Traduceri:

Alte Pagini:

Module

Harta şite-ului

Cuvinte cheie

Contact

Document utile

Link-uri utile

NIVELELE MONITORIZĂRII

Comunitate, Judeţ, Naţional, Donator

de Phil Bartle, PhD

traducere de Ioana Ciobotea

revizuit de Ana Maria Mădălina Panait

Rezumate din seminarii

Metodele de monitorizare diferă în funcţie de nivelul la care se efectuează; ele se completează reciproc

Nu există un vocabular universal pentru diferitele nivele guvernative şi administrative, începând de la nivelul comunităţii şi până la nivel naţional. Terminologia variază de la ţară la ţară. Nu putem, de aceea, folosi un set de termeni general valabili în majoritatea ţărilor; cu toate acestea, principiile şi metodele de consolidare a comunităţii sunt foarte asemănătoare, cu mici variaţii între diferite ţări. Întrucât aceste module de training au fost alcătuite în principal în Uganda, vom folosi în continuare terminologia folosită în această ţară.

Când Museveni a venit la putere, nivele administrative au fost stabilite începând cu Primul Nivel al Consiliului de Rezistenţă (comunitate sau sat) până la Nivelul al Cincilea al Consiliului de Rezistenţă (regional). Ulterior, Uganda a revenit la terminologia anterioară din perioada colonială; 1 = sat, 2 = comună, 3 = sub-judeţ, 4 = judeţ şi 5 = regiune. Terminologia exactă nu are relevanţă în această prezentare; ceea ce doresc să subliniez este că monitorizarea are roluri diferite, variind de la nivel sătesc la cel naţional. Puteţi folosi termenii care sunt în uz în propria dumneavoastră ţară.

Monitorizarea trebuie să fie realizata de către toate partile interesate, la toate nivelele. Fiecare nivel prezinta obiective specifice pentru monitorizare, metodologie şi stabilirea atributiilor.

Pentru ca monitorizarea să fie eficientă e necesar să existe un mecanism prin care toate persoanele implicate, de la fiecare nivel (comunitate, judeţ, naţional sau donator), să primească înapoi informaţii asupra procesului.

Monitorizarea la nivel comunitar:

Nivelul Comunităţii este acela unde are loc implementarea şi utilizarea beneficiilor proiectului. În majoritatea cazurilor este vorba despre sat sau comună. La acest nivel, scopul principal al monitorizării este acela de a imbunătăţii implementarea şi managementul proiectului. Interesul comunităţii ca un întreg în monitorizarea construirii unei şcoli, de exemplu, este acela de a se asigura că obiectivul respectiv (construirea şcolii) se realizează conform planului.

Prin urmare, obiectivele specifice ale monitorizării la acest nivel includ: (a) asigurarea că proiectul este implementat la timp, (b) asigurarea unei calităţi corespunzătoare şi (c) că resursele folosite sunt utilizate în mod corespunzător.

Monitorizarea la acest nivel presupune: Identificarea unui proiect comunitar. Aceasta trebuie să se realizeze într-o manieră participativă care să reflecte nevoile comunităţii şi să atragă interesul oamenilor în implementarea şi monitorizarea proiectului.

Dacă procesul identificării proiectului nu este bine condus şi nu reflectă interesele comunităţii, comunitatea cel mai probabil nu va participa la monitorizarea implementării activităţilor.

Identificarea colectivului care va conduce monitorizarea proiectului la nivelul comunităţii. Trebuie specificate şi explicate rolurile fiecărei echipe, cum trebuie acestea să efectueze monitorizarea, cum să folosească informaţiile produse şi să le impărtăşească cu celelate grupuri din cadrul şi din afara comunităţii;

Schiţarea unui plan de muncă care să ghideze monitorizarea proiectului. Planul de muncă trebuie să specifice activităţile care urmează să fie efectuate, ordinea acestora, precum şi persoanele care le vor efectua. Aceasta va ajuta personalul ce efectuează monitorizarea să cunoască activităţile care trebuie îndeplinite de fiecare individ în parte într-o perioadă determinată de timp. Dacă aceste activităţi nu sunt efectuate, persoanele ce efectuează monitorizarea vor consilia găsirea unor soluţii;

Determinarea principalelor activităţi ale planului de muncă. Toate activităţile incluse în planul de muncă sunt necesare şi trebuie monitorizate; cu toate acestea este util să se identifice principalele activităţi în baza cărora se vor stabili obiectivele şi indicatorii de urmărire. Să luăm ca exemplu proiectul construirii unei şcoli; activităţile pregătitoare includ: mobilizarea comunităţii, imprumutarea uneltelor de lucru de la satul invecinat, excavarea solului şi procurarea apei pentru confecţionarea căramizilor; activitatea principala în acest exemplu este fabricarea căramizilor.

Stabilirea indicatorilor pentru obiectivul fiecărei activităţi. Indicatorii sunt folositori echipei responsabile cu monitorizarea pentru a indica gradul în care s-au atins obiectivele fiecărei activităţi. În exemplul anterior, un indicator ar putea fi numărul de căramizi fabricate. Şi

Compararea a ceea ce s-a realizat cu ceea ce a fost planificat iniţial se face pentru a verifica dacă proiectul se derulează conform planului şi se încadrează în timpul prevăzut. Personalul însărcinat cu monitorizarea trebuie să examineze indicatorii pentru a măsura în ce grad au fost atinse obiectivele. Procesul presupune de asemenea verificarea calităţii muncii efectuate. Pentru aceasta se poate colabora cu o persoană cu calificare tehnică, cum ar fi un meşteşugar sau un tehnician local, pentru a face controlul de calitate.

Echipa de monitorizare trebuie să stabilească frecvenţa cu care va fi inspectat sediul proiectului pentru a verifica munca desfăşurata. În cazul unui proiect comunitar inspecţiile de monitorizare ar trebui să aibă loc cel puţin o dată pe săptămână pentru a evita abateri importante de la planul de muncă. În cursul acestor inspecţii echipa trebuie să observe munca desfăsurată şi să poarte discuţii cu toţi cei implicaţi;

Echipa de monitorizare trebuie să identifice obiectivele specifice fiecărei activităţi. De exemplu, într-un proiect de construire a unei scoli dacă se considera activitatea fabricării căramizilor necesare - obiectivul acestei activităţi ar putea fi fabricarea a zece mii de căramizi până la sfârşitul lunii februarie.

De câte ori se efectuează o vizită de monitorizare, rezultatele înregistrate trebuie consemnate. În acest scop se poate utiliza unul din formularele ataşate în anexă, sau oricare alt format de raport care descrie constatările făcute în raport cu planul de muncă. Concluziile trase din vizitele de monitorizare trebuie să fie discutate cu ceilalti membrii ai comitetului de implementare. Echipele de monitorizare şi implementare trebuie să folosească informaţia colectată pentru a detecta şi rezolva problemele pe care le întâmpină proiectul.

Echipele de monitorizare şi implementare trebuie să depoziteze informaţia pentru a putea fi folosită ulterior şi pentru informarea tuturor părţilor interesate. Un dosar cu copii ale rapoartelor de monitorizare precum şi ale celorlalte documente trebuie să fie ţinut la fiecare sediu al proiectului.

Monitorizarea la nivel regional şi sub-judeţean:

Oficialii de la nivel regional şi sub-judeţean trebuie să obţină informaţii despre monitorizarea comunităţii (performanţele monitorizării în raport cu transpunerea resurselor utilizate în produsele finite). Ei trebuie, de asemenea, să monitorizeze rezultatul proiectului (de ex. efectul construirii şcolii asupra nivelului de şcolarizare). La nivel regional trebuie de asemenea să se monitorizeze întărirea puterii şi a capacităţii comunităţii respective, ce va stimula dezvoltarea ulterioară a acesteia.

În concluzie obiectivele includ: sprijinirea imbunătăţirii performanţei proiectului şi masurarea gradului în care planului proiectului poate fi aplicat la capacitatea pe care o are comunitatea.

Metodele de monitorizare ce pot fi adoptate la acest nivel includ (a) monitorizarea de rutină şi (b) suportul calitativ.

Monitorizarea de rutină şi supravegherea: Aceste activităţi necesită ca Secretarul de Dezvoltare Comunitară, Coordonatorul Regional al Proiectului, diverşi politicieni şi personalul tehnic de la nivel regional şi judeţean să viziteze locul de desfăşurare al proiectului pentru a constata ce anume se realizează în raport cu ce a fost planificat.

O copie a planului de muncă şi a rapoartelor de monitorizare trebuie păstrate în dosarul de la sediul proiectului. Astfel, oricine doreşte să compare derularea activităţilor cu ceea ce a fost planificat în planul de muncă şi să citească observaţiile echipei de monitorizare o poate face fără a fi nevoie să abordeze membrii echipei, care ar putea să nu fie disponibili pe moment.

Pe parcursul monitorizării de rutină trebuie să se discute cu toţi cei implicaţi în implementare şi monitorizare. Trebuie, de asemenea, să se urmărească modul în care fiecare echipă işi indeplineşte sarcinile (ca o modalitate de verificare a sporirii capacităţii comunităţii).

Trebuie făcute şi inregistrate observaţii asupra aspectelor pozitive şi negative ale proiectului. Se vor prezenta soluţii la eventualele probleme, arătând cine este responsabil de punerea lor în practică, arătând în acelaşi timp implicaţiile financiare, timpul necesar şi posibilele efecte negative în cazul neaplicării acestora. O copie a acestor observaţii trebuie pastrată în registrele de la sediul proiectului; alte copii vor fi trimise şi îndosariate la nivel regional.

Cel puţin o dată pe lună, la nivel sub-judeţean şi regional trebuie să se organizeze întâlniri informative asupra derulării proiectului. De asemenea, în cadrul raportării lunare de rutină trebuie întocmit un raport asupra progresului făcut; acesta va fi trimis către biroul naţional.

Chestiunile principale care trebuie analizate în cadrul monitorizării de rutină de la nivel sub-judeţean şi regional includ:

• Nivelul contribuţiilor efective la nivelul comunităţii, sub-judeţean, regional şi cel al donatorului (incluzând fonduri, materiale, timp şi expertiză);
• Încadrarea în timp a implementării şi calitatea proiectelor;
• Folosirea corespunzătoare şi răspunderea pentru resursele comunităţii şi donatorului;
• Nivelul implicării comunităţii în proiect;
• Angajamentul şi performanţa comitetelor comunităţii; şi
• Folosirea adecvată a informaţiei generate pe parcursul monitorizării de rutină la nivelul comunităţii.

Analizarea calităţii: Comitetul regional, în cooperare cu cel sub-judeţean, trebuie să organizeze întâlniri ale principalelor grupuri, întrevederi informative şi convorbiri colective la nivelul comunităţii cel puţin de două ori pe an.

Aceste anchete pot fi folositoare la nivel regional pentru:

• A verifica informaţiilor colectate la nivelul comunităţii şi la cel regional;
• A obţine informaţii asupra chestiunilor care nu au fost atinse în cursul monitorizării de rutină;
• A discuta pe loc cu membrii comunităţii despre posibilele soluţii la problemele ce obstrucţionează performanţele proiectului; şi
• A discuta cu membrii comunităţii, a învăta de la aceştia, a le explica cum se construieşte capacitatea comunităţii.

Anchetele calitative trebuie să fie simple şi să antreneze membrii comunităţii pentru a reduce costurile; aceştia trebuie să înveţe cum să realizeze aceste anchete ca un mijloc de consolidare a comunităţii. Rezultatele trebuie analizate în raport cu concluziile de la nivelul comunităţii şi de la nivel regional; ele pot fi folosite pentru găsirea unor soluţii.

Concluziile trebuie să fie documentate şi împărtăşite la nivel naţional pentru a putea fi folosite ca informaţii de management la acest nivel.

Principalele probleme ale anchetelor calitative includ:

• A stabili dacă proiectele erau priorităţi ale comunităţii (de asemenea cât de adecvat s-a identificat scopul proiectului);
• Cunoaşterea şi evaluarea de către membrii comunităţii a metodologiei proiectului, precum şi dorinţa acestora de a participa şi contribui la activităţile proiectului;
• Eficacitatea membrilor comunităţii în cursul monitorizării;
• Opinii ale membrilor comunităţii asupra calităţii şi modului de folosire a resurselor (asumarea răspunderii);
• Competenţe dobândite de anumite categorii specifice de oameni pe parcursul implementării proiectului (de ex. capacitatea de a lua decizii, aptitudini de negociator etc); şi
• Cunoaşterea de către comunitate a propriilor drepturi şi obligaţii.

Înainte de a realiza anchete calitative, fiecare colectiv regional şi sub-judeţean trebuie să identifice şi să discute lacunele informaţiilor de management; acestea vor constitui periodic subiecte de discuţie. În acest stadiu se vor realiza de asemenea planurile specifice.

Monitorizarea la nivel naţional şi la nivelul donatorului:

Monitorizarea la nivelul donatorului şi la cel naţional se face pentru a stabili dacă resursele destinate proiectului sunt folosite în mod corespunzător (rezultatele aşteptate sunt atinse), dacă designul proiectului este adecvat, şi pentru a trage învăţăminte din experienţa acumulată.

Obiectivele monitorizării la acest nivel includ:

• A se asigura că resursele folosite sunt efectiv şi eficient utilizate.
• A se asigura că activităţile sunt realizate conform planului;
• Pentru a măsura gradul de aplicare al metodologiei în consolidarea comunităţii; şi
• Pentru a trage învăţăminte din intervenţia actuală pentru proiecte viitoare în zonele rurale şi nu numai. Aceste lecţii vor furniza baza pentru reproducerea ulterioară a metodologiei proiectului.

Metodele de monitorizare la acest nivel includ: (a) monitorizarea de rutină, (b) cercetarea faptelor şi anchete calitative, şi (c) analize.

Monitorizarea de rutină: Monitorizarea de rutină trebuie facută trimestrial de către personalul proiectului şi de către echipa ministerială de planificare pentru a verifica stadiul activităţilor şi obiectivelor. Întrucât la nivel naţional informaţiile referitoare la proiect şi la diversele activităţi se obţin prin intermediul rapoartelor regionale lunare, monitorizarea de rutină la nivel naţional ar trebui să fie limitată. Ea ar trebui să acopere aspecte contradictorii, problematice, sau cele absolut remarcabile. Aceasta permite biroului naţional să furnizeze sprijinul necesar şi să tragă învăţăminte din proiectul respectiv.

Studierea faptelor şi anchetele calitative: Biroul naţional trebuie să realizeze anchete calitative anuale. Acestea ar trebui să se concentreze pe învţămintele desprinse din designul proiectului şi experienţa implementării acestuia pentru a putea fi reproduse ulterior.

Prin urmare, principalele aspecte de la acest nivel includ:

• Contribuţia proiectelor comunitare la priorităţile donatorilor şi la priorităţile naţionale;
• Satisfacţia obţinută de comunitate (nivelul serviciilor şi gradul de utilizare al facilităţilor);
• Capacitatea comunităţii de a administra şi menţine serviciile şi facilităţile;
• Capacitatea membrilor comunităţii de a plăti pentru sevicii şi facilităţi;
• Caracterul adecvat al metodologiei proiectului în lumina politicii de la nivel naţional;
• Conducere, autoritate şi încredere la nivelul comunităţii;
• Construirea şi funcţionarea capacităţii la nivelul autoguvernării locale şi a personalului regional;
• Reprezentarea la nivelul comunităţii (în special a femeilor) în procesul de luare a deciziilor;
• Reproducerea experienţelor în alte proiecte şi de către alte instituţii de pregătire;
• Construirea capacităţii la nivel individual şi instituţional; şi
• Funcţionarea monitorizării şi a sistemului informaţiei în management.

Studii şi analize: Acestea trebuie realizate pentru a culege informaţii cuantificabile şi a îmbogăţi informaţiile obţinute prin celelalte metode. Această activitate poate fi realizată de către instituţii de cercetare cum ar fi universităţile.

Problemele monitorizării şi procedurile folosite la diferite nivele:

Diferitele probleme şi proceduri de monitorizare sunt descrise în continuare pentru fiecare nivel în parte. Se subliniază astfel că părţile interesate trebuie să conducă dar nu să execute în totalitate întreg procesul de monitorizare. În practică, problemele şi procedurile diverselor părţi interesate se suprapun. Fiecare dintre părţile interesate trebuie să le sprijine pe celelalte în cursul monitorizării.

Chestiunile discutate aici nu epuizează toate aspectele, dar arată ceea ce trebuie făcut. La fiecare nivel trebuie să se colecteze informaţii despre oricare alte probleme ce pot fi relevante în diverse situaţii.

Sunt prezentate în continuare în trei tabele (1) nivelul comunităţii, (2)nivelul regional, şi (3) nivelul naţional, prezentându-se problemele cheie la fiecare nivel.

La nivelul comunităţii:

La nivelul comunităţii, cei trei participanţi principali care sunt interesaţi în intervenţia consolidării comunităţii sunt:

• Comitetul Executivul al OBC sau Comitetul de Implementare (CIC) al proiectului comunitar;
• Mobilizatorii comunităţii; şi
• Comitetul de Dezvoltare Comunală (CDC).

Tabelele urmatoare descriu chestiunile principale de interes, indicatorii monitorizării, mijloacele de observaţie, frecvenţa, şi procedurile indicate de monitorizare, pentru fiecare dintre aceste trei mari părţi interesate.

Nivelul sub-judeţean şi regional:

La nivel regional şi sub-regional (ce include mai multe comunităţi), principalii participanţi care deţin un interes în intervenţia de consolidare a comunităţii sunt:

• Secretarii de Dezvoltare a Comunităţii (SDC);
• Grupul însărcinat cu planificarea; şi
• Coordonatorul Regional de Proiect (CRP), care, atunci când face parte din personalul ministerial, este de obicei un Oficial de Dezvoltare Comunitară (ODC), sau un alt echivalent de ONG.

Tabelul următor descrie principalele probleme de interes, indicatori ai monitorizării, mijloace de observaţie, frecvenţa, şi proceduri de monitorizare propuse, pentru fiecare dintre aceste trei părţi interesate.

Nivelul donatorului şi nivelul naţional:

La nivel naţional sunt două principale părţi interesate, (1) Ministerul sau agenţia care implementează intervenţia sau proiectul, şi (2) oricare donator naţional sau internţtional care contribuie la acestea.

Raportarea la nivel regional, naţional şi către donatorii externi:

© Drepturi de autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Web conceput de Lourdes Sada

––»«––

Ultima actualizare: 28.05.2011