MANUAL DE MONITORIZARE
ISBN: 92-1-131401-6 – UN: HS/545/98
Nu-i
de ajuns să se facă dreptate,
Pentru
că nu se face dreptate
Până
când nu se vede că s-a făcut dreptate.
Anonim
Prefaţă
Acest
manual este rezultatul celor şase ani de formare în mobilizarea şi managementul
comunităţilor în cadrul Programului de Management al Comunităţii din
Uganda, realizat de UN-HABITAT (Habitat)
şi implementat de Directoratul pentru dezvoltarea comunităţilor din cadrul Guvernului
din Uganda. El este totuşi gândit a fi aplicabil şi în cazul altor ţări, aşa
că nu sunt accentuate situaţii specifice din Uganda iar stilul de redactare este
pe cât de simplu posibil pentru a se facilita traducerea materialului în alte dialecte
şi limbi.
De-a
lungul timpului s-au învăţat multe lecţii, unele din succes, altele din eşec.
De-a lungul întregului proces am văzut forţa potenţială şi uimitoarea energie
a comunităţilor. Am înţeles că toate comunităţile, indiferent cât de sărace,
au resurse (multe dintre ele trebuie încă identificate) care pot fi captate, astfel
încât să contribuie la dezvoltarea comunităţilor şi a întregii ţări. Pentru
a descoperi aceste resurse naţionale, e nevoie de formare în mobilizare şi management.
Pe
parcursul procesului, toţi actorii interesaţi trebuie să ştie cât de bine funcţionează
intervenţia (formarea în mobilizare şi management). În categoria actorilor interesaţi
sunt incluşi membrii comunităţii, mobilizatorii de pe teren, coordonatorii, managerii,
administratorii, cei care realizează planificarea la nivel local, regional şi central.
Acest manual, destinat în primul rând celor care lucrează pe teren (şi recomandat
tuturor celor implicaţi) furnizează îndrumare, sfaturi, ponturi şi recomandări
pentru stabilirea unui sistem de monitorizare necesară, astfel încât toată lumea
să fie informată despre cât de bine funcţionează.
Phil
Bartle, Consultant tehnic principal
Laban
Mbulamuko, Coordonator naţional
Programul
de Management Comunitar Uganda
1992-1998
Introducere:
Acest
manual, care însoţeşte "Manualul
pentru mobilizatori,"
şi "Manualul
pentru generarea bunăstării," se
concentrează asupra acelor aspecte de consolidare a comunităţii care ţin de monitorizare
şi evaluare. Complementar celorlalte două manuale, acest al treilea manual analizează
mai detaliat scopul şi metodele de monitorizare, de la nivel local la nivel naţional.
Chiar
dacă aceste trei manuale sunt destinate în primul rând celor care lucrează pe
teren, în comunitate, recomandăm ca ele să fie citite şi de cei care realizează
planificările, de administratorii şi managerii implicaţi în capacitarea comunităţilor
cu venituri scăzute. Ca şi celelalte două manuale, această carte este una despre
"cum să". Descrierile, teoriile şi cronicile sunt minime; se pune accentul pe aptitudini,
metode şi principii.
1. Principii ale monitorizării:
Acest capitol explică ce este monitorizarea şi cărui scop serveşte.
1.1 Ce este monitorizarea?
Monitorizarea
implică de asemenea şi oferirea unei reacţii privind mersul proiectului - finanţatorilor,
celor care îl implementează şi beneficiarilor proiectului.
A
monitoriza înseamnă a verifica modul în care progresează activităţile proiectului;
o observaţie sistematică şi cu scop.
Monitorizarea
implică de asemenea informarea finanţatorilor, a celor care implementează şi
a beneficiarilor proiectului despre progresul proiectului.
Raportarea
face posibil ca informaţia colectată să fie folosită la luarea deciziilor pentru
îmbunătăţirea performanţei proiectului.
1.2 Scopul monitorizării:
Monitorizarea
este foarte importantă pentru planificarea şi implementarea proiectelor.
Este
ca atunci când te uiţi pe unde mergi când mergi cu bicicleta; îţi ajustezi traseul
din mers şi te asiguri că eşti pe calea cea bună.
Monitorizarea furnizează informaţii care vor fi utile pentru:
- analizarea situaţiei din comunitate şi proiectul ei;
- hotărârea dacă resursele din proiect sunt bine utilizate;
- identificarea problemelor cu care se confruntă comunitatea sau proiectul şi găsirea de soluţii;
- asigurarea că toate activităţile sunt realizate cum trebuie, de către oamenii potriviţi şi la timp;
- folosirea lecţiilor de la un proiect la altul; şi
- constatarea dacă modul în care a fost planificat proiectul reprezintă cel mai bun mod de a rezolva problema propusă.
2. Monitorizare, planificare şi implementare:
Un proiect este
reprezentat de o serie de activităţi (investiţii) care au ca scop rezolvarea unor
probleme specifice, într-o anumită perioadă de timp şi într-o anumită locaţie. Investiţiile includ
timp, bani, resurse umane şi materiale. Înainte de a-şi atinge obiectivele, un
proiect trece prin câteva etape. Monitorizarea trebuie să se desfăşoare şi să
fie integrată în toate etapele unui ciclu de proiect.
Cele trei etape de bază includ:
- Planificarea proiectului (analiza situaţiei, identificarea problemei, definirea scopului, formularea strategiilor, structurarea unui plan de lucru şi bugetarea);
- Implementarea proiectului (mobilizare, utilizarea şi controlul resurselor şi operarea proiectului); şi
- Evaluarea proiectului.
Monitorizarea
trebuie realizată de toate persoanele şi instituţiile care sunt interesaţi şi
atinşi de proiect. Pentru a implementa cu succes un proiect, cei care îl planifică
şi îl implementează trebuie să planifice de la început toate etapele care interacţionează.
În
"Manualul pentru mobilizatori" spuneam că există întrebări
cheie ale
planificării şi managementului, şi anume: (1) Ce vrem? (2) Ce avem? (3) Cum folosim
ce avem pentru a obţine ce vrem? şi (4) Ce se va întâmpla când vom reuşi? Ele
pot fi modificate folosind "unde" în loc de "ce" iar principiile rămân aceleaşi.
- Întrebările devin astfel:
- Unde suntem?
- Încotro vrem să mergem?
- Cum ajungem acolo? şi
- Ce se va întâmpla când vom reuşi?
2.1 Analiza situaţiei şi definirea problemei:
Aici se pune întrebarea "Unde suntem?" (Ce avem?).
Analiza
situaţiei este un proces prin care sunt identificate caracteristicile şi problemele
generale ale comunităţii. Ea implică identificarea şi definirea caracteristicilor
şi problemelor care sunt specifice unor anumite categorii de persoane din comunitate.
Acestea ar putea fi persoane cu dizabilităţi, femei, tineri, ţărani, negustori
şi meşteşugari.
Analiza
situaţiei este realizată prin adunarea de informaţiilor necesare pentru a înţelege
comunitatea ca întreg şi indivizii din cadrul comunităţii. Informaţiile care
trebuie adunate se vor referi la ce s-a întâmplat în trecut, ce se întâmplă
în prezent şi ce se aşteaptă să se întâmple în viitor, bazat pe experienţele
comunităţii.
Informaţiile necesare pentru a înţelege comunitatea includ, printre altele:
- Caracteristicile populaţiei (de exemplu sex, vârstă, trib, religie şi dimensiuni ale familiei);
- Structurile politice şi administrative (de exemplu comitete comunitare şi consilii locale);
- Activităţi economice (inclusiv agricultura, comerţul şi pescuitul);
- Tradiţii culturale (de exemplu moşteniri şi sistemul de clan), tranziţii (de exemplu rituri de căsătorie şi înmormântare), şi rituri de trecere (de exemplu circumcizia);
- Proiecte
continue ca acelea ale structurilor guvernamentale de la nivel local, regional sau
central, ale organizaţiilor nonguvernamentale (ONG-uri) sau ale organizaţiilor
bazate în comunitate (OBC-uri);
- Infrastructura
socio-economică sau utilităţi comunale (de exemplu şcoli, unităţi sanitare
şi drumuri de acces); şi
- Organizaţii
din comunitate (de exemplu grupuri de economii şi de credit, grupuri de femei, grupuri
de întrajutorare), funcţiile şi activităţile lor.
Informaţiile
pentru analiza situaţiei şi definirea problemei trebuie adunate cu implicarea membrilor
comunităţii, folosindu-se câteva tehnici. Asta pentru a se asigura că informaţiile
despre comunitate şi problemele ei sunt valide, de încredere şi cuprinzătoare.
Pot fi folosite unele dintre următoarele tehnici:
- Recenzie de documente;
- Sondaje;
- Discuţii cu indivizi, grupuri specifice şi comunitatea ca întreg;
- Interviuri;
- Observaţii;
- Ascultarea oamenilor;
- Brainstorming;
- Conversaţii informale;
- Realizarea unui inventar al resurselor, serviciilor şi oportunităţilor sociale ale comunităţii;
- Plimbări, realizarea de hărţi; şi
- Arborele problemă.
Analiza situaţiei este foarte importantă înainte de a încerca să rezolvăm problema pentru că:
- Oferă oportunitatea de a înţelege dinamica unei comunităţi;
- Ajută la clarificarea condiţiilor sociale, economice, culturale şi politice;
- Oferă o oportunitate iniţială pentru implicarea oamenilor în toate activităţile proiectului;
- Face posibilă definirea de probleme ale comunităţii şi de soluţii; şi
- Furnizează informaţii necesare pentru a stabili obiectivele, pentru a planifica şi pentru a implementa.
Analiza
situaţiei trebuie să fie continuă pentru a furniza informaţii suplimentare în
timpul implementării proiectului, în timpul monitorizării şi al re-planificării.
Analiza situaţiei şi identificare problemei trebuie să fie monitorizate pentru
a se asigura că există în orice moment informaţii corecte şi actualizate despre
comunitate şi problemele ei.
Pentru
că monitorizarea trebuie integrată în toate aspectele sau fazele procesului, hai
să trecem în revistă fiecare fază şi să vedem aspectele corespunzătoare ale
monitorizării .
2.2. Stabilirea scopurilor şi obiectivelor:
Scopul se stabileşte punând întrebarea "Încotro vrem să mergem?" (Ce vrem?).
Înainte
de a încerca să implementeze un proiect, cei care îl planifică, îl implementează
şi beneficiarii trebuie să stabilească scopurile şi obiectivele. Vedeţi Brainstorming pentru
o metodă participativă de a realiza acest lucru.
Un
scop este o afirmaţie generală despre ceea ce trebuie făcut pentru rezolvarea
unei probleme. El defineşte în sens larg ce se aşteaptă de la un proiect. Un
scop reiese din problema care trebuie rezolvată şi semnalizează destinaţia finală
a unui proiect. Obiectivele sunt sub-categorii finite ale scopului şi trebuie să
fie specifice pentru a putea fi atinse.
Obiectivele
trebuie să fie "SMART".
Ele trebuie să fie:
-
- Specifice: clare privind ce, unde, când şi cum se va schimba situaţia;
- Măsurabile: să poată cuantifica ţintele şi câştigurile;
- Abordabile: să poată fi atinse
- (cunoscând resursele şi capacităţile de care dispune comunitatea)
- Realiste: să poată fi atins nivelul de schimbare pe care obiectivele îl reflectă; şi
- Încadrate în Timp: să cuprindă perioada de timp în care vor fi atinse.
Pentru
a atinge obiectivele unui proiect, este esenţial să fie evaluate resursele disponibile
în cadrul comunităţii şi cele care pot fi obţinute din surse externe. Vedeţi Descoperirea
resurselor ascunse.
Cei
care realizează planificarea şi implementarea, precum şi membrii comunităţii
trebuie de asemenea să identifice constrângerile de care s-ar putea lovi în executarea
proiectului şi modurile în care le pot depăşi. În funcţie de dimensiunea constrângerilor
şi de forţele pozitive, cei care urmează să implementeze proiectul pot alege
să continue sau să renunţe.
Scopurile
şi obiectivele reprezintă fundamentul pentru monitorizarea şi evaluarea unui proiect.
Ele sunt unităţile de măsură pentru succesul sau eşecul proiectului.
Generarea de structuri şi strategii:
Aici se pune cea de-a treia întrebare
cheie, "Cum ajungem acolo?" (Cum obţinem ceea ce vrem cu ceea ce avem?).
Cei
care planifică şi implementează (comunităţile şi cei care le capacitează)
trebuie să hotărască modul în care vor implementa proiectul, care este strategia.
Acceptarea unei strategii implică identificarea tuturor resurselor necesare pentru
îndeplinirea proiectului, definirea diferitelor grupuri sau indivizi şi a rolurilor
lor particulare în proiect. Aceste grupuri şi persoane care au roluri specifice
în proiect sunt numite "actori".
Astfel, generarea structurilor şi strategiilor implică:
- Discutarea şi acceptarea activităţilor de întreprins în perioada de implementare;
- Definirea diferiţilor actori şi din afara comunităţii, precum şi a rolurilor lor; şi
- Definirea şi distribuirea costurilor şi materialelor necesare pentru implementarea programului.
După
stabilirea caracterului adecvat al deciziilor, executivul trebuie să discute şi
să cadă de acord cu toţi actorii în legătură cu modul în care va fi implementat
proiectul. Aceasta se numeşte structurarea unui plan de lucru. (Cum obţinem ceea
ce vrem?). Un plan
de lucru este o descriere a activităţilor necesare, cu etapizarea lor şi o indicare aproximativă
a duratei în timp.
Pentru
a elabora un bun plan de lucru, cei care implementează trebuie:
- Să enumere sarcinile necesare pentru implementarea proiectului;
- Să pună sarcinile în ordinea în care ele vor fi implementate;
- Să arate alocarea responsabilităţilor actorilor; şi
- Să pună fiecare activitate în timp.
Planul
de lucru este un ghid pentru implementarea proiectului şi un fundament pentru monitorizarea
lui. Astfel, el ajută ca:
- Proiectul să fie finalizat la timp;
- Lucrurile adecvate să fie realizate în ordinea potrivită;
- Responsabilii pentru activităţi să fie identificaţi; şi
- Momentul începerii implementării proiectului să fie identificat.
Cei
care realizează planificarea şi implementarea trebuie să se pună de acord asupra
indicatorilor monitorizării. Indicatorii monitorizării sunt semne (criterii) cantitative
şi calitative pentru a măsura sau a evalua realizarea activităţilor proiectului
şi atingerea obiectivelor. Indicatorii vor arăta măsura în care au fost atinse
obiectivele fiecărei activităţi. Indicatorii monitorizării trebuie să fie expliciţi,
relevanţi şi verificabili în mod obiectiv.
Indicatorii monitorizării sunt de patru feluri, şi anume:
- Indicatori de resurse (input): descriu ce se întâmplă în proiect (de exemplu, numărul de cărămizi aduse şi suma de bani cheltuită);
- Indicatori de produse (output): descriu activitatea proiectului (de exemplu, numărul de săli de clasă construite);
- Indicatori de rezultat (outcome): descriu produsul activităţii (de exemplu, numărul de elevi ai şcolii); şi
- Indicatori de impact: măsoară schimbarea condiţiilor comunităţii (de exemplu, reducerea analfabetismului în comunitate).
Scrierea
structurilor şi strategiilor ajută la monitorizarea proiectului pentru că ele
specifică ce va fi realizat în perioada implementării proiectului. Planificarea
trebuie să indice ce va fi monitorizat, cine va realiza monitorizarea şi cum.
2.4. Implementare:
Monitorizarea implementării ridică cea de-a patra întrebare: "Ce se întâmplă când vom reuşi?"
Implementarea
este etapa în care sunt întreprinse toate activităţile planificate. Înainte
de implementarea unui proiect, cei care îl implementează (nominalizaţi de comitetul
sau executivul proiectului) trebuie să îşi identifice punctele tari şi punctele
slabe (forţele interne), oportunităţile şi riscurile (forţele externe).
Punctele
tari şi oportunităţile sunt forţe pozitive care trebuie exploatate pentru implementarea
eficientă a unui proiect. Punctele slabe şi riscurile sunt piedici care pot ameninţa
implementarea proiectului. Cei care îl implementează trebuie să se asigure că
dispun de mijloace pentru depăşirea lor.
În
această fază a implementării monitorizarea este importantă pentru a se asigura
că proiectul este implementat conform programului. Acesta este un proces continuu
şi trebuie stabilit înainte de începerea implementării proiectului.
Astfel,
activităţile de monitorizare trebuie să apară în planul de lucru şi să îi
implice pe toţi actorii interesaţi. Dacă activităţile nu se desfăşoară bine
trebuie găsite aranjamente pentru identificarea problemei, astfel încât ea să
fie corectată.
Monitorizarea
este de asemenea importantă pentru a se asigura că activităţile sunt implementate
aşa cum s-a planificat. Aceasta îi ajută pe cei ce implementează să măsoare
cât de bine îşi ating ţintele. Aceasta se bazează pe înţelegerea faptului
că procesul prin care se implementează programul are un efect important asupra
folosirii, operării şi întreţinerii lui.
Astfel,
implementarea proiectului la ţintă nu este satisfăcătoare şi de aici nevoia
celor care implementează de a-şi pune întrebarea "Cât de bine ne atingem scopurile?"
(Ce se întâmplă când vom reuşi?).
2.5. Rezumatul relaţiei:
Cele de mai sus ilustrează strânsa relaţie dintre monitorizare, planificare şi implementare. Ele demonstrează că:
- Planificarea descrie cum trebuie realizată implementarea şi monitorizarea;
- Implementarea şi monitorizarea sunt ghidate de planul de lucru al proiectului; şi
- Monitorizarea furnizează informaţii pentru planificarea şi implementarea proiectului.
Între
planificare, implementare şi monitorizare există o strânsă relaţie de consolidare
(susţinere). Nici una dintre cele trei nu poate fi realizată izolat de celelalte
două, şi atunci când realizează una dintre ele, cei care planifică şi implementează
trebuie să se ocupe şi de celelalte.
3. Evaluare:
Evaluarea
este un proces de judecare a valorii a ceea ce un proiect sau un program a realizat,
mai ales legat de activităţile planificate şi de obiectivele generale. Ea implică
judecăţi de valoare şi astfel este diferită de monitorizare (care înseamnă
observaţie şi raportarea observaţiilor).
3.2. Scopul evaluării:
Evaluarea
este importantă pentru identificarea constrângerilor care împiedică proiectul
să-şi atingă obiectivele. Apoi pot fi identificate şi puse în practică soluţii
la aceste constrângeri.
De
asemenea, evaluarea permite celor care planifică şi implementează proiectul să
estimeze beneficiile şi costurile acestuia pentru beneficiarii direcţi şi indirecţi
cărora li se adresează proiectul. Dacă de exemplu proiectul implementat este protejarea
unui izvor, evaluarea subliniază beneficiile pentru oamenii care aduc şi folosesc
apa, precum şi costurile pentru oamenii ai căror pământuri sunt risipite şi
ale căror recolte sunt distruse în procesul de colectare a apei.
Evaluarea
este esenţială pentru a extrage lecţii din experienţa implementării proiectului
şi pentru a folosi aceste lecţii în planificarea altor proiecte în acea comunitate
sau în altă parte.
În
cele din urmă, evaluarea ar trebui să furnizeze o imagine clară a măsurii în
care au fost realizate obiectivele propuse ale activităţilor şi ale proiectului.
3.3. Procesul evaluării:
Evaluarea poate şi trebuie făcută: (a) înainte, (b) în timpul şi (c) după implementare.
Înainte de implementarea proiectului, evaluarea este necesară:
- Pentru
a estima consecinţele posibile ale proiectului planificat pentru oamenii din comunitate
pentru o perioadă de timp;
- Pentru
a lua o decizie finală despre ce alternativă a proiectului trebuie implementată; şi
- Pentru
a ajuta la luarea deciziilor privitoare la modul în care se va implementa proiectul.
În
timpul implementării proiectului:
Evaluarea trebuie să fie un proces continuu şi trebuie să aibă loc în toate
activităţile de implementare a proiectului. Aceasta face ca oamenii care planifică
şi implementează proiectul să poată revedea progresiv strategiile proiectului
în funcţie de circumstanţele schimbătoare pentru a obţine obiectivele dorite
pentru activităţi şi proiect.
După
implementarea proiectului:
Aceasta este pentru revederea procesului de planificare şi implementare a proiectului,
precum şi a rezultatelor după implementarea proiectului. Aceasta ajută la:
- Identificarea constrângerilor inerente procesului de implementare;
- Estimarea beneficiilor exacte şi a numărului de beneficiari;
- Furnizarea de idei despre puterea proiectului, pentru multiplicare; şi
- Furnizarea unei imagini clare asupra gradului în care au fost realizate obiectivele intenţionate ale proiectului.
4. Informaţia de management:
Informaţia de management şi
managementul informaţiei sunt diferite; informaţia de management este un tip de
informaţie (date); managementul informaţiei este un tip de management (sistem).
Managementul
informaţiei este procesul de analizare şi de utilizare a informaţiilor care au
fost colectate şi înregistrate pentru ca managerii (de la toate nivelurile) să
poată lua decizii informate. Informaţia de management este reprezentată de informaţiile
necesare pentru a lua decizii de management.
Monitorizarea
furnizează informaţii despre ce se întâmplă în proiect. Aceste informaţii
sunt colectate în timpul fazelor de planificare şi implementare. Informaţiile
ajută la detectarea lucrurilor care nu merg bine în proiect. Astfel, managementul
poate găsi soluţii pentru a asigura succesul.
4.1. Importanţa informaţiei de management:
Informaţia de management este importantă:
- Pentru a lua decizii necesare pentru îmbunătăţirea managementului utilităţilor şi serviciilor; şi
- Pentru a realiza procesele de planificare, implementare, monitorizare şi evaluare.
4.2. Cum să folosim managementul informaţiei:
Pentru
a putea folosi informaţiile în vederea luării de decizii de management, informaţiile
trebuie administrate (colectate, înregistrate şi analizate). Chiar dacă managementul
informaţiei (procesul de colectare şi înregistrare a informaţiilor) şi informaţia
de management (informaţiile de care este nevoie pentru a lua decizii informate)
sunt diferite, ele se susţin reciproc şi nu pot fi separate în operaţiunile cotidiene.
Astfel, informaţia de management implică:
- determinarea informaţiilor necesare;
- colectarea şi analizarea informaţiilor;
- înregistrarea şi obţinerea lor atunci când este nevoie;
- folosirea informaţiilor; şi
- diseminarea lor.
Determinarea
informaţiilor necesare pentru management:
În timpul planificării, managementului şi monitorizării proiectului este generată
o cantitate mare de informaţii. Unele sunt necesare pentru luarea unor decizii de
management pe loc; altele pentru decizii ulterioare de management. Un bun sistem
de informaţii de management trebuie astfel să ajute managerii să ştie care sunt
informaţiile pe care trebuie să le colecteze, pentru diferite decizii de management
din diferite momente.
Colectarea
şi analizarea informaţiei pentru managementul informaţiei:
Informaţia poate fi obţinută din rapoartele tehnice, din registrele locale, din
formularele completate de diferiţi actori, din şedinţele comunităţii, din interviuri,
din observaţii şi hărţi ale comunităţii.
Înregistrarea informaţiei:
Este important ca informaţia să fie stocată pentru consultări ulterioare. Ea
poate fi înregistrată în registrele locale, în rapoartele proiectelor, pe diferite
formulare sau în minte. Principiul major al depozitării informaţiei este uşurinţa
cu care ea se poate găsi.
Utilizarea informaţiei:
Informaţia se poate folosi pentru rezolvarea problemelor comunităţii, pentru identificarea
de resurse (cantitativ şi calitativ), pentru solicitarea de sprijin şi pentru identificarea
unor proiecte viitoare.
Diseminarea sau fluxul de informaţie:
Pentru ca informaţia să fie utilizată adecvat, ea trebuie să fie împărtăşită
altor actori interesaţi şi altor utilizatori. Ceilalţi actori interesaţi pot
folosi informaţia pentru a lua propriile decizii de management şi îi pot ajuta
pe cei care colectează informaţia să o folosească în scopuri de management.
Informaţia
trebuie împărtăşită între sat, parohie, sector, judeţ, birouri naţionale,
ONG-uri şi finanţator.
Informaţia
de management este parte integrantă a monitorizării pentru că această informaţie
se obţine în timpul monitorizării şi ajută la planificarea şi implementarea
activităţilor de monitorizare.
Indiferent
dacă provine de la personal sau de la actorii interesaţi, una dintre cele mai eficiente
modalităţi de a obţine informaţie utilă pentru monitorizare este prin intermediul bilanţului
anual.
Deşi el este descris ca având un rol important în obţinerea informaţiei de management
participativ, el este la fel de util în obţinerea informaţiei de monitorizare.
5. Participarea la monitorizarea proiectului:
Rolul
vital al monitorizării în management şi în implementare nu trebuie lăsat în
seama unui singur actor. În procesul de monitorizare ar trebui să participe cât
mai mulţi indivizi şi cât mai multe instituţii posibile care au un interes legat
de proiect, la toate nivelurile.
5.1. Avantajele participării:
Printre
avantajele participării la monitorizare se pot enumera: (a) o întreprindere comună,
(b) sporirea responsabilizării, (c) decizii mai bune, (d) îmbunătăţirea performanţei,
(e) un design mai bun şi (f) mai multă informaţie.
Înţelegerea
comună a problemelor şi identificarea în comun a soluţiilor:
Monitorizarea participativă ajută actorii implicaţi să înţeleagă împreună
problemele cu care se confruntă comunitatea sau proiectul (cauzele problemelor,
amploarea lor, efectele şi implicaţiile lor).
Aceasta
ajută la identificarea soluţiilor. Există o probabilitate mai mare ca aceste soluţii
să fie potrivite, pentru că ele sunt derivate dintr-o situaţie actuală.
Este
de folos grupurilor ţintă şi sporeşte responsabilizarea:
Participarea la monitorizare garantează că beneficiarii proiectului sunt chiar
acei oameni pentru care a fost făcut proiectul.
Astfel
se creşte gradul de conştientizare asupra drepturilor pe care le au oamenii, ceea
ce stimulează participarea lor la protejarea împotriva folosirii nepotrivite a
resurselor proiectului. Protejarea împotriva folosirii nepotrivite a resurselor
face ca implementarea proiectului să fie mai puţin costisitoare.
Luarea
deciziilor potrivite: Monitorizarea furnizează informaţiile necesare pentru luarea deciziilor de management.
Dacă
mulţi oameni participă la monitorizare, înseamnă că ei au participat şi la
furnizarea de informaţii de management şi au contribuit la luarea deciziilor. E
mai probabil ca astfel de decizii să fie considerate acceptabile şi relevante de
către majoritatea populaţiei. Aceasta face ca mobilizarea oamenilor şi a resurselor
pentru implementarea proiectului să fie mai uşoară.
Îmbunătăţirea
performanţei în timpul monitorizării,
dacă performanţa nu este la înălţime, se pot găsi soluţii. Pentru găsirea
soluţiilor potrivite de implementat, e nevoie de participarea acelora care vor pune
acele soluţii în practică.
Astfel, participarea la monitorizare poate contribui la îmbunătăţirea performanţei proiectului.
Designul proiectelor:
Informaţia generată în timpul monitorizării ajută la restructurarea proiectelor
în acea localitate pentru a le face mai acceptabile.
Lecţiile
învăţate pot fi de asemenea folosite în conturarea de proiecte similare în alte
părţi.
Colectarea de informaţie:
Dacă la monitorizare participă mulţi oameni, este mai probabil ca informaţia
colectată să fie mai precisă. Aceasta pentru că informaţia care este omisă
de cineva poate fi colectată de altcineva.
Fiecare
actor implicat pune accent pe anumite aspecte ale proiectului folosind diferite metode.
De asemenea, se previne reportarea falsă prin faptul că fiecare participant ştie
că informaţiile colectate de el vor fi verificate.
5.2. Provocările legate de participarea la monitorizare:
Pe
lângă avantajele pe care le are, este probabil ca participarea la monitorizare
să aibă şi o serie de neajunsuri, dintre care (a) costuri ridicate, (b) variaţii
ale informaţiei şi (c) inexactităţi.
Costuri iniţiale ridicate:
Participarea la monitorizare solicită multe resurse (de exemplu, timp, transport
şi alocaţii). Este un proces solicitant care poate forţa spiritul de voluntariat
la nivelul comunităţii şi resursele financiare la nivele regionale şi naţionale.
De aceea el trebuie să fie simplu şi concentrat pe elementele esenţiale.
Cantitatea şi varietatea informaţiei:
Monitorizarea presupune colectarea, documentarea şi împărtăşirea unei palete
largi de informaţie. Aceasta implică multe aptitudini care lipsesc în comunităţi.
De aceea e nevoie de mult timp şi resurse pentru întărirea capacităţilor. De
asemenea există riscul raportărilor eronate.
Inexactitatea informaţiei:
Unii actori, de la nivel comunitar până la nivel naţional, ar putea prezenta intenţionat
informaţii greşite, fie pentru a ilustra o performanţă sau rezultate mai bune,
fie din cauza diferenţelor dintre comunităţi sau proiecte. Pentru contracararea
rapoartelor greşite sau incorecte e nevoie de sensibilizare şi construire a consensului,
ceea ce este greu de obţinut.
Este
evident că avantajele participării la monitorizare sunt mai numeroase decât provocările.
De aceea este necesar să încurajăm şi să sprijinim monitorizarea participativă
şi să găsim metode de a contracara neajunsurile.
6. Niveluri ale monitorizării:
Monitorizarea
ar trebui realizată de toţi actorii implicaţi, la toate nivelurile. Totuşi, la
fiecare nivel există obiective, metode şi roluri distincte legate de monitorizare.
Pentru
ca monitorizarea să fie eficientă, este necesar să existe un mecanism de feedback
pentru toţi oamenii implicaţi la toate nivelurile (comunitar, judeţean, naţional
şi în relaţia cu finanţatorul).
6.1. Monitorizarea la nivel comunitar:
Implementarea
şi utilizarea beneficiilor unui proiect au loc la nivelul comunităţii. În cele
mai multe cazuri este vorba de nivelul satului şi al parohiei. La acest nivel, scopul
principal al monitorizării este acela de a îmbunătăţi implementarea şi managementul
proiectelor. De exemplu, interesul comunităţii ca întreg pentru monitorizarea
procesului de construcţie a şcolii, este ca această construcţie (ca rezultat)
să se realizeze conform planificării.
Obiectivele
specifice ale monitorizării la acest nivel includ, astfel, (a) asigurarea faptului
că proiectele sunt implementate la timp, (b) că ele sunt de calitate şi (c) că
resursele sunt bine utilizate.
La
acest nivel monitorizarea implică: Identificarea
unui proiect comunitar.
Acesta trebuie identificat într-o manieră participativă pentru a reflecta nevoile
comunităţii şi pentru a stimula interesul oamenilor pentru implementare şi monitorizare.
Dacă
procesul de identificare a proiectului nu este derulat bine şi dacă el nu reflectă
interesele comunităţii, atunci este probabil ca aceste comunităţi să nu participe
la monitorizarea activităţilor implementate;
Identificarea
echipei (sau a echipelor) care conduc(e) monitorizarea proiectului
din comunitate. Ar trebui specificat şi explicat rolul fiecărei echipe, modul în
care echipele ar trebui să desfăşoare procesul de monitorizare, modul de utilizare
şi de împărtăşire a informaţiei generate împreună cu alte grupuri din interiorul
şi din afara comunităţii;
Structurarea
unui plan
de lucru care
să ghideze monitorizarea proiectului. Planul de lucru ar trebui să specifice activităţile
în ordinea în care vor fi derulate şi persoanele care le vor executa. Aceasta
îi ajută pe cei ce monitorizează să ştie ce activităţi urmează să fie realizate,
ce către cine şi în ce interval de timp. Dacă activităţile nu sunt implementate,
persoanele care fac monitorizarea primesc susţinerea necesară pentru a găsi soluţii;
Identificarea
activităţilor principale din
planul de lucru. Chiar dacă toate activităţile din planul de lucru sunt necesare
şi trebuie monitorizate, este util de identificat care sunt activităţile principale,
în funcţie de obiective şi indicatori. De exemplu, dacă activităţile pregătitoare
dintr-un proiect de construire a unei şcoli includ mobilizarea comunităţii, împrumutarea
de sape din satul vecin, săparea şi aducerea apei pentru realizarea cărămizilor,
activitatea principală care rezumă toate aceste sub-activităţi ar putea fi realizarea
de cărămizi.
Identificarea
de indicatori pentru fiecare obiectiv al unei activităţi.
Indicatorii ajută echipa de monitorizare să vadă cât de departe au ajuns în
atingerea obiectivelor fiecărei activităţi. În exemplul nostru, unul dintre indicatori
ar putea fi numărul de cărămizi realizate. Şi
Compararea
stadiului evoluţiei cu planul iniţial ar
trebui realizată în acest proces pentru a vedea dacă proiectul urmează planificarea
în timp. Cei ce monitorizează ar trebui să verifice ca indicatorii să măsoare
cât de departe s-a ajuns în atingerea obiectivelor. Aceasta înseamnă să verifice
calitatea lucrărilor pentru a se asigura că este bună. Echipa de monitorizare
ar putea de asemenea să implice un tehnician precum un meseriaş local sau un tehnician
de la nivel judeţean, pentru a confirma calitatea proiectului (dacă este vorba
de o construcţie).
Apoi
echipa de monitorizare ar trebui să decidă cât de des va vizita locul de desfăşurare
a proiectului, ca metodă de verificare a bunului mers al lucrărilor. Pentru un
proiect comunitar, pentru a evita devieri prea mari de la planul de lucru, este recomandat
ca vizitele de monitorizare să aibă loc cel puţin săptămânal. În timpul vizitelor,
echipa va constata ce se întâmplă (prin observaţie) şi va discuta cu toţi cei
implicaţi în proiect;
Echipa
de monitorizare trebuie să identifice obiectivele asociate fiecărei activităţi.
De exemplu, obiectivul realizării de cărămizi ca activitate în cadrul proiectului
de construcţie a şcolii ar putea fi: realizarea a zece mii de cărămizi până
la sfârşitul lunii februarie.
La
fiecare vizită de monitorizare, echipa trebuie să-şi noteze constatările. Se
poate folosi un formular ca modelul din anexă sau se poate găsi un alt format de
raportare care să înregistreze constatările în comparaţie cu planul de lucru.
Constatările vizitei de monitorizare trebuie discutate cu alţi membri ai comitetului
de implementare. Echipele de monitorizare şi de implementare vor folosi informaţiile
adunate pentru a detecta şi a rezolva problemele cu care se confruntă proiectul.
Echipele
de monitorizare şi de implementare trebuie să înregistreze informaţiile, să
le utilizeze în acţiuni viitoare şi să-i informeze pe ceilalţi actori implicaţi.
La fiecare loc de implementare a proiectului ar trebui să existe un dosar cu copii
ale rapoartelor de monitorizare şi cu alte documente legate de proiect.
6.2. Monitorizare la nivel judeţean şi zonal:
Reprezentanţii
autorităţilor de la nivel judeţean şi zonal ar trebui să fie informaţi despre
monitorizarea din comunitate (monitorizarea performanţei în raport cu transformarea
resurselor în rezultate). De asemenea ei ar trebui să monitorizeze rezultatele
proiectului (de exemplu, efectul construcţiei de şcoli asupra înscrierilor şcolare).
Judeţul ar trebui de asemenea să monitorizeze creşterea forţei, capacităţii
şi puterii comunităţii ţintă de a-şi stimula propria dezvoltare.
Astfel,
obiectivele includ: susţinerea îmbunătăţirii performanţelor proiectului şi
măsurarea aplicabilităţii modului în care proiectul a fost structurat în raport
cu întărirea comunităţii.
Metodele
de monitorizare care pot fi adoptate la acest nivel includ: (a) monitorizarea de
rutină şi (b) susţinere calitativă.
Monitorizarea
de rutină şi susţinerea din partea supraveghetorilor:
Aceasta presupune vizitarea locului de implementare a proiectului de către coordonatorul
proiectului la nivel judeţean, asistentul pentru dezvoltarea comunităţii, alte
persoane din personalul tehnic şi politicieni, care vor confirma starea de fapt
în raport cu planificarea.
În
dosarul de la locul de implementare al proiectului trebuie păstrate o copie a planului
de lucru şi copii ale rapoartelor de monitorizare la nivel de comunitate. Aceasta
va fi de ajutor oricui va dori să compare evoluţia faţă de planul de lucru şi
să afle comentariile echipei de monitorizare, fără prezenţa membrilor echipei,
care uneori s-ar putea să nu fie disponibili imediat.
În
timpul monitorizării de rutină ar fi bine să se poarte discuţii cu toţi cei
implicaţi în implementarea şi monitorizarea proiectului. Verificaţi modul în
care fiecare echipă îşi îndeplineşte sarcinile (ca metodă de verificare a creşterii
capacităţii comunităţii).
Faceţi
şi înregistraţi comentarii legate de elementele bune şi rele ale proiectului.
Recomandaţi soluţii arătând cine ar trebui să le pună în practică, cu efecte
asupra finanţelor, timpului şi cu posibilele efecte negative asupra proiectului
dacă aceste soluţii nu s-ar pune în practică. O copie a acestor comentarii trebuie
păstrată în dosarul de la locul implementării proiectului şi o altă copie într-un
dosar la nivel judeţean.
La
nivel judeţean şi zonal ar trebui organizate cel puţin o dată pe lună discuţii
legate de evoluţia proiectului. De asemenea ar trebui să se transmită o raportare
legată de evoluţia proiectului ca parte din obişnuitul raport lunar la nivelul
naţional.
Chestiunile principale de avut în vedere în monitorizarea judeţeană includ:
- Nivelul contribuţiilor venite din partea comunităţii, a judeţului şi a finanţatorilor (incluzând aici fonduri, materiale, timp şi expertiză);
- Implementarea la timp şi calitatea proiectelor;
- Folosirea adecvată şi responsabilă a resurselor venite din comunitate şi de la finanţator;
- Nivelul implicării comunităţii în proiect;
- Angajamentul şi performanţele comitetelor comunitare; şi
- Folosirea la timp a informaţiilor generate în timpul monitorizării de rutină din comunitate.
Cercetare calitativă:
Judeţul ar trebui să organizeze focus group-uri, interviuri cu persoane-cheie şi
discuţii de grup, în comunităţi şi în prezenţa unor actori din exterior, cel
puţin de două ori pe an.
Aceste cercetări ar ajuta judeţul:
- Să verifice o parte a informaţiilor colectate de comunitate;
- Să obţină informaţii care nu sunt colectate în timpul monitorizării de rutină;
- Să discute pe loc cu comunităţile despre posibile soluţii la problemele care împiedică succesul proiectului; şi
- Să discute cu comunităţile, să înveţe de la oameni, să explice chestiuni legate de formarea de capacităţi.
Aceste
cercetări calitative trebuie să fie simple, să implice membrii comunităţii în
reducerea costurilor şi să îi ajute să înveţe cum să desfăşoare aceste cercetări
pentru a întări comunitatea. Rezultatele trebuie analizate în relaţie cu informaţiile
colectate de comunitate şi trebuie folosite de asemenea pentru găsirea de soluţii.
Rezultatele
ar trebui să fie bine documentate şi împărtăşite la nivel naţional pentru
asistenţa informaţiei de management la nivel naţional.
Cele mai importante chestiuni în cadrul acestei cercetări calitative includ:
- A
se stabili dacă proiectele erau prioritare din perspectiva comunităţilor (de asemenea
a se stabili caracterul oportun al identificării proiectelor);
- Cunoştinţele
şi aprecierile pe care le ai membrii comunităţii despre metodologia proiectului
şi disponibilitatea lor de a participa şi de a contribui la activităţile proiectului;
- Eficienţa
membrilor comunităţii în timpul monitorizării proiectului;
- Opiniile
membrilor comunităţii privind calitatea şi utilizarea resurselor (responsabilitate);
- Aptitudini
(de exemplu capacitatea de a lua decizii şi aptitudini de negociere) dobândite
de categorii specifice de oameni din comunitate în timpul implementării proiectului;
şi
- Cunoştinţele
membrilor comunităţii privind drepturile şi responsabilităţile lor.
Înainte
de organizarea unor cercetări calitative este importantă identificarea şi discutarea
discrepanţelor ce ţin de informaţiile de management, pentru a fi identificate
teme periodice. De asemenea la acest nivel pot fi stabilite şi anumite design-uri
specifice.
6.3. Monitorizare la nivel naţional şi la nivelul finanţatorului:
Monitorizarea
la nivel naţional şi la nivelul finanţatorului înseamnă a stabili dacă resursele
proiectului sunt bine utilizate (dacă se realizează rezultatele dorite), dacă
designul proiectului este potrivit şi are şi un scop educaţional.
Obiectivele monitorizării la acest nivel includ:
- Asigurarea că resursele sunt utilizate eficace şi eficient;
- Asigurarea că activităţile planificate se realizează;
- A măsura aplicabilitatea metodologiei pentru consolidarea comunităţii; şi
- A trage învăţăminte din implementarea proiectului pentru proiecte viitoare în ţară şi în afara ei. Aceste lecţii vor furniza bazele pentru replicarea metodologiei proiectului.
Metodele
de monitorizare la acest nivel includ: (a) monitorizarea de rutină, (b) cercetarea
acţiunilor şi cercetări calitative, şi (c) sondaje.
Monitorizarea de rutină:
Monitorizarea de rutină ar trebui realizată trimestrial de personalul proiectului
şi de departamentul de planificare al ministerului la nivelul activităţilor şi
obiectivelor. De vreme ce nivelul naţional primeşte informaţii despre proiecte
şi activităţi prin rapoartele judeţene lunare, monitorizarea de rutină la nivel
naţional ar trebui să aibă un caracter limitat. Ar trebui să acopere aspecte
care par contradictorii, problematice, foarte satisfăcătoare sau unice. Aceasta
ar face ca biroul naţional să furnizeze susţinerea necesară şi să extragă
lecţiile de învăţat.
Cercetarea
acţiunilor şi cercetări calitative:
O dată pe an, biroul naţional ar trebui să întreprindă cercetări calitative
în profunzime. Acestea ar trebui să se axeze pe extragerea de lecţii din designul
proiectului şi din experienţele de implementare, pentru replicare.
Astfel, la acest nivel apar următoarele aspecte principale:
- Contribuţia proiectelor comunitare la priorităţile naţionale şi ale finanţatorului;
- Satisfacţia de care beneficiază comunităţile (nivelul de utilizare a serviciilor şi dotărilor);
- Capacitatea comunităţii de a opera şi de a întreţine serviciile şi dotările;
- Capacitatea membrilor comunităţii de a plăti serviciile şi dotările;
- Potrivirea metodologiei proiectului cu politicile naţionale;
- Lidership, autoritate şi încredere în interiorul comunităţilor;
- Formarea capacităţii şi funcţionarea administraţiei locale şi a funcţionarilor publici;
- Reprezentarea (în special a femeilor) în procesul de luare a deciziilor comunitare;
- Replicarea experienţelor în alte proiecte şi instituţii de formare;
- Formarea capacităţii indivizilor şi instituţiilor existente; şi
- Funcţionarea sistemelor de monitorizare şi a informaţiei de management.
Sondaje:
Ar trebui efectuate sondaje pentru colectarea de informaţii cuantificabile şi pentru
a suplimenta informaţiile generate prin alte metode. Acestea pot fi realizate prin
contractarea unor instituţii de cercetare ca universităţile.
6.4. Aspecte şi proceduri ale monitorizării la diferite niveluri:
Aspectele
şi procedurile monitorizării sunt descrise aici pentru fiecare nivel. Aceasta pentru
a sublinia că actorii interesaţi ar trebui să conducă monitorizarea dar nu să
o execute în totalitate. În practică, aspectele şi procedurile diferiţilor actori
se suprapun. Fiecare actor ar trebui să îi susţină pe ceilalţi în privinţa
monitorizării responsabilităţilor.
Aspectele
menţionate aici nu sunt exhaustive dar indică ceea ce ar trebui făcut. La fiecare
nivel ar trebui colectate informaţii privind orice aspecte considerate relevante
pentru situaţii specifice.
Acestea
sunt prezentate ca trei tabele (1) nivelul comunităţii, (2) nivelul judeţean şi
(3) nivelul naţional, indicând aspectele cheie la fiecare nivel.
6.5. Nivelul comunităţii:
La
nivelul comunităţii, cei trei actori principali interesaţi de intervenţia pentru
consolidarea comunităţii sunt:
- Comitetul executiv sau de implementare din cadrul OBC al proiectului comunitar;
- Mobilizatorii din comunitate; şi
- Comitetul de dezvoltare al parohiei (CDP).
Tabelul
următor conţine pentru fiecare din aceşti actori principalele aspecte de interes,
indicatori de monitorizare, mijloace de observare, frecvenţe şi proceduri de monitorizare
sugerate.
|