Traduccions:

Altres pàgines:

Mòduls

Mapa de la web

Paraules clau

Contacte

Documents útils

Enllaços útils

Continguts:

• Inici
• Redactar Informes
• Objectius
• Informes en general
• Progressos mensuals
• Informes de projecte
• Informes rutinaris
• Informes de sortides en el terreny
• Informes de trobades
• Informes de tallers
• Temàtiques
• Peu de pàgina

Continguts:

• Inici
• Redactar Informes
• Objectius
• Informes en general
• Progressos mensuals
• Informes de projecte
• Informes rutinaris
• Informes de sortides en el terreny
• Informes de trobades
• Informes de tallers
• Temàtiques
• Peu de pàgina

DIFERENTS TIPUS D'INFORMES

per als activistes

pel Dr. Phil Bartle

traduït per Isaac Blanquet

Guia

PART C: Com redactar informes:

Aquests consells amb la finalitat que siguin útils per a tots els treballadors en el terreny que treballen en projectes amb capital de fora, i que tenen com a objectiu el d’estimular les comunitats locals a dirigir el seu propi desenvolupament.

Objectius diferents; continguts diferents:

Hem notat com els objectius dels mobilitzadors són diferents dels objectius dels projectes comunitaris en els quals formen part. Això implica que els seus informes seran diferents, atès que l’essència d’un bon informe és la de comparar els resultats aconseguits amb els resultats que es desitjaven al principi.

Informes en general:

Un principi bàsic que s’ha de tenir en compte en qualsevol redacció d’informes és el de relatar els resultats de les vostres activitats. Això requerirà una anàlisis que anirà més enllà de qualsevol simple descripció de les activitats.

Tingueu present que esteu treballant per a un projecte que té diversos donants, i que està al servei d’una agència que necessita estar informada sobre una sèrie de punts específics que ocorren en el terreny. Els vostres informes seran els principals camins o canals d’informació per a que la gent decideixi de finançar aquest o d’altres projectes similars.

És recomanable que cada informe per separat es pogués identificar correctament. Al principi del tot, s’hi trobaran els identificadors principals, que inclouran, almenys, el títol (el període i la locació de l’informe), i l’autor.

Al final del tot hi haurà diversos identificadors que hauran d’aparèixer en cada document. Cada informe ha d’incloure:

• El(s) nom(s) del(s) autor(s), i la temàtica global de l’informe haurien d’aparèixer clarament al principi de l’informe. La “temàtica global” hauria d’incloure l’àrea geogràfica i el període de temps en el que esteu redactant l’informe. Hauríeu d’acompanyar-ho del rang i de la posició dins la comunitat, així com del vostre nom en tant que autor de l’informe.


• Al peu de pàgina de la última pàgina, hi hauria de constar informació identificativa de l’autor.


• Poseu el nom de l’arxiu (i la ruta) a la part esquerra del peu de pàgina. Poseu també un codi per a la data d’impressió al centre de la línia del peu de pàgina. Poseu també les inicials de l’autor (en majúscules), un guió, i llavors les inicials del mecanògraf (en minúscules) a la dreta del peu de pàgina de la última pagina.

Són elements importants en qualsevol informe. Hi ha cinc tipus d’informes amb els que els mobilitzadors haurien d’estar familiaritzats. Són diferents els uns dels altres.

• Informes de progrés mensuals;
• Informes del projecte comunitari;
• Informes rutinaris del mobilitzador;
• Informes de sortides en el terreny; i
• Informes de les reunions.

Endinsem-nos en els cinc tipus d'informes

Informes de progrés mensual:

La informació següent va adreçada a qualsevol informe de progrés rutinari: mensual, bimensual, trimestral, semestral o anual. Un informe de progrés és diferent d’un informe de situació (IS), si bé un IS només estableix què és el que ha passat i que s’hi ha fet durant el període de l’informe. Un informe de progrés, en canvi, relaciona les activitats dutes a terme, amb els objectius preestablerts.

La font d’informació més important en qualsevol projecte poden ser perfectament els informes de progrés rutinari mensuals, sempre i quan estiguin elaborats correctament. Els donants, les oficines centrals de les agències d’implementació, els líders en el grup de destí, i les agències que dirigeixen el projecte i que administren els fons dels donants, totes elles han d’estar al corrent com de bé i quants projectes d’activitats han arribat a complir els objectius del projecte.

Per tant, la millor distinció que podeu fer és tenir en compte la diferència entre:

Les vostres activitats (aportacions), i

Els resultats d'aquestes activitats (produccions) o efectes en el grup de destí.

Encara que els informes de progrés variïn quant al format, en certa manera, és necessària aquesta distinció. Dissenyeu el vostre informe amb dos grans títols: (a) activitats, i (b) resultats, o pera a cadascun dels objectius del projecte, incloeu una secció (1) d’activitats i (2) resultats d’aquestes activitats.

Un error comú que fan els principiants és el de pensar que només han de deixar constància de les seves activitats. En absolut. Un bon informe de progrés no és una mera activitat d’informació descriptiva, sinó que ha d’analitzar els resultats informats prèviament. L’anàlisi hauria de respondre a la pregunta: “En quina mesura s’ha arribat als objectius del projecte?” Des que deixeu de ser principiants per esdevenir professionals podeu demostrar la vostra professionalitat tot i anant més enllà de la descripció de les activitats en els informes de progrés.

Abans d’escriure els informes de progrés mensuals, s’ha de revisar sempre els objectius del projecte. De manera usual, es poden trobar en el “Document del Projecte” (DocPro). En el component analític del vostre informe, podeu allistar aquests objectius, cadascun amb una secció separada i amb un subtítol separat. També s’ha d’escriure un anàlisi sobre l’adequació amb la que s’han dut a terme cada objectiu. Si no s’han acomplert els objectius, o si s’han superat o no s’han arribat en algun aspecte quantitatiu, hauríeu d’acompanyar-ho d’una explicació matisant el perquè.

Informes de projecte comunitari:

Un informe narratiu mensual detallat hauria d’incloure fins a quin punt s’han aconseguit els objectius, per quins motius no s’han aconseguit completament, les lliçons que s’han après, i suggeriment i raons sobre per què s’han canviat els objectius en el cas que així hagi estat.

L’informe narratius pot incloure informació sobre els esdeveniments i les aportacions (veure més avall les accions que s’han realitzat), però s’ha d’emfatitzar amb el rendiment (el resultat de les accions com a instruments per a arribar als objectius fixats al principi). S’ha d’anar amb compte amb el nombre i la ubicació dels beneficiaris. Es podria organitzar d’una manera més eficient amb seccions que corresponguin a les seccions de la finalitat de l’informe.

De la mateixa manera que els informes narratius, també hi ha els informes financers. Un informe financer mensual i detallat hauria d’incloure quins diners s’han rebut i d’on s’han rebut, ⁽¹⁾ quants de diners s’han gastat, allistats línia a línia segons dels categories del pressupost, les raons del per què s’ha gastat més o menys, i un assessorament sobre com aquests reemborsaments contribueixen satisfactòriament a aconseguir els objectius del projecte.

^{Nota (1)}Recomanem que un CBO obtingui recursos (fons) de diverses fonts: no permeteu que una organització o un grup esdevingui dependent només d’un sol donant.

Mobilizers' Informes rutinaris:

Observeu la diferència entre un informe de projecte comunitari i un informe d’un activista comunitari; recordeu que els objectius són diferents. Els objectius del projecte comunitari haurien de ser simples, com per exemple: “construir una escola”, o “rehabilitar un subministrament d’aigua”. Quins són els objectius dels activistes (per als informes de progrés)? Els objectius de l’activista son diferents dels objectius del projecte basat en una comunitat, de manera que, els informes de progrés també seran diferents.

En simples paraules, el resultat desitjat de la feina d’un activista no és altre que una comunitat mobilitzada. La descripció de la feina d’un activista és el de mobilitzar la gent, i això implica diversos elements (per exemple, la construcció d’una comunitat unida, la participació dels grups marginals i vulnerables, l’establiment de les prioritats d’una comunitat, la pràctica per a la gestió, l’encoratjament, i el liderat sense polítics. ⁽²⁾

^{Nota (2)}Aquesta intervenció implica tres elements importants: (a) presa de consciència, (b) mobilització, i (c) pràctica per a la gestió. La pràctica per a la gestió consciencia abans que res sobre la necessitat d’un ensenyament transparent; les maneres amb les quals els membres de les comunitats poden veure per sí mateixos que els recursos que han rebut, de fet, estan dirigits al projecte concret i no estan diversificats en altres camps. Llavors s’ha de veure en el “com” d’una administració financera transparent, el manteniment dels llibres acurats de doble entrada, el vincle entre els rebuts i les entrades i la producció de balanços financers acurats.

La taula següent relaciona els objectius usuals dels activistes amb el què haurien d’incloure els informes dels activistes.

Table 2: Informes dels objectius dels activistes

Continguts:

• Inici
• Redactar Informes
• Objectius
• Informes en general
• Progressos mensuals
• Informes de projecte
• Informes rutinaris
• Informes de sortides en el terreny
• Informes de trobades
• Informes de tallers
• Temàtiques
• Peu de pàgina

Continguts:

• Inici
• Redactar Informes
• Objectius
• Informes en general
• Progressos mensuals
• Informes de projecte
• Informes rutinaris
• Informes de sortides en el terreny
• Informes de trobades
• Informes de tallers
• Temàtiques
• Peu de pàgina

Per a més informació en l’avaluació dels efectes de les intervencions d’animació comunitària, consulteu la llista d’elements per a l’enfortiment comunitari: Elements de l'enfortiment comunitari, i els mitjans per mesurar els canvis en cadascun d'ells: Medició de l'enfortiment comunitari.

Informes de sortides en el terreny:

Encara que mencioneu o llisteu els viatges en el terreny en el vostre informe mensual, els més importants s’han d’incloure en Informes de sortides en el terreny per separat.

Un viatge al terreny del projecte hauria de tenir una finalitat concreta, de manera que el vostre viatge hauria de començar indicant quin és l’objectiu del viatge. La finalitat hauria de justificar el perquè del viatge, encara que no s’hagin acomplert els objectius. La finalitat també hauria de fer referència directa a almenys un dels objectius del projecte, tal i com s’indica en el document del projecte.

Els detalls tècnics, evidentment, es poden ordenar de qualsevol manera amb dates, els llocs del viatge, les persones amb les quals s’ha tingut contacte, els llocs que s’han visitat o les trobades a les quals s’ha assistit. Feu que la llista sigui fàcil de llegir, de comprendre, i sigui breu però completa.

Un informe que parli sobre els viatges en el terreny hauria d’emfatitzar els resultats dels viatges en qüestió. Heu aconseguit el vostre objectiu? En quina mesura? Quines observacions inesperades heu experimentat? Quines conseqüències tenen? Heu observat indicadors de resultats d’activitats projectades prèviament? S’hauria de modificar algun dels objectius del projecte? Heu identificat algun problema nou? Heu arribat a noves conclusions, ja sigui individualment, ja sigui amb la gent que hàgiu conegut a les trobades a les quals heu assistit?

Cal assegurar-se d'informar fins a fuin punt s'ha arribat al propòsit del viatge.

Informes de trobades:

Per suposat, totes les trobades haurien de tenir un objectiu, i la finalitat ha d’estar relacionada amb aconseguir els objectius del projecte. Per tant, els informes d’aquestes trobades haurien de concentrar-se en l’objectiu i indicar el resultat de la trobada quant al progrés cap a la concreció d’aquests objectius. Veure Trobades.

És precisament en els informes de les trobades on hom es pot equivocar amb l’ús de la veu passiva. Eviteu frases com per exemple: “s’establí que...” o “es va dir que...”. Utilitzeu la veu activa i especifiqueu qui diu cada acció: “El senyor Otieno (DA) va suggerir que...” o “El grup sencer (exceptuant la senyora Kapia) va estar d’acord en que...”

La preparació dels informes escrits forma aprt de l'entrenament d'habilitats susbstancial en la direcció dels programes. La reporducció i la distribució dels informes ha de constar en la part dels propòsits i dels contractes.

Informes de tallers:

De la mateixa manera que els informes de projecte comunitaris i els informes en el terreny dels activistes, els informes dels tallers també són força útils. Després de cada taller, el coordinador (amb l’ajuda d’altres mediadors, incloent un informe escrit de l’instructor principal) hauria de redactar un informe. Aquest no hauria de ser només una llista de les activitats que s’han dut a terme. Cadascun d’ells hauria de ser analític, i focalitzar el resultat de els activitats que s’han desenvolupat, i en quina mesura s’han aconseguit els objectius del taller.

Com en tots els informes, els informes dels tallers no haurien d’acabar amb un llistat d’activitats, sinó amb una referència al resultat d’aquestes activitats i amb les lliçons que s’han après.

Veure: Preparar un taller.

Quines temàtiques s'hi haurien d'incloure?

Altra vegada, durant diversos tallers amb activistes, vaig preguntar als participants quines temàtiques haurien d’incloure’s en els informes dels projectes comunitaris.

La majoria d'ells van suggerir les diees següents:

• Situació, introducció;
• El projecte és un èxit! Per què? (factors i causes);
• El projecte és un desastre (en aconseguir els objectius) Per què? (raons);
• La participació comunitària (decisions preses);
• La contribució comunitària (donacions, aportacions: feina, diners...);
• Cambis necessaris (canvis en els procediments);
• Problemes sorgits;
• Lliçons apreses;
• Recomanacions (especificar a qui van adreçades)

Això conforma la base d’una bona llista de comprovació, i podeu fer que esdevingui una llista que comprovi qualsevol informe que escrigueu.

No obstant això, recordeu sobretot que el vostre informe ha de comparar el què s’esperava al principi amb el que s’ha produït al final. Emfatitzeu els resultats de les accions dutes a terme per damunt de les descripcions de les accions en elles mateixes.

Per a un format model dels informes, el qual indica on situar tots aquests temes, veieu Model de format de l'informe.

Aquestes són les temàtiques que tot informe hauria de tenir. Finalment, parlarem sobre alguns consells i indicacions per a redactar informes ben elaborats. Un bon informe ho serà si (a) és llegit i (b) si provoca una acció determinada. Com podem escriure bons informes? Veure Informes més ben elaborats.

Supervisió de l'ensenyament comunitari.

© Copyright 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Pàgina web dissenyada per Lourdes Sada

––»«––

Darrera actualització: 10.02.2011