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Para mais a respeito da avaliação dos efeitos das intervenções de animação da comunidade, refira-se à lista de elementos de enpoderamento de uma comunidade: Elementos de Fortalecimento de Comunidade, e meios de medir as mudanças em cada um deles: Medindo o Fortalecimento da Comunidade.
Relatórios de viagens de campo:
Apesar de você poder mencionar ou listar viagens de campo em seus relatórios mensais, todas as grandes viagens de campo devem ser reladas em separado em relatórios de viagens de campo.
Uma viagem de campo deve ter uma finalidade, então o seu relatório sobre a viagem deve começar com a indicação da finalidade da viagem. A finalidade deve justificar a viagem até mesmo se você falhar em atingir o que foi fazer na viagem. A finalidade deve estar diretamente relacionada com pelo menis um dos objetivos do projeto, conforme listado no documento do projeto.
Detalhes técnicos, podem, é claro, ser listados de uma forma organizada, datas e lugares da viagem, pessoas encontradas (com seus títulos, nomes de agências, hora das reuniões, local, e por assim vai), lugares vistos, reuniões assistidas. Faça com que sua lista seja fácil de ser lida, fácil de entender, e breve mas completa.
Um relatório de viagem de campo deve enfatizar os resultados daquela viagem. Você alcançou seu fim? Até que extensão? Porquê? Que observações inesperadas você fez? Quais são as consequências dessas observações? Você observou indicadores de resultados de alfuma atividade projetada anteriormente? Algum objetivo do projeto deve ser modificado em virtudo do que você observou? Você identificou novos problemas? Você chegou a novas conclusões sozinho ou discutindo com algumas das pessoas que você conhceu ou reuniões que você assistiu?
Assegure-se que a extensão pela qual você alcançou a finalidade de sua viagem é relatada.
Relatório de reuniões:
Todas as reuniões devem, é claro, ter uma finalidade, e o motivo deve estar ligado ao atiingimento dos objetivos do projeto. Relatórios sobre essas reuniões devem, portanto, se concentrar na finalidade e indicar o resultado da reinião em termos do avanço em direção ao atingimentos desses objetivos. Veja Reuniões.
Em relatórios será exatamente onde você pode ser induzido ao uso da voz passiva. Evite frases como "Foi afirmado que..." ou "Foi dito..." Use a voz ativa ao afirmar quem disse o quê: "Sr.Otieno (o DG) sugeriu que nós..." ou "O grupo todo (exceto Sra.Kapia) concordou que..."
O preparo de relatórios escritos é parte de um treinamento substantivo de administração de habilidade. A reprodução e distribuição de relatórios de narrativa devem ser incluídos em propostas e contratos.
Relatórios de oficinas:
Da mesma forma que relatórios de projetos comunitários e relatórios de atividades de campo de mobilizadores, relatórios de oficinas também são importantes. Após cada oficina, o coordenador (com contribuição dos outros facilitadores, incluindo um relatório escrito do treinador principal) deve escrever um relatório. O relatório não deve ser uma lista das atividades que aconteceram. Cada relatório deve ser analítico e focado no resultado das atividades que aconteceram e quão longe elas atingiram os objetivos da oficina.
Da mesma forma como em todos os relatório, esse tipo de relatório não deve terminar com uma lista de atividades mas sim indicar os resultados dessas atividades (o grau até onde o fim desejado foi atingido) e com lições aprendidas (sobre a apresentação de uma oficina, não sobre as lições incluídas na oficina, que são nesse caso atividades).
Veja: Preparando uma Oficina.
Que tópicos devem ser incluídos?
Mais uma vez, durante várias oficinas com mobilizadores, perguntei aos participantes que tópicos deveriam ser incluídos em relatórios de projetos comunitários.
A maior parte dos grupos de mobilizadores apresentaram os seguintes:
- Contexto, introdução;
- Sucessos do projeto!! Proquê? (fatores, causas);
- Falahas do projeto (no atingimento de objetivos) Porquê? (razões);
- A participação da comunidade (tomada de decisão);
- A contribuição da comunidade (doações, contribuições ex. trabalho, areia, dinheiro);
- Mudanças necessárias (ex. mudanças nas estratégias);
- Problemas não antecipados;
- Lições aprendidas;
- Recomendações (especificando a quem).
Isso forma a base de uma boa lista, e você pode transformá-la em um guia para a revisão de qualquer relatório que você elabore ou ensine ao comitê de implementação de uma comunidade a elaborar.
No geral, lembre-se, no entanto, que cada relatório deve comparar o que é esperado ou desejado com o que aconteceu. Coloque ênfase no resultado das ações tomadas sobre a descrição das próprias ações.
Para um formato modelo de relatório que indique aonde colocar esses tópicos, veja: Modelo de Formato de Relatório.
Então, são esses os tópicos que os diferentes tipos de relatórios devem conter. Finalmente, nós revemos algumas dicas e conselhos para a elaboração de bons relatórios. Um relatório é bom se (a) ele é lido e (b) e se proporciona a tomada de atitude. Como nós elaboramos bons relatórios? Veja Relatórios melhores.
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Monitorando o treinamento da comunidade
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