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PARTICIPAÇÃO EM UMA REVISÃO ANUAL
Envolvimento da equipe no monitoramento, avaliação e planejamento
por Phil Bartle, PhD
Traduzido por Isabela Fontanella
Dedicado a Gert Lüdeking
Amostra de treinamento
Fazer um ambiente seguro para que a equipe seja franca
Introdução:
Revisões anuais pode ser coisas diferentes em contextos diferentes. Este documento descreve como uma revisão anual (RA) pode ser usada como mecanismo de gestão participativa, e como meio de obter informação da equipe sobre o planejamento e gestão de uma organização.
O principal conteúdo de uma gestão é a tomada de decisão. Esta tomada de decisão é praticada no contexto do planejamento, implementação e monitoramento. Isto se aplica independentemente do tipo de organização, um projeto de assistência, uma OBC ou ONG, uma firma privada, uma governamental ou departamento ou divisão multilateral.
A revisão anual fica entre o monitoramento e o planejamento - (1) monitoramento e assessoramento da implementação do ano passado, e (2) planejando a implementação do ano seguinte.
Enquanto algumas revisões anuais podem envolver vários atores, incluindo pessoas interessadas ou projetos de desenvolvimento; esta descrição da revisão anual irá focar na participação da equipe e meios de obter informações deles sobre o processo de gestão.
Tomada de decisão:
O objetivo da gestão participativa é obterinformações sobre tomadas de decisões da equipe para colocar no processo de gestão. Nem todas as decisões. Tanto a equipe quanto os gestores não tem controle sobre algumas decisões (1) por causa da política do grupo de diretores, (2) por causa das leis, (3) por causa das restrições orçamentárias, ou (4) por causa de objetivos e metas maiores.
Gestão participativa não significa que a equipe seja o árbitro final das decisões que afetam a organização; isto significa que a sua sabedoria, experiência, observações e criatividade são fatorados junto com a tomada de decisões executivas. Os membros da equipe complementam e contribuem com o trabalho dos gestores.
A revisão anual, apesar disso, deve ser desenhada e conduzida de forma a maximizar as informações da equipe, dentro das suas limitações, e contribuir para o planejamento, implementação e monitoramento.
Planejamento e Gestão:
Se você quer a participação da equipe nas tomadas de decisão sobre gestão, então você quer seu envolvimento no monitoramento, avaliação e planejamento, que são elementos vitais de todo o processo de gestão.
A revisão anual é o mecanismo que os envolve em todos os três. Sua participação na revisão anual é um meio de obter suas observações e análises do que aconteceu no passado, e suas sugestões e recomendações para o que deve acontecer no futuro.
Planejamento é elemento vital no processo de tomada de decisão de gestão.
Foco na revisão:
Garanta que todos os participantes participem o tempo todo. É muito fácil que pessoas ocupadas se distraiam das discussões. Trabalho em curso pode atrapalhar as discussões, já que as pessoas com quem a equipe trabalha (clientes, consumidores, interessados) irão telefonar ou ir ao escritório, e esperam que recebam atenção - que sejam respondidas.
Por esta razão, as revisões devem acontecer fora do ambiente de trabalho e de preferência fora do centro urbano, longe de telefones, faxes e e-mail. Se a revisão precisar acontecer durante mais de um dia (máximo de dois dias é o adequado), então eles devem ser informados que é esperado que eles fiquem no local da revisão. Se um centro de conferência na área rural não está disponível fora do que sua verba permite, marque com uma escola ou centro de extensão rural ou instituição similar para usar o espaço para reunião e acomodação. Marque com eles ou com uma pessoa diferente, para as refeições durante a revisão. O objetivo é fazer isto da forma mais conveniente possível para que todos os participantes vão à revisão todas as vezes, e não se sintam tentados a encontrar outras tarefas para fazer.
Também é fácil se distrair da revisão por causa da natureza do processo de revisão em si. Algumas vezes existirão descontentamentos, por exemplo. Se estas reclamações implicam que uma decisão de gestão deve ser tomada, então está OK, mas é fácil para a discussão se perder nos descontentamentos sem atingir nenhuma decisão.
É importante garantir que todos os participantes saibam que a revisão anual tem intenção de monitorar atividades e seus resultados, e tirar lições delas que serão úteis na geração do plano de ação do ano seguinte. Tanto no planejamento quanto na implementação da revisão anual, é necessário definir as coisas para o foco da revisão. O foco deve ser baseado na observação de todos os participantes e avaliação de como foram as ações e resultados do ano passado, e gerar recomendações e sugestões para planejamento para o ano que vai começar.
Faça-o seguro:
Algumas pessoas irão hesitar em se expor e serem francas sobre eventos que aconteceram na organização. Eles podem sentir, muitas vezes justificável, que eles podem ser punidos de várias formas pelos seus supervisores por serem críticos. Você deve descobrir formas de extrair deles observações que podem levar a sugestões que irão melhorar os resultados no ano seguinte, sem que sintam que eles vão sofrer como resultado.
Uma forma é transmitir um importante princípio de gestão conhecido pela frase "Você não precisar ser mal para melhorar." no documento de treinamento. treinamento de gestão, você vê que esta frase é usada como uma forma positiva para um supervisor de sugerir melhoras em um membro da equipe sem ser negativo sobre ações passadas. Um gestor pode obter muito mais da sua equipe ao evitar críticas negativas. Na revisão anual, você reverte a situação, deixando a equipe saber que se eles tem reclamações e críticas sobre a organização ou suas atividades, eles podem expressá-las como recomendações positivas para mudanças, ao invés de se ficar no que foi feito errado no passado. Deixe a equipe saber que isto será melhor para evitar o medo de represálias por criticar o supervisor. Veja Sanduíche.
No contexto da revisão anual,ajuda a ter um ambiente de lugar mais seguro de o gestor fizer apenas o papel de mais um da equipe. Além disso, é recomendável que você contrate um facilitador profissional para facilitar o processo de revisão. O facilitador se torna o MC (Mestre de cerimônias), e o(s) gestor(es) se tornam participantes regulares assim como os outros membros da equipe. Isto tem um quê de efeito de "igualdade" que ajuda a fazer da revisão um local mais seguro para membros da equipe. Outra forma é que o(s) gestor(es) sejam humildes e mostrem que são humanos; não pretendendo serem deuses.
Uma forma de quebrar o gelo é mencionada abaixo em criando a agenda. Os gestores não devem ficar de fora e só assistir à "quebra de gelo"; eles acabariam com o propósito. Eles devem participar integralmente, mesmo que isso signifique ser corajoso e abandonar (ou deixar de lado) os símbolos de orgulho e status.
Os participantes não devem sentir que estão sendo examinados ou observados pelas pessoas de fora. Você fazer disso sua política e mantê-la de que não haverá nenhum observador. Se você é forçado a ter visitantes, como representantes da agência doadora, oficiais do governo, representantes da sede ou VIPs de qualquer procedência, deixe-os saber que eles só podem participar se for de forma irrestrita. Isto significa que eles devem participar da quebra de gelo descrita abaixo.
A forma mais importante de reduzir o medo que irá atrapalhar a equipe a prover uma avaliação honesta do ano que passou, é deixar que eles saibam que não haverá represálias pela franqueza, e por falar a verdade quando isso acontecer.
Use um facilitador:
Existem várias razões pelas quais você deve usar um facilitador para coordenar e dirigir a revisão anual.
Colocar o gestor em uma posição de igualdade com a equipe, mencionado acima, é apenas uma delas. Isto irá ajudá-los a se sentirem mais seguros em fazer observações sinceras ou recomendações.
A facilitação de participação na avaliação é um trabalho duro, e requer concentração, treinamento e experiência. Deve ser reconhecido que um facilitador, separado de todo o resto, está engajado na performance. Se o gestor faz papel de facilitador em uma RA, então este gestor tem menos energia mental para ouvir. Sim, é difícil dar um laço no sapato e mascar chiclete ao mesmo tempo.
Em todos os tempos, especialmente durante a revisão anual, é tarefa do gestor ouvir os membros da equipe. Empregar um profissional para facilitar a participação da equipe na avaliação da organização ou do seu trabalho, permite ao gestor gastar mais tempo legitimamente ouvindo o que os membros da equipe estão falando.
Se você não lhe guiar, um facilitador profissional treinado e com experiência em técnicas de revisões anuais pode deixar que a avaliação fique completamente desestruturada. Então para garantir que a discussão está focada nas atividades e resultados do ano passado, ou em recomendações para o plano anual de trabalho do ano seguinte, o facilitador deve estar a par das metas e políticas da organização, e se elas estão explícitas e escritas, os objetivos específicos e resultados do projeto da organização. O facilitador deve ser orientado a manter a discussão nestes dois tópicos.
Planeje a agenda:
Você deve gastar tempo suficiente, talvez metade de um dia, com o facilitador, para planejar a agenda. Garanta que o facilitador saiba que papel você quer dele(a) para alcançar os objetivos da revisão anual.
- sem abertura formal;
- pelo menos uma "quebra de gelo" para relaxar os participantes e mostrar o ambiente em que acontecerá o trabalho do dia
- várias sessões que usem adereços e técnicas para obter informações através de métodos não-ortodoxos;
- sessões para obter observações e análises do que acontecer durante o ano que passou;
- sugestões para obter recomendações e sugestões do que incluir no plano de trabalho para o ano seguinte; e finalmente
- uma sessão de fechamento simples que lembre aos participantes o que aconteceu, sem discursos formais dos VIPs
Veja os documentos em Preparando um workshop. Use-o em planejando a agenda com o facilitador .
É melhor ter a agenda escrita em uma única folha de papel, entregue assim que os participantes cheguem. Se há qualquer visitante, ex. pessoas que não são nem da equipe nem gestores, eles devem ser apresentados aos outros participantes, quando também deve ser repetido que eles não são observadores, mas participantes. Esta é uma sessão de trabalho, e não deve se tratada como uma conferência internacional ou seminário. Especificamente, a revisão anual não deve ser aberta formalmente com discursos por nenhum VIP.
Na sua agenda, no começo da revisão, planeje a "quebra de gelo". Esta é uma sessão de humor com o objetivo de quebrar as relações sociais do dia-a-dia, especialmente aquelas baseadas no respeito e dever para com supervisores, e papel na organização que contribuem para sua estrutura social. Veja o documento: "Quebradores de gelo" , para mais informação sobre este tipo de sessão. A mensagem que um "quebrador de gelo" envia é a de que a sessão não parte do trabalho diário no projeto ou organização.
Como mencionado acima, a revisão anual não deve ter observadores. Sua intenção é principalmente para equipe e gestores. Se devem ter pessoas de fora, e isto não é encorajado, estas pessoas devem participar, especialmente da quebra de gelo. No documento sobre a quebra de gelo, é explicado que a sessão é uma das que dita o tom de todo o workshop. Isto comunica que todos os participantes, gestores e equipe, não devem levar a si mesmos a sério, não devem pensar que são mais importantes que qualquer outro participante, e que eles devem ser capazes de rir de si mesmos. O mesmo se aplica na organização de revisões anuais - isto irá encorajar mais informações honestas e compreensivas de todos os participantes.
Quando desenhar sua agenda, tenha certeza que vocês explique com cuidado os objetivos do workshop. Os participantes devem todos trabalhar juntos como um grupo para avaliar o que acontecer antes, e prover informação sobre o que vai acontecer a frente. Isto deve ser comunicado tanto oralmente quanto por escrito. Tudo bem ser redundante para garantir que a mensagem chegue.
Enquanto trabalhar com o facilitador, indique que você espera várias sessões participativas. Elas não devem todas iguais. É bom ter sessões mais tranqüilas, onde os participantes, talvez trabalhando em pequenos grupos, façam recorte, desenho ou design usando canetas, tesouras, papéis coloridos, jornal ou outros materiais e adereços. É bom dar simples tarefas físicas para serem feitas por pequenos grupos através de cooperação. Isto encoraja trabalho em equipe, bom para a revisão e bom para a organização.
O facilitador ou relator pode resumir a revisão anual com uma lista das observações ou recomendações oferecidas e registradas.
Assim como abertura, não deve ter nenhum discurso ou observação de encerramento feito por qualquer VIP.
Designe um relator:
Enquanto é importante evitar observadores, é necessário ter um relator da revisão.
É melhor que seja alguém que conheça toda a equipe. Pode ser um membro da equipe de apoio, como a secretária, que tenha habilidade em tomar notas. É aconselhável dar um pequeno honorário, pela desistência de ser um participante para ser um tomar de notas e escritor de um relatório da sessão.
Assim como reuniões de gestão participativa, o relatório deve enfatizar apensar decisões, exceto para a revisão anual este deve listar da seguinte forma: (1) observações sobre o ano que passou e (2) recomendações para o ano seguinte. Isto deve estar pronto como primeiro rascunho no final do dia da revisão anual acontecer. Ele deve ser editado pelo gestor e distribuído a todos os participantes até o fim do dia seguinte á revisão anual. A agenda deve ser anexada ao formulário para indicar quais sessões foram empreendidas. Discussões sobre quem disse o que não são necessárias no relatório da revisão.
No fechamento da revisão, o relatório, na sua forma de rascunho, pode ser lido para os participantes. Isto pode ser feito pelo relator ou facilitador. O relatório escrito, após provas e ordenado, pode circular depois, mas não muito depois.
Plano anual de trabalho:
O plano anual de trabalho (PAT) para o ano seguinte deve ser produzido logo após a revisão anual.
Este deve listar as principais metas da organização ou projeto. Pode incluir alguns dos resultados e objetivos, com ênfase naquelas que serão mais proeminentes no ano seguinte. Também pode elaborar algumas das estratégias necessárias para alcançá-los.
Veja o documento, Plano de ação.
As recomendações e sugestões que foram registradas na revisão anual devem ser refletidas no PAT. O relatório da revisão anual deve ser anexado como apêndice ao PAT. Qualquer sugestão vinda da revisão anual, que não possa ser aplicada por causa da política central, leis, restrições orçamentárias ou quaisquer outras razões, deve ser apontada e explicada no PAT.
O PAT com aqueles itens pode ser usado como ferramenta de entrada para mudanças em qualquer destas outras razões.
Conclusão:
A revisão anual (RA) é um excelente mecanismo como canal de participação dos membros da equipe no processo de tomada de decisões de gestão. Leve em consideração suas observações, análises como informações de monitoramento e avaliação. Usa suas sugestões e recomendações como informações para planejamento. Implementação durante o ano seguinte deve seguir o plano de ação anual que, por sua vez, deve refletir as informações da equipe que foram geradas pela revisão anual.
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