Propuneri pentru finanţare; Îndrumare; Cum se obţin bani de la Organizaţiile donatoare

O propunere este o cerere de asistentă financiară pentru implementarea unui proiect. Pentru un proiect comunitar, poate fi folosit pentru a obţine aprobarea membrilor comunităţii (comunitatea însăşi fiind cel mai important donator). Puteţi folosi aceste îndrumări în obţinerea de fonduri pentru proiecte de la orice donator. Vă recomandam să stabiliţi ca scop obţinerea mai multor surse de finanţare. Dacă aveţi o singură sursă de finanţare, puteţi deveni dependent de acea unică sursă.

O propunere nu este doar o "listă de cumpărături" cu lucrurile pe care le doriţi. O propunere trebuie să justifice fiecare obiect din lista lucrurilor pe care le vreţi, pentru ca o agenţie donatoare să poată decide dacă doreşte să furnizeze doar câteva sau toate aceste lucruri. Trebuie să ştiţi (şi să fiţi capabili să comunicaţi) exact ce vreţi să faceţi cu aceste lucruri, şi acesta este motivul pentru care ar trebui să realizaţi un proiect pentru a întreprinde ceea ce doriţi să obţineţi.

Este important să formulaţi şi să creaţi proiectul cu atenţie. Este la fel de important să scrieţi o propunere care să atragă finanţarea necesară. Scrierea propunerilor este o abilitate care necesită cunoştiinţe şi ceva practică.

Propunerea dumneavoastră de proiect ar trebui să fie un document de "vânzare" cinstit. Este sarcina dumneavoastră să informaţi şi să convingeţi. Nu este cazul să predicaţi, să vă lăudaţi sau să înşelaţi. Dacă sunteţi convinşi că este o idee bună şi că ar trebui susţinută, propunerea dumneavoastră de proiect ar trebui să o raporteze in mod cinstit factorilor de decizie care apreciază meritele acesteia comparativ cu ale altor angajamente de donaţie. Ar trebui să specifice în mod clar cum şi când se va încheia proiectul, sau cum şi când va deveni autonom. Propunerile ar trebui să fie curate şi armonioase, preferabil redactate la calculator, şi fără orice informaţie stranie sau inutilă.

Gradul de elaborare al propunerii dumneavoastră ar trebui să depindă de cantitatea de informaţii cerute şi de cât de extins este proiectul. Modificaţi aceste îndrumări astfel încât să se se armonizeze atât cu tipul proiectului, cât şi cu donatorul propus.

Propunerea de proiect trebuie să reflecte munca de bază pe care aţi întreprins-o deja şi care ar trebui să fie stabilită în mod logic. Nu este suficient să scrieţi o scrisoare în care să declaraţi cererea dumneavoastră. Trebuie să demonstraţi necesitatea şi faptul că proiectul merită să obţină finanţarea. Ţineţi minte că vor fi multe alte organizaţii şi multe alte persoane care vor intra în competiţie pentru fonduri.

Folosiţi un limbaj clar, concis şi simplu, care să spună exact ce se doreşte a fi spus. Dacă este necesar, utilizaţi diagrame şi grafice pentru a ilustra ideile principale. Folosiţi anexele pentru a evita încărcarea excesivă a conţinutului propunerii şi fluxul narativ. Adaptaţi-vă prezentarea în funcţie de agenţia căreia îi solicitaţi sprijinul. Exprimaţi-vă disponibilitatea de a fi intervievat personal de către agenţia donatoare după ce aceştia primesc şi citesc propunerea dumneavoastră.

Şi, mai ales . . .
Nu vă descurajaţi dacă propunerea dumneavoastră de proiect nu este acceptată. Aflaţi de ce, şi încercaţi cu altă agenţie.

Poate ca dumneavoastră şi asociaţii dumneavoastră aveţi multe idei legate de lucrurile pe care doriţi să le înfăptuiţi; consideraţi necesar să reduceţi iliteraritatea, sărăcia, să furnizaţi apă potabilă, să îmbunătăţiţi nivelul de sănătate, să furnizaţi instruire persoanelor cu dizabilităţi şi multe alte lucruri. Trebuie totuşi să alegeţi un proiect care este foarte specific, să vă limitaţi scopul la o singură soluţie dorită pentru cea mai importantă, deci prioritară problemă.

Implicaţi întreaga comunitate. Când alegeţi proiectul, convocaţi o întrunire şi nu neglijaţi să-i includeţi şi pe cei care au fost adesea neglijaţi în trecut, femei, persoane cu dizabilităţi, cei foarte săraci, cei care nu au "voce" în modalitatea în care sunt decise lucrurile în comunitate. Asiguraţi-vă că oameni care se presupune că vor beneficia de pe urma proiectului dumneavoastră simt că acesta este proiectul lor, în beneficiul lor, şi că pot contribui pentru că este al lor.

Nu este totuşi suficient să vă alegeţi scopul. Este necesară o bună planificare, identificarea resurselor dumneavoastră disponibile sau potenţiale, generarea câtorva strategii şi alegerea celei mai viabile, este necesar să decideţi cum veţi monitoriza(observa) proiectul pentru a vă asigura că îşi va urma traseul stabilit (va continua să fie în concordanţă cu dorinţele dumneavoastră iniţiale) , să vă asiguraţi că activtatea contabilă este atât transparenta cât şi precisă, să decideţi când vor fi desfaşurate activităţile (un program) . Pentru a descrie circumstanţele proiectului în mod obiectiv este deasemenea necesară un pic de cercetare referitoare la locaţie, la caracteristicile populaţiei, la situaţie, la dotările existente. Implicarea comunităţii sau a beneficiarilor în această cercetare este cel mai bun mod de a asigura validitatea cercetării.

În ceea ce priveşte comunitatea sau grupul ţintă, utilizaţi Procedurile şi Principiile Brainstorming-ului pentru a schiţa un Plan sau o Schiţă a Proiectului. Fără să permiteţi criticile, rugaţi-i pe membrii grupului să contribuie la fiecare etapă a procesului de brainstorming în grup: care este problema prioritară (faceţi o listă cu toate, chiar şi cu declaraţiile mai naive; apoi clasificaţi-le în ordinea priorităţilor), facilitaţi procesul prin care grupul înţelege că scopul este soluţia problemei identificate. Ajutaţi-i să genereze obiective (finite, verificabile, specifice) decurgând din scopul general. Identificaţi resursele şi constrângerile, apoi generaţi câteva soluţii alternative, alegând-o pe cea mai viabilă. Există şi alte documente disponibile pentru a explica procesul de brainstorming cu mai multe detalii, dar aceasta a fost o scurta trecere în revistă.

Odată sarcinile de bază efectuate, veţi dori să începeţi să schiţaţi propunerea. Vă recomandam călduros să vă obţineţi resursele(fondurile) de la mai multe surse. Nu permiteţi ca organizaţia sau grupul dumneavoastră să devină dependent de un singur donator.

Înainte de a demara scrierea propunerii dumneavoastra, ţineţi minte următoarele:

Este necesar sa aflati in avans ce surse de finantare sunt disponibile, prin intermediul guvernelor, şi a agenţiilor Naţiunilor Unite, a câtorva ONG-uri internaţionale sau a unor fundaţii private.
Majoritatea donatorilor atribuie o atenţie specială gradului de iniţiativă locală a propunerii de proiect, utilizării resurselor disponibile în ţara respectivă şi ca planurile proiectului să poată fi de sine stătătoare dupa ce a fost cheltuită finanţarea iniţiala.
Proiectul dumneavoastră ar trebui să fie practic, nu prea costisitor, şi să aibă potenţialul de a fi repetat în alte situaţii.
Agenţiile finanţatoare caută din ce în ce mai des abordări integrate de dezvoltare a proiectelor. Asta înseamnă că veţi dori să ştiţi în ce măsură proiectul dumneavoastră sprijină şi este complementar activităţii existente, şi în ce măsură este realizat astfel încât să depăşească problemele identificate.
Aproape toate agenţiile UN şi guvernamentale, fundaţii şi agenţii private voluntare au propriul lor format de propunere, pe care doresc ca dumneavoastră să-l respectaţi. Dacă nu sunteti in contact cu un reprezentant local sau regional, scrieţi o scrisoare solicitând informaţii referitoare la procedurile, formatul de aplicare adecvate şi la criteriile de finanţare. Deşi formatul variază, aceleaşi informaţii sunt solicitate de către toate agenţiile şi de către toate fundaţiile.
Aflaţi care este ciclul de bugetare al ageţiei, anual, semestrial sau în desfăşurare. Verificaţi să vedeţi dacă exista un termen limită pentru depunerea proiectului.

Aceste îndrumări (structura) nu sunt menite să vă spună ce să scrieţi, ci mai degrabă cum să scrieţi propunerea. Dacă sunteţi responsabil cu scrierea propunerii, înseamnă că dumneavoastra sunteţi "expertul" ( în cel mai pozitiv sens al cuvântului). Dacă dumneavoastră sunteţi responsabilul, atunci dumneavoastră ştiţi ce doriţi să obţineţi şi cea mai bună modalitate de a obţine rezultatele dorite. Oricum, nu vă panicaţi în faţa acestei perspective şi nu vă lăsaţi descurajat din cauza jargonului tehnic care, din nefericire, este folosit în mod frecvent.

Nu încercaţi să scrieţi propunerea de unul singur. Cereţi ajutorul prietenilor şi colegilor, programatorului, managerului, personalului şi a celor care vă pot susţine îin orice este legat de concepte sau stil. Încercaţi să pregătiţi o propunere asemenea unei forme scrise de "dialog" în care fiecare schiţă succesivă este o continuare a procesului.

Capitolele propunerii dumneavoastră nu trebuie scrise neapărat în ordinea prezentată aici, dar ceea ce este scris în fiecare capitol trebuie să fie într-o concordanta specifica cu ceea ce este scris in alte capitole. Asigurati-va ca includeti continutul adecvat in capitolul potrivit. Asigurati-va ca fiecare subiect este in corelatie cu celelalte si cu propunerea in ansamblu.

Sinteza sau rezumatul va succeda pagina titlului, dar cei care propun proiectul nu ar trebui să se preocupe de acest aspect acum, ci mai întâi să citească despre celelalte secţiuni ale propunerii.

Se doreşte ca această secţiune să răspundă la întrebarea de ce este necesar proiectul dumneavoastră. Veţi dori să oferiţi, cu această ocazie, o descriere a situaţiei şi să vă axaţi asupra factorilor care au determinat formularea propunerii dumneavoastră de proiect. Povestiţi despre cum a fost identificată necesitatea acestui proiect şi cine a fost implicat în dezvoltarea proiectului. Explicaţi originea sau contextul proiectului dumneavoastră.

Este de dorit să implicaţi întreaga comunitate în identificarea problemelor prioritare; această etapă este denumită "cercetare participativa".

Primul lucru pe care munca de pregatire o realizeaza consta in identificarea problemei. Trebuie sa denumeasca si sa localizeze problema. Indica grupul(beneficiarii) tinta, sectorul, magnitudinea, si alti actori care lucreaza la rezolvarea problemei. Poate deasemenea sa indice in ce masura problema a fost partial rezolvata de catre alti actori, si ce a realizat grupul dumneavoastra pana in momentul prezent.

Pe parcursul examinării problemei (problemelor) care vor fi luate în vizor, ar trebui să apară câteva întrebări. Care este situaţia grupului ţintă, situaţie care să justifice donarea de bani de către donator şi poate şi alţi angajaţi în plus? O poveste a comunităţii, a grupului dumneavoastră sau a proiectului nu este esentiala, dar o scurtă prezentare poate fi utilă. Mai important, ce condiţii, sau ce schimbări a condiţiilor, sunt avute în vedere astfel încât să determine contribuţia oricărui donator şi finanţarea proiectului dumneavoastră?

Dacă proiectul dumneavoastră nu porneşte de la zero, background-ul(circumstanţele) va indica deasemenea orice schimbări petrecute în cadrul proiectului de la demararea acestuia.

Ţineti minte că acest capitol referitor la background descrie factorii care au determinat problema pe care proiectul dumneavoastră inteţioneaza să o rezolve. Tot ce cuprinde acest capitol ar trebui să fie justificarea aprobării proiectului şi a asistenţei financiare solicitate. Poveştile şi analizele extinse ar fi detrimentale în acest caz.

Scopul proiectului dumneavoastră ar trebui să fie rezolvarea problemei sau a problemelor descrise în fundal. Ţelurile şi obiectivele trebuie să fie corelate cu capitolul precedent, declarând care este soluţia problemelor mai sus menţionate. Aveţi nevoie de un set de scopuri(general), de seturi de obiective(specific).

Începeţi cu "scopurile" care sunt generale, pe termen lung, dorinţe ample. Acele scopuri generează "obiective" specifice, care sunt verificabile, măsurabile, finite, şi au date precise de realizare. De exemplu: "Reducerea iliterarităţii" este un scop; în timp ce "A învăţa 20 de noţiuni client de literaritate de bază până pe data de 2 martie" este un obiectiv.

Veţi dori să fiţi cât se poate de specifici în declararea obiectivelor proiectului dumneavoastră. Ar trebui scrise sub forma unor rezultate finale ale proiectului, rezultate pe care le estimaţi, nu cum veţi atinge aceste rezultate. Acele rezultate trebuie să fie verificabile (ex. puteţi arăta în mod clar că au fost realizate, şi pot fi confirmate de către observatorii externi).

Când selectaţi scopurile şi obiectivele pentru proiect, amintiţi-vă de specificul donatorului căruia vă adresaţi; ce fel de soluţii sunt dorite? Donatorul nu doreşte să contribuie la susţinerea dependenţei, prin urmare nu este interesat în finanţarea unor servicii caritabile care ar putea înlătura presiunea obligaţiei de pe umerii acelor autorităţi care ar trebui să se ocupe de respectarea drepturilor persoanelor din respectiva localitate. Majoritatea donatorilor nu sunt o simplă sursă de finanţare în vederea realizării "operaţiunilor" de rutină. Ei sunt interesaţi să sprijine activităţi care se concentrează asupra nevoilor celor mai vulnerabili şi mai nefericiţi, şi să promoveze autosusţinerea, armonia etnică şi dezvoltarea.

In acest capitol descrieţi beneficiarii sau grupurile ţintă în cateva detalii. Puteţi deasemenea să adăugaţi beneficiari indirecţi sau secundari (ex oamenii instruiţi să-i ajute pe beneficiarii primari). Aceasta poate fi o extindere a subiectului menţionat în secţiunea dumneavoastră de background; indicaţi numărul acestora, caracteristicile, cauzele vulnerabilităţii, locaţile, şi aşa mai departe.

Majoritatea agenţiilor donatoare vor avea o predispoziţie pentru proiectul dumneavoastră dacă puteţi demonstra că beneficiarii au participat în procesul de alegere şi creare a proiectului. (O anexă poate furniza o listă cu întrunirile beneficiarilor, incluzând detalii cum ar fi date, locaţii, orar, subiecte discutate, vorbitori, şi liste cu membrii grupului de beneficiari care au participat. Referiţi-vă la anexa în acest capitol; nu o includeţi aici; ataşaţi-o la sfârşitul propunerii dumneavoastră).

Acest capitol identifică contribuţiile proiectului dumneavoastră, ex. ce fel de resurse(cash, resurse umane şi acţiuni) vor contribui la realizarea proiectului.

Pentru început, examinaţi posibilele strategii de obţinere a obiectivelor menţionate mai sus. În fiecare caz trebuie să stabiliţi legătura cu capitolul anterior. Cea mai bună propunere de proiect înregistrează două, trei sau patru strategii diferite şi le respinge pe toate cu excepţia uneia dintre ele, specificând motivul. Apoi continuă în felul următor "Având în vedere obiectivele şi strategiile menţionate, ce activităţi trebuie implementate sau iniţiate pentru a folosi acea strategie şi a atinge obiectivele"?

Ţinta înseamnă, "Cât de mult, ce, unde şi de către cine?" – Cu alte cuvinte, "Cine ce face?" De exemplu, ce fel de instruire veţi furniza, pentru cât timp, şi câte persoane vor fi implicate? Care sunt abilităţile care vor urma a fi însuşite şi ce fel de activităţi ulterioare sunt planificate?

Indicaţi tipurile de sarcini ce sunt realizate în cadrul proiectului. Pentru descrierile celor mai importante job-uri, faceţi trimiterea la anexe. Întotdeuna specificaţi cum prin activităţile respective, vor fi obţinute obiectivele mai sus menţionate. Chiar şi activităţile întreprinse de către personalul ajutător trebuie justificate, în sensul că trebuie îndeplinite în aşa fel încât să permită personalului operaţional să-şi atingă scopurile.

În această secţiune descrieţi în secvenţe activităţile pe care le planificaţi în vederea obţinerii obiectivelor dumneavoastră.

Cu atât mai bine dacă puteţi să fiţi atât de precis încât să oferiţi date, chiar dacă aproximative. Poate veţi dori să folosiţi o diagrama sau un grafic pentru a înregistra calendarul evenimentelor.

Includeţi în planul de lucru şi împărţirea în faze a proiectului; modul în care o etapă produce formarea următoareia.

Cât timp va fi necesară susţinerea?
(Când va fi finalizat proiectul, sau când va deveni proiectul de sine stătător?

Această secţiune descrie organizaţia (poate în schimbare) şi structura managerială necesară pentru a întreprinde activităţile sus menţionate. "O"-ul din "OAC". Diagramele sunt foarte utile în acest caz.

Descrieţi pe scurt scopurile şi activităţile organizaţiei dumneavoastră. Fiţi precişi în ceea ce priveşte experienţa acumulată în soluţionarea unor probleme similare, care sunt capacitatea şi resursele sale cand vine vorba despre iniţierea unui proiect de acest gen.

Se poate ca cel mai important capital de care dispuneţi să fie constituit din abilităţile şi experianţa membrilor organizaţiei dumneavoastră, din resursele dumneavoastră umane. Indicaţi genul de asistenţă pe care organizaţia dumneavoastră se aşteaptă s-o primească de la posibilele agenţii colaboratoare. Ataşaţi informaţii organizaţionale adiţionale, cum ar fi un raport anual, dacă acesta este disponibil.

Cine desfăşoara proiectul? Cine este principalul responsabil cu organizarea generală? Cine este responsabil cu implementarea generală (în contrast cu responsabilitatea pentru crearea şi monitorizarea sa, şi în contrast cu diferiţii actori, diferitele agenţii şi diferitele locaţii) ? Acestea se vor schimba? Acestea pot fi menţionate în propunere. A se citi Organizarea prin instruire pentru metodele participative de dezvoltare a organizaţiei.

Nu omiteţi activităţiile (munca) voluntarilor care contribuie la proiect. Deşi nu reprezintă personal plătit, aceştia se constituie în resurse, şi contribuie cu resurse la desfăşurarea proiectului.

Într-o propunere, capitolul denumit costuri şi beneficii nu este acelaşi lucru cu un buget contabil (linie cu linie) cu numere care indică sumele de bani. (Acesta ar trebui inclus ca anexă la sfarşitul documentului, nu în text).

În textul propunerii dumneavoastră de proiect, capitolul referitor la costuri şi beneficii ar trebui să fie analitic şi narativ, şi să existe o legătură între acesta şi capitolele anterioare. Ar trebui să pună în discuţie acele linii ale bugetului care ar putea necesita explicaţii (ex. achiziţii, cheltuieli sau nevoi care nu par a fi imediat necesare sau nu par a fi auto-explicabile).

Ar trebui să încercaţi să realizaţi o analiză a beneficiilor costurilor, să corelaţi cantitatea obiectivelor atinse cu costurile totale, şi să calculaţi costul per unitate (ex. costurile totale împărţite la numărul copiilor învăţaţi să citească va reprezenta costul pe unitate pentru susţinerea literarităţii) .

Sinteze sau totaluri ale următoarelor informaţii vor ajuta anumiţi donatori să ia o decizie:

costuri locale;
costuri externe;
metode de finanţare;
schimbul valutar local versus cel străin necesar;
toate contribuţiile non-financiare ale comunităţii locale (fiecare valorificată în suma de bani echivalentă);
metode de obţinere a resurselor/proviziilor (unde şi cum sunt achiziţionate); şi
proporţia costurilor totale necesare pentru această propunere.

La fel ca şi în cazul costurilor (inclusiv sumele cerute pentru propunere), ar trebui să faceţi o comparaţie între costuri (intrări) şi valorile beneficiilor (rezultate). Ar putea să se raspundă la următoarele întrebări:

Cine beneficiază?
Care este modul în care beneficiază?
Justificări pentru proiect?
Care sunt rezultatele specifice pentru proiect?
Care este costul total aproximativ/beneficiar?
Valoarea beneficiilor va depăşi costurile intrărilor - resurselor (sau vice versa)? Cu cât?

Când obiectivele sunt diferite între ele din punct de vedere calitativ (ex. numărul de noi comitete ale părinţilor formate şi numărul copiilor învăţaţi să citească) , atunci trebuie calculată o împărţire a costurilor "per unitate" arbitrară, dar rezonabilă.

Sumele totale ar trebui indicate in această rubrică, şi apoi ar trebui făcută referirea la anexe pentru un buget detaliat. Alte surse (donatori şi sume) trebuiesc deasemenea menţionate. Suma totală cerută ar trebui să apară aici, în textul narativ.

Monitorizarea şi observarea ulterioară ar trebui incluse în activităţile proiectului. O parte ar trebui să constea într-o auto-evaluare continuă de către dumneavoastră(agenţia care implementează proiectul).

Monitorizarea şi primirea rapoartelor dinspre proiect către donator trebuie clarificate şi incluse în propunerea dumneavoastră de proiect. Rapoartele lunare ar trebui realizate şi revizate în folosul donatorului pentru planificarea şi programarea continuă pentru întreaga ţară.

Un lucru este sigur; ar trebui pus accentul pe raportarea acestor rezultate, ex efectele proiectului asupra grupului tinta sau asupra beneficiarilor. Ar putea deasemenea sa fie raportate si activitatile, daca raportele in chestiune sunt concise. Este esentiala raportarea rezultatele obtinute, realizandu-se astfel comparatia cu obiectivele planificate, asa cum sunt acestea definite in propunerea dumneavoastra de proiect.

În orice proiect finanţat de o agenţie, contabilitatea şi responsabilitatea de a demonstra şi de a răspunde, prin acte, de cheltuielile şi resursele proiectului sunt extrem de importante. Asta se aplică celor mai multe agenţii donatoare, Naţiunilor Unite, agenţiilor guvernamentale sau ONG-urilor.

În acordul propunerii dumneavoastră, procedurile dumneavoastră de raportare ar trebui să descrie: "cât de des, cui, inclusiv ce?" Poate veţi dori să discutaţi aceste aspecte cu potenţiala agenţie finanţatoare având în vedere că cerinţele de raportare şi de evaluare variază în funcţie de agenţie, şi sunt dependente de genul proiectului.

Evaluarea propriului proiect chiar şi-n timpul derulării acestuia vă va ajuta şi îi va ajuta pe donatori să observe progresul şi realizările dumneavoastră şi alegerile disponibile viitoarelor acţiuni. O raportare atentă a proiectului dumneavoastră aflat în derulare reprezintă o sursă extrem de valoroasă pentru alţii care vor să deruleze proiecte de aceeaşi natură.

Propunerea dumneavoastră ar trebui să indice care sunt rapoartele care vor fi depuse. Acestea includ rapoartele regulate din timpul desfăşurării proiectului, şi un raport final. Rapoarte concise, frecvenţe (ex rapoartele "de situaţie" săptămânale - genul de rapoarte succinte cerute în armată) pot include doar evenimentele şi activităţile. Rapoartele mai extinse ar trebui să indice rezultatele activităţilor proiectului (nu doar activităţile) , o evaluare sau o apreciere a gradului de atingere a obiectivelor, motivele pentru care nu au fost încă atinse, şi impactul sau efectul avut asupra beneficiarilor (grupul ţintă).

În mod ideal, rapoartele ar trebui pregătite şi înaintate în fiecare lună. Propunerea ar trebui să indice ce rapoarte vor urma a fi înmânate şi cu ce frecvanţă şi conţinut. Fiecare proiect (dacă grupul dumneavoastră propune mai mult de un proiect) necesită un raport separat (două sau trei pagini de text şi anexele necesare).

Un raport narativ lunar detaliat ar trebui să includă gradul de atingere al obiectivelor avute în vedere, care au fost motivele pentru care nu au fost atinse în totalitate, şi sugestii şi motive referitoare la schimbarea obiectivelor dacă s-a descoperit că este necesară schimbarea lor. Raportul narativ poate include informaţii despre evenimente şi intrări (ce acţiuni au fost întreprinse, vedeţi mai jos), dar ar trebui să puna accentul pe "ieşiri" (rezultatele acelor actiuni care duc la atingerea obiectivelor declarate). Ar trebui acordată atenţie numărului şi locaţiei beneficiarilor. Raportul lunar ar fi cel mai bine organizat in secţiuni care ar corespunde secţiunilor propunerii dumneavoastră.

Un raport financiar lunar detaliat ar trebui să includă ce bani au fost primiţi şi de unde, ce bani au fost cheltuiţi, înregistraţi linie cu linie în funcţie de categoriile bugetului din propunere, motive pentru cheltuieli suplimentare sau pentru cheltuieli mai mici, şi o evaluare privind cât de eficace a fost contribuţia cheltuielilor la atingerea obiectivelor declarate în proiect.

Raportul final ar trebui să includă aceleaşi subiecte ca şi rapoartele lunare, plus o secţiune intitulată "Lecţii Invăţate", şi una indicând impactul proiectului asupra comunităţii ţintă şi a regiunilor înconjurătoare. Raportul ar trebui să fie concis (scurt, dar complet).

Rapoartele ar trebui să fie auto-critice şi auto-analitice în mod onest. Vedeţi modulul referitor la Scrierea rapoartelor.

Aceleaşi principii şi îndrumări destinate rapoartelor narative ar trebui aplicate şi rapoartelor financiare. Rezultatele bugetului lunar al proiectului sunt la fel de importante în procesul de programare, cum sunt şi declaraţiile în contabilitate. Explicaţiile devierilor de la cheltuielile planificate ar trebui să însoţească rezultatele bugetului.

Textul propunerii dumneavoastră ar trebui să fie, de la inceput până la sfârşit, un singur argument, scurt dar complet –– uşor de citit. Pentru că foarte multe detalii importante vor face textul prea complicat şi dificil de citit ar trebui incluse în anexele de la sfârşit.

Când aţi terminat de scris prima schiţă a propunerii de proiect, parcurgeţi-o şi căutaţi toate descrierile de detalii din textul dumneavoastră care ar putea să distragă cititorul de la curgerea fluidă a subiectului. Mutati-le într-o anexă, şi în locul acestora, introduceţi o scurtă observaţie care să trimită cititorul la anexă, pentru detaliile respective.

Acum citiţi din nou documentul. Odata aceste detalii introduse îintr-o anexă, curgerea subiectului devine mai uşoară, totuşi nu slăbită de absenţa acestora din text? Da? Bun! Tocmai aţi găsit o altă modalitate de a vă folosi de anexe.

Anexele pot include orice alt material care vă permite agenţiilor donatoare să se decidă dacă să aprobe sau nu finanţarea. Scopul anexelor este să includă toate detaliile necesare şi importante (pe care un cititor meticulos le va examina) , dar nu in textul documentului dumneavoastră în care doriţi o curgere facilă, şi o argumentare concisă. Indepărtează acele detalii până când este utilă şi dorită utilizarea acestora.

Bugetul linie-cu-linie ar trebui inclus într-o anexă. Fiecare linie a bugetului dumneavoastră detaliat ar trebui să aibă costurile totale pentru o categorie a bugetului. Liniile ar trebui grupate în tipuri de costuri similare(ex. salarii, vehicule, comunicare, carburanţi, transport).

Dacă puteţi, faceţi diferenţa între obiectele utilizabile şi ulterior (ex echipamentul, instrumentele) şi cele neutilizabile de mai multe ori (de exemplu proviziile utilizate).

Bugetul ar trebui să reprezinte o estimare realistică a tuturor costurilor incluse în implementarea şi realizarea proiectului. Dacă este posibil, demonstraţi potenţialul pentru o eventuală auto-susţinere, sau sprijinul prin resurse diferite de cea pe care o solicitaţi. Estimările costurilor ar trebui fragmentate în categorii logice (itemi separaţi) cum ar fi: salariile; proviziile şi materialele; echipamentul; călătorii şi per diem; chiria; telefonul.

Contribuţiile voluntare ale proiectului, aportul dumneavoastră şi al membrilor organizaţiei dumneavoastră ar trebui înregistrat şi estimat cât mai precis posibil în termeni monetari, sau menţionate ca "gratuite". Specificaţi dotările fizice disponibile, sau care de care vor fi puse la dispoziţia realizatorilor proiectului. Specificaţi echipamentul şi resursele organizaţiei dumneavoastră, care vor fi utilizate pentru acest proiect. Includeţi orice alte contribuţii care vor fi folosite pentru acest proiect, provenind de la guvern sau de la alte organizaţii.

Adesea, agenţiile finanţatoare preferă să pună cap la cap finanţările, sau să acorde sprijin financiar parţial mai degrabă decât să furnizeze întreaga sumă. De accea este preferabil să precizaţi bugetul total atunci când înaintaţi o aplicaţie, şi să indicaţi când estimaţi sau speraţi să obţineti celelalte fonduri necesare.

Redactaţi această parte până la sfârşit. Aceasta este rubrica pe care orice potenţial donator o va citi şi în funcţie de care va lua acea decizie preliminara vitală: dacă să ia sau nu să ia serios în consideraţie implicarea în proiect.

Aceasta nu ar trebui scrisă, nici măcar concepută, înainte de a fi scrise toate celelalte secţiuni. Evitaţi să o scrieţi ca o introducere. Gândiţi-vă la aceasta ca la un rezumat concis şi o concluzie.

Dimensiunea optimă este cea de o jumătate de pagină; cea mai mare dimensiune admisă este de o pagina. Mai mare de atât prezintă pericolul de a nu fi citită sau luată în consideraţie. Ar trebui să rezume doar recomandările esenţiale şi să fie scrisă pentru membrii ocupaţi ai comitetelor sau directori care ar putea citi câte 50 de astfel de proiecte şi care poate că iniţial nu citesc altceva decât sinteza pentru fiecare proiect propus.

Ironia face că, deşi scrieţi sinteza la sfârşit, o veţi pune direct după prima pagină, sau după pagina cu titlul propunerii dumneavoastră.

si când o terminaţi de scris: . . .

Acum că aţi scris schiţa dumneavoastră de proiect, solicitaţi comentarii şi sugestii plecând de la aceasta. Priviţi-vă propunerea cu ochi critici şi fiţi pregătiţi să o rescrieţi sau să o repuneţi sub semnul întrebării dacă este necesar.

Proiectele care au cea mai mare şansă de a obţine finanţarea sunt intervenţiile rapide, durabile, de mică dimensiune, cu bugete reduse care se adreseaza celor mai presante nevoi identificate de către comunităţi.

Deseori propunerile vor fi evaluate în fucţie de contribuţia acestora la o dezvoltare durabilă integrată, de largă răspândire a regiunii geografice respective.

Ar trebui încurajată participarea activa a femeilor în procesul de identificare, implementare şi monitorizare a unui proiect propus. Propunerea ar trebui să descrie în mod clar numărul de femei implicate în realizarea şi implementarea proiectului, precum şi numărul acestora în calitate de beneficiari.

Orice proiect care face parte din planuri mai extinse sau pe termen mai lung trebuie să precizeze alte surse de finanţare(preferabil deja aprobate) pentru a asigura continuitatea şi dezvolatarea durabilă.

Proiectele de dezvoltare, care promovează auto-dezvoltarea, şi sunt într-un final durabile în plan local au o şansă mai mare de a fi finanţate. Estimarea dumneavoastră referitoare la momentul când proiectul ar putea să fie de sine stătător ar trebui indicată în propunerea dumneavoastră.

Succesul proiectelor necesita co-operarea tuturor segmentelor comunităţii ţintă. Trebuie să existe un simţ de "proprietate" asupra proiectului comunităţii (incluzând atât rezidenţii locali, cât şi persoanele nerezidente afectate) . Asta înseamnă că ar trebui să existe nişte activităţi iniţiale de "mobilizare a dezvoltării comunităţii", "animare socială" sau o facilitare comunitară similară pentru a asigura participarea tuturor membrilor comunităţii afectate în procesul decizional privitor la proiectul propus. Participarea activă a comunităţii în ansamblu (toţi membrii) la identificarea, evaluarea şi implementarea proiectului este deobicei o condiţie obligatorie pentru aprobare.

Un proiect bun ar trebui să fie replicabil. Asta înseamnă că ar trebui să fie posibilă implementarea aceluiaşi proiect în alte comunităţi.

Evidenţa contabilă şi asumarea responsabilităţii pentru aceasta sunt extrem de importante.

Multe dintre resursele acelor beneficiari pot fi ascunse din cauza preocupării, a îngrijorării pe care o resimţim la adresa cerinţelor acestora, dar acest fenomen poate fi înşelător. Resursele ascunse ale grupului dumneavoastră ţintă constau deobicei în abilităţi şi înţelepciune, şi în mod surprinzător în multe resurse materiale, atât capital cât şi provizii. Obiectivul dumneavoastră în calitate de mobilizator şi formator ar trebui să fie acela de a stimula un proces de descoperire a resurselor ascunse ale beneficiarilor şi de a încuraja un proces social de reducere a dependenţelor şi de sporire a autonomiei.

Pagina principala

Resurse

Traduceri:

Alte Pagini:

Continuturi:

Conţinuturi:

Conţinuturi:

Conţinuturi:

Continuturi:

Continuturi:

Continuturi:

Continuturi:

Continuturi:

Continuturi:

PROPUNERI PENTRU FINANTARE

de Phil Bartle, Dr.

traducere Ana Bolea

revised by Iustin Şerbănescu

Document de referinţă

Cum pot fi obţinuţi bani de la organizaţiile donatoare

Multă baftă! Nu vă lăsaţi descurajaţi!

––»«––

© Drepturi de autor: 1967, 1987, 2007 Phil BartleWeb concept de Lourdes Sada––»«––Ultima actualizare: 09.05.2011

––»«––

Pagina Principala

Resurse ale proiectului

© Drepturi de autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Web concept de Lourdes Sada
––»«––
Ultima actualizare: 09.05.2011