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VERSCHIEDENE ARTEN VON BERICHTEN

für Mobilisierer

von Phil Bartle, PhD

übersetzt von Julia Wohlgemuth


Ein Ratgeber

Teil C: Wie Berichte schreiben:

Dieser Ratgeber ist so geschrieben, dass er für jeden Mitarbeiter vor Ort, der in einem Projekt arbeitet, das von Geldern von außerhalb finanziert wird und die dazu da sind, örtlichen Gemeinden bei ihrer eigenen Entwicklung zu helfen, nützlich ist.

Verschiedene Ziele; verschiedene Inhalte:

Wir haben festgestellt, dass sich die Ziele der Mobilisierer von den Zielen der Gemeindeprojekte, die sie unterstützen, unterscheiden. Das bedeutet, dass ihre Berichte unterschiedlich sein werden, denn das Wesentliche eines guten Berichtes ist, dass es erreichte Resultate mit erwünschten Resultaten vergleicht.

Berichte im Allgemeinen:

Ein übergeordnetes Prinzip, auf dessen Erreichung jede Art von Bericht abzielen sollte, ist das Berichten von Resultaten der Aktivitäten. Dies verlangt eine gewisse Analyse, die über die reine Beschreibung von Aktivitäten hinausgeht.

Sie arbeiten für ein Projekt, dass von verschiedenen Geldgebern finanziert wird und von einer Behörde geleitet wird, die über bestimmte Dinge for Ort informiert werden müssen. Ihre Berichte sind die Hauptinformationsquelle für diejenigen, die dieses oder andere ähnliche Projekte finanzieren.

Jeder einzelne Bericht sollte korrekt beschriftet sein. Am Beginn sollten die Haupteckdaten stehen, dazu sollten mindestes der Titel (Zeitraum und Ort, um die es im Bericht geht) und der Autor gehören.

An das Ende gehören einige Erfassungen, die in jedem Dokument auftauchen sollten. Jeder Bericht sollte das Folgende beinhalten:

  • Der Name des Autors (der Autoren) und worum es im Bericht geht, sollte klar und deutlich am Beginn jedes Berichtes stehen. Das "Worum es geht" sollte den geographischen Ort sowie den Zeitraum, über den geschrieben wird, beinhalten. Der Autor sollte seinen Titel und Position zusammen mit dem Namen angeben.

  • Einige notwendige Informationen zur Identifikation sollten am unteren Ende der letzen Seite einfügt werden.

  • Der Name des Dokuments im Computer (und der Weg dahin) gehören auf die untere linke Seite. In die Mitte der letzten Zeile kommt ein Code für das Druckdatum und auf die rechte Seite die Initialen des Autors (in Großbuchstaben), Schrägstrich, gefolgt von den Initialen der Schreibkraft (in Kleinbuchstaben).

Dies sind sehr wichtige Elemente eines jeden Berichtes. Es gibt fünf verschiedene Arten von Berichten, mit denen Mobilisierer vertraut sein sollten und die sich voneinander unterscheiden.

  • Monatliche Entwicklungsberichte;
  • Gemeindeprojektberichte;
  • Routineberichte des Mobilisierers;
  • Exkursionsberichte; und
  • Besprechungsberichte.

Wir werden uns nun genauer die verschieden Arten von Berichten anschauen.

Monatlicher Entwicklungsbericht:

Die folgenden Ausführungen gelten für alle Routine-Entwicklungsberichte, seien sie monatlich, halbmonatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich fällig. Ein Entwicklungsbericht unterscheidet sich von einem Situationsbericht darin, dass in einem Situationsbericht lediglich dargelegt wird, was passiert ist und wie man in der Berichtszeit damit umgegangen ist. Ein Entwicklungsbericht stellt im Gegensatz dazu die Aktivitäten in Beziehung zu den Zielen.

Die wichtigste Informationsquelle für jedes Projekt kann der monatliche Routine-Enwicklungsbericht sein, falls er richtig geschrieben ist. Die Geldgeber, die Hauptquartiere der implementierenden Behörden, die Führer der Zielgruppe und die Behörden, die das Projekt überwachen und die Finanzen der Geldgeber verteilen, müssen alle wissen, wie gut und wie sehr die Aktivitäten des Projektes zur Zielerreichung des Projektes führen.

Die wichtigste Unterscheidung, die daher getroffen werden kann, ist zwischen dem Folgenden zu trennen:

den eigenen Aktivitäten (Inputs) und
den Ergebnissen dieser Aktivitäten (Outputs) oder den Auswirkungen auf die Zielgruppe.

Obwohl sich Entwicklungsberichte in ihrem Format unterscheiden mögen, muss diese Trennung auf irgendeine Art und Weise getroffen werden. Es empfiehlt sich, den Bericht unter zwei Hauptüberschriften zu erstellen: (a) Aktivitäten und (b) Resultate oder für jedes Projektziel wird ein Abschnitt über (1) Aktivitäten und (2) Resultate der Aktivitäten angelegt.

Ein häufiger Fehler den Anfänger machen, ist die Annahme, dass sie nur über ihre Aktivitäten berichten müssen. Dem ist nicht so. Ein guter Entwicklungsbericht ist nicht nur ein beschreibender Aktivitätsbericht, sondern muss auch eine Analyse der Ergebnisse der Aktivitäten enthalten. Die Analyse sollte die Frage beantworten: "Inwieweit wurden die Projektziele erreicht?". Da Sie kein Beginner sondern ein Profi sind, können Sie, indem Sie über eine bloße Beschreibung der Aktivitäten hinausgehen, Ihre Professionalität unter Beweis stellen.

Man sollte sich stets die Projektziele in Erinnerung rufen, bevor man den monatlichen Entwicklungsbericht schreibt. Üblicherweise können diese im "Projektdokument" (Project Document, ProDoc) gefunden werden. Im analytischen Teil des Berichtes könnte man dann diese Ziele auflisten, jedes als ein abgeschlossener Abschnitt mit einer Überschrift und beschreiben, wie sehr man jedem Ziel nähergekommen ist. Wo ein Ziel nicht erreicht wurde oder wo ein quantitativer Askpekt über- oder untererreicht wurde, sollte eine Erklärung zum Warum enthalten.

Gemeindeprojektberichte:

Ein detaillierter monatlicher erzählender Bericht sollte beinhalten, inwieweit jedes der geplanten Ziele erreicht wurden, was die Gründe für ein Nichterreichen waren, welche Lektionen daraus gelernt werden können und welche Vorschläge und Gründe für das Ändern von Zielen, falls sich herausgestellt hat, dass sie geändert werden sollten, es gab.

Der erzählende Bericht kann Informationen über Events und Inputs (welche Aktionen veranstaltet wurden, siehe unten) enthalten, aber sollte den Fokus auf die Outputs (die Resultate der Aktionen, die zur Umsetzung der Ziele führen) legen. Aufmerksamkeit sollte der Anzahl und Standort der Leistungsempfänger geschenkt werden. Der monatliche Bericht sollte am Besten so organisiert sein, dass die einzelnen Abschnitte mit den Abschnitten des Projektvorhabens korrespondieren.

Neben dem erzählenden Bericht, gibt es auch den finanziellen Bericht. Ein detaillierter monatlicher Finanzbericht sollte beinhalten, welche Gelder woher erhalten wurden (1) und welche Gelder ausgegeben wurden, dabei sollte Zeile für Zeile aufgeführt werden, je nach den Budgetkategorien des Projektvorhabens, Gründe für Mehrausgaben oder Nichtausschöpfung und eine Einschätzung, wie gut die Ausgaben dazu beigetragen haben, die Projektziele zu erreichen.

Fußnote (1)Wir empfehlen, dass eine CBO (community based organisation; Organisation, die in der Gemeinde ansässig ist) ihre Finanzen aus mehreren Quellen bezieht und sich damit nicht von einem einzigen Geldgeber abhängig macht.

Routineberichte des Mobilisierers:

Wenn man nach dem Unterschied zwischen einem Gemeindeprojektbericht und dem Gemeindebericht des Mobilisierers sucht, so stellt man fest, dass die Ziele verschieden sind. Die Ziele des Gemeindeprojekts sollten einfach sein, wie zum Beispiel "eine Schule bauen" oder "Wasserversorgung wiederherstellen". Doch was sind die Ziele der Mobilisierer (um über die Entwicklung zu berichten)? Die Ziele des Mobilisierers unterscheiden sich von den Zielen des in der Gemeinde verankerten Projektes, deshalb muss sich der Bericht über die Entwicklung (beim Erreichen der Ziele) unterschieden.

Einfach ausgedrückt, das erwünschte Arbeitsergebnis eines Mobilisierers ist eine mobilisierte Gemeinde. Die Aufgabe eines Mobilisierers ist es zu mobilisieren und das umfasst verschiedene Elemente (zum Beispiel Bildung einer Gemeindeeinheit, Sicherstellung der Einbeziehung von Randgruppen, Aufstellen von Gemeindeprioritäten, Managementausbildung, Motivation, Leitung ohne Politisierung). (2)

Fußnote (2)Die Intervention beinhaltet drei wichtige Elemente: (a) Bewusstseinsbildung, danach (b) Mobilisierung, dann (c) Managementausbildung. Managementschulung in der Gemeinde sensibilisert zuerst für die Notwendigkeit von transparenter Übernahme von Verantwortung; Wege, in denen Gemeindemitglieder selbst sehen können, dass die erhaltenen Mittel auch tatsächlich in das Projekt fließen und nicht für andere Dinge verwendet werden. Danach richtet sich die Ausbildung auf das "Wie" der transparenten Finanzrechenschaft, die richtige Benutzung von doppelter Buchführung, das Verbinden von Rechnungen mit Posten, die Herstellung von korrekten und gültigen Bilanzen und Haushaltsergebnissen.

Hier findet sich eine Tabelle, die die normalen Ziele des Mobilisierers in Verbindung setzt zu dem, was im Bericht des Mobilisierers enthalten sein sollte.

Tabelle 2: Über die Ziele von Mobilisierern berichten

Erwünschte Ergebnisse Unternommene Aktionen Wieviel Prozent erreicht Gründe warum Beeinflussende Faktoren Behinderungen
Eine Gemeinde vereinigen Versammlungen, um die Vorteile zu erklären; Workshops (überschlagen und erklären) Wie willig ist die Gemeinde? Wie fähig ist der Mobilisierer? Vorhandenes Niveau der Bewusstheit, Ausstattung für Versammlungen, Bildung Soziale Spaltungen, Uneinigkeit, das Fehlen von Motivationstalent
Unterstützung der Gemeinde, sich selbst einzuschätzen Schulungsworkshop über Selbsteinschätzung " Wie willig ist die Gemeinde? Wie fähig ist der Mobilisierer? " "
Der Gemeinde helfen, ihre Hauptpriorität festzulegen Anschauungsversammlung zum Thema Prioritäten festlegen " Wie willig ist die Gemeinde? Wie fähig ist der Mobilisierer? " "
Der Gemeinde helfen, ihren Zweck zu definieren und ihn anhand von spezifischen Zielen zu verfeinern Managementausbildung; Brainstorming " Wie willig ist die Gemeinde? Wie fähig ist der Mobilisierer? " "
Der Gemeinde helfen, ihre Ressourcen zu identifizieren Brainstorming " Wie willig ist die Gemeinde? Wie fähig ist der Mobilisierer? " "
Der Gemeinde helfen, Strategien zu entwicklen und sich für eine zu entscheiden Brainstorming " Wie willig ist die Gemeinde? Wie fähig ist der Mobilisierer? " "
Der Gemeinde helfen, ein Führungskomitee zu bilden (CBO) Organisationsversammlung (Wahl oder Konsens) " Wie willig ist die Gemeinde? Wie fähig ist der Mobilisierer? " "
etc. etc. etc. etc. etc. etc.




                                        

Inhalt:

Inhalt:

Weitere Informationen zur Evaluation von Effekten der Intervention auf die Gemeinde finden sich auch in der Aufstellung von Punkten zur Stärkung der Gemeinde: Elemente der Gemeindestärkung, und wie diese Veränderungen gemessen werden können: Gemeindestärkung messen.

Exkursionsberichte:

Obwohl Exkursionen im monatlichen Bericht erwähnt werden können, sollten für alle großen Exkursionen eigene Berichte erstellt werden.

Eine Exkursion sollte einen Zweck verfolgen und der Bericht sollte damit beginnen, was dieser für die Reise war. Der Zweck sollte die Reise rechtfertigen, selbst wenn er auf der Exkursion nicht umgesetzt werden konnte. Das Ziel der Reise sollte in direkter Verbindung zu mindestens einem der Gesamtziele des Projektes stehen, wie sie im Projektdokument dargelegt sind.

Formale Daten können in jeder beliebigen Anordnung aufgezählt werden, dazu gehören Ort und Datum der Reise, getroffene Personen (mit Titel, Name der Behörde, Zeit und Ort des Treffens etc), besichtigte Stellen, besuchte Versammlungen. Die Liste sollte einfach zu lesen und verstehen sein und kurz aber vollständig.

Ein Exkursionsbericht sollte mit Augenmerk auf die Resultate der Reise geschrieben werden. Wurde der Zweck erreicht? Inwieweit? Warum? Welche unerwarteten Beobachtungen konnten getroffen werden? Welche Konsequenzen hatten diese Beobachtungen? Wurden Indikatoren für Resultate aus früheren Aktivitäten festgestellt? Sollten nach den Beobachtungen Projektziele modifiziert werden? Wurden neue Probleme festgestellt? Wurden neue Feststellungen getroffen, entweder allein oder in Diskussion mit den getroffenen Personen oder bei besuchten Versammlungen?

Es sollte sichergestellt werden, dass im Bericht enthalten ist, inwieweit der Zweck der Reise erreicht wurde.

Besprechungsberichte:

Selbstverständlich sollten alle Besprechungen einen Zweck verfolgen und dieser Zweck sollte in Verbindung zum Erreichen des Projektzieles stehen. Berichte über Meetings sollten sich daher auf diesen Zweck konzentrieren und darlegen, inwieweit das Ergebnis der Besprechung zur Entwicklung hin zur Zielerreichung beigetragen hat. Siehe auch Meetings.

In Besprechungsberichten ist es einfach, den Leser durch die Verwendung des Passiv nicht korrekt zu informieren. Sätze wie "Es wurde festgestellt, dass...." oder "Es wurde gesagt..." sollten vermieden werden. Im Aktiv sollte festgehalten werden, wer was gesagt hat: "Herr Otieno schlug vor..." oder "Die gesamte Gruppe (bis auf Frau Kapia) stimmte darin überein..."

Die Vorbereitung von schriftlichen Berichten ist grundlegender Bestandteil der Managementausbildung. Die Wiedergabe und Verteilung von erzählenden Berichten muss in Vorschlägen und Verträgen enthalten sein.

Workshopberichte:

Neben Gemeindeprojektberichten und Berichten über die Aktivitäten der Mobilisierer vor Ort sind Berichte über Workshops, die abgehalten wurden, sehr wichtig und wertvoll. Nach jedem Workshop sollte der Koordinator (mit Input von den anderen Schulungsleitern sowie einem schriftlichen Bericht des Hauptschulungsleiters) einen Bericht verfassen. Der Bericht sollte keine Auflistung der durchgeführten Aktivitäten sein. Jeder Bericht sollte analytisch sein und sich auf die Ergebnisse der durchgeführten Aktivitäten konzentrieren sowie inwieweit diese zur Erreichung der Ziele des Workshops beigetragen haben.

Wie bei allen Berichten, sollten diese Berichte nicht bei einer Auflistung der Aktivitäten stehenbleiben, sondern darüber hinaus die Resultate dieser Aktivitäten beschreiben (inwieweit die gewünschten Ergebnisse erreicht wurden) und welche Lektionen gelernt wurden (über das Halten eines Workshops, nicht die Lektionen, die im Workshop enthalten waren, welche in dem Fall zu den Aktivitäten gehören).

Siehe auch: Einen Workshop vorbereiten.

Welche Themen sollten enthalten sein?

Auch hier fragte ich die Teilnehmer verschiedener Workshops mit Mobilisierern, welche Themen in Gemeindeprojektberichten enthalten sein sollten.

Die meisten Gruppen von Mobilisierern führten das Folgende an:

  • Hintergrund, Einführung;
  • Projekterfolge!! Warum? (Faktoren, Gründe);
  • Projektmisserfolge (in der Zielerreichung) Warum? (Gründe);
  • Die Mitwirkung der Gemeinde (Entscheidungsfindung);
  • Die Zuwendungen der Gemeinde (Spenden, Zuwendungen wie Arbeitskraft, Sand, Geld);
  • Benötigte Veränderungen (zum Beispiel Veränderungen der Strategien);
  • Unerwartete Probleme;
  • Gelernte Lektionen;
  • Empfehlungen (spezifisch für wen);

Dies bildet die Basis einer guten Checkliste und kann als Checkliste für jede Art von Bericht, der geschrieben wird, oder bei der Schulung eines Gemeindeumsetzungskomitees verwendet werden.

Ganz allgemein sollte immer in Erinnerung bleiben, dass jeder Bericht vergleichen sollte, was erreicht werden sollte mit dem, was erreicht wurde. Es sollte immer mehr Augenmerk auf die Resultate von Aktionen als auf die bloße Beschreibung von Aktionen gelegt werden.

Für das Musterformat eines Berichtes, in dem gezeigt wird, wo jedes dieser Themen angelegt werden kann, siehe Ein Musterbericht.

Dies sind die Themen, die die verschiedenen Arten von Berichten enthalten sollten. Schließlich geben wir noch einige Tipps und Ratschläge, wir gute Berichte erstellt werden können. Ein Bericht ist gut, wenn er (a) gelesen wird und (b) daraufhin gehandelt wird. Wie werden gute Berichte geschrieben? Siehe Bessere Berichte.

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