراءات الرقابة | التكرار | وسائل التحقّق | مؤشر الرقابة | القضيّة | صاحب المصلحة |
|---|---|---|---|---|---|
| مساعد تنمية وتطوير المجتمع المحلي يقوم أثناء التحقيقات النوعية بتحديد أداء كل لجنة | مرتين سنويّاً | استعراض أداء كل لجنة | عدد اللجان التي تقوم بأداء أدوارها | عمل من يقومون بالتعبئة ولجان المجتمع المحلّي | مساعد تطوير وتنمية المجتمع المحلّي |
| تقوم وحدة التخطيط بمراجعة الخطط من الدوائر الإداريّة للتأكد من أنها تندرج تحت خطّة المنطقة ومجالات الأولويّة الوطنيّة | مرتين سنويّاً | استعراض تقارير تحديد المشروع. زيارات المشروع | عدد المشاريع التي تندرج تحت خطة المنطقة | تحديد المشاريع التي تقع ضمن خطة المنطقة والأولويات الوطنيّة | منسق مشروع المنطقة و وحدة التخطيط |
| تقوم وحدة التخطيط بعمل تحقيقات نوعيّة لإيجاد ما إذا كانت المجتمعات المحلّيّة تشارك في نشاطات المشروع. يجب أن يتم تصميم إجراءات المنطقة المحددة عند القيام العمل | مرتين سنويّاً | مراجعة تقارير المشروع . المناقشات الجماعية المركزة وتقنيات التحقيق النوعي الأخرى | عدد القرى التي تستخدم مشاركة المجتمع المحلّي في التخطيط للمشاريع وتنفيذها | اكتساب قادة المجتمع المحلّي لمهارات إدارة المجتمع المحلّي |
|
|
المستوى الوطني ومستوى المانح: عند المستوى الوطني أو مستوى الدولة هناك أصحاب مصلحة إثنان, (1) الوزارة أو الوكالة التي تقوم بتنفيذ التدخل أو المشروع, و (2) المانح الوطني أو الدولي الذي يساهم في التدخّل أو المشروع |
| إجراءات الرقابة | التكرار | وسائل التحقق | مؤشر الرقابة | القضيّة | صاحب المصلحة |
|---|---|---|---|---|---|
| الوكالة أو الوزارة تقوم بتصميم وعمل الدراسات السنويّة | سنويّاً | مسوحات, مناقشات جماعيّة مركزة, مقابلات مع المخبرين الرئيسيين | نسبة الاشخاص الذين يهتمّون بالمنهجيّة | معرفة المجتمع المحلّي حول المنهجيّة | المكتب الوطني و المانحون |
| الوكالة أو الوزارة تقوم بتصميم وعمل الدراسات السنويّة | سنويّاً | ستعراض تقارير المشروع والمسوحات والمناقشات الجماعيّة المركّزة ومقابلات المخبرين الرئيسيين | النسبة المئويّة لمخرجات المشروع التي تم تحصيلها. النسبة المئويّة لجوانب التصميم التي تمّ تقديرها من قبل المجتمع المحلّي | فعاليّة تصميم المشروع | |
| الوكالة أو الوزارة تقوم بعمل لقاءات مع مؤسسات أكاديميّة ومشاريع المجتمع المحلّي لإيجاد الجوانب المنهجيّة التي يتمّ تكرارها أو نسخها | سنويّاً | مناقشات وطنيّة ودوليّة | نسبة جوانب تصميم المشروع التي يتم تبنيها | تبنّي تجارب التنفيذ من قبل المشاريع والمؤسسات الأخرى في الدولة |
|
|
––»«––تقديم التقارير للمنطقة والدولة والمانحين الخارجيين:
© حقوق الطبع محفوظة 1967, 1987, 2007 د. فيل بارتل.
––»«–– |
الصفحة الرئيسية |
دعم التذخل |