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ADIESTRAMIENTO FINANCIERO
por Phil Bartle, PhD
traducción de Mª Lourdes Sada
Programa
¿Que conocimientos sobre registros e informes se necesitan?
Introducción:
- de las ejecutivas de las organizaciones basadas en la comunidad que emprenden la construcción y mantenimiento de servicios comunitarios y
- de particulares que emprenden la creación y puesta en marcha de microempresas viables,
Principio de la doble entrada:
Quizás el punto conceptual al que se debe dar más importancia en el adiestramiento es que cualquier en transacción hay dos elementos implicados: una parte da una suma de dinero y otra parte recibe esta suma. Esta dualidad está representada en el principio de la contabilidad de doble entrada.
Cada línea del libro mayor deberá indicar una cantidad de dinero que entra y sale. Una vez establecido este principio (se puede hacer con un juego de rol, en el que dos personas se pasan dinero de una a otra), se puede explicar cómo se hacen las anotaciones en el libro de contabilidad de doble entrada.
Documentos básicos:
El propósito es que tanto la OBC como la microempresa lleven registros e informes de sus transacciones financieras. Para ello, los participantes deben conocer los documentos básicos. Entre ellos, el principal es el libro mayor. Hablaremos de él en detalle más adelante.
También habrá que contar con otro instrumentos y documentos financieros, como recibos, declaraciones financieras, presupuestos, diseño y propósito de cada uno. En proyectos importantes puede ser aconsejable guardar un conjunto de fichas administrativas, pero esto es opcional según la complejidad del proyecto.
Elementos del libro mayor:
Lineas y columnas. Deudas. Crédito. Cómo apuntar una transacción en el libro mayor. Cómo abrir y cerrar. Totales. Ejemplos prácticos. Variaciones.
Líneas presupuestarias:
Cómo registrar cada tipo de pago según las líneas presupuestarias del proyecto.
El libro de cuentas:
Qué es un libro de cuentas. Por qué, cuándo y cómo operar un libro de cuentas.
Registrar una transacción:
Qué constituye una transacción. Cómo registrarla. Cómo se relaciona con la suma total.
Balance en el registro y en la realidad:
El dinero en efectivo (y el del banco) que aparece en el libro mayor debe reflejar exactamente las sumas de dinero (y el balance del banco). Cómo cuadrar.
Presupuesto:
El registro no oficial; cómo el balance refleja y se relaciona con el presupuesto. El balance de cada línea del presupuesto.
La importancia de los recibos:
Justificantes y recibos. Por qué todas las transacciones necesitan otro registro además del libro mayor. Qué es un recibo.
Dinero para gastos menores:
Cómo y por qué mantener una cuenta para gastos menores. Ventajas y desventajas.
Registrar las transacciones al día:
La importancia de mantener actualizado el libro mayor.
Mantener el balance de los libros:
Cómo calcular los resultados en el libro mayor.
Balance:
Contabilidad oficial de los fondos del proyecto. Ingresos y gastos. Cómo el balance debe reflejar el libro mayor. Cómo componer un balance que refleje una contabilidad de doble entrada.
Cómo introducir los totales de acuerdo a la línea presupuestaria. Diferencias entre las distintas fuentes de ingresos (de NU, gobierno, donaciones en efectivo, valoración del trabajo donado y contribuciones varias).
Contribuciones no monetarias:
Cálculo del valor de los bienes y trabajo donados. Elaboración de registros que sirvan como recibos.
Introducción del valor de las donaciones o el trabajo voluntario (este tema es más adecuado para las OBC que construyen prestaciones comunitarias que para los particulares que crean microempresas).
Distinguir las fuentes:
Asegurarse de que cada fuente de ingresos se registra por separado. Mostrar las distintas aportaciones de cada fuente en el balance.
Ajustar la contabilidad y el inventario:
La importancia de mostrar dónde se emplean los bienes adquiridos. Cómo hacerlo.
Escrutinio público de la contabilidad:
Razones para la transparencia. El derecho de los miembros de la comunidad a examinar el libro mayor en cualquier momento. La propiedad comunitaria del proyecto y por lo tanto de la contabilidad.
La distribución del balance. Informes verbales en las reuniones comunitarias.
Auditorías de la contabilidad:
La necesidad legal de las auditorías. Auditorías informales.
(La anterior lista de temas puede utilizarse como lista de verificación)
Dirigir el adiestramiento:
El adiestramiento debe ser tan útil como sea posible para la potenciación de las comunidades, y asegurar la transparencia y la exactitud. Deben enseñarse los procedimientos más simples, pero con suficiente extensión para garantizar que la contabilidad del proyecto se mantiene en los niveles exigibles.
Es difícil encontrar un trabajador comunitario cualificado y experimentado que tenga todos los conocimientos que se han mencionado. También es difícil encontrar un administrador, incluso aunque tenga experiencia como instructor, que también la tenga en trabajo con comunidades, grupos comunitarios o con métodos de adiestramiento participativos y simples.
Ya que los registros e informes financieros son imprescindibles para el éxito de los proyectos comunitarios (debido a la importancia de la transparencia financiera, y por la necesidad de información para tomar decisiones comunitarias), es importante garantizar que se imparten, comprenden y practican estos conocimientos.
El adiestramiento de instructores es por lo tanto necesario: (1) adiestrar a sus activistas y coordinadores en los conocimientos mencionados y (2) adiestrar a especialistas en contabilidad en métodos participativos de trabajo con las comunidades. Esto va más allá del alcance de este módulo, constituye por sí mismo un tema para otro módulo. De momento es importante dejar claro que debe incluirse como elemento esencial de cualquier programa de fortalecimiento de comunidades de bajos ingresos.
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Taller de adiestramiento financiero:
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