Glavna Stranica
 Sredstva




Prevodi:

Català
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
हिन्दी / Hindī
Italiano
Português
Română
Српски / Srpski
Türkçe

                                        

Ostale stranice:

Lekcije

Mapa sajta

Glavne reči

Kontakt

Korisni dokimenti

Korisni preporuke

Sadržaj:

Sadržaj:

Sadržaj:

Sadržaj:

Sadržaj:

Sadržaj:

Sadržaj:

Sadržaj:

Sadržaj:

PREDLOZI ZA FINANSIRANJE

Autor: Fil Bartl, Dr.

Prevodilac: Adriana Dulić


Dokumenat Za Uputstvo

Kako Dobiti Pare Od Davalačkih Organizacija

1. Uvod:

Predlog je molba za finansijsku pomoć za sprovodjenje projekta. Pri zajedničnom projektu, zajednica će možda biti naviknuta da traži odobrenje od članova zajednice (sa zajednicom kao najvažnijim donorom). Možete koristiti ta uputsva u molbi za finansijsku pomoć od bilo kojeg donora. Mi predlažemo da težite ka korišćenju mnogobrojnih izvora finansijskih sredstava. Ukoliko imate samo jedan izvor, moguće je da ćete postati zavisni na taj jedan izvor.

Predlog nije šoping spisak stvari koje bi vi želeli. Predlog mora da obrazloži svaku stavku na spisku stvari koje želite, tako da davalačka agencija može da odluči da li želi da obezbedi sve ili samo neke stvari sa tog spiska. Vi morate znati (i biti sposobni da komunicirate) tačno šta želite da uradite sa tim stvarima, i stoga zašto vam je potrebno da sprovede projekat da bih ste to postigli.

Važno je da pažljivo formulišete i dizajnirate vaš projekat. Takodje je važno da napišete predlog koji će privući pažnju i neophodna finansijska sredstva. Pisanje predloga je veština koja zahteva odredjeno znanje i iskustvo.

Vaš projekat bi trebao da bude iskreni dokumenat koji će "prodati" vašu ideju. Njegov cilj je da informiše i ubedi a ne da popuje, hvali ili prevari. Ukoliko ste ubedjeni da je ideja dobra i da bi trebala biti podržana, vaš predlog za projekat bi trebao to iskreno da podeli sa tima koji će porediti vaš projekat sa ostalima i doneti krajnju odluku o finansiranju. Trebalo bi jasno da naznači kako i kada će se projekat završiti, ili postati samosnosiv. Predlozi bi trebali da budu uredni, odkucani ukoliko je moguće, i bez suvišne ili nepotrebne informacije.

Koliko detaljan bi trebao vaš predlog biti zavisi od količine traženih sredstava i veličine projekta. Prilagodine ova pravila i uputstva da odgovara projektu i potencijalnom donoru.

Predlog projekta mora da odraziti rad koji ste uložili i trebalo bi da je logično postavljen. Nije dovoljno samo napisati pismo sa vašom molbom. Vi morate da pokažete potrebu i dokažete da je projekat vredan finansijske podrške. Nemojte zaboraviti da će se mnoge druge organizacije i pojedinci boriti za ista finansijska sredstva.

Koristite jasan, sažet i jednostavan jezik koji prenosi tačno šta znači. Ukoliko je neophodno koristite dijagrame i grafikone da iskažete glavne tačke. Koristite priloge da izbegnete gužvanost informacije u predlogu i poremetite tok opisa. Prilagodite vašu prezentaciju pristupljenoj agenciji. Iskažite vašu spremnost na lični susret i razgovor sa donorom nakon što je donor primio i pročitao vaš predlog.

I, naročito...
Nemojte biti obeshrabljeni ukoliko je vaš predlog odbijen. Saznajte zašto, i pristupite drugoj agenciji.

2. Isplanirajte Vaš Projekat (Praktična Vizija):

Možda vi i vaši suradnici imate mnogo ideja o stvarima koje bi želeli da uradite; vi vidite potrebu za smanjenjem nepismenosti, za smanjenjem siromaštva, za obezbedjenjem čiste vode za piće, za poboljšanjem stepena zdravstva, za obučavanjem invalida, i mnogih drugih stvari. Vi morate, medjutim, izabrati projekat koji je vrlo specifičan, ograničite vaš cilj na jedno rešenje za najprioritetnijeg problema.

Uključite čitavu zajednicu u tome. Pri izboru projekta, pozovite ljude na sastanak i nemojte zaboraviti te koji su u prošlosti bili često zanemareni, žene, invalidi, siromašni, ti koji nemaju glasa u tome kako su odluke donešene u zajednici. Obezbedite da se ljudi koji će imati koristi od vašeg projekta osećaju da je to njihov projekat, za njihovu korist, i da oni mogu doprineti tom projektu jer je to njihov projekat.

Medjutim, nije dovoljno samo izabrati vaš cilj. Potrebno je dobro planirati, utvrditi sredstva na raspolaganju ili potencijalna sredstva, pronaći par strategija i izabrati najbolju, odlučiti kako ćete nadgledati projekat da bi obezbedili da će se nastaviti sprovoditi po planu (da nastavi da prati i ispunjava prvobitno uvrdjene ciljeve), obezbediti da je računovodstvo tačno i providno, i odlučiti kada šta treba da je uradjeno (raspored). Malo istraživanja je potrebno o mestu, karakteristikama stanovništva, situaciji, postojećim objektima, je potrebno da bih ste objektivno opisali istoriju projekta. Uključenje zajednice i korisnike u ovom istraživanju je najbolji način da osigurate da je tačno.

Sa zajednicom ili ciljnom grupom, koristite Principi i Postupci za Idejni Sastanak za skicu plana ili Dizajn Projekta. Bez dozvoljavanja bilo kakve kritike, pitajte članove grupe da doprinesu svakom koraku u idejnom procesu: šta je prioritetni problem (sve navedite, čak i glupe ideje; onda ih rangirajte po prioritetu), podstičite grupu da razumeju, stoga da cilj je rešenje za utvrdjeni problem. Pomognite im da odrede zadatke (proverljive, specifične, ograničene) iz tog uopštenog cilja. Utvrdite sredstva i ograničenja, onda navedite nekoliko rešenja, birajući najbolje. Drugi dokumenti su vam na raspolaganju koji detaljnije opisuju ovaj proces ali ovo je kratka skica.

Sa ovim pripremnim radom, bit ćete spremni da počnete sa pisanjem vašeg predloga. Mi preporučujemo da nabavite sredstva iz nekoliko izvora. Nemojte dopustiti vašoj organizaciji ili grupi da postanu zavisni od jednog donora.

Pre nego što počnete pisati vaš predlog, upamtite sledeće:
  • Važno je unapred saznati kakva sredstva za finansiranje su na raspolaganju, kroz vlade, agencije pri Ujedinjenim Nacijama, neke internacionalne organizacije i privatne fondacije.
  • Većina donora traži odredjeni stepen lokalne inicijative u projektnom predlogu, korišćenje sredstava na raspolaganju unutar zemlje i planove da projekat postane samo-podržavan nakon što su sva sredstva potrošena.
  • Vaš projekat bi trebao biti praktičan, ne previše skup, i sa potencijalom za ponovnu primenu u drugim situacijama.
  • Sve više i više, agencije traže integrisane primene razvojnim projektima. To znači da bi trebali proveriti u kojoj meri vaš projekat podržava i dopunjuje postojeće aktivnosti, i otklonjuje postojeće probleme.
  • Skoro sve agencije vlada i Ujedinjenih Nacija, fondacija i privatnih dobrovoljnih agencija imaju svoje formate za predloge koji se moraju pratiti. Ako niste u kontaktu sa njihovim lokalnim ili regionalnim predstavnikom, pišite im tražeći informaciju o pravilnom postupku, formatu i ostalim zahtevima. Dok format može varirati, ista informacija je tražena od strane svih agencija i fondacija.
  • Saznajte budžetni ciklus agencije, da li je godišnji, kvartalni ili stalni (tečni). Proverite da li postoji krajnji rok dok kojeg se predlog mora podložiti.

3. Struktura Projekta (Skica Vašeg Predloga):

Ova uputstva nisu namenjena da vam kažu šta da pišete u predlogu, nego kako da napišete predlog. Ako ste vi odgovorni za pisanje predloga, onda je to stoga zato što ste vi "stručnjak" (u najboljem smislu reči). Ako ste vi odgovorni, onda vi znate šta želite da postignete i najbolji način da to postignete. U svakom slučaju, nemojte paničiti i nemojte biti obeshrabljeni zbog tehničkog žargona koji se nažalost često koristi.

Nemojte pokušati sami napisati predlog. Tražite pomoć od prijatelja i kolega, programera, rukovodje, osoblja i svih koji mogu da doprinesu ili u sadržaju ili u stilu. Gledajte na pripremu predloga kao na pisani oblik "dijaloga" u kojem svaka sledeća verzija je nastavak procesa.

Poglavlja vašeg predloga nemoraju da budu napisani u istom redu kao što je ovde predstavljeno, ali šta god je napisano u svakom poglavlju mora biti povezano na odredjeni način sa time što je napisano u ostalim poglavljima. Budite sigurni da ste stavili odgovarajući sadržaj u odgovarajuće poglavlje. Budite sigurni da je svaki predmet povezan sa ostalima i sa čitavim predlogom.

4. Naslovna Stranica (Korice):

Ovo je jedna stranica; prednja korica predloga. Ona bi trebala da obuhvata:
  • Datum;
  • Naslov projekta;
  • Mesto projekta;
  • Ime organizacije; i
  • Bilo koju drugu neophodnu jedno-linijsku informaciju.

Izvršni sažetak sledi naslovnu stranicu, ali pisci nebi trebali o tome još za sada pomišljati, nego se prvo s koncentrisati na ostale delove predloga.

5. Istorija (Uzroci Problema):

Ovaj odeljak treba da odgovori zašto je projekat potreban. Ovde trebate da opišete situaciju i usresredite se na faktore koji su izazvali formulaciju vašeg predloženog projekta. Objasnite kako je potreba za ovim projektom bila utvrdjena i ko je učestvovao u razvoju projekta. Objasnite poreklo ili kontekst vašeg projekta.

Najpreporučljivije je da je čitava zajednica uključena u utvrdjivanju prioritetnih problema; to se zove "uključljivo istraživanje."

Prvu stvar koju istorija treba da iskaže je utvrdjeni problem. To znači da mora da nazove problem i locira problem. Treba da iskaže grupu koja će imati koristi od projekta, sektor, veličinu, i ostale koji rade na rešenju problema. Ono takodje treba da iskaže stepen do kojeg je problem već rešen, i šta je do sada vaša grupa ostvarila.

Kroz proučavanje problema, nekoliko pitanja bi trebala da iskrsnu. Kakvo je stanje grupe koje će opravdati donorski prilog para i osoblja? Detaljna istorija vaše zajednice, vaše grupe, ili vašeg projekta nije neophodna, ali kratka skica bi bila korisna. Šta više, kakvi uslovi, ili kakve promene u uslovima, su zamišljene koje će podstaći donora da pristane da finansira vaš projekat?

Možete da obuvhatite:
  • Projektno područje (predmeti i problemi, ne opisi);
  • Razlozi za podlaganje predloga;
  • Okolnosti koje su dovele do projekta; i
  • Širi planovi i strategije čiji je ovaj projekat deo.

Ukoliko vaš projekat nije novi, istorija bi takodje trebala da naznači promene u projektu od njegovog početka.

Upamtite da poglavlje istorije opisuje faktore koje su dovele do problema kojeg vaš projekat treba da reši. Sve u ovom poglavlju bi trebalo da služi kao obrazloženje za odobrenje projekta i tražene finansijske pomoći. Dugačka istorija i analiza u ovom poglavlju bi bila štetna.

6. Ciljevi i Zadaci (Rešelje = Proizvod):

Cilj vašeg projekta bi trebalo da bude da reši problem ili probleme opisane u istoriji. Ciljevi i zadaci moraju biti povezani sa prethodnim poglavljem, kroz navodjenje rešenja problema utvrdjenih u prethodnom poglavlju. Potrebni su vam skup (uopštenih) ciljeva, i skup (specifičnih) zadataka.

Počni te sa "ciljevima" koji su uopšteni, dugoročni, sa širokim željama. Od tih ciljeva proizvedite specifične "zadatke" koji su proverfljivi, merljivi, ograničeni, i koji imaju specifične rokove za ostvarenje. Na primer: "Da se nepismenost smanji," je cilj; dok "Da 20 ljudi nauči osnovni stepen pismenosti do Marta 2," je zadatak.

Budite što specifičniji sa zadacima u vašem projektu. Oni bi trebali biti napisani u obliku krajnjih rezultata koje očekujete da će vaš projekat postići, ne kako ćete postići te rezultate. Ti rezultati moraju biti proverljivi (drugim rečima morate pokazati šta će biti postignuto i kako će spoljni posmatrači to moći potvrditi).

Pri izboru ciljeva i zadataka za projekat, vodite računa o prirodi donora kome dostavljate predlog; kakva rešenja su tražena? Donori nežele da doprinesu zavisnosti, i stoga nisu zainteresovani za finansiranje dobrotvornih usluga koji će otkloniti pritisak dužnosti od vlasti koji su odgovorni da se brinu o pravima lokalnih ljudi. Većina donora nisu jednostavno izvor za finansiranje rutinskih "akcija." Oni su zainteresovani u podržavanju aktivnosti koje ističu potrebe najosetljivijih, i koje unapredjuju etničku harmoniju, oslanjanje na sebe i razvoj.

7. Korisnici:

U ovom poglavlju treba da opišete u detalje ljude koji će imati koristi od vašeg projekta. Takodje možete da dodate one koji će indirektno imati koristi od projekta (na primer: ljudi koji su obučeni da pomognu korisnicima). Ovo može da bude opširnija diskusija teme pomenjene u prethodnom poglavlju; napomenite njihov broj, karakteristike, razloge zašto su oni najosetljiviji, mesto, i tako dalje.

Projekat će biti privlačniji većem broju donora ukoliko vi možete da pokažete da ljudi koji će imati koristi od projekta su učestvovali u izboru i dizajnu projekta. (U prilogu možete da stavite spisak svih sastanaka sa korisnicima sa detaljima kao što su datumi, mesta, vremena, teme diskutovane, govornici, i korisnici koji su prisustvovali sastanku. Zatim uputite čitaoca u ovom poglavlju ka prilogu; nemojte tu informaciju ovde navesti; navedite je na kraju predloga).

8. Mete i Aktivnosti (Ulaganja):

Ovo poglavlje utvrdjuje ulaganja u vašem projektu, kakva sredstva (gotovina, osoblje, i akcije) će biti uložene u vaš projekat.

Prvo, počnite sa proučavanjem mogućih strategija za ispunjenje prethodno navedenih zadataka. U svakom slučaju morate da se nadovežete na prethodno poglavlje. Najbolji projekti navedu dve, tri ili četiri različite strategije i odbije sve sem jedne i navede zašto. Onda nastavi dalje i kaže, "Uzimanjem u obzir zadatke i strategije, koje aktivnosti se moraju preduzeti da bi se koristila ova strategija za ispunjenje ovog zadatka?"

Meta znači, "Koliko, čemu, gde i od strane koga?" – Drugim rečima, "Ko šta radi?" Na primer, kakvu obuku ćete ponuditi, koliko dugo, i koliko ljudi će biti uključeni u tu obuku? Kakve veštine će biti obučavane i kakve aktivnosti su planirane da slede toj obuci?

Navedite kakvi poslovi će bit izvršeni pri projektu. Opet uputite čitača prema prilogu za opise ključnih poslova. Uvek napomenite kako će te aktivnosti ispuniti prethodno postavljene zadatke. Čak i aktivnosti pomoćnog osoblja mora biti opravdano u smislu da su oni neophodni da bi ostalo osoblje moglo da radi na ispunjenju ciljeva.

9. Raspored (Svaka Akcija Kada):

U ovom poglavlju treba da opišete redosled planiranih akcija za ispunjenje zadataka.

Ukoliko možete da budete toliko precizni da date datume, iako su približni, time bolje. Možete koristiti dijagram ili grafikon da označite kalendarske dogadjaje.

Navedite faze projekta; kako jedna faza projekta vodi u sledeću.

Koliko dugo će podrška biti potrebna?
(Kada će se projekat svršiti, ili kada će projekat postati lokalno podržavan?)

10. Organizacija (Profil):

Ovo poglavlje opisuje organizaciju i rukovodstvenu strukturu potrebnu za sprovodjenje prethodno navedenih aktivnosti. Dijagrami su vrlo korisni u tome.

Opišite ukratko ciljeve i aktivnosti vaše organizacije. Budite konkretni o iskustvu u rešavanju sličnih problema, i o kakvim sredstvima i sposobnostima sprovodjenje ovakvog projekta zahteva.

Sposobnosti i iskustvo članova vaše organizacije, vašeg kadra, je najverovatnije vaš najbolja imovina. Navedite kakvu pomoć vaša organizacija očekuje da dobije od potencijalnih donora. Prikačite dodatnu organizacionu informaciju, kao što su godišnji izveštaj, ukoliko je moguće.

Objasnite:
  • Kako će projekat biti izvršen?
  • Ko je odgovoran za projekat?
  • Ko će ga sprovesti (izvršiti)? i
  • Ko će dirigovati sprovodjenje projekta?

Ko vodi projekat? Ko je zadužen za čitavu organizaciju? Ko je odgovoran za njegovo sprovodjenje u celini (nasuprot odgovornosti za njegov dizajn i njegovo nadgledanje, i nasuprot sa raznoraznim strankama, raznoraznim agencijama i lokacijama)? Da li će se to promeniti? To sve može biti navedeno u predlogu. Proverite Organizovanje Kroz Obuku za metode razvoja organizacije.

Nemojte pregledati aktivnosti (rad) dobrovoljaca koji doprinose projektu. Iako oni nisu deo plaćenog osoblja, oni su dodatna sredstva, i doprinose sredstva projektu.

11. Troškovi i Koristi (Analiza):

U predlogu, poglavlje nazvano troškovi i koristi nije ista stvar kao budžet sa brojevima koji pokazuje količinu para. (Budžet treba biti stavljen kao prilog na kraju dokumenta, ne u tekst).

Ovde u tekstu vašeg projektnog predloga, poglavlje o troškovima i koristima treba da bude analitično i opisno, i povezano sa prethodnim poglavljem. Treba da diskutuje linije u budžetu koje zahtevaju objašnjenje (na primer: kupovine, trokovi ili potrebe koje nisu na prvi pogled očigledne ili samo-objašnjive).

Trebalo bi da izanalizirate troškove u poredjenju sa koristima projekta, povežite količinu zadataka ispunjenih sa sumom troškova, i izračunajte trošak po komadu (na primer: totalna suma troška podeljena sa brojem dece koja će biti opismenjena kroz projekat) .

Sažetak sledeće informacije će biti korisna i od pomoći donorima pri odlučivanju:
  • lokalni troškovi;
  • spoljni troškovi;
  • metodi finansiranja;
  • lokalna u poredjenu sa potrebnom promenom stranog novca;
  • svi bez-gotovinski doprinosi od lokalne zajednice (svaki sa navedenom otovinskom vrednošću);
  • metodi nabavke zaliha (gde i kako kupljena); i
  • proporcija totalne sume troškova traženih u predlogu.

Uz troškove (uključujući iznose tražene u predlogu), trebali bi da uporedite troškove (ulaganja) sa vrednošću koristi (proizvodi). Sledeće bi trebalo biti odgovoreno:
  • Ko ima koristi od projekta?
  • Kako ti imaju koristi od projekta?
  • Obrazloženje za projekat?
  • Šta su specifični proizvodi projekta?
  • Šta je prosečni trošak po korisniku?
  • Da li će vrednost koristi prevazidji trošak ulaganja (ili obratno)? Za koliko?

Kada su zadaci količinski drugačiji jedno od drugog (na primer broj novo-formiranih odbora roditelja i broj novo-opismenih dece), onda neka artibralna ali razumna podela troška "po komadu" mora biti izračunata.

Budžetne ukupne sume moraju biti navedene u ovom poglavlju, a za detaljniji budžet uputite čitaoca u prilog. Ostali izvori (donori i iznosi) treba da su takodje napomenjeni. Totalna tražena suma treba da je ovde u tekstu navedena.

12. Nadgledanje (Posmatranje):

Nadgledanje bi trebalo biti sprovedeno od strane:

  • Lokalnog odbora kao predstavnika zajednice;
  • Vaše agencije ili organizacije (utvrdite koja osoba); i
  • Vaših donora.

Kako će uspeh biti meren?
Kako li će biti potvrdjen?

Nadgledanje i praćenje bi trebali biti ugradjeni u projektne aktivnosti. Deo toga bi trebalo biti stalna samo-procena od vas (izvršna agencija).

Nadgledanje i dostavljanje izveštaja donorima od projekta mora biti razradjeno i stavljeno u projektni predlog. Mesečni izveštaji bi trebali biti dizajnirani i pregledani za korisnost donorima za njihovo stalno planiranje i programiranje za čitavu zemlju.

Jedna stvar je sigurna; naglasak treba da je na izveštaju rezultata, ili proizvoda, efektima projekta na korisnike. Štete nema i u izveštavanju o aktivnostima ukoliko su izveštaji kratki. Ali izveštavanje o postignutim rezultatima, u poredjenju sa planiranim zadacima kao što su navedeni u vašem predlogul, je neophodno.

Proverite Nadgledanje

13. Izveštavanje (Komuniciranje Nadgledanog):

Pri svakom finansiranom projektu, računovodstvo i odgovornost su veoma važni. To važi za većinu donora, Ujedinjene Nacije, vlade ili organizacije.

U vašem predlogu, vaši postupci za izveštavanje treba da opišu: "koliko često, kome, uključujući i šta?" Preporučljivo je da o ovome diskutujete sa potencijalnim donorom pošto su zahtevi za izveštavanje i ocenjivanje drugačiji medju agencijama, i zavise od tipa projekta.

Ocenjivanje projekta u toku sprovodjenja će pomoći vama i vašim donorima da vidite svoj napredak i ostvarenja i opcije na raspolaganju za buduće projekte. Pažljivo izveštavanje projekta u toku je neprocenjivo sredstvo za druge koji žene da sprovedu slični projekat.

Vaš predlog bi trebao da pokaže kakvi izveštaji će biti dostavljeni. Oni obuhvataju redovne tečne izveštaje, i završni izveštaj. Kartki, česti izveštaji (na primer: nedeljni) mogu obuhvatati samo dogadjaje i aktivnosti. Duži izveštaji bi trebali da pokažu rezultate projektnih aktivnosti (ne samo aktivnosti), procena koliko zadataka je izvršeno, razlozi zašto odredjeni zadaci nisu izvršeni, i uticaj ili dejstvo na korisnike.

Izveštaji bi trebali da budu pripremljeni i dostavljani svakog meseca. Predlog bi trebao da navede kakvi izveštaji će biti dostavljani i koliko često i sa kakvim sadržajem. Svaki projekat (ukoliko vaša grupa predlaže više od jednog projekta) zahteva poseban izveštaj (dve ili tri stranice teksta sa potrebnim prilozima).

Detaljni mesečni izveštaj bi trebalo da obuhvati koliko od predloženih zadataka je izvršeno, razloge zašto zadaci nisu u potpunosti izvršeni, i predlozi i razlozi za promenu zadataka ukoliko se smatra da je promena potrebna. Izveštaj može da obuhvata informaciju o dogadjajima i ulaganjima (kakve akcije su preduzete), ali bi trebao da ističe proizvode (rezultate tih akcija koje dovode do postizanja navedenih ciljeva). Obratite pažnju na broj i lokaciju korisnika. Mesečni izveštaj je najbolje organizovati sa delovima kao što su poglavlja u predlogu.

Detaljni finansijski izveštaj bi trebao da obuhvata kakva sredstva su primljena odakle, kakva sredstva su potrošena, navedeni linija za linijom prema budžetnim kategorijama u predlogu, razlozi za potrošnju preko ili iznad planiranom budžeta, i procenu koliko su troškovi doprineli postizanju navedenih ciljeva projekta.

Završni izveštaj bi trebao da obuhvati iste teme kao i mesečni izveštaj, plus odeljak nazvan "Naučene Lekcije," i odeljak sa uticajem projekta na ciljanu zajednicu i susedna područja. Izveštaj bi trebao biti sažet (kratak ali kompletan).

Izveštaji bi trebali biti iskreno samo-kritični i analitični. Proverite lekcije o Pisanju Izveštaja.

Isti principi i uputstva za opisne izveštaje bi se trebali primeniti finansijskim izveštajima. Mesečni budžet rezultati projekta su od iste važnosti za programiranje kao što su finansijski izveštaji za računovodstvo. Objašnjenje razlika izmedju planiranih troškova i stvarnih troškova bi trebalo da prati budžetne rezultate.

14. Prilozi:

Tekst vašeg predloga bi trebao da bude jedna, kratka ali kompletna diskusija od početka do kraja - laka za čitanje. Pošto bi mnoštvo važnih detalja napravilo tekst nerazumljvim i teškim za čitanje, oni bi trebali biti stavljeni u priloge na kraju teksta.

Tipični dokumenti koji bi trebali da su stavljeni u priloge su:
  • spiskovi;
  • dijagrami;
  • detaljni budžet;
  • opisi poslova; i
  • bilo koji drugi neophodni detaljni dokumenti.

Kada ste završili prvu skicu projektnog predloga, prodji te kroz njega i tražite u njemu bilo koje opise detalja u tekstu koji odvlače pažnju čitaoca od glatkog toka diskusije. Pomerite ih u prilog, i na njihovo mesto stavite kratku napomenu na njih i usmerite čitaoca ka prilogu za detalje.

Onda opet pročitajte dokumenat. Sa tim detaljima odstranjenim i stavljenim u prilog, da li je tok diskusije postao glatkiji, ali ne slabiji? Da? Odlično! S time ste pronašli još jednu korist od priloga.

Prilozi mogu obuhvatati bilo koji drugi materijal koji će dozvoliti donorima da odluče da li da odobre finansiranje vašeg projekta ili ne. Svrha priloga je da možete da stavite u njih sve neophodne i važne detalje (koje će pedantan čitaoc prostudirati), ali ne u tekst dokumenta gde je važno da kratka diskusija teče glatko.

15. Detaljni Budžet:

Detaljni budžet bi trebalo staviti u prilog. Svaka linija u vašem detaljnom bužetu bi trebala da navede totalnu sumu troškova za odredjenu kategoriju u budžetu. Linije bi trebale da budu grupisane u slične vrste troškova (na primer plate, vozila, komunikacija, gorivo, transport).

Ukoliko je moguće, odvojite sredstva koja će se moći ponovo koristiti i sredstva koja će se potrošiti.

Budžet bi trebao da je realna procena svih troškova neophodnih za sprovodjenje projekta. Ukoliko je moguće, pokažite potencijal za samo-podržavanje, ili pomoć iz drugih izvora. Procena troškova bi trebala da bude razdvojena u logične kategorije kao što su: plate; zalihe i materijali; pribor; putovanje; stanarina; telefon.

Dobrovoljni doprinosi od strane vas i članova organizacije bi trebali biti navedeni i procenjeni u gotovinskoj vrednosti, ili pokazani kao "bez naplate." Navedite fizičke objekte koji su (ili će biti) na raspolaganju projektu. Navedite postojeće pribore i zalihe koji će biti korišteni u projektu. Navedite sva ostala ulaganja koja će biti korištena od vlade ili drugih organizacija.

Često, agencije su više zainteresovane u stipendije koje su iste kao što je stipendija dana iz nekog drugog izvora, ili u delimičnu pomoć koja pokriva deo budžeta a ne čitavu sum. Stoga je preporučljivo da pokažete totalnu sumu u vašem predlogu, i da navedete kada očekujete ili se nadate da ćete dobiti drugu finansijsku pomoć.

16. Sažetak:

Ovaj deo pripremite na kraju. Ovo je deo na bazi kojeg će potencijalni donor doneti najvažniju prvobitnu odluku: da li da ozbiljno uzme u obzir finansiranje vašeg projekta.

Ovaj deo nebi trebao biti napisan, niti čak pomišljen, dok svi ostali delovi nisu napisani. Nemojte ga pisati kao uvod. Gledajte na ovaj deo kao na kartak pregled i zaključak.

Najbolja veličina za ovaj deo je pola stranice; absolutno najduže jedna stranica. Ukoliko je duži od toga, u opasnosti je da neće biti pročitan i uzet u obzir. Trebalo bi da ukratko navede samo ključne preporuke i napisan za prezauzete direktore koji će možda pročitati pedeset predloga i možda prvobitno neće pročitati ništa više od sažetka za svaki predloženi projekat.

Ironično, dok ćete na sažetku nakraju raditi, treba da ga stavite na početak dokumenta posle naslovne stranice vašeg predloga.

i kada završite sa pisanjem sažetka...

Kada ste napisali skicu vašeg predloga, predajte ga ostalim članovima vašeg tima za komentare i predloge. Gledajte na predlog kritično i budite spremni na prepisivanje i reviziju ukoliko je neophodno.

17. Neka Završna Uputstava/Komentari:

Projekti koji imaju najveće šanse za finansiranje su ti koji su brzi, održavajući, malih razmera, sa niskim budžetom za najprioritetnije potrebe utvrdjene od strane zajednice.

Predlozi su često ocenjivani po doprinosu na razvoj šireg geografskog područja kojem zajednica pripada.

Aktivno učestvovanje žena u utvrdjivanju, sprovodjenu i nadgledanju predloženog projekta bi trebalo biti podsticano. Predlog bi trebao da jasno opiše broj žena uključenih u dizajn i sprovodjenje projekta, i broj koji će od njih imati koristi od projekta.

Svi projekti koji su deo nekih većih i dugoročnijih planova moraju navesti druge (preporučljivo odobrene) izvore finansiranja koji će osigurati kontinuitet i održavanost.

Projekti, koji podstiču razvoj i oslanjanje na samog sebe, i koji su lokalno podržavani imaju veće šanse da budu finansirani. Vaša procena kada bi projekat mogao postati samo-podžavan bi trebala da bude navedena u vašem predlogu.

Uspeh projekta zahteva suradnju svih delova zajednice. Mora postojati osećaj zajedničnog "vlasništva" projekta (uključujući od strane lokalnih stanara i raseljenika). To zahteva prvobitno "mobilizaciju zajedničnog razvoja," "društvenu animaciju" ili sličnu aktivnost za unapredjenje zajednice da bi se obezbedilo učestvovanje zajednice u donošenju odluka u vezi predloženog projekta. Aktivno učestovanje čitave zajednice (svih članova) u utvrdjivanju, proceni i sprovodjenju projekta je obično preduslov za odobrenje.

Dobar projekat bi trebao biti u mogućnosti da se ponovi. To znači da bi trebalo biti moguće sprovesti isti projekat u drugim zajednicama.

Računovodstvo i odgovornost su veoma važni.

Mnoga sredstva od tih koji će imati koristi od projekta mogu biti skrivena u našoj brizi za njihovu situaciju, ali to može biti varljivo. Skrivena sredstva zajednice obično obuhvataju veštine i mudrost, i iznenadjujuće mnoga materijalna sredstva, kapital i zalihe. Vaš zadatak kao mobilizera je da podstičete proces otkrivanja skrivenih sredstava medju tima koji će imati koristi od projekta i da podstičete društveni proces smanjenja zavisnosti i povećanja oslanjanja na sebe.

Sretno! Nemojte se obeshrabiti!

––»«––

© Zaštićeno Autorsko Pravo 1967, 1987, 2007 Fil Bartl
Dizajn Stranice Lurdes Sada
––»«––
Zadnja dopuna: 06.10.2011.
 Glavna Stranica
 Projektna Sredstva