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NIVEAUX DE SUIVI

Communauté, District, Nation, Bailleurs de fonds

par le Dr. Phil Bartle

traduit par Pierre-Antoine Mangin

Document d'atelier

Les méthodes de suivi varient à chaque niveau et sont complémentaires les unes des autres.

Il n'existe pas de vocabulaire universel pour définir les différents niveaux administratifs et institutionnels, depuis la communauté jusqu'à la Nation. Je ne peux donc pas utiliser un ensemble de termes qui peuvent avoir cour dans beaucoup de pays, bien que les principes et les méthodes de renforcement des communautés soient universellement similaires (avec quelques variations mineures entre pays). Mais puisque ces modules de formation ont été principalement développés en Ouganda, j'utiliserai la terminologie employée dans ce pays.

Quand Musevini est arrivé au pouvoir, il a établi une hiérarchie des Conseils de Résistance, depuis un niveau 1 (communauté ou village) jusqu'à un niveau 5 (District). Plus récemment, l'Ouganda est revenu à une ancienne terminologie, teintée de vestiges coloniaux : 1 = Village, 2 = Paroisse, 3 = Sous Conté, 4 = Conté, 5 = District. Les termes précis n'ont pas d'importance ici. Ce qui compte, c'est que les fonctions de suivi soient graduées du village au niveau national. Utilisez les termes qui conviennent à votre situation.

Le suivi doit être mené par tous les intervenants à tous les niveaux. Cependant, chaque échelon a des objectifs, des méthodes et donc des fonctions spécifiques pour le suivi.

Pour que le suivi soit efficace, il faut un mécanisme de retour vers toutes les personnes impliquées à tous les niveaux (communauté, district, nation, bailleurs de fonds).

Le suivi à l'échelon de la Communauté :

C'est à ce niveau qu'a lieu la mise en oeuvre du projet et que les bénéfices sont visibles. Dans la plupart des cas, il s'agit de l'échelon du village et de la paroisse. A ce niveau, l'objectif principal du suivi est d'améliorer la mise en oeuvre et la gestion des projets. L'intérêt de l'ensemble de la communauté, qui suit par exemple la construction d'une école, est d'assurer que la construction (un résultat) soit menée à bien, tel que cela a été programmé.

Les objectifs spécifiques du suivi à ce niveau sont donc : (a) s'assurer que les projets soient mis en oeuvre en temps voulu, (b) qu'ils soient de bonne qualité, et (c) que les ressources des projets soient bien employées.

Le suivi à ce niveau implique d'identifier un projet pour la communauté. Il doit être identifié de façon participative, afin de refléter les besoins de la communauté et de stimuler l'intérêt de la population pour sa mise en oeuvre et son suivi.

Si le processus d'identification du projet n'est pas bien mené et ne reflète pas les intérêts de la communauté, il est probable que les communautés ne participent pas au suivi de la mise en oeuvre des activités.

Identifier l'(es) équipe(s) qui chapeautera(ont) le suivi du projet dans la communauté. Pour chaque équipe, il faut préciser et expliquer leurs fonctions, la façon dont elles doivent mettre en oeuvre le processus de suivi, ainsi que l'utilisation et le partage des informations obtenues avec d'autres groupes, dans et à l'extérieur de la communauté.

Définir un plan de travail qui organise le suivi du projet. Le plan de travail doit spécifier les activités pour qu'elles soient réalisées, ainsi que les personnes chargées de les réaliser. Cela permet aux personnes qui effectuent le suivi de savoir quelles activités doivent être réalisées dans un temps donné, par des personnes en particulier. Si les activités ne sont pas menées à bien, ceux qui effectuent le suivi peuvent ainsi s'appuyer sur le plan de travail pour présenter une ou des solutions.

Déterminer les activités principales à partir du plan de travail. Si toutes les activités du plan de travail sont nécessaires et doivent être suivies, il est toutefois utile d'identifier des activités principales sur la base des objectifs et des indicateurs que l'on aura établi. Par exemple, si les activités préparatoires sont : la mobilisation de la communauté, l'emprunt de houes au village voisin, creuser le sol et puiser de l'eau pour faire des briques, l'activité majeure synthétisant toutes les autres peut être la réalisation des briques.

Déterminer des indicateurs pour les objectifs de chaque activité. Les indicateurs permettent à l'équipe de suivi de savoir à quel point le projet a avancé. Dans notre exemple, un indicateur peut être le nombre de briques réalisées.

Comparer ce qui est réalisé avec ce qui a été programmé doit faire partie du processus, pour dire si le projet respecte l'échéancier et s'il se déroule comme prévu. Les responsables du suivi doivent regarder les indicateurs pour évaluer dans quelle mesure les objectifs ont été atteints. Cela signifie regarder la qualité du travail pour s'assurer qu'elle soit correcte. L'équipe chargée du suivi pourra engager un technicien, comme un artisan ou un technicien du district (s'il s'agit d'une construction), pour s'assurer de la qualité du projet.

Puis, l'équipe doit s'entendre sur le nombre de fois où elle se rendra sur les lieux du projet pour vérifier ce qui s'y déroule. S'agissant d'un projet ayant lieu dans une communauté, afin d'éviter de trop dévier du plan de travail, les visites doivent avoir lieu au moins une fois par semaine. Au cours de ces visites, l'équipe devra regarda ce qui se passe (observer) et discuter avec toutes les personnes impliquées dans le projet.

Pour chaque activité, l'équipe de suivi doit identifier des objectifs. Par exemple, lors d'un projet de construction d'une école, une activité peut être la fabrication de briques, avec l'objectif d'en faire 10.000 pour la fin février.

Quel que soit le moment où une visite de suivi est effectuée, ceux qui la mènent doivent écrire quelles sont leurs observations. Ils peuvent utiliser une fiche qui se trouve en pièce jointe dans l'annexe, ou s'entendre sur tout autre format pour prendre note de leurs observations relatives au plan de travail. Les observations réalisées au cours de cet exercice doivent être discutées avec d'autres membres du Comité de mise en oeuvre. Les équipes de suivi et de mise en oeuvre doivent utiliser les informations recueillies pour repérer et résoudre les problèmes auxquels le projet est confronté.

Les équipes de suivi et de mise en oeuvre doivent bien conserver ces informations et s'en servir pour des actions à venir ou pour informer d'autres intervenants. Pour chaque site, il doit y avoir un dossier contenant des copies des rapports de suivi et d'autres documents relatifs au projet.

Le suivi à l'échelon du District et du Sous Conté :

Les responsables du District et du Sous Conté doivent recevoir des informations du suivi de la communauté (suivi des performances de la transformation des ressources en résultats). Ils doivent également suivre l'accroissement de la communauté cible, en terme de force, de capacités et de pouvoir, afin de stimuler son développement endogène.

Les objectifs sont donc : soutenir l'amélioration des performances du projet et mesurer l'effectivité du projet, tel qu'il a été défini, sur le renforcement de la communauté.

Les méthodes de suivi qui peuvent être choisies à ce niveau sont : (a) un suivi régulier et (b) un dispositif qualitatif.

Suivi régulier et dispositif d'appui et de contrôle continu. Cela demande que le coordinateur de projet du District, l'Assistant de Développement de la Communauté, d'autres équipes techniques et des hommes politiques du District et du Sous Conté, visitent les lieux de mise en oeuvre du projet, pour vérifier si ce qui se fait sur le terrain correspond à ce qui a été programmé.

Des copies du plan de travail et des rapports de suivi de la communauté doivent être conservées dans le dossier du site de projet. Cela permettra à tout un chacun de comparer les progrès effectués avec le plan de travail et de prendre connaissance des remarques faites par l'équipe de suivi, sans avoir besoin de rechercher les membres de l'équipe de suivi, qui ne seront peut-être plus facilement disponibles.

Au cours du suivi régulier, il faut discuter avec toutes les personnes impliquées dans la mise en oeuvre et le suivi du projet. Observez la façon dont chaque équipe prend ses responsabilités (cela permet de vérifier l'amélioration des capacités de la communauté).

Faites des remarques sur les bons et les mauvais éléments du projet et prenez-en note. Recommandez des solutions en précisant qui doit les entreprendre et en expliquant les effets négatifs induits en terme financier et en terme de temps, si ces solutions ne sont pas appliquées. Une copie des remarques doit être laissée dans le dossier/livre du site de projet et une autre doit être commentée et classée au niveau du District.

Les Sous Contés et les Districts doivent organiser des réunions sur l'avancement du projet au moins une fois par mois. Ils conservent et adressent aussi au bureau national et du District, un rapport sur ces avancées, qui fait partie du compte-rendu mensuel régulier.

Les principaux objectifs à étudier au cours du suivi régulier du District et du Sous Conté sont :

• Les niveaux de contributions actuels (comprenant les fonds, le matériel, le temps et l'expertise) de la communauté, du District et des bailleurs.
• La mise en oeuvre en temps voulu et la qualité des projets.
• L'usage approprié et responsable des ressources de la communauté et des bailleurs de fonds.
• Le degré d'investissement de la communauté dans le projet.
• L'engagement et les performances des comités de la communauté.
• L'utilisation opportune des informations obtenues grâce au suivi régulier de la communauté.

Enquête qualitative : le District, en partenariat avec le Sous Conté, doit organiser au moins deux fois par an des réunions avec des groupes-cibles, des entretiens avec des informateurs-clés et des réunions de groupes communautaires.

Ces enquêtes aideront le District à :

• Vérifier certaines informations collectées par la communauté et le District.
• Obtenir des informations qui ne sont pas enregistrées au cours du suivi régulier.
• Débattre sur place avec les communautés des solutions envisageables pour résoudre les problèmes embarrassants.
• Débattre avec la communauté, apprendre d'elle, préciser les objectifs du développement de ces capacités.

Ces enquêtes qualitatives doivent être simples et faire appel à des membres de la communauté, de façon à réduire les coûts et permettre aux membres d'appendre à conduire ces enquêtes, pour qu'ils puissent renforcer leur communauté. Les résultats doivent être analysés en s'appuyant sur les observations régulières du District et de la communauté et doivent également servir à discuter de solutions.

Les observations doivent être bien documentées et envoyées à l'échelon national, afin d'appuyer la gestion de l'information à ce niveau.

Les objectifs majeurs inhérents aux enquêtes qualitatives sont :

• Etablir si les projets étaient des priorités de la communauté (ainsi que l'appropriation de l'identification du projet).
• La connaissance et l'appréciation des membres de la communauté de la méthodologie du projet, ainsi que leur volonté de participer et de contribuer aux actions du projet.
• L'efficacité des membres de la communauté au cours du suivi de projet.
• L'opinion des membres de la communauté à propos de la qualité et de l'usage des ressources (audit comptable).
• Les compétences (c'est à dire la capacité de prise de décision et les compétences en négociation) acquises par des catégories particulières de membres de la communauté, au cours de la réalisation du projet.
• La connaissance de la communauté de ses droits et de ses obligations.

Avant les enquêtes qualitatives, chaque District et chaque Sous Conté doit identifier et débattre de tous les écarts d'informations de gestion, afin d'arriver à une liste de sujets à suivre régulièrement. La conception détaillée se doit aussi accorder à ce moment.

Le suivi à l'échelon national et des bailleurs de fonds :

Il s'agit de savoir si les ressources sont bien employées (si les résultats attendus sont en cours de réalisation) et si la conception du projet est pertinente, et d'apprendre des expériences.

Les objectifs du suivi à ce niveau sont :

• S'assurer que les ressources sont efficacement et effectivement utilisées.
• S'assurer que les activités prévues sont en cours de réalisation.
• Mesurer les possibilités d'application de la méthodologie de renforcement de la communauté.
• Tirer des leçons du projet pour des projets futurs dans le pays et au-delà. Ces conclusions fourniront une base pour la transposition de la méthodologie de projet.

Les méthodes de suivi à ce niveau sont : (a) le suivi régulier, (b) des recherches et des enquêtes qualitatives et (c) des sondages.

Le suivi régulier : doit être effectué sur une base trimestrielle par une équipe du projet et l'Unité de Programmation des ministères, pour vérifier les niveaux d'avancement des activités et les objectifs. Puisque l'échelon national obtient des informations sur le projet et les activités par l'intermédiaire des rapports mensuels d'avancement du District, l'envergure du suivi régulier à l'échelon national doit être limitée. Il doit s'intéresser aux éléments qui paraissent contradictoires, problématiques, très satisfaisants ou singuliers. Cela permettra au Bureau National de fournir l'appui nécessaire et de tirer des leçons.

Recherche et enquêtes qualitatives : Le Bureau National doit mener une fois par an des enquêtes qualitatives poussées. Elles doivent permettre de tirer des leçons de la conception du projet et des expériences de mise en oeuvre, pour leur transposition.

Les objectifs majeurs à ce niveau sont donc :

• La contribution des projets de la communauté aux priorités nationales et à celles des bailleurs.
• La satisfaction des communautés (degré d'utilisation des services et des équipements).
• La capacité de la communauté à se servir et à entretenir les services et équipements.
• La capacité des membres de la communauté à avoir accès à ces services et équipements.
• L'appropriation de la méthodologie du projet, à la lumière des politiques nationales.
• Le leadership, l'autorité et la confiance au sein des communautés.
• L'acquisition de capacités et le fonctionnement des gouvernements locaux et des agents du District.
• La représentativité (particulièrement pour les femmes) dans le processus de prise de décision au sein de la communauté.
• La transposition d'expériences à d'autres projets et instituts de formations.
• L'acquisition de capacités par les individus et les institutions existantes.
• Le fonctionnement du suivi et de la gestion des systèmes d'information.

Les sondages : doivent être menés pour rassembler des données quantifiables et compléter les informations obtenues grâce aux autres méthodes. Ils peuvent être réalisés contractuellement par des instituts de recherches, tels que des universités.

Objectifs et procédures de suivi aux différents échelons :

Les objectifs et procédures de suivi sont présentées ici pour chaque niveau. Ils permettent de mettre en évidence le fait que les intervenants doivent chapeauter, mais pas mener à bien seuls, tout le suivi. Dans la pratique, les objectifs et procédures des différents intervenants se recoupent. Chaque intervenant doit donc appuyer les autres dans leurs responsabilités de suivi.

Les objectifs présentés ici ne sont pas exhaustifs mais donnent une indication de ce qu'il faut faire. Chaque échelon doit donc collecter des informations sur tous les autres sujets jugés importants dans des situations particulières.

Cela est présenté sous forme de trois tableaux qui indiquent les objectifs-clés de chaque échelon : (1) au niveau de la communauté, (2) au niveau du District et (3) au niveau national.

A l'échelon de la communauté :

A ce niveau, les trois acteurs principaux qui participent à l'opération de renforcement de la communauté sont :

• Le Comité exécutif de l'Organisation de Base de la Communauté ou le Comité de Mise en Oeuvre (CMO) du projet ;
• Les facilitateurs de la communauté ;
• Le Comité de Développement de Paroisse (CDP).

Le tableau suivant présente pour chacun de ces trois intervenants, une suggestion des principaux objectifs, indicateurs de suivi, moyens d'observation, fréquence et procédures de suivi.

A l'échelon du District et du Sous Conté :

Au niveau du District et du Sous District (plus d'une communauté), les principaux acteurs qui participent à l'opération de renforcement de la communauté sont :

• Les Assistants de Développement de la Communauté (ADC)
• L'Unité de Programmation
• Le Coordinateur de Projet du District (CPD) qui, s'il s'agit d'un agent ministériel, est souvent un Agent de Développement de la Communauté, ou un équivalent pour une ONG.

Le tableau suivant présente pour chacun de ces trois intervenants, une suggestion des principaux objectifs, indicateurs de suivi, moyens d'observation, fréquence et procédures de suivi.

Au niveau national et des bailleurs de fonds :

A l'échelon national, il y a deux principaux intervenants, (1) Les ministères ou agences qui mettent en oeuvre l'opération ou le projet, et (2) tous les bailleurs étrangers, nationaux ou internationaux qui contribuent à l'opération ou au projet.

Rendre compte au District, à la Nation et aux bailleurs de fonds étrangers :

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Mise à jour : 15.06.2011