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Pour plus d'informations sur les effets des interventions d'animation dans les communauté, consultez la liste des éléments de la capacité d'une communauté : Éléments de la capacité d'une communauté et la façon de mesurer les changements de chaque élément : Méthodes participative de mesurer le renforcement.
Rapports de sorties sur le terrain :
Même si vous pouvez mentionner ou faire la liste des sorties sur le terrain dans votre rapport mensuel, on devrait rapporter toutes les sorties principales sur le terrain dans des rapports séparés de sorties sur le terrain.
Toute sortie sur le terrain doit avoir un but, donc votre rapport sur la sortie devrait commencer par une indication du but de la sortie. Le but devrait être une justification de la sortie, même si vous ne réussissez pas à atteindre les objectifs fixés pour cette sortie. Le but doit être lié directement à, au moins, un objectif du projet, tels qu'ils sont présentés sur le document du projet.
Évidemment, on peut lister les détails techniques dans n'importe quel ordre : selon les dates et les lieux, les personnes que l'on a rencontrées ( en donnant leurs titres, les noms des agences, le jour et le lieu des rencontres, etc... ), les lieux que l'on a visités, les réunions auxquelles on a assisté, etc. Rédigez une liste lisible, facile à comprendre et courte mais complète.
Un rapport de sortie sur le terrain devrait mettre en évidence les résultats de cette visite. Avez-vous atteint votre but ? Dans quelle mesure ? Pourquoi ? Quelles observations inattendues avez-vous faites ? Quelles sont les conséquences de telles observations ? Avez-vous remarqué des indicateurs de résultats d'activités projetées auparavant ? Devriez-vous modifier les objectifs de votre projet à partir de ce que vous avez observé ? Avez-vous identifié de nouveaux problèmes ? Avez-vous tiré des conclusions nouvelles , seul(e) ou en discutant avec d'autres personnes que vous avez rencontrées ou dans des réunions auxquelles vous avez assisté ?
Assurez-vous que votre rapport rend compte du niveau de réussite de votre visite.
Comptes-rendus de réunions :
Chaque réunion doit évidemment avoir un but et le but doit être lié à l'accomplissement des objectifs du projet. Par conséquent, les comptes-rendus de ces réunions devraient se concentrer sur le but et indiquer le résultat de la réunion, en termes de réussite progressive des objectifs. Voir Les réunions de travail.
C'est précisément dans ces comptes-rendus de réunions, que vous pouvez avoir la tentation d'utiliser la voix passive. Évitez des phrases telles que " Il a été déclaré que ... " ou " Il a été dit que ... " Utilisez la voix active pour dire qui a dit quoi : « M. Otieno ( le DA ) a suggéré que nous ... » ou « Le groupe entier ( à l'exception de Mme Kapia ) est d'accord sur le fait que ... »
La rédaction de rapports écrits fait partie de la formation en compétences de gestion. Il faut inclure la reproduction et la distribution des rapports d'événements parmi les activités spécifiées dans les propositions et les contrats.
Comptes-rendus d'ateliers :
Les comptes-rendus d'ateliers sont aussi importants que les rapports de projets communautaires et les rapports d'activités des mobilisateurs sur le terrain. Après chaque atelier, le coordinateur (avec les contributions des autres facilitateurs, y compris un rapport rédigé par le formateur principal) devrait rédiger un rapport. Le rapport ne devrait pas être une liste des activités qui ont eu lieu. Chaque rapport doit être analytique, mettre l'accent sur le résultat des activités qui ont eu lieu et à quel point les objectifs de l'atelier ont été atteints.
Comme pour tous les rapports, il faut éviter de conclure de tels rapports par une liste d'activités mais plutôt indiquer les résultats de ces activités ( le niveau d'accomplissement des résultats désirés ) et les leçons tirées ( concernant l'organisation d'un atelier, non pas les leçons apprises dans l'atelier, qui sont alors des activités ).
Voir: Préparer un atelier.
Quels sujets devrait-on inclure ?
J'ai demandé aux participants de plusieurs ateliers pour mobilisateurs quels sont les sujets que l'on devrait inclure dans les rapports des projets communautaires. La plupart des groupes de mobilisateurs ont proposé les sujets suivants :
- Les antécédents, l'introduction
- Les réussites du projet !! Raisons ( facteurs, causes )
- Les échecs du projet ( pour atteindre les objectifs ) ; Pourquoi ? ( raisons )
- La participation de la communauté ( prise de décisions )
- La contribution de la communauté (donations, apports tels que de la main-d'oeuvre, du sable, de l'argent)
- Les changements nécessaires ( par exemple, des changements de stratégies )
- Les problèmes inattendus
- Les leçons
- Les recommandations ( dire spécifiquement à qui elles s'adressent ).
Ceci forme la base d'une bonne liste d'éléments obligatoires et vous pouvez en faire une telle liste pour chaque rapport que vous rédigez, ou pour enseigner la rédaction à un comité exécutif communautaire. Dans l'ensemble, toutefois, n'oubliez pas que chaque rapport devrait comparer ce que l'on attendait ou souhaitait avec ce qui a eu lieu. Mettez l'accent sur les résultats des actions plutôt que la description des actions elles-mêmes.
Pour un modèle de format de report qui indique où se placent tous ces sujets, voir : Un modèle de format de rapport.
Ce sont donc les sujets que les différents types de rapports devraient comporter. Finalement, nous voyons quelques astuces et conseils pour améliorer la rédaction de rapports. Un rapport est bon (a) si on le lit et (b) si on agit pour réaliser ses recommandations et conclusions. Comment pouvons-nous rédiger de bons rapports ? Voir De meilleurs rapports.
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Surveillance de la formation de la communauté :
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