Tweet
Prevodi:
Català
Deutsch
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
हिन्दी / hindī
Italiano
Português
Română
Српски / Srpski
اردو / Urdu
Ostale strane
Lekcije
Mapa sajta
Glavne reči
Kontakt
Korisni dokimenti
Korisni preporuke
Sadržaj:
Sadržaj:
Sadržaj:
ZAŠTO PRIPREMITI IZVEŠTAJE?
Autor: Fil Bartl, Dr.
Prevodilac: Adriana Dulić
Vodič
DEO A: "Zašto" U Pripremanju Izveštaja:
Jeste li se ikada osećali ljutim ili poraženim jer ste morali pripremiti izveštaj? Da li vam se pripremanje i pisanje izveštaja čini dosadnim i mučnim i nešto što morate da uradite jer birokratija to zahteva?
Da li bi ste pre radili na "pravom" poslu u organizovanju sastanaka, rukovodjenju zajedničnih članova u donošenju njihovih odluka, obučavanju ljudi i nadgeldanju njihovog napretka, ili u rukovodjenju zajednice kroz izgradnju njihovog projekta?
Pa, imamo dobrih vesti. Priprema izveštaja može biti izazovno i čak možda i zabavno. I priprema izveštaja nešto totalno drugo od "pravog" posla. Ono je neophodni i sastavni deo posla; isto toliko "pravi" kao i ostali delovi.
Pripremanje izveštaja je korisno i vredno (naročito kada je ispravno uradjeno). Nastavite čitati ovaj dokument i on će vam reći sve o tome.
Neke Diskusije Sa Mobilizerima:
Nedavno smo pitali par mobilizera (1) pri obuvi u zajedničnom upravljanju u Ugandi, "Zašto bi izveštaji trebali biti pripremljeni?"
- Sledeće
su primeri nekih njihovih odgovora:
- zato što je to zahtevano od nas;
- zato da bi održali arhivu;
- zato da bi informisali naše gradjane u Ugandi;
- zato da bi pokazali naše uspehe i neuspehe;
- zato da bi mi znali šta je uradjeno i na čemu je potrebno raditi;
- da bi komunicirali sa donorima i sa svima koji su finansirali projekat (o tome kako projetak napreduje)
- da bi donori bili zadovoljni znajući šta se desilo sa njihovim donacijama;
- da bi pokazali drugim ljudima razvoj projekta;
- da bi podstakli druge ljude da započnu rad na njihovim projektima;
- da bi podstakli i informisali članove zajednice;
- da bi drugi ljudi saznali šta smo mi uradili i postigli;
- da bi pomogli istraživačima u njihovom poslu;
- da bi utvrdili šta je još potrebno uraditi;
- da bi koristili ih u ocenjivanju; i
- za vladu.
Napomena (1): Mi smo bili pozvani od strane nekih mobilizera i sprovodioca zajedničnog projekta da ih posavetujemo u pripremi izveštaja. Ugovor sa zajednično baziranom organizacijom obuhvata uslove koji zahtevaju od zajednično bazirane organizacije da pripremi izveštaje o napretku njihovog projekta, ili sledeće faze finansiranja neće biti dostavljene ukoliko izveštaji nisu pripremljeni i dostavljeni. Oni su želeli da budu sigurni da će pripremljeni izveštaji zadovoljiti sve standarde postavljene od strane zajedničnog rukovodstva, da bi osigurali buduće dostavljanje finansijskih sredstava. Naš posao je bio da im pokažemo da je uslov za pripremanje izveštaja postavljen iz dobrog razloga (unapredjenje zajednice); a ne samo nepromišljen birokratski uslov. Moramo da se zahvalimo svim zajedničnim mobilizerima i članovima zajednično bazirane organizacije koji su doprineli ovim radionicama i stoga sadržaju ovih uputstava. (Sve greške su naše).
Sa nastavkom diskusije, mi smo svi realizovali da izveštaji imaju mnoge korisne svrhe i da (dok god su pročitani) su neophodni sastavni deo uspeha zajedničnog rada.
- Stoga
smo zaključili:
- Izveštaji bi trebali biti pripremljeni;
- Izveštaji bi trebali biti pročitani; i
- Svaki izveštaj bi trebao da proizvede odredjenu akciju.
Nadgledanje i Priprema Izveštaja:
U svakom dizajnu projekta postoje odredjeni koraci/faze (kao što su: utvrdjivanje problema, cilja, zadataka, sredstava, izbor strategije, sprovodjenje, nadgledanje, promena dizajna ukoliko je potrebno), i nadgledanje je neophodan deo.
Kao što nemožemo da vozimo biciklu dok nevidimo gde treba da idemo sa biciklom, isto tako nemožemo ni da obezbedimo da smo na pravom putu sa zajedničnim projektom sve dok "nevidimo" u kom pravcu projekat ide. To "vidjenje" je nadgledanje projekta, i komuniciranje time koji doprinose projektu i donose odluke.
Nadgledanje napretka svakog projekta ili aktivnosti mora stoga biti sastavni deo dizajna uz planiranje i sprovodjenje. Ono je stoga obuhvaćeno u obuci o upravljanju i rukovodjenju zajednice.
Nadgledanje bi trebalo biti uradjeno od strane samih članova zajednice, i od strane svih koji predstavljaju zajednicu u ugovoru, i od strane ili u ime svih donatora, i svih koji su doprineli i učestvovali u zajedničnom projektu.
Kako nadgledati, i kako institucionalizovati nadgledanje i ocenjivanje, je deo obuke u upravljanju i rukovodjenju zajednice. Treneri moraju da izvuku iz članova zajednice (kroz na primer idejne sastanke) ideje o tome šta bi trebalo nadgledati.
Ako ikoji faktor može doprineti ranoj paralizi ili otkazivanju zajedničnih aktivnosti, to je sumnja u zloupotrebi sredstava; "i time je održavanost sprečena."
Izveštaji o Napretku:
Projekat nije kompletan dok nije nadgledan. Nadgledanje mora biti zapisano i komunicirano. Ta komunikacija je izveštaj.
Izveštaj o napretku projekta je evidencija i komunikacija rezultata zajedničnih aktivnosti: stepen do kojeg su ciljevi postignuti; razlozi zašto: procena faktora; i preporuke.
Izveštaj o napretku je neophodni deo projekta.
Izveštaji Od Radnika U Polju:
Radniku, dobrovoljnom ili plaćenom, je dan posao da bi se postigli neki rezultati. Ti poželjni rezultati bi trebali biti navedeni u opisu radničkog posla. Kako možemo znati da li (ili do kojeg stepena) je radnik postigao te poželjne rezultate?
Izveštaji od radnika u polju pokazuju stepen do kojeg su aktivnosti proizvele poželjne rezultate; razloge zašto: procenu faktora; i preporuke.
U svakom slučaju, izveštaj bi trebao da uporedi šta se želelo sa postignutim; da analizira razloge; i da napravi preporuke.
Dobri izveštaji su neophodni!
––»«––
Izveštavanje Članovima Zajednice:
 |