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CÓMO REDACTAR INFORMES

por Phil Bartle, PhD

traducción de Mª Lourdes Sada

Guía para activistas comunitarios

PARTE C: Cómo redactar informes:

Estas orientaciones están escritas de forma que sean útiles para cualquier cooperante que trabaje en proyectos con fondos externos, que estén diseñados para estimular a las comunidades locales a gestionar su propio desarrollo.

Objetivos diferentes, contenidos de informes diferentes:

Hemos notado que los objetivos de los activistas son diferentes a los de los proyectos comunitarios que apoyan. Esto implica que sus informes serán diferentes, porque la esencia de un buen informe es la comparación de los resultados logrados con los esperados.

Informes en general:

Un principio fundamental que debe tener presente al redactar cualquier informes es relatar los resultados de sus actividades. Ésto requiere cierto análisis por su parte y va más allá de una mera descripción de esas actividades.

Está trabajando para un proyecto que tiene varios donantes, cuyos fondos se canalizan a través de una agencia que necesita estar informada sobre algunas cosas específicas que suceden en el lugar. Sus informes son los principales canales de información para la gente que decide sufragar este proyecto u otros similares.

Cada informe individual debe identificarse correctamente. Al principio del todo están los identificadores principales, por lo menos el título (periodo y ubicación que cubre el informe) y el autor. Al final del todo, hay una serie de identificadores que deben aparecer en cada documento. Todos los informes deben incluir lo siguiente:

• El nombre del autor (o autores) y es tema general del informe deben estar claramente determinados al principio. El «tema general» incluye el área geográfica y el periodo de tiempo sobre los que está escribiendo. Debería indicar su cargo y cometido además de su nombre como autor.
• Cierta información identificadora necesaria debe colocarse al pie de la última página.
• Ponga el nombre de archivo de ordenador (y la ruta) en la esquina inferior izquierda. Ponga la fecha de impresión en el centro. Ponga también las iniciales del autor (en mayúsculas), un guión y las iniciales del mecanógrafo (en minúsculas) en el ángulo inferior derecho de la última página.

Éstos son algunos elementos importantes comunes a todos los informes. Los activistas deben estar familiarizados con cinco tipo de informes, distintos entre sí:

• Informes mensuales de progreso.
• Informes del proyecto comunitario.
• Informes rutinarios del activista.
• Informes rutinarios del activista.
• Informes de las reuniones.

Examinemos los cinco tipos diferentes de informes.

Informes mensuales de progreso:

Nos referimos a cualquier informe rutinario de progreso: mensual, bimensual, trimestral, semestral o anual. Un informe de progreso es distinto a un informe de situación (IS), en el sentido de que el IS simplemente establece lo que ha ocurrido y cómo se reaccionó durante el periodo del informe. Un informe de progreso, por el contrario, relaciona actividades y objetivos.

La fuente más importante de información de cualquier proyecto pueden ser los informes rutinarios mensuales de progreso, si se hacen en la forma correcta. Los donantes, las centrales de las agencias implementadoras, los líderes del grupo de destino y las agencias que supervisan el proyecto y administran los fondos de los donantes necesitan saber cómo y cuántas de las actividades del proyecto han llevado a lograr los objetivos de éste.

Sin embargo, la distinción más importante que puede hacer es entre:

1. Sus actividades (aportación)
2. Los resultados de estas actividades (rendimiento) o efectos en el grupo de destino.

Aunque los informes de progreso pueden corresponder a varios formatos diferentes, debe hacerse esta distinción de alguna forma.

Diseñe su informe con dos secciones principales: (a) actividades y (b) resultados, y para cada objetivo del proyecto incluya un apartado en (a) actividades y otro en (b) resultados. Un error que cometen a menudo los principiantes es pensar que todo lo que tienen que reflejar son sus actividades. En absoluto.

Un buen informe de progreso no es un mero informe de descripción de actividades, sino que debe analizar los resultados de las actividades de las que informa. El análisis debe responder a la pregunta «¿hasta qué punto se han alcanzado los objetivos?». Puesto que no somos principiantes, sino profesionales, podemos demostrar nuestra profesionalidad yendo más allá de la descripción de actividades en los informes de progreso.

Revise siempre los objetivos del proyecto antes de redactar cualquier informe mensual de progreso. Habitualmente se encuentran en el «documento del proyecto». En el componente analítico de su informe, puede listar estos objetivos, cada uno en una sección separada con un subtítulo, y escriba un análisis sobre la facilidad con la que se ha movido hacia la consecución de cada objetivo. En el caso de que el objetivo no se haya logrado o cualquiera de sus aspectos cualitativos estén por debajo de lo esperado, debe incluir una explicación del porqué.

Informes de proyectos comunitarios:

Un informe narrativo detallado mensual debe incluir el punto hasta el que se han logrado los objetivos pretendidos, las razones por las que no se han completado, las experiencias adquiridas y las sugerencias y razones para cambiar los objetivos si se comprueba que hay que hacerlo.

El informe narrativo puede incluir información sobre los eventos y aportaciones (las acciones que se han emprendido, ver más abajo), pero debe enfatizar los rendimientos (los resultados de esas acciones por cuanto llevan a lograr los objetivos establecidos). Se debe prestar atención al número y ubicación de los beneficiarios. El informe mensual estará mejor organizado en secciones correspondientes a las secciones de la propuesta.

Además del informe narrativo, está el informe financiero. Un informe financiero mensual detallado debe incluir qué dinero se ha recibido y de dónde ⁽¹⁾, qué sumas se han gastado, listadas línea a línea de acuerdo a las categorías del presupuesto, razones por las que se ha gastado de más o de menos, y una valoración de cómo estos desembolsos han contribuido a alcanzar los objetivos establecidos en el proyecto.

Nota ⁽¹⁾: Recomendamos que una OBC obtenga recursos (fondos) de varias fuentes. No permita que la organización o grupo se hagan dependientes de un sólo donante.

Informes de rutina del activista:

Observe la diferencia entre un informe de proyecto comunitario y un informe de activista comunitario, recuerde que sus objetivos son diferentes. Los objetivos del proyecto comunitario deben ser simples, como «construir una escuela» o «rehabilitar un suministro de agua». ¿Cuáles son los objetivos del activista (para reflejar en progreso)? Los objetivos de un activista son diferentes de los objetivos de un proyecto basado en la comunidad, así que el informe de progreso (sobre el logro de los objetivos) será diferente.

En términos sencillo, el resultado esperado del trabajo de un activista es una comunidad movilizada. La descripción del trabajo de un activista es movilizar, y ésto abarca varios elementos (como unión de la comunidad, asegurarse de la participación de grupos vulnerables y marginales, establecimiento de las prioridades comunitarias, adiestramiento para la gestión, estímulo, liderazgo sin políticos) (2).

Nota ⁽²⁾: Esta intervención implica tres elementos importantes: (a) toma de conciencia, luego (b) movilización, y luego (c) adiestramiento para la gestión. El adiestramiento para la gestión comunitaria primero conciencia sobre la necesidad de una administración transparente, las formas en las que los miembros pueden ver por sí mismos que los recursos recibidos han ido verdaderamente al proyecto y no se han desviado a otras cosas. Después el adiestramiento estudia el «cómo» conseguir una administración financiera transparente, el mantenimiento de libros de contabilidad de doble entrada exactos, la relación entre los recibos y las entradas, la producción de balances financieros y productos presupuestarios exactos y válidos.

La siguiente tabla relaciona los objetivos habituales de los activistas con lo que éstos deben incluir en los sus informes.

Tabla 2: Informes sobre los objetivos de los activistas

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Para más información sobre los efectos de las intervenciones de animación comunitaria, consulte la lista de elementos de fortalecimiento comunitario: Elementos de fortalecimiento comunitario, y de los medios de medición de cambios en cada uno de ellos: Medición del fortalecimiento comunitario.

Informes de las visitas a lugar:

Aunque puede mencionar o listar las visitas al lugar del proyecto en su informe mensual, las visitas más importantes deben reseñarse en informes de visita separados.

Un viaje al lugar del proyecto ha de tener un propósito, por lo que su informe sobre la visita empezará indicando dicho propósito. Éste debe justificar el viaje, incluso si fracasó en conseguir lo que le impulsó a hacer la visita. El propósito debe estar directamente relacionado al menos con uno de los objetivos del proyecto, como se listan en el documento de éste.

Por supuesto, los detalles técnicos pueden listarse de forma ordenada, con las fechas y lugares del viaje, las personas con las que se ha encontrado (con sus cargos, nombre de sus agencias, hora y lugar de la reunión, etc.) , sitios que se han visitado, reuniones a las que se ha acudido. Haga sus listas fáciles de leer, fáciles de comprender, y breves pero completas.

Un informe de visita al lugar del proyecto debe enfatizar los resultados de dicho viaje. ¿Consiguió su propósito? ¿Hasta qué punto? ¿Por qué? ¿Qué observaciones inesperadas ha hecho? ¿Qué consecuencias tienen estas observaciones? ¿Ha observado indicadores de actividades previamente proyectadas? ¿Deben modificarse algunos de los objetivos a causa de estas observaciones? ¿Ha identificado algún problema nuevo? ¿Ha llegado a nuevas conclusiones, sólo, o al discutir en las reuniones a las que ha acudido?

Asegúrese de que informa de hasta qué punto ha logrado el propósito de su viaje.

Informes de reuniones:

Todas las reuniones, por supuesto, deben tener un propósito, y éste debe estar relacionado con la consecución de los objetivos del proyecto. Por lo tanto, los informes de esas reuniones deben concentrarse en el propósito e indicar el resultado de la reunión en términos de progreso hacia la consecución de estos objetivos.

Es precisamente en los informes de reuniones que puede resultar engorroso el uso de la voz pasiva. Evite frases como «fue establecido que...» o «se dijo que...». Utilice la voz activa estableciendo quién dijo qué: «el Sr. Otieno (DA) sugirió que...» o «todo el grupo (excepto la Sra. Kapia) acordó que...»

La preparación de informes escritos es parte del adiestramiento fundamental de gestión. La reproducción y distribución de informes narrativos debe incluirse en propuestas y contratos.

Informes de talleres:

Además de los informes del proyecto comunitario y de las actividades de los cooperantes, son muy valiosos los informes sobre los talleres efectuados. Después de cada taller, el coordinador (con la colaboración de otros mediadores, incluyendo un informe escrito del instructor principal) debe escribir un informe. El informe no debe ser una lista de las actividades que se han llevado a cabo. Todos los informes deben ser analíticos, centrarse en el resultado de las actividades que han tenido lugar, y en el punto hasta el que se han alcanzado los objetivos del taller.

Como sucede con cualquier informe, estos no deben terminar con una lista de actividades, sino indicar los resultados de estas actividades (el grado hasta el que se han logrado los fines esperados) y con las lecciones aprendidas (sobre la forma de dirigir un taller, no las lecciones incluidas en él, que en este caso son actividades).

Ver: Preparar un taller.

¿Qué temas deben incluirse?

Otra vez, durante varios talleres con activistas, pregunté a los participantes qué temas deberían incluirse en los informes de proyectos comunitarios. La mayoría de los grupos de activistas sugirieron los siguientes:

• Situación, introducción.
• El proyecto es un éxito ¿Por qué? (factores, causas).
• El proyecto fracasa (en la consecución de objetivos) ¿Por qué? (razones).
• La participación comunitaria (toma de decisiones).
• La contribución comunitaria (donaciones, aportaciones como trabajo o dinero).
• Cambios necesarios (como los de estrategia).
• Problemas imprevistos.
• Lecciones aprendidas.
• Recomendaciones (especificar a quién).

Esto forma la base de una buena lista de comprobación, y puede convertirla en ella para revisar cualquier informe que escriba o enseñe a escribir a un comité de implementación comunitario. No obstante, en general, recuerde que todos los informes deben comparar lo que se esperaba o deseaba con lo que sucedió. Enfatice los resultados de las acciones emprendidas sobre la descripción de las propias acciones.

Para información sobre un modelo de formato de informes, que indica dónde colocar cada uno de estos temas, ver: Modelo de formato de informe. Así que estos son los temas que los distintos tipos de informes deben contener. Por fin, llegamos a algunos consejos y pistas para hacer buenos informes. Un informe es bueno (a) si se lee y (b) si provoca una acción. ¿Cómo podemos escribir buenos informes? Ver Mejores informes.

Supervisión del adiestramiento comunitario:

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Última actualización: 14.04.2011