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NÍVEIS DE MONITORAMENTO

Comunidade, Distrito, Nacional, Doador

por Phil Bartle, PhD

Traduzido por Marina Lourenço

Apostila da Oficina

Métodos de monitoramento diferem em cada nível, e complementam-se um ao outro

Não há um vocabulário universal para os diferentes níveis do governo e da administração do nível da comunidade ao nível nacional. A terminologia varia de país para país. Eu não posso, portanto, usar um conjunto de termos que possa ser aplicado em muitos países, entretanto princípios e métodos do fortalecimento da comunidade são universalmente similares (com pequenas variações entre países) . Já que esses módulos de treinamento foram desenvolvidos em Uganda, eu estou usando a terminologia de Uganda.

Quando Museveni chegou ao poder, eles foram do Conselho de Resistência Nível Um (comunidade ou vila) para o Conselho de Resistência Nível Cinco (Distrito). Mais recentemente, Uganda reverteu para uma antiga terminologia com resquícios coloniais: 1 = vila, 2 = freguesia, 3 = sub-concelho 4 = concelho e 5 = distrito. Os termos precisos não são importantes aqui; o que é importante é que há funções de monitoramento que vão de vila até o nível nacional. Use quais termos apliquem-se à sua situação.

O monitoramento deve ser executado por todos os interessados em todos os níveis. Cada nível, entretanto, tem objetivos específicos para o monitoramento, métodos e portanto funções.

Para o monitoramento ser efetivo, há necessidade de um mecanismo de enviar feedbacks para todas as pessoas envolvidas em todos os níveis (comunidade, distrito, nacional e doador).

Monitoramento no Nível da Comunidade:

O nível da comunidade é onde a implementação e utilização dos benefícios do projeto tomam lugar. Nesse nível, o propósito maior do monitoramento é melhorar a implementação e gestão de projetos. O interesse da comunidade como um todo em monitorar a construção de uma escola, por exemplo, é assegurar que a construção da escola (uma produção) está sendo feita como planejado.

Os objetivos do monitoramento nesse nível então incluem, (a) assegurar que os projetos são implementados a tempo, (b) que eles são de boa qualidade e (c) que os dados do projeto são bem utilizados.

Monitoramento nesse nível envolve:

Indentificação de um projeto da comunidade. Isso deve ser identificado de uma maneira participatória para refletir as necessidades da comunidade e estimular o interesse das pessoas na implementação e monitoramento.

Se o processo de identificação do projeto não é bem feito e não reflete os interesses da comunidade, é provável que a comunidade não participará das atividades de monitoramento e implementação;

Identificação do(s) time(s) de liderança do monitoramento do projeto na comunidade. As funções de cada time, como eles devem executar o processo de monitoramento, o uso e o compartilhamento da informação gerada com os outros grupos com e sem a comunidade, deve ser especificados e explicados.

Desenvolva um plano de trabalho que guie o monitoramento do projeto. O plano de trabalho deve especificar as atividades na ordem que elas serão executadas e os indivíduos que as executarão. Isso ajuda as pessoas monitorando a saberem que atividades devem ser executadas por cada indivíduo em particular num determinado período. Se as atividades não são executadas, as pessoas monitorando precisam de orientação para encontrar solução(s);

Determine as principais atividades pelo plano de trabalho. Ainda que todas as atividades do plano de trabalho sejam necessárias e devam ser monitoradas, é útil identificar as atividades principais na base de quais objetivos e indicadores deverão ser estabelecidos. Por exemplo se as atividades preparatórias num projeto de construção de escola incluem mobilização da comunidade, empréstimo de enxadas da vila vizinha, escavação do solo e coleta de água para a fabricação de tijolos, a atividade principal resumindo todas as sub atividades poderia ser fabricação do tijolo.

Determine os indicadores para cada objetivo da atividade. Os indicadores ajudam o time monitorando a dizer quão longe eles chegaram em alcançar os objetivos de cada atividade. Em nosso exemplo, um indicador poderia ser o número de tijolos produzidos. E

Compare o que está acontecendo com o que foi planejado deve ser feito no processo para dizer se o processo está no cronograma como planejado. Os monitores devem checar nos indicadores para medir quão longe eles chegaram em alcançar os objetivos. Isso deve envolver a observação da qualidade do trabalho para assegurar que é bom. O time de monitoramento pode precisar envolver uma pessoa técnica como um artesão local ou um técnico do distrito para verificar a qualidade do projeto (se é de uma construção).

O time de monitoramento deve concordar em com que frequência eles devem visitar o local do projeto como uma forma de verificar o que está acontecendo. Para um projeto de comunidade, para evitar grandes desvios do plano de trabalho, as visitas de monitoramento devem ser realizadas uma vez por semana. Durante as visitas ao projeto, o time deve olhar o que está acontecendo (observar) e conversar com todo mundo que está envolvido no projeto;

Para cada atividade, o time de monitoramento devem identificar os objetivos. Por exemplo o objetivo de produzir tijolos como uma atividade durante o projeto de construção de escola poderia ser fazer dez mil tijolos até o fim de Fevereiro.

Quando uma visita de monitoramento é executada, aqueles que monitoram devem escrever o que eles encontraram. Ele podem usar um formulário anexado ou concordar em qualquer outro formato de relatório que capture as conclusões do exercício em relação ao plano de trabalho. As conclusões das visitas de monitoria devem ser discutidas com os outros membros do comitê de implementação. Os times de monitoramento e implementação devem usar a informação coletada para detectar e solucionar os problemas do projeto.

Os times de monitoramento e implementação devem armazenar a informação bem e usá-la nas ações futuras e informar os interessados. Em cada lugar deve haver um arquivo em que cópias dos relatórios de monitoramento e outros documentos relacionados são mantidos.

Monitoramento no Nível de Distrito e Sub-Concelho:

Os oficiais de distrito e sub condado devem recolher informação da comunidade monitorando (monitorando a performance em relação a tornar dados em produção). Eles devem também monitorar o resultado do projeto (por exemplo o efeito da construção da escola nos níveis de registro). O distrito também deve monitorar o aumento da força, capacidade e poder da comunidade alvo para estimular o seu próprio desenvolvimento.

Os objetivos portanto incluem: apoiar a melhoria na performance do projeto e medir a aplicabilidade da forma que o projeto foi desenvolvido em relação ao fortalecimento da comunidade.

Os métodos para monitoramento que podem ser adotados neste nível incluem (a) monitoramento de rotina e (b) apoio qualitativo.

Monitoramento de Rotina e Apoio de Supervisão: Isso requer que o Coordenador de Projeto do Distrito, o Assistente do Desenvolvimento da Comunidade, outra equipe técnica e políticos no distrito e sub concelho visitem os locais do projeto para verificar o que está acontecendo em relação ao que foi planejado.

Uma cópia do plano de trabalho e dos relatórios de monitoramento da comunidade devem ser mantidas no local do projeto. Isto irá ajudar quem queira comparar o progresso com o plano de trabalho e tomar comentários do time de monitoramento para fazê-lo sem a necessidade de encontrar os membros do time de monitoramento que podem não estar disponíveis prontamente.

Durante o monitoramento de rotina, discussões devem ser feitas com todas as pessoas envolvidas na implementação e monitoramento do projeto. Observe a maneira com que cada time executa as suas tarefas (como uma forma de verificar o aumento da capacidade da comunidade).

Faça e registre comentários sobre bons e maus elementos do projeto. Recomende soluções mostrando quem poderia empreendê-las, com efeitos financeiros, temporais e negativos que podem ocorrer ao projeto se elas não forem tomadas. Uma cópia dos comentários deve ser deve ser deixada no arquivo/livro do local do projeto e outra discutida e arquivada no distrito.

Os sub condados e distritos devem organizar discussões sobre o progresso do projeto pelo menos uma vez por mês. E também arquivar e enviar um relatório de progresso do projeto como parte do relatório mensal de rotina para o escritório do distrito e o nacional respectivamente.

As maiores questões para se observar durante o monitoramento de rotina do distrito e do sub condado incluem:

• Níveis das contribuições atuais da comunidade, sub condado, distrito e doador (incluindo fundos, materiais, tempo e perícia);
• Implementação a tempo e qualidade dos projetos;
• Uso apropriado e contabilidade dos recursos da comunidade e dos doadores;
• Nível do envolvimento da comunidade no projeto;
• Comprometimento e performance dos comitês da comunidade; e
• A utilização oportuna da informação gerada pelo monitoramento de rotina da comunidade.

Investigação Qualitativa: O distrito, em ligação com o sub concelho, deve organizar Discussões de Foco em Grupo, Entrevista com Informantes-Chave, e Discussões em Grupo na Comunidade, com comunidades e outros informantes-chave pelo menos uma vez por ano.

Essas investigações devem ajudar o distrito a:

• Verificar um pouco da informação coletada pela comunidade e pelo distrito;
• Receber informação em questões que não são capturadas durante o monitoramento de rotina;
• Discutir no local com as comunidades sobre as possíveis soluções que entravam a performance do projeto;
• Discutir com a comunidade, aprender com eles, explicar questões de construção de capacidade.

Essas investigações qualitativas devem ser simples e envolver os membros da comunidade para reduzir os custos e permitir que os membros da comunidade aprendam como conduzi-los no sentido do fortalecimento da comunidade. As produções devem ser analisadas em relação às conclusões da comunidade e da rotina do distrito e devem também ser utilizadas para discutir soluções.

As conclusões devem ser bem documentadas e compartilhadas no nível nacional para auxiliar a gestão de informação no nível nacional.

As maiores questões durante as investigações qualitativas incluem:

• Estabelecer se os projetos eram prioridades da comunidade (também a adequação da identificação do projeto);
• O conhecimento dos membros da comunidade e a apreciação da metodologia do projeto, e a sua vontade de participar e contribuir para as atividades do projeto;
• Efetividade dos membros da comunidade durante o monitoramento do projeto;
• Opiniões dos membeos da comunidade sobre a qualidade e o uso dos recursos (responsabilidade);
• Habilidades (por exemplo capacidade de tomada de decisão e habilidades de negociação), adquiridas por categorias específicas de pessoas na comunidade durante a implementação do projeto; e
• Compreensão da comunidade dos seus direitos e obrigações.

Antes das investigações qualitativas, cada distrito e sub concelho deve identificar e discutir eventuais lacunas de gestão de informação para forma temas periódicos.

Monitoramento no Nível Nacional e do Doador:

Monitoramento no nível nacional e do doador é descobrir se os dados do projeto estão sendo bem utilizados (produção desejada está sendo realizada), se o desenvolvimento do projeto é apropriado, e para aprendizado.

Os objetivos do monitoramento nesse nível incluem:

• Assegurar que os dados foram eficientemente e efetivamente utilizados.
• Que as atividades planejadas foram realizadas;
• Medir a aplicabilidade da metodologia para fortalecimento da comunidade; e
• Para tirar lições da intervenção no projeto para futuros projetos no país e além. As lições fornecerão base para a réplica da metodologia do projeto.

Os métodos para monitoramento nesse nível incluem: (a) monitoramento de rotina, (b) pesquisa de ação e investigações qualitativas, e (c) pesquisa.

Monitoramento de Rotina: Monitoramentode rotina deve ser feito trimestralmente pela equipe do projeto e pela unidade de planejamento do Ministério para checar os níveis de atividades e objetivos. Já que o nível nacional toma informações sobre os projetos e atividades através de relatórios mensais do progresso do distrito, o monitoramento de rotina nacional deve ser limitado em escopo. Deve cobrir os aspectos que parecem contraditórios, problemáticos, muito satisfatórios ou únicos. Isso irá possibilitar ao escritório nacional oferecer o suporte necessário e tirar lições.

Pesquisa de Ação e Investigações Qualitativas: O escritório oficial deve executar profundas investigações uma vez por ano. Isso deve focar em tomar lições do desenvolvimento do projeto e das experiências de implementação para réplicas.

Logo, as maiores questões nesse nível incluem:

• A contribuição dos projetos da comunidade nas prioridades nacionais e do doador;
• Satisfação derivada das comunidades (nível de utilização do serviço e da facilidade);
• Capacidade da comunidade para operar e manter os serviços e facilidades;
• Aptidão dos membros da comunidade para pagar pelos serviços e facilidades;
• Adequação da metodologia do projeto à luz das políticas nacionais;
• Liderança, autoridade e confiança dentro das comunidades;
• Construção de capacidade e funcionamento do pessoal dos Governos Locais e do Distrito;
• Representação (especialmente de mulheres) no processo de tomada de decisão da comunidade;
• Réplica de experiências em outros projetos e instituições de treinamento;
• Construção de capacidade de indivíduos e instituições existentes;
• O funcionamento do monitoramento e gestão de sistemas de informação.

Pesquisas: Pesquisas podem também ser conduzidas para colher informação quantificadora e informação suplementar à gerada por outros métodos. Isso pode ser contratado com instituições de pesquisa como universidades.

Questões de Monitoramento e Procedimentos em Diferentes Níveis:

Questões de monitoramento e procedimentos são discutidos aqui para cada nível. Isso é para enfatizar que os interessados devem liderar mas não exclusivamente extecutar todo o monitoramento. Na prática, as questões e procedimentos dos diferentes interessados se sobrepõem. Cada interessado deve apoiar os outros no monitoramento de responsabilidades.

As questões mencionadas aqui não são exaustivas mas indicam o que deve ser feito. Cada nível deve então coletar informação sobre algumas outras situações consideradas relevantes para as situações particulares.

Isso é apresentado em três tabelas (1) nivel da comunidade, (2) nível do distrito, e (3) nível nacional, indicando as questões-chave em cada nível.

Nível da Comunidade:

No nível da comunidade os três principais atores que têm uma participação na intervenção para o fortalecimento da comunidade são:

• CBO Executivo ou Comitê de Implementação (CIC) do projeto da comunidade;
• Mobilizadores Comunitários; e
• Comitê de Desenvolvimento da Freguesia (CDF).

A tabela seguinte observa as principais questões de interesse, indicadores de monitoramento, meios de observação, frequência, e procedimentos de monitoramento sugeridos, para cada um desses interessados.

Nível do Sub Concelho e Distrito:

No nível distrito e no sub concelho (mais de uma comunidade), os principais atores que têm participação na intervenção para o fortalecimento da comunidade são:

• Assistentes de desenvolvimento da comunidade da Comunidade (ADCs);
• Unidade de Planejamento; e
• Coordenador do Projeto no Distrito, (CPD) quem, se um oficial ministerial, é geralmente um Oficial de Desenvolvimento da Comunidade (ODC), ou uma ONG equivalente.

A tabela seguinte observa as principais questões de interesse, indicadores de monitoramento, meios de observação, frequência, e procedimentos de monitoramento sugeridos, para cada um desses interessados.

Nível Nacional e do Doador:

No nível nacional ou do país, há dois principais interessados, (1) o Ministério ou agência que está implementando a intervenção ou projeto, e (2) qualquer doador nacional ou internacional que esteja contribuindo para a intervenção ou projeto.

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Última actualização: 01.12.2011