Pagsasalinwika:

Ibang mga Pahina:

Mga Modyul

Mapa ng Site

Susing Pananalita

Ipagbigay-alam

Mga Dokumento

Mga Magagamit na Link

Kalamanan:

• Simula Ng Pahina
• Magsulat ng mga Ulat
• Mga Layunin
• Ang Ulat sa Kalahatan
• Buwanang Kaunlaran
• Mga Ulat ng Proyekto
• Mga Karaniwang Ulat
• Mga Ulat tungkol sa Paglalayag sa Larangan
• Mga Ulat tungkol sa Pagpupulong
• Mga Ulat tungkol sa Pagsasanay
• Mga Paksa
• Dulo Ng Pahina

Kalamanan:

• Simula Ng Pahina
• Magsulat ng mga Ulat
• Mga Layunin
• Ang Ulat sa Kalahatan
• Buwanang Kaunlaran
• Mga Ulat ng Proyekto
• Mga Karaniwang Ulat
• Mga Ulat tungkol sa Paglalayag sa Larangan
• Mga Ulat tungkol sa Pagpupulong
• Mga Ulat tungkol sa Pagsasanay
• Mga Paksa
• Dulo Ng Pahina

IBA-IBANG URI NG MGA ULAT

para sa mga Tagapagpakilos

sinulat ni Phil Bartle, PhD

isinalin ni Ernie Villasper

Isang Gabay

Ikatlong Bahagi: Paano Makakapaghanda ng Ulat?

Ang mga pamamatnubay na tinatalakay dito ay isinulat para mapakinabangan ng mga mangagawa sa larangan na gumaganap ng tungkulin para sa mga proyekto na may pondong galing sa labas ng organisasyon, at may layunin na pasiglahin ang pampook na sambayanan upang pangasiwaan ang sarili nilang pagsulong.

Iba-ibang Layunin; Iba-Ibang Kalamanan Ng Ulat:

Nabanggit namin na ang mga layunin ng mga tagapagpakilos ay kaiba sa layunin ng mga proyekto ng komunidad na kanilang itinataguyod. Ito ay nagpapahiwatig na ang kanilang ulat ay magiging iba rin, dahil ang pinakalaman ng isang magaling na ulat ay ang paghahambing ng mga kinalabsan na nakamtan laban sa mga hinangad na layunin.

Ang Ulat sa Kalahatan:

Isang nangingibabaw na prinsipyo na dapat na tudlain sa anumang pagsusulat ng ulat ay ang pagbabatid ng resulta ng mga aktibidad. Ito ay mangangailangan ng inyong pagsusuri na bukod pa sa paglalarawan lamang ng inyong mga aktibidad.

Kayo ay gumaganap ng tungkulin para sa isang proyekto na marami ang mga nag-alay, at ang pondo ay dumadaan muna sa pamamagitan ng isang sangay na kailangang mabigyan ng pabatid tungkol sa mga partikular na aktibidad na nangyayari sa larangan. Ang inyong mga ulat ay pangunahing landas o daanan ng patalastas para sa mga tao na gumagawa ng kapasiyahan kung ang pondo ay ipagpapatuloy pa rin para dito sa proyekto at mga iba pa.

Bawa’t hiwalay na ulat ay dapat na kilalanin ng wasto. Sa pinakasimula ay ang mga pangunahing pangkilala ng ulat, kasama ang pamagat (yugto ng panahon at kinaroroonan ng proyekto) at ang pangalan ng may-akda.

Sa katapusan naman ay ang mga pangkilala na dapat na kasali sa lahat ng dokumento. Bawa’t ulat ay dapat na mayroong:

• Ang pangalan ng (mga) may-akda at kabuuan ng ulat ay dapat na nasa panimula. Ang pagpapaliwanag ng “Ang Ulat ay tungkol sa …” ay dapat na magbanggit ng heograpya ng lugar at ng yugto ng panahon na sinaklaw sa ulat. Isama din ninyo ang inyong titulo, katungkulan at pangalan bilang may-akda.


• May mga kailangang pangkilalang patalastas na dapat ay nasa katapusan ng huling pahina ng ulat.


• Ilagay ang “computer file name” at “path” sa ilalim at banding kaliwa ng pahina. Gumamit ng palahudyatan tungkol sa petsa ng paglathala at ilagay iyon sa sentro ng huling guhit. Sa bandang kanan nito ay ilagay naman ang mga unang titik ng pangalan ng may-akda (sa malalaking titik), sundan ito nang letra na hiwa (/), at pagkatapos ay ang mga unang titik ng pangalan ng tagapagmakinilya (sa maliliit na titik).

Lahat ito ay mga sangkap na mahalaga sa lahat ng ulat. May limang uri ng ulat na dapat kilalanin ng mga tagapagpakilos, at magkakaiba ang mga ito sa bawa’t isa.

• Buwanang Ulat ng Kaunlaran;
• Ulat tungkol sa Proyekto ng Sambayanan;
• Karaniwang Ulat ng Tagapagpakilos;
• Ulat tungkol sa Paglalayag sa Larangan; at
• Ulat tungkol sa Pagpupulong.

Ngayon ay talakayin natin ang bawa’t isa nitong limang uri ng ulat.

Buwanang Ulat ng Kaunlaran;

Ito ay anumang karaniwang ulat tungkol sa kaunlaran: buwan-buwan, tuwing ikalawang buwan, tuwing ikatlong buwan, tuwing dalawang taon, o taunan. Ang ulat ng kaunlaran ay kaiba sa ulat ng katayuan dahil itong huli ay naglalahad ng mga nangyari at kung ano ang ginawa tungkol doon sa yugto ng panahon na saklaw ng pag-uulat. Ang kaibahan ng ulat ng kaunlaran ay ang pag-uugnay ng mga aktibitad sa mga layunin.

Ang pinakamahalagang pinagmumulan ng pabatid tungkol sa anumang proyekto ay ang mga karaniwang buwanang ulat ng kaunlaran, lalo na kung ang mga iyon ay naipaghanda sa tamang paraan. Kailangang malaman ng mga nagkaloob, ng mga himpilan ng nagsasakatuparan na tanggapan, ng mga namumuno ng tinutudlang pangkat, at ng mga sangay na nagsusubaybay sa proyekto at namamahala ng mga ipinagkaloob na pondo kung ano ang katayuan ng mga aktibidad at kung gaano nakatulong ang mga iyon upang makamtan ang mga layunin ng proyekto.

Ang pinakamahalagang katangihan na magagawa ninyo ay masabi ang kaibhan sa pagitan ng:

Inyong mga aktibidad (pampasok), at

Mga resulta ng mga aktibidad (pagbubuhos) o epekto sa tinudlang pangkat.

Ang mga ulat ng kaunlaran ay maaaring magkakaiba sa kanilang ayos, kaya dapat ay ipakita ang ganitong katangian. Idibuho ninyo ang ulat nang may dalawang pamuhatan: (a) mga aktibidad, at (b) mga resulta o kaya ay sa bawa’t isang layunin ng proyekto, maglagay ng isang panig para sa (1) mga aktibidad at (2) mga resulta ng mga aktibidad.

Isang karaniwang pagkakamali ng mga baguhan ay mag-akala na ang kailangan lang nilang gawin ay ang mag-ulat ng mga aktibidad. Ito ay hindi tama. Ang magaling na ulat ng kaunlaran ay hindi lamang naglalarawan ng mga aktibidad, iyon ay dapat na nagsusuri din ng resulta ng mga aktibidad. Ang pagsusuri ay dapat na sumagot sa tanong na, “Gaano kalawak na nakamit ang mga layunin ng proyekto?” Dahil hindi kayo isang baguhan, at propesyonal na, maipapakita ninyo ang inyong pagka-propesyonal sa pagbibigay ng ulat na ang kalamanan ay higit pa sa paglalarawan lamang ng mga aktibidad.

Laging suriin ang mga layunin ng proyekto bago magsulat ng buwanang ulat ng kaunlaran. Kadalasan ito ay makikita sa “Dokumento ng Proyekto”. Maaari ninyong ilista ang mga layunin sa mapanuring bahagi ng inyong ulat, na ang bawa’t isa ay hiwalay na seksiyon na may sariling pangalawang pamagat, at gumawa kayo ng pagsusuri kung gaano kalawak ninyo nakamtan ang bawa’t layunin. Dapat ay ipaliwanag ninyo kung mayroon kayong layunin na hindi nakamit, at gayon din kung mayroon kayong anumang hinangad na higit pang nakamit o hindi gaanong nakamit.

Ulat tungkol sa Proyekto Ng Sambayanan;

Ang isang detalyado at mapagbidang buwanang ulat ay dapat na maglahad kung gaano kalawak na nakamit ang bawa’t layunin, ano ang mga dahilan kung bakit hindi lubusang nakamit ang anumang layunin, ano ang mga aralin na natutuhan, at mga mungkahi at dahilan tungkol sa anumang pagbabago ng layunin na kailangang gawin.

Ang mapagbidang ulat ay maaaring magsama ng pabatid tungkol sa mga pangyayari at pampasok (anong mga pagkilos ang isinagawa, tingnan sa banding ibaba), nguni’t dapat na magbigay-diin sa mga pagbubuhos (resulta ng mga pagkilos na ginawa na nakatulong upang makamit ang mga hinangad na layunin). Ang atensiyon ay dapat na ipako sa dami at kinaroroonan ng mga makikinabang. Ang pinakamabuting pagsasa-ayos ng buwanang ulat ay sa pamamagitan ng mga seksiyon na katumbas sa bawa’t seksiyon ng inyong panukala.

Katulad ng mapagbidang ulat, kailangan din ang ulat na tungkol sa pananalapi. Ang isang detalyado at buwanang ulat tungkol sa pananalapi ay dapat na magtala ng mga salaping natanggap at kung saan iyon nanggaling, ⁽¹⁾ magkano ang mga nagasta na naka-lista isa-isa ayon sa kategorya ng badyet na nakalahad sa panukala, mga dahilan kung bakit gumugol nang labis o kulang, at tasasiyon ng kung gaano kagaling na nakatulong ang mga gastos sa pagtamo ng mga layunin ng proyekto.

^{Talababa (1)}: Ang aming payo para sa organisasyon na pansambayanan ay kumuha ng mga kakayahan mula sa iba-ibang pinanggalingan. Huwag pabayaan na ang organisasyon o grupo ay maging nakaasa lamang sa isang nagkaloob.

Karaniwang Ulat ng Tagapagpakilos;

Tingnan ninyo ang kaibhan sa pagitan ng ulat tungkol sa proyekto ng sambayanan at ng ulat ng tagapagpakilos sa komunidad; tandaan na ang kanilang mga layunin ay magkaiba. Ang mga layunin ng proyekto ng sambayanan ay dapat na madaling unawain, katulad nang “magtatag ng paaralan,” o kaya ay “papanumbalikin ang pinagmumulan ng tubig.” Ano ang mga layunin ng tagapagpakilos (para sa pag-uulat ng kaunlaran)? Iyon ay magkaiba sa mga layunin ng proyekto na pang-sambayanan, kaya ang pag-uulat ng kaunlaran (kapag nakamit ang layunin) ay magiging magkaiba rin.

Sa payak na pagpapahayag, ang hinangad na resulta mula sa gawain ng isang tagapagpakilos ay isang pinakilos na komunidad. Ang deskripsyon nang gawain ng tagapagpakilos ay magpakilos ng komunidad; at iyon ay sumasaklaw ng maraming simulain (halimbawa ay ang pagtatatag ng kaisahan ng buong sambayanan, pagtiyak nang pakikilahok ng kapwa mahina at hindi gaanong makabuluhan na mga pangkat, pagtatakda ng mga mahalagang bagay, pagsasanay tungkol sa pangangasiwa, pagbibigay ng lakas at pag-asa, pamumuno nang walang halong pulitika. ⁽²⁾

^{Talababa (2)}: Ang pagsisikap ay may kasangkot na tatlong mahalagang sangkap: (a) palakasin ang kamalayan, (b) pagpapakilos, at (c) pagsasanay tungkol sa pangangasiwa. Ang pagsasanay sa pangangasiwa ng sambayanan ay nagpapalakas muna ng kamalayan para sa kahalagahan ng malinaw na pananagutan; mga paraan upang ang mga kaanib sa komunidad ay makita sa sarili nila na ang mga natanggap na mapagkukunan ay tunay na tinalaga sa proyekto at hindi nalihis sa ibang mga bagay. Pagkatapos nito ang pagsasanay ay nagpapatuloy sa pagtalakay ng “Paano makakamit” ang malinaw na pananagutan tungkol sa pananalapi, ang wastong pag-iingat ng aklat-tuusan na may dalawang entrada, ang pag-uugnay ng mga resibo sa mga entrada, ang paglikha nang tama at tunay na mga ulat tungkol sa pananalapi at mga kinalabasan na ukol sa badyet.

Ang sumusunod ay isang matris na nag-uugnay ng mga karaniwang layunin ng mga tagapagpakilos at kung ano ang mga dapat na isama sa kanilang mga ulat.

Ikalawang Talahanayan: Pag-uulat ng Layunin ng mga Tagapagpakilos

Kalamanan:

• Simula Ng Pahina
• Magsulat ng mga Ulat
• Mga Layunin
• Ang Ulat sa Kalahatan
• Buwanang Kaunlaran
• Mga Ulat ng Proyekto
• Mga Karaniwang Ulat
• Mga Ulat tungkol sa Paglalayag sa Larangan
• Mga Ulat tungkol sa Pagpupulong
• Mga Ulat tungkol sa Pagsasanay
• Mga Paksa
• Dulo Ng Pahina

Kalamanan:

• Simula Ng Pahina
• Magsulat ng mga Ulat
• Mga Layunin
• Ang Ulat sa Kalahatan
• Buwanang Kaunlaran
• Mga Ulat ng Proyekto
• Mga Karaniwang Ulat
• Mga Ulat tungkol sa Paglalayag sa Larangan
• Mga Ulat tungkol sa Pagpupulong
• Mga Ulat tungkol sa Pagsasanay
• Mga Paksa
• Dulo Ng Pahina

Kalamanan:

• Simula Ng Pahina
• Magsulat ng mga Ulat
• Mga Layunin
• Ang Ulat sa Kalahatan
• Buwanang Kaunlaran
• Mga Ulat ng Proyekto
• Mga Karaniwang Ulat
• Mga Ulat tungkol sa Paglalayag sa Larangan
• Mga Ulat tungkol sa Pagpupulong
• Mga Ulat tungkol sa Pagsasanay
• Mga Paksa
• Dulo Ng Pahina

Upang malaman kung paano ang paghusga ng kinalabsan ng mga pagsisikap sa pagpapasigla ng sambayanan, sangguniin ang listahan ng mga simulain para sa pagsasakapangyarihan ng sambayanan: Mga Simulain para sa Pagpapalakas ng Sambayanan at mga paraan nang pagsukat ng kanilang mga pagbabago: Pagsukat ng Pagpapalakas ng Sambayanan.

Ulat tungkol sa Paglalayag sa Larangan;

Kahit na maaari ninyong banggitin ang mga paglalayag sa larangan sa inyong mga buwanang ulat, dapat ay mag-ulat kayo nang bawa’t paglalayag sa larangan sa isang hiwalay na ulat.

Ang paglalayag sa larangan ay dapat na mayroong layunin, kaya simulan ang inyong ulat sa pagpapaliwanag kung ano ang layunin niyon. Ang layunin ay dapat na magbigay-matwid sa ginawang paglalayag, kahit na hindi ninyo nakamit ang inyong hinangad. Ang layunin ay dapat rin na naka-ugnay sa isang layunin ng proyekto na naka-lista sa dokumento.

Ang mga bahagi na tekniko ay maaaring ilista sa anumang maayos na paraan, mga petsa at kinaroroonan ng mga paglilibot, mga taong nakausap (pati ang kanilang mga titulo, pangalan ng sangay, oras ng pagpupulong, lugar at iba pang mga bagay-bagay), mga pook na pinuntahan, mga pagpupulong na dinaluhan. Gumawa ng listahan na madaling mabasa, madaling maintindihan, at maiksi nguni’t ganap.

Ang ulat ng paglalayag sa larangan ay dapat na magbigay-diin sa mga resulta ng paglalayag. Nakamit ba ninyo ang inyong layunin? Sa gaanong kalawakan? Bakit? Anong mga hindi inaasahan na pagmamasid ang nakita ninyo? Ano ang mga konsikuwensya ng ginawa ninyong mga pagmamasid? May napagmasdan ba kayo na nagpapahiwatig ng resulta ng mga dati nang binalak na mga aktibidad? Dapat bang baguhin ang anumang layunin ng proyekto batay sa inyong pagmamasid? May nasuri ba kayo na mga panibagong suliranin? Nagkaroon ba kayo ng mga panibagong konklusyon, sa inyong pansarili lamang o kaya ay batay sa mga talakayan sa mga tao na inyong nakatagpo o sa mga pagpupulong na inyong dinaluhan?

Tiyakin lamang na iulat ninyo kung gaano kalawak ninyo nakamit ang inyong layunin bunga sa paglalayag.

Ulat tungkol sa Pagpupulong.

Lahat ng pagpupulong ay dapat na mayroong layunin, at ito ay kailangang nakaugnay sa pagtatamo ng mga layunin ng proyekto. Ang mga ulat tungkol sa ganoong mga pagpupulong ay samakatuwid, nararapat na magbigay-diin sa mga layunin at malinaw na ipakita sa resulta ng pagpupulong ang mga kaunlaran patungo sa nasabing layunin. Tingnan ang Mga Pagpupulong.

Ang paggamit ng walang-tiyak na tinig ay isang karaniwang mali tuwing gumagawa ng ulat tungkol sa pagpupulong. Iwasan ang mga pananalita na kagaya nang “Nabanggit doon …” o kaya ay “Napagusapan sa pagpupulong …” Gumamit lagi nang tiyak na pananalita sa pamamagitan ng pagbanggit kung sino ang nagsabi nang anumang bagay: “Nagmungkahi si Mang Otieno na tayo ay …” o kaya ay “Ang buong pulutong (maliban kay Mrs. Kapia) ay sumangayon na …”

Ang paghahanda ng mga ulat na nakasulat ay isang kayamanang bahagi ng pagsasanay sa kahusayan ng pamamahala. Ang pagsusupling at pamamahagi ng mga mapagbidang ulat ay dapat na kasama sa mga panukala at kasunduan.

Ulat tungkol sa Pagsasanay:

Ang mga ulat tungkol sa pagsasanay ay mahalaga rin katulad ng mga ulat sa proyekto ng sambayanan at ulat ng mga tagapagpakilos sa larangan tungkol sa mga aktibidad. Pagkatapos ng bawa’t pagsasanay, ang tagapangasiwa (batay sa payo ng ibang mga tagatulong, at ng nakasulat na ulat ng pangunahing tagapagsanay) ay dapat na sumulat ng ulat. Ito ay hindi dapat na listahan ng mga aktibitad na nangyari. Bawa’t ulat ay kailangan na maging mapanuri, at ipako ang pag-iisip sa resulta ng mga aktibidad, at kung gaano kalawak nilang nakamit ang mga layunin ng pagsasanay.

Katulad nang anumang ulat, itong ulat sa pagsasanay ay hindi dapat na magtapos sa listahan ng mga aktibidad, nguni’t dapat ay magpakita ng mga resulta na naging bunga (kalawakan nang nakamit na layunin) at anong mga aralin ang natutuhan (tungkol sa pangangasiwa ng pagsasanay, at hindi ang mga aralin na tinalakay sa pagsasanay).

Tingnan ang: Paghahanda ng Pagsasanay.

Anong mga paksa ang dapat talakayin sa ulat?

Minsan uli, sa mga pagsasanay ng mga tagapagpakilos, tinanong ko ang mga kalahok kung anong mga paksa ang dapat na isali sa mga ulat tungkol sa proyekto ng sambayanan.

Karamihan sa kanila ay nagbigay nitong mga mungkahi:

• Karanasan, panimula;
• Mga Tagumpay ng Proyekto!! Bakit? (mga sanhi, dahilan):
• Mga Kabiguan ng Proyekto (na makamit ang mga layunin) Bakit? (mga dahilan);
• Ang pakikilahok ng sambayanan (sa paggawa ng kapasiyahan);
• Ang kontribusyon ng komunidad (mga ipinagkaloob, mga pampasok kagaya halimbawa ng gawain, buhangin, kuwarta);
• Mga kinakailangang pagbabago (kagaya halimbawa ng pagbabago sa mga estratehiya);
• Mga hindi inasahan na suliranin;
• Mga liksiyon na natutuhan;
• Mga Mungkahi (tiyakin kung para kanino).

Ang mga mungkahing ito ay isang batayan para sa magaling na listahan, na inyong magagamit para sa pagsusuri ng anumang ulat na kailangang gawin, o kaya ay sa pagtuturo ng lupon na nagsasakatuparan sa sambayanan upang magsulat ng ulat.

Sa kalahatan, tandaan lagi na ang bawa’t ulat ay dapat na maghambing nang inasahan o hinangad laban sa tunay na naging resulta. Bigyang-diin ang mga resulta ng mga ginawang aktibidad kaysa paglalarawan ng mga mismong aktibidad.

Para sa halimbawa ng huwarang uri ng mga ulat na nagpapakita kung saan dapat talakayin ang bawa’t isa nitong mga paksa, tingnan ang: Isang Huwarang Uri ng mga Ulat.

Gayon ang mga paksa na nararapat na talakayin ng mga iba-ibang uri ng mga ulat. Bilang katapusan, narito ang ilang mga payo at pangaral para sa paghahanda nang magaling na ulat. Ang ulat ay magaling kapag (a) iyon ay nabasa at (b) iyon ay naging sanhi ng pagkilos. Paano ang pagsusulat ng magaling na ulat ? Tingnan ang Mga Mabuting Ulat.

Pagsusubaybay ng Pagsasanay ng Sambayanan:

© Copyright 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Web Design: Lourdes Sada

––»«––

Huling Ulat: 29.05.2011