Traduceri:

Alte Pagini:

Module

Harta site-ului

Cuvinte cheie

Contact

Document utile

Link-uri utile

Continuturi:

• Partea de sus a paginii
• Scrierea rapoartelor
• Obiective
• Rapoarte in general
• Progresul lunar
• Rapoartele proiectului
• Rapoartele de rutina
• Rapoartele misiunilor desfasurate pe teren
• Rapoartele sedintelor
• Rapoartele atelierelor
• Subiecte
• Partea de jos a paginii

Continuturi:

• Partea de sus a paginii
• Scrierea de rapoarte
• Obiective
• Rapoarte in general
• Rapoarte lunare
• Rapoartele proiectului
• Rapoartele de rutina
• Raportele misiunilor desfasurate pe teren
• Rapoartele sedintelor
• Rapoartele atelierelor
• Subiecte
• Partea de jos a paginii

DIFERITE TIPURI DE RAPOARTE

pentru mobilizatori

de Phil Bartle, PhD

traducere Ana Bolea

Un Ghid

PARTEA C: Cum sa scriem rapoarte:

Aceste indrumari sunt scrise astfel incat sa fie folositoare oricarui lucrator de pe teren care participa la proiecte cu finantare din exterior, si care sunt desemnati sa stimuleze comunitatile locale sa-si gestioneze propria dezvolatre.

Obiective diferite; Continuturi diferite:

Am observat ca obiectivele mobilizatorilor sunt diferite de obiectivele proiectelor comunitatii pe care acestia le sprijina. Asta implica faptul ca rapoartele lor vor fi diferite, pentru ca esenta unui raport bun este ca acesta compara rezultatele obtinute cu rezultatele dorite.

Rapoartele in general:

Un principiu fundamental de care ar trebui sa tineti cont in scrierea oricarui tip de raport este sa raportati rezultatele activitatilor dumneavoastra. Asta necesita o analiza din partea dumneavoastra care depaseste nivelul unei simple descrieri a activitatiilor dumneavoastra.

Lucrati la un proiect care are mai multi donatori, si care este directionat printr-o agentie care trebuie sa fie informata cu privire la anumite aspecte specifice care au loc pe teren. Rapoartele dumneavoastra sunt principalele cai sau canale de informare pentru oamenii care decid sa finanteze acest proiect sau altul.

Fiecare raport separat ar trebui sa fie corect identificat. Principalii identificatori exista chiar de la inceput, incluzand cel putin titlul (perioada si locatia pe care raportul le acopera) si autorul.

La sfarsit exista cativa identificatori care ar trebui sa apara pe fiecare document. Fiecare raport ar trebui sa includa urmatoarele:

• Numele autorului(autorilor) si despre ce este vorba ar trebui sa fie specificate clar la inceputul raportului. "Despre ce este vorba" ar trebui sa includa suprafata geografica ai perioada de timp despre care scrieti. Ar trebui sa includa titlul si pozitia dumneavoastra, precum si numele dumneavoastra ca autor.


• Cateva informatii de identificare necesare ar trebui situate la sfarsitul ultimei pagini.


• Puneti numele fisierului computerizat (si calea de acces) in partea stanga de jos a paginii. Puneti un cod pentru data printarii in centrul ultimului rand. Puneti initialele autorului (cu majuscule), apoi o bara, apoi initialele celui care a redactat raportul (cu litere mici) in josul paginii, in partea dreapta a ultimei pagini.

Acestea sunt cateva elemente importante ale tuturor rapoartelor. Exista cinci tipuri de rapoarte cu care mobilizatorii ar trebui sa fie familiarizati, si acestea sunt diferite unele de altele.

• Rapoartele lunare care inregistreaza progresul;
• Rapoartele proiectului comunitatii;
• Rapoartele de rutina ale mobilizatorilor
• Rapoartele vizitelor la fata locului(unde se desfasoara proiectul misiunilor); si
• Rapoartele intrunirilor.

Permiteti-ne acum sa parcurgem cele cinci tipuri diferite de rapoarte.

Rapoartele lunare care inregistreaza progresul:

Urmatoarele se refera la orice raport de progres de rutina: lunare, bilunare, semestriale, bi-anuale sau anuale. Un raport de progres este diferit de un raport de situatie (sitrep) intrucat un raport de situatie inregistreaza doar ce s-a intamplat si si ce s-a facut pe parcursul perioadei de raportare. Un raport de progres, prin contrast, stabileste legatura dintre activitati si obiective.

Cea mai importanta sursa de infomatie despre un proiect poate fi reprezentata de rapoartele de rutina care inregistreaza progresul lunar, daca acestea sunt realizate asa cum trebuie. Donatorii, cei de la sediul agentiilor de implementare, liderii grupului tinta, si agentiile de monitorizare ale proiectului si cele care administreaza fondurile donatorilor, toti trebuie sa stie cat de bine si cate dintre activitatile proiectului au dus la atingerea obiectivelor proiectului.

Prin urmare, cea mai importanta distinctie pe care o puteti face este cea dintre:

Activitatile dumneavoastra (inputs), si

Rezultatele acestor activitati (outputs) sau efecte asupra grupului tinta.

Desi rapoartele care inregistreaza progresul pot fi diferite de alte cateva formate, acea distinctie trebuie sa fie facuta intr-un fel. Realizati-va raportul in doua directii principale si cu doua titluri aferente: (a) activitati, si (b) rezultate, sau, pentru fiecare obiectiv al proiectului, includeti o rubrica despre (1) activitati si (2) rezultatele acelor activitati.

O greseala obisnuita a multor incepatori este aceea de a crede ca tot ceea ce trebuie sa faca este sa raporteze activitatile lor. Lucrurile nu stau chiar asa. Un raport bun de inregistrare a progresului nu este un simplu raport de descriere a activitatilor, trebuind de fapt sa analizeze rezultatele acelor activitati raportate. Analiza ar trebui sa raspunda la intrebarea, "In ce masura au fost indeplinite obiectivele proiectelor?" Din moment ce nu sunteti incepatori, ci profesionisti, puteti sa va demonstrati profesionalismul depasind in rapoartele dumneavoastra care inregistreaza progresul nivelul descrierii activitatilor.

Intotdeauna verificati obiectivele proiectului inainte de a scrie orice raport lunar de inregistrar a progresului. Deobicei acestea pot fi gasite in "Documentul Proiect" (ProDoc). In componenta analitica a raportului dumneavoastra, ati putea enumera acele obiective, fiecare intr-o sectiune separata cu un subtitlu separat, si sa scrieti o analiza a cat de bine v-ati descurcat in realizarea fiecarui obiectiv. In cazurile in care nu ati atins un obiectiv, sau daca ati depasit sau ati atins doar intr-o anumita masura oricare dintre aspectele cantitative ale acestuia, ar trebui sa includeti o explicatie a motivelor.

Rapoartele proiectelor comunitatii:

Un raport lunar, narativ, detaliat ar trebui sa includa in ce masura au fost atinse fiecare dintre obiectivele propuse, care au fost cauzele care au dus doar la atingerea lor partiala, orice lectie invatata, si sugestii si motive pentru schimbarea obiectivelor daca s-a observat ca e nevoie de schimbari.

Raportul narativ poate include informatii despre evenimente si input-uri ( ce actiuni au fost intreprinse, a se vedea mai jos), dar ar trebui sa puna accentul pe output-uri (in ce masura rezultatele acelor actiuni duc la atingerea obiectivelor declarate). Ar trebui accordata atentie numarului si locatiei beneficiarilor. Ar fi recomandabil ca raportul lunar sa fie organizat in sectiuni care sa corespunda sectiunilor propunerii.

Pe langa raportarea narativa, exista deasemenea raportarea financiara. Un raport financiar lunar detaliat ar trebui sa includa suma de bani primita si provenienta acesteia, ⁽¹⁾ ce bani au fost cheltuiti, inregistrati rand cu rand in concordanta cu categoriile bugetului propunerii, motive pentru cheluielile realizate in plus sau in minus, si o evaluare a cat de bine au contribuit cheltuielile la atingerea obiectivelor declarate in proiect.

^{Nota de subsol (1)}: Recomandam ca o OAC sa obtina resurse (fonduri) din mai multe surse. Nu permiteti ca organizatia sau grupul sa devina dependenta de un singur donator.

Rapoartele de rutina ale mobilizatorilor:

Observati diferenta dintre un raport al proiectului comunitatii si un raport al mobilizatorului comunitatii; tineti minte ca obiectivele lor sunt diferite. Obiectivele proiectului comunitatii ar trebui sa fie simple, cum ar fi "constructia unei scoli", sau "reabilitarea unei surse de alimentare cu apa". Care sunt obiectivele mobilizatorilor (pentru raportarea progresului)? Obiectivele unui mobilizator sunt diferite de obiectivele unui proiect bazat in comunitate, astfel ca raportarea (atngerii obiectivelor) va fi diferita.

In cuvinte putine, rezultatul dorit al muncii depuse de un mobilizator este o comunitate mobilizata. Descrierea activitatii unui mobilizator consta in mobilizare; si aceasta cuprinde mai multe elemente (ex. realizarea unitatii comunitatii, asigurarea participarii grupurilor marginalizate si vulnerabile, stabilirea prioritatilor comunitatii, instruirea managementului, incurajare, leadership fara implicatii politice). ⁽²⁾

^{Nota de subsol (2)}: Aceasta interventie implica trei elemente importante: (a) cresterea nivelului de constientizare, apoi (b) mobilizarea, apoi (c) instruirea managementului. Instruirea managementului comunitatii ridica in primul rand nivelul de constientizare in privinta nevoii utilizarii unei evidente contabile transparente; a cailor prin care toti membrii comunitatii pot sa se convinga singuri ca resursele sunt intr-adevar directionate in proiect si nu sunt deviate in alte directii. Apoi instruirea este urmata de "Cum" -ul unei evidente financiare transparente, a preciziei utilizarii registrelor contabile cu intrari duble exacte, a coleratiei dintre incasari si intrari, a producerii unor declaratii financiare si a unor produse valide si precise.

Aceasta este o matrice care realizeaza legatura dintre obiectivele obisnuite ale mobilizatorilor si ceea ce ar trebui sa contina rapoartele mobilizatorilor.

Tabel 2: Raportare privind obiectivele mobilizatorilor

Continuturi:

• Partea de sus a paginii
• Scrierea de rapoarte
• Obiective
• Raporte in general
• Progresul lunar
• Rapoartele proiectului
• Raporte de rutina
• Raporte ca urmare a vizitelor pe teren
• Raportele intrunirilor
• Raportele atelierelor
• Subiecte
• Partea de jos a paginii

Continuturi:

• Partea de sus a paginii
• Scrierea rapoartelor
• Obiective
• Rapoarte in general
• Progresul lunar
• Raportele proiectului
• Raportele de rutina
• Raportele ca urmare a vizitelor pe teren
• Raportele intrunirilor
• Raportele atelierelor
• Subiecte
• partea de jos a paginii

Pentru mai multe informatii referitoare la efectele interventiilor de animare a comunitatiilor, referiti-va la lista elementelor de consolidare a unei comunitati: Elemente de intarire a unei comunitati, si mijloacele de masurare a schimbarilor din cadrul acestora: Masurarea intaririi comunitatii.

Raporte ale vizitelor pe teren:

Desi puteti mentiona sau enumera vizitele din teren in raportul dumneavoastra lunar, toate vizitele importante din teren ar trebui raportate in raporte separate despre vizitele din teren.

O vizita pe teren ar trebui sa aiba un scop, astfel ca raportul dumneavoastra ar trebui sa inceapa cu precizarea scopului misiunii. Scopul ar trebui sa justifice realizarea misiunii, chiar daca esuati in obtinerea a ceea ce va stabiliserati sa faceti in calatoria respectiva. Scopul ar trebui sa ai ba o legatura directa cu cel putin unul dintre obiectivele proiectului, asa cum au fost enumerate in documentul proiectului.

Detaliile tehnice pot fi desigur enumerate intr-un mod ordonat, precizand datele si locatiile, persoanele intalnite (cu titlurile lor, numele agentiilor, ora intalnirilor, locul in care s-a desfasurat intalnirea, si asa mai departe), amplasamentele vazute, intrunirile la care ati participat. Faceti o lista care sa fie usor de citit, usor de inteles, si scurta dar completa.

Un raport despre misiunea din teren ar trebui sa puna accentul pe rezultatele acelei vizite. V-ati atins scopul? In ce masura? De ce? Ce observatii neasteptate ati facut? Care sunt consecintelor acelor observatii? Ati remarcat indicatorii vreunui rezultat al activitatilor anterioare proiectate? Ar trebui modificat vreunul dintre obiectivele proiectului ca urmare a ceea ce ati aflat? Ati identificat vreo problema noua? Ati tras si alte noi concluzii, pe cont propriu sau ca urmare a vreunei discutii cu cateva dintre persoanele intalnite sau in cadrul intrunirilor la care ati participat?

Asigurati-va ca raportati masura in care ati atins scopul calatoriei dumneavoastra.

Raportele intrunirilor:

Toate intrunirile ar trebui desigur sa aiba un scop, iar scopul trebuie sa aiba legatura cu atingerea obiectivelor proiectului. Aceste tipuri de rapoarte ar trebui prin urmare sa se concentreze asupra scopului si sa indice rezultatele reuniunii in functie de progresul realizat in vederea realizarii acelor obiective. A se citi Intruniri.

Puteti cadea in capcana utilizarii diatezei pasive mai ales in rapoartele intrunirilor. Ezitati propozitii de tipul "A fost facuta declaratia ca..." sau "s-a spus ca ..." Folositi diateza activa precizand cine a spus si ce anume :"Dl Otieno (persoana imputernicita) a sugerat ca noi ..." sau "Intregul grup (cu exceptia dnei Ms Kapia) a fost de accord ca ..."

Pregatirea rapoartelor scrise constituie o parte importanta a formarii abilitatilor manageriale. Reproducerea si distribuirea rapoartelor narative trebuie inclusa in propuneri si in contracte.

Rapoartele atelierelor:

La fel ca rapoartele proiectelor comunitatilor si a activitatii mobilizatorilor, rapoartele realizate ca urmare a atelierelor desfasurate sunt deasemenea valoroase. Dupa fiecare atelier, coordonatorul (avand informatiile oferite de catre ceilalti facilitatori, inclusiv un raport scris al formatorului principal) ar trebui sa scrie un raport. Raportul nu ar trebui sa enumere activitatile desfasurate. Fiecare raport ar trebui sa fie analitic si sa se axeze pe rezultatul activitatilor desfasurate, si in ce masura au atins acestea obiectivele atelierului.

Ca in cazul tuturor raportelor, si acestea ar trebui sa se incheie, nu cu o lista a activitatilor, ci prin indicarea rezultatelor acelor activitati (procentajul in care au fost atinse obiectivele declarate) si prin precizarea lectiilor insusite (despre cum se poate tine un atelier, nu despre lectiile incluse in atelier, care reprezinta in acest caz activitati).

A se citi: Pregatirea unui atelier.

Ce subiecte ar trebui incluse?

Din nou, pe parcursul catorva ateliere cu mobilizatorii, am intrebat participantii ce subiecte ar trebui incluse in rapoartele proiectelor comunitatii.

Majoritatea grupurilor de mobilizatori au oferit urmatoarele raspunsuri:

• Background, introducere;
• Succesele proiectului!! De ce? ( factori, cauze);
• Esecurile proiectului (in atingerea obiectivelor) De ce? (motive);
• Participarea comunitatii (procesul decizional);
• Contributia comunitatii (donatii, input-uri ex. munca, nisip, bani);
• Schimbari necesare (ex schimbari in strategii);
• Probleme neanticipate;
• Lectii invatate;
• Recomandari (specificati cui sunt acestea adresate).

Acestea stau la baza unei liste bune de evaluare, putand s-o transformati intr-o lista de vervificare pentru a revizui orice raport pe care il scrieti, sau pentru a invata un comitet de implementare cum sa scrie rapoarte.

In principiu, retineti totusi ca orice raport ar trebui sa compare ce se astepta sau se dorea cu ceea ce s-a intamplat. Puneti accent pe rezultatele actiunilor intreprinse, in loc sa descrieti actiunile respective.

Pentru un model de format pentru rapoarte, care indica unde trebuiesc asezate fiecare dintre aceste subiecte, cititi: Un model de format pentru rapoarte.

Acestea sunt deci subiectele pe care diferitele tipuri de rapoarte ar trebui sa le contina. In sfarsit, iata cateva trucuri si sfaturi pentru a scrie rapoarte bune. Un raport este bun (a) daca este citit si (b) daca sunt intreprinse actiuni ca urmare a citirii raportului. Cum scriem rapoarte bune? Cititi Rapoarte mai bune.

Monitorizarea instruirii comunitatii:

© Drepturi de autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Web conceput de Lourdes Sada

––»«––

Ultima actualizare: 27.01.2011