Tweet
Traduzioni:
Bahasa Indonesia
বাংলা / Baṅla
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Polszczyzna
Português
Română
Српски / Srpski
Türkçe
Altre pagine:
Moduli
Mappa del sito
Parole chiave
Contatti
Utilità
Link utili
Contenuti:
Contenuti:
Contenuti:
Contenuti:
Contenuti:
PARTECIPAZIONE AD UNA REVISIONE ANNUALE
Coinvolgimento del personale nel controllo, valutazione e pianificazione
di Phil Bartle, PhD
tradotto da Sara Rancati
Dedicato a Gert Lüdeking
Foglio informativo per training
Creare un ambiente sicuro affinchè il personale si esprima sinceramente
Introduzione:
Le revisioni annuali possono essere differenti in contesti differenti. Questo documento descrive come una revisione annuale (RA) possa essere usata come un meccanismo di management partecipativo, e come un mezzo per ottenere input dal personale riguardo la pianificazione e la direzione di un'organizzazione.
Il punto fondamentale nel management è il processo decisionale. Questo processo avviene nel contesto della pianificazione, attuazione e controllo. Il concetto è valido indipendentemente dal tipo di organizzazione, sia essa un progetto di assistenza, un organizzazione a base comunitaria o non-governativa, una ditta privata, un dipartimento o divisione statale o multilaterale.
La revisione annuale si colloca fra i processi di controllo e pianificazione - (1) controllare e valutare l'attuazione dell'anno precedente, e (2) pianificare quella dell'anno successivo.
Le revisioni annuali possono coinvolgere diversi partecipanti, incluso stakeholder o progetti di sviluppo; questa descrizione della revisione annuale si concentra sulla partecipazione dei membri del personale, e sui modi in cui ottenere il loro input nel processo manageriale.
Processo decisionale:
L'obiettivo del management partecipativo è coinvolgere il personale nel processo decisionale e, di conseguenza, in quello manageriale. Tuttavia, ciò non si applica a tutte le decisioni. Il personale e i dirigenti non hanno controllo su alcune decisioni a causa (1) della politica del consiglio di amministrazione, (2) del diritto fondiario, (3) di restrizioni di budget, o (4) degli obiettivi della sede centrale.
Il management partecipativo non implica che il personale sia l'arbitro finale delle decisioni che riguardano l'organizzazione; significa invece che la conoscenza, esperienza, osservazioni e creatività del personale sono tenuti in considerazione nel processo decisionale a livello esecutivo. I membri del personale integrano e contribuiscono al lavoro dei dirigenti.
Di conseguenza, la revisione annuale dovrebbe essere pensata e condotta in modo che massimizzi l'input del personale, tenendo conto delle limitazioni, e contribuisca alla pianificazione, attuazione e controllo.
Pianificazione e management:
Se vuoi che il tuo staff partecipi alle decisioni manageriali, è necessario anche il coinvolgimento a livello di controllo, valutazione e pianificazione, che sono elementi vitali nell'intero processo manageriale.
La revisione annuale è un meccanismo per coinvolgere il personale in queste tre azioni. La partecipazione alla revisione annuale è un mezzo per ottenere le loro osservazioni e analisi di ciò che è successo nel passato, e i loro suggerimenti e raccomandazioni su ciò che accadrà in futuro.
La pianificazione è un elemento vitale nel processo decisionale a livello manageriale.
Concentrarsi sulla revisione:
Assicurarsi che tutti partecipino sempre. È molto facile che persone molto impegnate si assentino dalle discussioni riguardo la revisione. La discussione rischia talvolta anche di essere deviata verso altre questioni riguardanti altro lavoro, dal momento che le persone con cui lo staff lavora (clienti o altri stakeholders) possono telefonare o presentarsi in ufficio e richiedere di essere ascoltati.
Per questa ragione, le revisioni dovrebbero aver luogo al di fuori del posto di lavoro e preferibilmente fuori dai centri urbani, lontano da telefoni, fax e email. Se la revisione richiede più di un giorno (per un massimo di due giorni), il personale dovrebbe essere informato che dovrà rimanere nel luogo della revisione, nella collocazione assegnata. Se un centro conferenze in una zona rurale non è disponibile al di fuori di quello che il vostro budget permette, organizzatevi con una scuola o un altro centro che possa provvedere uno spazio per il meeting e per l'alloggio. Accordatevi con loro o qualcun'altro per la fornitura dei pasti durante la revisione. L'obiettivo è rendere il tutto il più comodo possibile affinchè tutti possano partecipare per l'intera durata del meeting, e non siano tentati di trovare altri incarichi per non partecipare alla riunione.
È anche facile distrarsi dalla revisione per la natura stessa di questo processo. A volte ci potrebbero essere lamentele, per esempio. Se queste lamentele implicano che una decisione manageriale debba essere presa, ciò è positivo, ma è facile che la discussione finisca in lamentele senza che alcuna decisione venga presa.
È importante che tutti i partecipanti sappiano che la revisione annuale ha come obiettivo il controllo delle attività e dei risultati, per formulare delle linee guida che saranno utili nel pianificare il lavoro dell'anno successivo. Sia nella pianificazione sia nell'attuazione della revisione annuale, è necessario impostare il tutto affinché ci si focalizzi sulla revisione. Il punto è che tutti i partecipanti osservino e giudichino le azioni e i risultati dell'anno prima, e formulino raccomandazioni e suggerimenti per la pianificazione dell'anno seguente.
Creare un ambiente rassicurante:
Alcune persone potrebbero esitare ad esprimere le proprie opinioni sincere sugli eventi che sono accaduti all'interno dell'organizzazione. Potrebbero pensare, spesso senza giustificazione, che potrebbero essere puniti in vari modi dai loro supervisori per essere stati critici. Bisogna trovare il modo per estrapolare le loro osservazioni e suggerimenti che aiuteranno a migliorare la produzione l'anno seguente, evitando la sensazione che subiranno conseguenze negative.
Un modo è comunicare un importante principio direzionale espresso nello slogan, "Non devi non essere bravo per migliorare". Nel documento, Management Training, si può vedere come questo slogan venga usato in maniera positiva da un supervisore per suggerire miglioramenti ad un membro del personale senza avere un atteggiamento negativo verso le azioni passate. Un dirigente può ottenere molto di più dal personale evitando critiche negative. Nella revisione annuale, la situazione si capovolge e si deve far sapere allo staff che se qualcuno ha lamentele da fare riguardo l'organizzazione o le sue attività, dovrebbe esprimerle in forma di raccomandazioni positive per cambiare, piuttosto che soffermarsi sugli sbagli del passato. Il personale deve sapere che questo approccio andrà meglio per evitare la paura di rappresaglie per aver criticato i supervisori. Vedi Sandwich.
Nel contesto della revisione annuale, aiuta a rendere l'ambiente più tranquillo e sicuro se il manager gioca un ruolo come ogni altro membro dello staff. Di seguito, si consiglia di assumere un mediatore professionista per facilitare il processo di revisione. Il mediatore diventa il "presentatore" e il/i manager diventano normali partecipanti come gli altri membri dello staff. Questo ha una sorta di effetto "uniformante" che aiuta a rendere la revisione un luogo più sicuro per i membri dello staff. Un altro modo è che il/i manager si comportino umilmente, dimostrando che sono umani e non pretendono di essere dei.
Un modo per allentare la tensione ("rompighiaccio") è menzionato di seguito nella composizione dell'agenda. Il/i manager non dovrebbero mettersi da parte e guardare il "rompighiaccio"; ciò annulla la sua funzione. Dovrebbero partecipare attivamente all'attività "rompighiaccio", anche se implica essere coraggiosi ed abbandonare (o mettere da parte) i propri simboli di orgoglio e status.
I partecipanti non dovrebbero sentirsi osservati o sotto scrutinio di estranei. Si dovrebbe sviluppare la propria politica, ed attenersi ad essa, sul fatto che non ci debbano essere osservatori. Se si è obbligati ad avere visitatori, come ad esempio rappresentanti da un'agenzia donatrice, funzionari statali, rappresentanti della sede centrale o VIP, far loro sapere che potranno assistere solo come partecipanti attivi. Dovranno partecipare a tutte le sessioni. Ciò implica che dovranno partecipare ai "rompighiaccio" descritti di seguito.
Il modo più importante per ridurre la paura che trattiene il personale dall'esprimere una valutazione onesta sull'anno precedente è far sapere che non ci sarà nessuna ritorsione per la franchezza, e ciò deve essere vero.
Usare un mediatore:
Ci sono molte ragioni per cui si dovrebbe usare un mediatore per coordinare e condurre la revisione annuale.
Come menzionato in precedenza, una di queste ragioni è mettere il manager allo stesso livello degli altri membri dello staff. Questo aiuta a sentirsi più sicuri nel fare osservazioni o raccomandazioni sincere.
Facilitare la partecipazione nella valutazione è un compito difficile e richiede concentrazione, training ed esperienza. Deve essere riconosciuto che un mediatore PRA, a parte tutto, è affascinante in una performance. Se lo stesso compito alla RA è svolto dal manager, di conseguenza il manager avrà meno energia mentale per ascoltare. Si, è difficile allacciarsi le scarpe e masticare gomma allo stesso tempo.
In qualunque occasione, ma specialmente alla revisione annuale, è compito dei manager ascoltare i membri del personale. Impiegare un professionista per facilitare la partecipazione dello staff nel valutare l'organizzazione o il suo lavoro permettere ai manager di aver più tempo per ascoltare il personale.
Ma se al mediatore non vengono fornite le opportune linee guida, egli non sarà in grado di dare un'adeguata struttura alla valutazione. Per assicurarsi che la discussione sia incentrata sulle attività e i risultati dell'anno precedente, e sulle raccomandazioni per il futuro piano di lavoro, il relatore dev'essere debitamente informato sugli obiettivi e la politica dell'organizzazione e, se questi sono espliciti e scritti, sui traguardi specifici del progetto dell'organizzazione. Il mediatore dev'essere informato affinché mantenga la discussione su questi due temi.
Pianificare il programma:
Dovresti spendere abbastanza tempo, forse mezza giornata, con il mediatore per pianificare il programma. Assicurarsi che il mediatore conosca quello che tu vuoi sia il suo ruolo nell'ottenere gli obiettivi della revisione annuale.
- nessun inizio formale;
- almeno una attività per rompere il ghiaccio e rilassare i partecipanti e creare l'ambiente adatto al lavoro giornaliero;
- varie sessioni che usino supporti e trovate per ottenere input attraverso metodi non ortodossi;
- sessioni per ottenere osservazioni e analisi di cosa è successo durante l'anno precedente;
- suggerimenti per ottenere raccomandazioni e suggerimenti su cosa includere nel piano di lavoro per l'anno successivo; e alla fine
- una semplice sessione finale che ricordi ai partecipanti quello che è stato fatto, senza alcun discorso formale di un VIP.
Vedi il documento su Preparare un workshop. Usalo nel preparare il programma con il mediatore.
È meglio avere il programma scritto su un singolo foglio, consegnato ai partecipanti quando arrivano.
Nel tuo programma, all'inizio della revisione, pianifica di avere un "rompighiaccio". È una sessione spiritosa con l'intento di spezzare le relazioni sociali di tutti i giorni, specialmente quelle basate sul rispetto e dovere verso i superiori, e sui ruoli all'interno dell'organizzazione che contribuiscono alla sua struttura sociale. Vedi il documento: Rompighiaccio, per ulteriori informazioni su questo tipo di sessioni. Il messaggio che un "rompighiaccio" invia è che questa sessione non fa parte del lavoro di tutti i giorni nel progetto o nell'organizzazione.
Come menzionato in precedenza, la revisione annuale non dovrebbe avere osservatori. È ideata per il personale e i manager. Se ci devono essere ospiti, il che non è consigliato, questi devono partecipare, soprattutto ai "rompighiaccio". Nel documento riguardante questo tipo di attività ricreativa, si spiega che la sessione ha il compito di configurare il tono dell'intera riunione. Comunica che tutti i partecipanti, manager e staff in ugual misura, non devono prendersi seriamente, non devono pensare di essere più importanti degli altri partecipanti ma essere pronti a ridere di sé stessi. Lo stesso principio va applicato all'organizzazione della revisione annuale - deve incoraggiare un input onesto e comprensivo da tutti i partecipanti.
Nel delineare il programma, assicurarsi di spiegare chiaramente gli obiettivi del workshop. I partecipanti devono lavorare tutti insieme come gruppo per valutare cosa è stato fatto in precedenza e cosa va fatto in futuro. Questo dev'essere comunicato sia a voce che per iscritto. Bisogna assicurarsi che il messaggio arrivi ai destinatari.
Mentre si lavora con il mediatore, indicare che si vogliono svariate sessioni partecipative. Non devono essere tutte uguali. È bene avere sessioni più leggere dove i partecipanti, lavorando magari in piccoli gruppi, facciano dei lavori con la carta (tagliare, disegnare, etc.) usando pennarelli, forbici, cartoncini colorati, fogli di giornali o altri materiali. Si consiglia di assegnare piccoli incarichi fisici da fare cooperando in piccoli gruppi. Questo incoraggia il lavoro di gruppo, vantaggioso sia per la revisione che per l'organizzazione.
Il mediatore o relatore potrebbe riassumere la revisione annuale con una lista delle osservazioni e raccomandazioni fatte e registrate.
Come per l'inizio, non ci dovrebbe essere nessun discorso o osservazione da parte di un VIP.
Nominare un relatore:
Come è importante evitare di avere osservatori, è necessario avere un relatore per la revisione.
Sarebbe meglio qualcuno che conosce tutto il personale. Potrebbe essere un membro del personale di supporto, come una segretaria, abile nel prendere appunti in una riunione. Si consiglia di dare al relatore una piccola somma, cento dollari per esempio, per aver rinunciato a partecipare alla revisione come gli altri impiegati e aver accettato di prendere appunti e scrivere una relazione della sessione.
Come per gli incontri di management partecipativo, la relazione dovrebbe enfatizzare solo le decisioni, tranne che per la revisione annuale dovrebbe elencarle secondo due criteri: (1) osservazioni riguardo l'anno precedente e (2) raccomandazioni per l'anno successivo. Un abbozzo della relazione dovrebbe essere pronto alla fine della giornata della revisione. Dovrebbe essere rivisto dal dirigente e distribuito a tutti i partecipanti entro il giorno seguente la revisione. Il programma andrebbe allegato per chiarire quali sessioni sono state condotte. Discussioni su "chi ha detto cosa" non sono necessarie nella relazione.
Alla fine della revisione, la bozza della relazione potrebbe essere letta ai partecipanti dal mediatore o dal relatore. La relazione scritta, dopo essere stata rivista e corretta, può essere fatta circolare successivamente, ma non troppo in là nel tempo.
Piano di lavoro annuale:
Il piano annuale di lavoro (PAL) per l'anno seguente deve essere prodotto poco dopo la revisione annuale.
Dovrebbe includere tutti i principali scopi dell'organizzazione o progetto. Potrebbe contenere alcuni risultati o obiettivi, con un'enfasi su quelli che avranno più rilievo nell'anno seguente. Potrebbe contenere alcune elaborazioni sulle strategie richieste per raggiungere questi obiettivi.
Vedi il documento, Piano di lavoro.
Il PAL deve riflettere le raccomandazioni e suggerimenti che sono stati registrati durante la revisione annuale. La relazione della revisione annuale dovrebbe essere allagata come appendice al PAL. Ogni suggerimento derivante dalla revisione annuale, che non può essere messo in pratica a causa della politica della sede centrale, diritto fondiario, restrizioni di budget o altre ragioni di ordine superiore, deve essere indicato e spiegato nel PAL.
Il PAL contenente questi elementi dovrebbe essere usato per esercitare pressioni riguardo quelle questioni di ordine superiore.
Conclusione:
La revisione annuale (RA) è un eccellente meccanismo per incanalare la partecipazione dei membri dello staff nel processo decisionale dei manager. Usa le osservazioni e analisi dello staff come input per il controllo e la valutazione. Usa i suggerimenti e raccomandazioni come input per la pianificazione. La fase di attuazione durante l'anno successivo dovrebbe seguire il piano annuale di lavoro che a sua volta dovrebbe riflettere gli input dati dallo staff durante la revisione annuale.
––»«––
Una riunione:
 |