MANUAL DE SUPERVISIÓ
ISBN: 92-1-131401-6 – UN: HS/545/98
traduït per Esperanza Escalona
"No
hi ha prou amb fer justícia
Doncs
no es fa justícia
Fins
que no s'aprecia que se n'ha fet."
Anònim
Prefaci:
Aquest
manual és el resultat de sis anys de mobilització i de formació en gestió comunitària
en el Programa de Gestió Comunitària d'Uganda,
executat per l'agència de l'ONU Hàbitat (Hàbitat)
i implementat per la Direcció de Desenvolupament Comunitari del Govern d'Uganda.
Però està dissenyat per que es pugui aplicar en altres països, per tant, no s'emfatitzen
situacions específiques d'Uganda, i l'estil de la redacció es manté tan simple
com és possible per facilitar la seva traducció a les llengües vernacles i locals
arreu del món.
S'han
après moltes lliçons al llarg dels anys, algunes a través de l'èxit, d'altres
del fracàs. En totes elles hem vist la força potencial i la sorprenent flexibilitat
de les comunitats. Hem après que totes les comunitats, per molt pobres que siguin,
tenen recursos (molts d'ells encara per identificar) que es poden treure a la llum
per que tota Uganda es pugui desenvolupar. Per poder posar al descobert aquests enormes
recursos nacionals, es necessita mobilització i formació per a la gestió.
Al
llarg del procés, cal que tots els interessats sàpiguen fins a quin punt està
funcionant la intervenció (mobilització i formació per a la gestió). Els interessats
inclouen membres de la comunitat, líders, activistes sobre el terreny, coordinadors,
directius, administradors, planificadors a nivell local, de districte i central.
Aquest manual, dirigit principalment als activistes sobre el terreny (i recomanat
per a tota la resta de persones implicades) facilita algunes pautes, consells i recomanacions
per posar en marxa un sistema de supervisió necessari, per que tots ells sàpiguen
amb quina eficàcia està funcionant.
Phil
Bartle, Consultor Tècnic en Cap
Laban
Mbulamuko, Coordinador Nacional
Programa
de Gestió Comunitària d'Uganda
1992-1998
Introducció:
Aquest
manual, que complementa el "Manual
per a Activistes,"
i el "Manual
per a la Generació de la Riquesa," se
centra en els aspectes de la supervisió i avaluació de la potenciació comunitària.
Per complementar els altres dos manuals, aquest tercer explica amb més detall el
propòsit i els mètodes de supervisió, des del nivell comunitari fins al nivell
nacional.
Si
bé és cert que aquests tres manuals van dirigits principalment a treballadors comunitaris
sobre el terreny, recomanem que també se'ls llegeixin planificadors, administradors
i directius involucrats en la potenciació de comunitats amb ingressos baixos. Com
els altres dos manuals, aquest també és un llibre de "com fer per ...". Hi ha una
part mínima de descripció, teoria i història, i s'emfatitzen els coneixements,
els mètodes i els principis.
1.
Principis de supervisió:
Aquest
capítol explica què és la supervisió i quins són els seus propòsits.
1.1
Què és supervisió?
La
supervisió consisteix en l'observació i registre regular de les activitats que
tenen lloc en un projecte o programa. És un procés de recull rutinari d'informació
sobre tots els aspectes del projecte.
Supervisar
és comprovar com estan progressant les activitats d'un projecte. És observació,
observació sistemàtica i amb un propòsit.
Supervisar
també implica informar sobre el progrés del projecte als donants, executors i beneficiaris
del projecte.
Aquests
informes possibiliten l'ús de la informació recollida per la presa de decisions
amb la finalitat de millorar la marxa del projecte.
1.2
Propòsit de la supervisió:
La
supervisió és molt important en la planificació i en la implementació del projecte.
És
com controlar cap a on et dirigeixes quan vas en bici: pots rectificar mentre estàs
en marxa i assegurar-te que vas pel camí correcte.
La
supervisió facilita informació que serà útil per:
- Analitzar
la situació en la comunitat i en el seu projecte.
- Determinar
si les aportacions al projectes estan ben utilitzades.
- Identificar
els problemes que afecten a la comunitat o al projecte i trobar solucions.
- Assegurar-se
que totes les activitats es duen a terme de manera apropiada, per la gent apropiada
i puntualment.
- Utilitzar
lliçons apreses en un projecte per a un altre.
- Determinar
si la manera en què el projecte es va planificar és la més apropiada per solucionar
el problema que tenim plantejat.
2.
Supervisió, planificació i implementació:
Un projecte consisteix
en una sèrie d'activitats (inversions) que tenen com objectiu la resolució de problemes
particulars dintre d'un període de temps concret i en un lloc en concret. Les inversions inclouen
temps, diners i recursos humans i materials. Abans d'assolir els objectius, un projecte
travessa diverses etapes. La supervisió ha de tenir lloc a totes les etapes del
cicle d'un projecte i ha d'estar integrada en elles.
Les
tres etapes bàsiques inclouen:
- Planificació
del projecte (anàlisi
de la situació, identificació del problema, definició de la meta, formulació
d'estratègies, disseny d'un pla de treball i elaboració del pressupost).
- Implementació
del projecte (mobilització,
utilització i control de recursos i operació del projecte), i
- Avaluació
del projecte.
La
supervisió l'han de portar a terme tots els individus i institucions que tenen un
interès en el projecte. Per implementar un projecte de manera eficient, les persones
que el planifiquen i l'implementen ho haurien de fer per a totes les etapes que s'interrelacionen
entre sí des del començament.
Al
"Manual per a activistes" dèiem que les qüestions
clau de
la planificació i la gestió són: (1) Què volem? (2) Què tenim? (3) Com utilitzem
el que tenim per aconseguir el que volem? i (4) Què passarà quan ho aconseguim?
Es poden modificar, utilitzant "on" en lloc de "què", doncs els principis són els
mateixos.
- Les
qüestions, doncs, quedarien de la manera següent:
- On
som?
- On
volem anar?
- Com
hi anem? i
- Què
passa a mesura que ho fem?
2.1
Anàlisi de la situació i definició del problema:
Aquesta
etapa correspon a la qüestió "On som?" (Què tenim?).
L'anàlisi
de la situació és un procés a través del qual identifiquem les característiques
generals i els problemes de la comunitat. Implica la identificació i definició
de les característiques i problemes específics a unes categories particulars de
persones de la comunitat. Poden ser persones amb discapacitat, dones, joves, pagesos,
comerciants i artesans.
L'anàlisi
de la situació es fa mitjançant el recull de la informació necessària per entendre
la comunitat com un tot i els individus dintre de la comunitat. La informació que
s'ha de recollir implica què ha passat, què està passant ara, i que s'espera que
passi en el futur, basat en les experiències de la comunitat.
La
informació necessària per entendre la comunitat inclou, entre altres coses:
- Característiques
de la població (per exemple, sexe, edat, tribu, religió i tamany de les famílies).
- Estructures
polítiques i administratives (per exemple, comitès comunitaris i consells locals).
- Activitats
econòmiques (incloent-hi agricultura, comerç i pesca).
- Tradicions
culturals (per exemple, herència i el sistema de clans), transicions (per exemple,
casaments i ritus funeraris) i ritus de pas (per exemple, la circumcisió).
- Projectes
que ja estan en marxa, com els que desenvolupen els governs locals, de districte,
el govern central, les organitzacions no governamentals (ONG), i les organitzacions
basades en la comunitat (OBC).
- Infraestructura
socio-econòmica o instal·lacions comunals (per exemple, escoles, unitats bàsiques
de salut i carreteres d'accés).
- Organitzacions
comunitàries (per exemple, grups d'estalvi i de crèdit, grups de dones, grups d'auto-ajuda
i grups d'inhumació), les seves funcions i les seves activitats.
La
informació per a l'anàlisi de la situació i la definició del problema s'ha de
recollir amb la col·laboració dels membres de la comunitat utilitzant diverses
tècniques. Així ens assegurarem una informació vàlida, veraç i global sobre
la comunitat i els seus problemes.
Es
poden utilitzar algunes de les tècniques següents:
- Revisió
de documents.
- Enquestes.
- Debats
amb individus, grups específics i la comunitat sencera.
- Entrevistes.
- Observacions.
- Escoltar
a la gent.
- Pluja
d'idees.
- Converses
informals.
- Fer
un inventari dels recursos, serveis i oportunitats socials de la comunitat.
- Caminades
i mapes transversals.
- Arbre
de problemes.
L'anàlisi
de la situació és molt important abans de dur a terme qualsevol intent de solucionar
un problema perquè:
- Ofereix
una oportunitat per entendre la dinàmica de la comunitat.
- Ajuda
a clarificar les condicions socials, econòmiques, culturals i polítiques.
- Ofereix
una oportunitat inicial per a la participació de la gent en totes les activitats
del projecte.
- Permet
la definició dels problemes comunitaris i les seves solucions, també comunitàries.
- Ofereix
la informació necessària per determinar objectius, plans i implementacions.
L'anàlisi
de la situació ha de ser continu, amb el fi de proporcionar informació addicional
al llarg de la implementació, supervisió i replanificació del projecte. L'anàlisi
de la situació i la identificació del problema s'han de supervisar per assegurar-nos
que una informació correcta i actualitzada sobre la comunitat i els seus problemes
sempre està a l'abast.
Ja
que la supervisió s'ha d'integrar en tots els aspectes o fases del procés, ara
procedirem a analitzar cada fase i a considerar els aspectes de la supervisió associats
a cadascuna d'elles.
2.2.
Establir metes i objectius:
L'establiment demetes planteja la pregunta "on volem anar?" (què volem?).
Abans
d'iniciar qualsevol intent d'implementació d'un projecte, els planificadors, implementadors
i beneficiaris han de fixar les metes i objectius. Vegeu Pluja
d'idees per
trobar un mètode participatiu per aconseguir-ho.
Una
meta és una declaració general del que s'ha de fer per solventar un problema. Defineix,
de manera general, què s'espera d'un projecte. Una meta sorgeix d'un problema que
s'ha d'esmenar i mostra el destí final d'un projecte. Els objectius són sub-grups
limitats dintre d'una meta i han de ser específics, per poder ser abastables.
Els
objectius han de ser "SMART."
Han de ser:
-
- Específics:
clars sobre què, on, quan i com es canviarà la situació.
- Mesurables:
capaços de quantificar els fins i beneficis.
- Realitzables:
capaços d'assolir els objectius.
- (coneixent
els recursos i capacitats a disposició de la comunitat)
- Realistes:
capaços d'obtenir el nivell de canvi reflectit en l'objectiu, i
- Finits:
amb un període de temps definit per dur-los a terme.
Per
assolir els objectius d'un projecte, és essencial avaluar els recursos disponibles
dintre de la comunitat i aquells que es puguin obtenir de recursos externs. Vegeu Descobrir
recursos ocults.
Els
planificadors, implementadors i membres de la comunitat han d'identificar els entrebancs
amb els que es poden trobar mentre executen el projecte i com poden superar-los.
Basats en l'extensió dels entrebancs i de les forces positives, els implementadors
poden decidir si continuen amb el projecte o l'abandonen.
Les
metes i els objectius proporcionen la base per supervisar i avaluar un projecte.
Són la vara contra la que es mesurarà l'èxit o el fracàs del projecte.
Generar
estructures i estratègies:
Aquest
aspecte formula la tercera
qüestió
clau,
"Com hi arribem?" (Com arribem a on volem amb el que tenim?).
Els
planificadors i implementadors (les comunitats i els seus valedors) han de decidir
com implementaran un projecte, quina és l'estratègia. Posar-se d'acord en l'estratègia
implica determinar tot allò que cal (aportacions) per dur a terme el projecte, definir
els diferents grups o individus i el paper que cadascun d'ells tindrà en el projecte.
Aquests grups i individus que juguen un paper particular en el projecte s'anomenen
"actors".
Per
tant, la generació d'estructures i estratègies implica:
- Debatre
i arribar a acords sobre les activitats que es duran a terme durant la implementació.
- Definir
els diferents actors de dintre i fora de la comunitat i els seus papers, i
- Definir
i distribuir els costos i materials necessaris per implementar el projecte.
Després
d'establir la idoneïtat de les decisions, el comitè executiu ha de debatre i consensuar
amb tots els actors com s'implementarà el projecte. D'això se'n diu dissenyar un
pla de treball. (Com aconseguim allò que volem?) Un pla
de treball és
una descripció de les activitats necessàries organitzades en etapes, amb una indicació
aproximada de la seva temporització.
Per
dissenyar un bon pla de treball, els implementadors han de:
- Enumerar
totes les tasques necessàries per implementar un projecte.
- Col·locar
les tasques en l'ordre en què s'implementaran.
- Exposar
les responsabilitats de cada actor.
- Temporitzar
cadascuna de les activitats.
El
pla de treball és una guia per implementar el projecte i una base per supervisar-lo.
Per tant, ajuda a:
- Finalitzar
el projecte a temps.
- Fer
les coses que cal en l'ordre que cal.
- Identificar
qui serà responsable de cada activitat.
- Determinar
quan començar la implementació del projecte.
Els
implementadors i planificadors han de consensuar els indicadors de supervisió. Els
indicadors de supervisió són senyals quantitatives i qualitatives (criteris) per
mesurar o avaluar els assoliments de les activitats i objectius del projecte. Els
indicadors mostraran fins a quin punt s'han assolit els objectius de cada activitat.
Els indicadors de supervisió han de ser explícits, pertinents i verificables de
manera objectiva.
Els
indicadors de supervisió són de quatre tipus:
- Indicadors
d'aportacions:
descriuen què passa en el projecte (per exemple, el nombre de totxos necessaris
i la quantitat de diners invertits en comprar-los).
- Indicadors
de rendiment:descriuen
l'activitat del projecte (per exemple, el nombre d'aules construïdes).
- Indicadors
de resultats:
descriuen el producte de l'activitat (per exemple, el nombre d'alumnes assistents
a l'escola).
- Indicadors
d'impacte:
mesuren el canvi en les condicions de la comunitat (per exemple, com s'ha reduït
l'analfabetisme en la comunitat).
Deixar
constància escrita de les estructures i estratègies ajuda a la supervisió del
projecte perquè són elles les que especifiquen què es farà durant la implementació
del projecte. La planificació ha d'indicar què s'ha de supervisar, qui ho ha de
supervisar i com s'ha de portar a terme la supervisió.
2.4.
Implementació:
La
supervisió de la implementació formula la quarta qüestió clau: "Què passarà
quan ho fem?"
La
implementació és l'etapa en què totes les activitats planificades es posen en
marxa. Abans de la implementació d'un projecte, els implementadors (encapçalats
pel comitè del projecte o per la seva executiva) ha d'identificar els seus punts
forts i febles (forces internes), oportunitats i amenaces (forces externes).
Els
punts forts i les oportunitats són forces positives que s'han d'explotar per implementar
un projecte eficientment. Els punts febles i les amenaces són entrebancs que poden
obstaculitzar la implementació del projecte. Els implementadors s'han d'assegurar
de trobar mitjans per superar-los.
La
supervisió és important en aquesta fase de la implementació per assegurar-nos
de que el projecte s'implementa d'acord amb la temporització decidida. Aquest és
un procés continu que s'ha d'organitzar abans de començar la implementació del
projecte.
Les
activitats de supervisió han d'aparèixer com a tals en el pla de treball i han
d'implicar a tots els interessats. Si les activitats no s'estan desenvolupant de
manera adequada, s'han de fer els arranjaments necessaris per identificar el problema
i poder fer les correccions necessàries.
La
supervisió és important també per assegurar-se de que les activitats s'estan implementat
tal i com van ser planificades. Això ajuda als implementadors a mesurar fins a quin
punt estan assolint les seves metes. Això es basa en el benentès que el procés
mitjançant el qual s'implementa un projecte té un gran efecte en el seu ús, operativitat
i manteniment.
Per
tant, quan la implementació del projecte no és satisfactòria, els implementadors
s'han de preguntar i respondre la qüestió "Com podem arribar-hi millor?"
2.5.
Resum de la relació:
Tot
l'explicat fins ara il·lustra l'estreta relació existent entre la supervisió,
la planificació i la implementació.
Demostra
que:
- La
planificació descriu com s'ha de dur a terme la implementació i la supervisió.
- La
implementació i la supervisió estan guiades pel pla de treball del projecte.
- La
supervisió ofereix informació per la planificació del projecte i la seva implementació.
Hi
ha una relació estreta i de reforç (recolzament) mutu entre la planificació, la
implementació i la supervisió. Cap d'elles no es pot dur a terme aïllament, sense
les altres dues, i quan es fa una de les tres, els planificadors i implementadors
han d'ocupar-se també de les altres.
3.
Avaluació:
L'avaluació
és el procés mitjançant el qual jutgem què ha assolit un projecte o programa,
particularment en relació amb les activitats planificades i els objectius generals.
Implica un judici de valor i, per tant, és diferent de la supervisió (que consisteix
en l'observació i informació d'aquestes observacions).
3.2.
Propòsit de l'avaluació:
L'avaluació
és important per identificar els obstacles o entrebancs que dificulten que el projecte
assoleixi els seus objectius. D'aquesta manera es poden identificar i implementar
solucions per a aquests entrebancs.
L'avaluació
també possibilita als planificadors i implementadors del projecte valorar els beneficis
i costos que aquest comporta tant als seus beneficiaris directes com indirectes.
Si el projecte implementat consisteix, per exemple, en la protecció d'una font d'aigua,
l'avaluació subratlla els beneficis per a la gent que hi agafa i utilitza l'aigua
i el cost per a les persones la terra i les collites de les quals es destrueixen
durant el procés de recollida de l'aigua.
L'avaluació
és essencial per extreure'n conclusions de l'experiència d'implementació del projecte
i per utilitzar-les en la planificació d'altres projectes en la mateixa comunitat
o en d'altres.
Finalment,
l'avaluació ha d'oferir un panorama clar de fins a quin punt s'han complert els
objectius fixats per a les activitats i pel projecte del que formen part.
3.3.
El procés d'avaluació:
L'avaluació
es pot i s'ha de fer (a) abans, (b) durant i (c) després de la implementació del
projecte.
Abans
de la implementació del projecte,l'avaluació
es necessita per a:
- Valorar
les possibles conseqüències que el projecte (o projectes) planificats tindran sobre
les persones de la comunitat al llarg d'un període de temps.
- Prendre
una decisió final sobre quina alternativa de projecte s'implementarà.
- Ajudar
a prendre una decisió sobre com s'implementarà el projecte.
Durant
la implementació del projecte:
L'avaluació ha de ser un procés continu i ha de tenir lloc en totes les activitats
d'implementació del projecte. Això possibilita que els planificadors i implementadors
del projecte revisin de forma progressiva les estratègies del projecte d'acord amb
les circumstàncies canviants per aconseguir els objectius desitjats en les activitats
i el projecte.
Després
de la implementació del projecte:
Serveix per recapitular sobre els processos de planificació i implementació del
projecte, i sobre els seus resultats. Això ens ajudarà a:
- Identificar
obstacles o entrebancs inherents a la fase d'implementació.
- Valorar
els beneficis reals i el nombre de persones que se'n beneficien.
- Proporcionar
idees sobre la solidesa del projecte, per possibles repeticions.
- Proporcionar
un panorama clar de fins a quin punt s'han complert els objectius fixats per al projecte.
4.
Informació per a la gestió:
La
informació per a la gestió i
la gestió de la informació són dues coses diferents: la informació per a la gestió
és un tipus d'informació (les dades), mentre que la gestió de la informació és
un tipus de gestió (el sistema).
La
gestió de la informació és el procés d'anàlisi i ús de la informació que s'ha
recollit i emmagatzemat per possiblitar als gestors (a tots els nivells) que prenguin
decisions informades. La informació per a la gestió és la informació necessària
per poder prendre decisions de gestió.
La
supervisió ofereix informació sobre el que està passant al projecte. Aquesta informació
es recull durant les fases de planificació i implementació. La informació ajuda
a detectar si hi ha quelcom que no funciona al projecte. Amb aquesta informació,
la gestió pot trobar solucions per assegurar-ne l'èxit.
4.1.
La importància de la informació per a la gestió:
La
informació per a la gestió és important per a:
- Prendre
les decisions necessàries per millorar la gestió d'instal·lacions i serveis, y
- Dur
a terme la planificació, implementació, supervisió i avaluació participatives.
4.2.
Com gestionar la informació:
Per
poder utilitzar la informació per prendre decisions de gestió, la informació s'ha
de gestionar (recollir, registrar i analitzar). Si bé és cert que la gestió de
la informació (el procés de recollir i registrar informació) i la informació
per a la gestió (la informació necessària per prendre decisions ben informades)
són diferents, sempre es reforcen entre elles i no es poden separar en les operacions
del dia a dia.
Per
tant, la informació per a la gestió implica:
- determinar
quina és la informació que es necessita,
- recollir
i analitzar la informació,
- registrar-la
i recuperar-la quan sigui necessària
- utilitzar-la
- divulgar-la.
Determinar
quina és la informació que es necessita:
Durant la planificació, gestió i supervisió del projecte es genera molta informació.
Part d'ella és necessària per prendre decisions de gestió immediates, altra part
per decisions de gestió posteriors. Per tant, un bon sistema de gestió de la informació
ha d'ajudar als administradors del projecte a saber quina informació necessiten
recollir, per prendre diferents decisions de gestió en diferents moments.
Recollir
i analitzar la informació per gestionar-la::
La informació es pot obtenir d'informes de tècnics, llibres de registre, formularis
dels diferents actors que prenen part en el projecte, reunions comunitàries, entrevistes,
observació i mapes de la comunitat.
Registrar
la informació:
És important conservar la informació per referències futures. La informació es
pot emmagatzemar en les llibres de registre locals, informes del projecte, formularis
i fins i tot al cap. El principi més important del registre de la informació és
la facilitat per poder recuperar-la més tard.
Utilitzar
la informació:
La informació es pot utilitzar per resoldre problemes de la comunitat, determinar
els recursos (quantitat i naturalesa), demanar suport i determinar projectes futurs.
Divulgació
o flux d'informació::
Per poder utilitzar la informació de manera adequada, cal compartir-la amb altres
interessats o usuaris. Així, els altres interessats poden utilitzar també aquesta
informació per les seves decisions de gestió i poden ajudar a la persona que recull
informació a donar-li sentit i ús pels seus objectius de gestió.
La
informació l'han de compartir els membres del poble, parroquia, comarca, districte,
organisme nacional, ONGs i el donant.
La
informació per a la gestió forma part de la supervisió perquè aquesta informació
s'obté durant la supervisió i ajuda en la planificació i implementació de les
activitats de la mateixa.
Tant
si prové dels treballadors com dels interessats, una de les formes més efectives
d'obtenir informació útil sobre la supervisió és mitjançant la
Revisió
anual.
Encara que se la descriu com una manera d'obtenir informació per a la gestió participativa,
també es pot utilitzar per obtenir informació per a la supervisió.
5.
Participació en la supervisió del projecte:
La
supervisió té un paper fonamental en la gestió i implementació d'un projecte,
i no es pot confiar a un sol interessat. Han de participar en la supervisió tants
individus i institucions com sigui possible d'entre els que tenen interessos en el
projecte.
5.1.
Avantatges de la participació:
Els
avantatges de la participació en la supervisió inclouen: (a) realització comú,
(b) increment de la responsabilitat, (c) millors decisions, (d) millora en el rendiment,
(e) perfeccionament del disseny i (f) més informació.
Concordància
en la interpretació de problemes e identificació de solucions :
La supervisió participativa ajuda als interessats a tenir una percepció compartida
dels problemes als que s'ha d'enfrentar la comunitat o el projecte (les seves causes,
magnitud, efectes i implicacions).
Això
facilita la identificació de les solucions. Aquestes solucions tenen més possibilitats
de resultar apropiades perquè deriven de la situació actual.
Beneficia
els grups destinataris i millora la responsabilitat :
La participació en la supervisió assegura que les persones per les qui es va pensar
el projecte són els que se'n beneficien.
Incrementa
la consciència dels drets de les persones, la qual cosa promou la seva participació
en la vigilància en contra de l'apropiació indeguda de recursos del projecte. I
això fa que la implementació del projecte sigui menys cara.
Millora
en les decisions preses:
La supervisió proporciona informació necessària a l'hora de prendre decisions
de gestió.
Quan
molta gent participa en la supervisió, això vol dir que han participat en proporcionar
informació per a la gestió i que han contribuit en la presa de decisions. Aquestes
decisions tenen més possibilitats de ser acceptades i rellevants per a la majoria
de la població. Això facilita la mobilització humana i de recursos per a la implementació
del projecte.
Millora
del rendiment durant la supervisió:
si es detecta una desviació en el rendiment, es poden buscar solucions. Per trobar
unes decisions apropiades que puguin ser implementades, es requereix la participació
de les persones que posaran la solució en pràctica.
Per
tant, la participació en la supervisió pot ajudar a millorar el rendiment del projecte.
Disseny
de projectes:
La informació generada durant la supervisió dels projectes ajuda a redissenyar-los
per fer-los més adequats a cada cas en concret.
Les
lliçons apreses també es poden utilitzar en el disseny de projectes similars en
altres llocs.
Recollida
d'informació:
Si són moltes les persones que participen en la supervisió, és més factible que
la informació recollida sigui més acurada. Això és així perquè la informació
que omet una part pot ser recollida per una altra.
Cadascú
dels interessats emfatitza de manera diferent un o altre aspecte del projecte, utilitzant
mètodes diferents. Paral·lelament, sabent que la informació que recullen serà
verificada, eviten els informes deliberadament erronis.
5.2.
Reptes de la participació en la supervisió:
Si
bé és cert que la participació en la supervisió té moltes virtuts, també ho
és que té molts reptes. Aquests inclouen: (a) costos alts, (b) variacions en la
informació, i (c) imprecisions.
Costos
inicials alts:
La participació en la supervisió requereix molts recursos (per exemple, temps,
transport i dietes relacionades amb les intervencions). És un procés exigent que
pot desbordar l'esperit de voluntariat a nivell de la comunitat i els recursos financers
a nivell de districte i nacional. Per tant, ha de ser simple i centrada en elements
vitals.
Quantitat
i varietat d'informació:
La supervisió requereix recollir, documentar i compartir un gran ventall d'informació.
Això s'ha de fer amb molts coneixements que la comunitat no té. Per tant, precisa
molt de temps i recursos per desenvolupar aquesta capacitat. També existeix el risc
d'informes erronis.
Informació
poc acurada:
Alguns interessats, des del nivell de la comunitat fins al nivell nacional, poden
donar, de forma interessada, informació incorrecta per dibuixar un millor rendiment
o per diferències amb la comunitat o el projecte. Per contrarestar els informes
falsos o incorrectes, cal una presa de consciència i un desenvolupament del consens
difícil d'obtenir.
Evidentment,
els avantatges de la supervisió són més numbrosos que els seus incovenients. Per
tant, és necessari encoratjar i recolzar la supervisió participativa alhora que
ideem maneres de contrarestar els seus riscos.
6.
Nivells de supervisió:
La
supervisió l'han de dur a terme tots els interessats a tots els nivells. Però cada
nivell té uns objectius específics, uns mètodes específics i, per tant, uns rols
específics per la supervisió.
Perquè
la supervisió sigui efectiva, es necessita un mecanisme que posi a l'abast de totes
les persones involucrades a tots els nivells (comunitat, districte, nacional i doants)
el "feedback" oportú.
6.1.
Supervisió a nivell comunitari:
El
nivell comunitari és on tenen lloc la implementació i els beneficis del projecte.
En la majoria dels casos, és el nivell del poble o veïnat. A aquest nivell, l'objectiu
prioritari de la supervisió és la implementació i gestió dels projectes. L'interès
de la comunitat com un tot en la supervisió de la construcció d'una escola, per
exemple, és assegurar-se que aquesta construcció (un
resultat)
s'està portant a terme com es va planificar.
Els
objectius específics de la supervisió en aquest nivell inclouen, doncs, (a) assegurar-se
que els projectes s'implementen a temps, (b) que són de bona qualitat i (c) que
les aportacions al projecte estan sent ben utilitzades.
La
supervisió a aquest nivell implica: Identificar
un projecte comunitari.
Aquesta identificació s'ha de fer de manera participativa per reflectir les necessitats
de la comunitat i estimular l'interès de la gent en la seva implementació i supervisió.
Si
el procés d'identificació del projecte no es fa bé i no reflecteix els interessos
comunitaris, és probable que les comunitats no participin en la supervisió de les
activitats d'implementació.
Identificar
l'equip o equips que dirigirà(n) la supervisió del
projecte a la comunitat. S'han d'especificar i explicar els rols de cada equip, com
han de portar a terme el procés de supervisió, i l'ús i intercanvi amb altres
grups de dins i fora de la comunitat de la informació generada.
Dissenyar
un pla
de treball que
guïi en la supervisió del projecte. El pla de treball ha d'especificar les activitats
en el ordre en què seran executades i els individus que les executaran. Això ajuda
a les persones que es dediquen a supervisar a saber quines són les activitats que
s'han de dur a terme, qui les ha de dur a terme i en quin període de temps. Si les
activitats no es porten a terme, les persones que es dediquen a la supervisió tenen
així una guia a l'hora de trobar solucions.
Determinar
les activitats principals del
pla de treball. Si bé és cert que totes les activitats del pla de treball són
necessàries i s'han de supervisar, resulta útil identificar les activitats principals
basant-se en quins objectius i indicadors s'establiran. Per exemple, si les activitats
preparatòries en un projecte de construcció d'una escola inclouen la mobilització
comunitària, el préstec d'aixades d'un poblat veí, cavar el terra i anar a recollir
aigua per fer els maons, l'activitat principal que resumeix totes les subactivitats
seria fer els maons.
Determinar
els indicadors dels objectius per a cada l'activitat.
Els indicadors ajuden a l'equip supervisor a mesurar l'assoliment dels objectius
de cada activitat. En el nostre exemple, un indicador podria ser el nombre de maons
fets.
Comparar
el que està passant amb el que estava planificat .
S'ha de fer al llarg del procés per saber si el projecte segueix l'agenda com s'havia
planificat. Els supervisors han de comprovar els indicadors per mesurar fins on s'ha
arribat en l'assoliment dels objectius. Això implica vigilar la qualitat de la feina
per assegurar-se de que és bona. L'equip de supervisió pot necessitar la col·laboració
d'un tècnic, com ara un artesà local o un tècnic del districte per comprovar la
qualitat del projecte (si es tracta d'una construcció).
L'equip
supervisor ha d'acordar la freqüència amb què visitarà el lloc del projecte per
verificar com s'està desenvolupant. Per a un projecte comunitari, per evitar grans
desviacions del pla de treball, les visites de supervisió s'haurien de dur a terme,
com a mínim, un cop per setmana.
Per
a cada activitat, l'equip supervisor ha d'identificar els objectius. Per exemple,
l'objectiu de fabricació de maons com a activitat del projecte de construcció de
l'escola podria ser fer deu mil maons per finals del mes de febrer.
Sempre
que es duu a terme una visita de supervisió, els supervisors han d'escriure el que
troben. Ho poden fer utilitzant un formulari adjunt a l'annex o acordar qualsevol
altre format que reflecteixi els resultats de l'exercici en relació amb el pla de
treball. Les troballes de les visites de supervisió s'han de discutir amb els altres
membres del comitè d'implementació. Els equips de supervisió i d'implementació
han de fer ús de l'informació recollida per detectar i solucionar els problemes
que afronta el projecte.
Els
equips de supervisió i implementació han d'emmagatzemar bé la informació i utilitzar-la
per accions futures i per informar a altres interessats. A cada lloc on es desenvolupa
un projecte hi ha d'haver un expedient amb còpies dels informes de supervisió i
altres documents relacionats amb el projecte.
6.2.
La supervisió a nivell comarcal i regional:
Els
funcionaris comarcals i regionals han de recollir informació procedent de la supervisió
comunitària (relacionada amb com les aportacions s'han transformat en resultats).
També han de supervisar el rendiment del projecte (per exemple, l'impacte de la
construcció de l'escola en els nivells de matriculació d'alumnes). La comarca també
ha de supervisar l'increment de la força, capacitat i poder de la comunitat destinatària
per estimular el seu propi desenvolupament.
Per
tant, els objectius inclouen el recolzament de la millora del rendiment i la mesura
de l'aplicabilitat de la manera en què el projecte es va dissenyar en relació amb
l'enfortiment de la comunitat.
Els
mètodes de supervisió que es poden adoptar en aquest nivell inclouen (a) supervisió
freqüent i (b) recolzament qualitatiu.
Supervisió
freqüent i recolzament a la supervisió:
Requereix que el coordinador del projecte a nivell regional, l'ajudant per al desenvolupament
comunitari i altres treballadors tècnics i polítics de la regió i la comarca visitin
els llocs on es desenvolupa el projecte per constatar com s'està desenvolupant en
relació amb com estava planificat.
Al
lloc on es desenvolupa el projecte s'ha de conservar un expedient amb una còpia
del pla de treball i dels informes de la supervisió comunitària. Això ajudarà
a tot aquell que vulgui comparar el progrés amb el pla de treball i veure els comentaris
de l'equip de supervisió sense haver de contactar personalment amb els membres de
l'equip, que poden no estar disponibles en aquell moment.
Durant
la supervisió freqüent, s'han de portar a terme conversacions amb totes les persones
involucrades en la implementació i supervisió del projecte. Fixa't en la manera
en què cada equip duu a terme les seves tasques (com a manera de verificar l'increment
en la capacitat comunitària).
Fes
i registra tots els comentaris sobre bons i mals elements en el projecte. Recomana
solucions que mostrin qui les ha de portar a terme, amb els efectes financers, de
temps i negatius que sen' poden derivar si no es realitzen. S'ha de dipositar una
còpia d'aquests comentaris a l'expedient o registre del lloc on es desenvolupa el
projecte i una altra s'ha de discutir i arxivar a la seu regional.
Les
comarques i regions han d'organitzar les converses per discutir el progrés del projecte
com a mínim un cop al mes. Hauràs d'arxivar i enviar un informe sobre el progrés
del projecte com a part de l'informe mensual rutinari a les oficines regionals i
a les nacionals.
Els
temes principals que s'han d'inspeccionar durant la supervisió regional i comarcal
inclouen:
- Els
nivells reals de les contribucions fetes per la comunitat, la comarca, la regió
i els donants (incloent-hi donacions, materials, temps i ajuda tècnica).
- Puntualitat
en la implementació i qualitat dels projectes.
- Ús
apropiat i responsable dels recursos aportats per la comunitat i pels donants.
- Nivel
d'implicació comunitària en el projecte.
- Compromís
i rendiment dels comitès comunitaris.
- Ús
adequat i a temps de la informació generada per la supervisió comunitària freqüent.
Investigació
qualitativa:
La comarca, en col·laboració amb la regió, ha d'organitzar discussions en grup
sobre els plantejaments, entrevistes amb informadors clau i grups de discussió comunitaris,
com a mínim dues vegades l'any, amb les comunitats i altres informants clau.
Aquestes
invetigacions ajudaran la regió a:
- Verificar
part de la informació recollida per la comunitat i la regió.
- Obtenir
informació de temes no recollits durant la supervisió freqüent.
- Comentar
sobre el terreny amb les comunitats les possibles solucions als problemes que obstaculitzen
el desenvolupament del projecte.
- Parlar
amb la comunitat, aprendre d'ells, explicar temes de desenvolupament de la capacitat.
Aquestes
investigacions qualitatives han de ser simples i implicar als membres de la comunitat
per reduir costos i fer possible que aquests membres de la comunitat aprenguin a
dur-los a terme com un mitjà per enfortir la comunitat. Els resultats s'han d'analitzar
en relació amb la comunitat i els resultats de la regió i s'han d'utilitzar per
discutir solucions.
Els
resultats han d'estar ben documentats i s'han de compartir a nivell nacional perquè
serveixin d'ajuda a la informació per a la gestió d'abast nacional.
Els
temes principals de les investigacions qualitatives són:
- Establir
si els projectes s'ajusten a les prioritats comunitàries (i també si la identificació
del projecte és l'apropiada).
- Coneixement
del projecte i apreciació de la seva metodologia que tenen els membres de la comunitat,
i la seva disposició a participar i contribuir a les seves activitats.
- Efectivitat
dels membres de la comunitat en la supervisió del projecte.
- Opinions
dels membres de la comunitat sobre la qualitat i ús dels recursos (responsabilitat).
- Coneixements
(per exemple, capacitat de presa de decisions i de negociació) adquirits per certes
persones de la comunitat durant la implementació del projecte.
- Coneixement
per part de la comunitat dels seus drets i obligacions.
Abans
de les investigacions qualitatives, cada comarca i regió ha d'identificar i discutir
qualsevol buit d'informació per a la gestió per elaborar temes periòdics. Durant
aquesta etapa s'han de concertar també els dissenys específics.
6.3.
Supervisió a nivell nacional i de donants:
La
supervisió a nivell nacional i de donants consisteix en averiguar si les aportacions
al projecte s'empleen de forma correcta (de tal manera que s'obtenen els resultats
desitjats), si el disseny del projecte és l'adequat i per aprendre.
Els
objectius de la supervisió a aquest nivell són:
- Assegurar-se
que les aportacions són utilitzades de manera eficient i efectiva.
- Que
les activitats planificades es duen a terme.
- Mesurar
l'aplicabilitat de la metodologia en l'enfortiment de la comunitat.
- Adquirir
experiència de la intervenció en el projecte per altres projectes futurs, tant
al mateix país com en d'altres. Aquesta experiència servirà de base per repetir
la metodologia del projecte.
Els
mètodes de supervisió a aquest nivell són: (a) la supervisió freqüent o periòdica,
(b) investigació d'accions i (c) enquestes.
Supervisió
periòdica:
La supervisió periòdica s'ha de fer trimestralment, per part de treballadors del
projecte i de la secció de planificació del ministeri, amb la finalitat de comprovar
els nivells d'activitat i els objectius. Com que l'oficina nacional rep informació
sobre els projectes i les activitats a través dels informes regionals mensuals,
l'abast de la supervisió periòdica nacional ha de ser limitat. Ha de cobrir aspectes
que semblin contradictoris, problemàtics, molt satisfactoris o únics. Això farà
possible que l'oficina nacional aporti el suport necessari i n'extregui les conclusions
oportunes.
Investigació
d'accions i estudis qualitatius:
L'oficina nacional ha de portar a terme estudis qualitatius a fons un cop a l'any.Aquests
estudis s'han de centrar en extreure experiències del disseny de projectes i de
la seva implementació per poder repetir-les a posteriori.
Per
tant, els temes principals d'aquest nivell són:
- La
contribució de projectes comunitaris a les prioritats nacionals i dels donants.
- Satisfacció
experimentada per les comunitats (nivells d'utilització dels serveis i instal·lacions).
- Capacitat
de la comunitat per operar i mantenir els serveis i instal·lacions.
- Capacitat
dels membres de la comunitat per pagar pels serveis i les instal·lacions.
- Conveniència
de la metodologia del projecte en vista de la polítiques nacionals.
- Lideratge,
autoritat i confiança dintre de les comunitats.
- Capacitat
d'inciativa i treball del personal tant dels governs locals com regionals.
- Representativitat
(especialment de les dones) en el procés de presa de decisions de la comunitat.
- Repetició
d'experiències en altres projectes i institucions formatives.
- Desenvolupament
de les capacitats de les persones i institucions existents.
- Funcionament
dels sistemes de supervisió i d'informació per a la gestió existents.
Enquestes:També
s'han de dur a terme enquestes per recollir dades quantificables i complementar la
informació reunida mitjançant altres mètodes. Es poden contractar organismes externs,
com ara universitats, perquè les portin a terme.
6.4.
Temes i procediments de supervisió a diferents nivells:
Els
temes i procediments de supervisió estan descrits aquí per cada nivell en particular.
Això és així per emfatitzar que és feina dels interessats encapçalar la supervisió,
però no són els únics responsables de dur-la a terme. A la pràctica, els temes
i procediments dels diferents interessats se solapen. Cada interessat ha de recolzar
els altres en les responsabilitats de supervisió.
Els
temes que es mencionen aquí no estan desenvolupats de manera exhaustiva, però apunten
el que s'ha de fer. Per tant, cada nivell ha recollir tota la informació que consideri
rellevant per cada situació en particular.
Es
presenten en tres taules: (1) nivell comunitari, (2) nivell regional i (3) nivell
nacional, indicant els temes clau a cada nivell.
6.5.
Nivel comunitari:
A
nivell comunitari, els tres actors principals en la intervenció per a la potenciació
comunitària són:
- L'executiva
de l'OBC o el Comitè d'implementació (CI) del projecte comunitari.
- Els
activistes comunitaris.
- Comitè
Local de Desenvolupament (CLD).
La
taula següent contempla els principals temes d'interès, indicadors de supervisió,
mitjans d'observació, freqüència i procediments de supervisió suggerits per a
cadascun d'aquests tres agents interessats.
|