Tweet
Traduccions:
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
हिन्दी / Hindī
Italiano
Português
Română
Altres pàgines:
Mòduls
Mapa de la web
Paraules clau
Contacte
Documents útils
Enllaços útils
SUPERVISIÓ E INFORMES
Després de dur a terme les observacions
per Phil Bartle , PhD
traduït per Esperanza Escalona
Folletó de formació
Com informar de les observacions i anàlisis
Aquest document se centra en com informar de les observacions fetes durant la supervisió, mentre que el mòdul següent, Redacció d'informes, detalla com escriure els informes.
La confecció d'informes és una activitat bàsica durant la supervisió del projecte. És la manera que tenen els interessats en el projecte de compartir la informació sobre el procés i resultats de les activitats, i no només sobre les activitats en sí mateixes.
En el cas d'un projecte de construcció d'una escola, l'informe no consisteix només en la menció de la quantitat de vegades que la comunitat s'ha trobat per fer maons i per aixecar les parets de l'escola, sinó que també menciona la quantitat de maons fets i les parets de l'escola construïdes més el procés mitjançant el qual s'han aconseguit aquestes fites.
En projectes comunitaris, els informes es fan principalment de dues maneres: verbalment i per escrit.
Informes verbals:
És un procés en què la informació es transmet per via oral. És la manera més comú d'informar. Els membres de la comunitat troben més fàcil i més efectiu comunicar-se amb els altres oralment.
Els avantatges dels informes verbals són:
- La possibilitat de que pugui participar un major nombre de membres de la comunitat. Molts membres de la comunitat, sobretot en àrees rurals no saben llegir ni escriure. Els que sí en saben, troben el fet d'escriure informes consumeix una gran quantitat de temps i recursos, cosa que fa que estiguin poc disposats a documentar tota la informació adquirida durant la supervisió del projecte.
- La informació es difon de manera clara i a temps. Els informes verbals sempre es donen immediatament després d'un fet. Això fa que la informació que sorgeix del procés sigui més vàlida, fiable i més actualitzada que la que es documenta per escrit. Les persones que donen els informes tenen l'oportunitat de discutir-los amb la comunitat i obtenir un feedback immediat. Això ajuda a l'hora de prendre decisions.
- Baix cost. Els informes verbals retallen de manera significativa el temps i altres recursos invertits en fer els informes.
Els desavantatges dels informes verbals són:
- Informació no fidedigna. Alguns membres de la comunitat poden fer córrer, de manera deliberada, informacions falses per protegir els seus interessos. Els informes verbals són molt temptadors per fer això per què la persona que els fa sap que ningú no els pot rebatre. En altres casos, les persones que donen la informació no tenen prou temps per considerar les seves respostes.
- Emmagatzematge, reproducció i exactitud: Donat que durant els informes verbals la informació ni es documenta ni s'enregistra, és molt difícil guardar-la i recuperar-la per usos posteriors. Aquesta informació només es guarda al cap de les persones que han participat en la implementació del projecte. Això fa difícil poder compartir la informació amb persones de fora de la comunitat, especialment en casos en què les persones que coneixen la informació no poden o no volen revelar-la. També és molt probable que la informació recollida no sigui gaire exacta, sobretot en casos en què es necessita informació passada per generar dades noves.
Informes escrits:
Durant la supervisió és important informar sobre els resultats de les activitats, no només sobre les activitats. Escriu allò que observis i adjunta-ho als informes de revisió que facin els tècnics.
Els avantatges dels informes escrits són:
- Ofereixen una informació fiable per poder usar-la amb finalitats de gestió. (Els informes escrits es poden comparar després d'un temps amb altres informacions per comprovar la seva exactitud).
- Ajuden a donar informació dels tècnics.
- Els informes escrits són fàcils de gestionar.
Els disavantatges dels informes escrits són:
- En el dia a dia del desenvolupament de les activitats de supervisió del projecte, plasmar-les per escrit sempre s'ignora.
- La docuemntació dels informes és molt costosa, tant en temps com en diners.
Per obtenir una explicació dels nivells utilitzats aquí, vegeu Nivells de supervisió .
El paper dels interessats en l'elaboració d'informes:
Nivell comunitari:
Comitès del projecte:
- Dissenyar i donar a conèixer (en col·laboració amb els activistes) el pla de treball per a la implementació del projecte al comitè de desenvolupament comarcal, als ajuntaments i a la comunitat.
- Redactar i divulgar els informes mensuals de progrés del projecte, fent-los arribar al comitè de desenvolupament comarcal, als ajuntaments del poble i de la comarca i a l'assistent de desenvolupament comunitari.
- Tenir cura de l'arxiu del projecte al lloc de realització d'aquest (incloent els plans de treball, els informes de supervisió i qualsevol altra informació específica del projecte) per a cada projecte.
Activistes comunitaris:
- Preparar informes sobre el procés d'identificació del poble amb el projecte i enviar còpies al comitè de desenvolupament comarcal i a l'assistent de desenvolupament comunitari.
- Recollir informes sobre la comunitat i sobre individus específics de la comunitat i enviar-los.
- Enviar informes sobre totes les activitats de formació dutes a terme a la comunitat.
Comitès de desenvolupament comarcals:
- Posar al dia a la comunitat sobre els projectes de la comarca en els plenaris de l'ajuntament local.
- Informar a la comunitat i a l'ADC sobre els recursos disponibles i com s'utilitzen a cada projecte.
- Enviar un informe anual a l'ADC sobre els actors principals en els projectes comunitaris.
Ajuntaments u i dos:
- Documentar el temps emprat als plens i a les reunions executives en les decisions de gestió i l'ús que en fan els equips provincials, de districte i nacionals.
Nivell provincial i de districte:
Assistent de Desenvolupament Comunitari (ADC):
- Enviar un resum mensual dels informes de progrés dels projectes al districte.
- Informar de la misió i l'esforç dels activistes comunitaris, dels comitès del projecte i dels comitès de desenvolupament comarcals.
- Enviar un resum de les activitats de formació dutes a terme pels activistes i de les dirigides a ells.
- Enviar al districte un informe sobre els principals contribuïdora als projectes comunitaris.
Oficial de Desenvolupament Comunitari (Coordinador de districte):
- Enviar un resum mensual dels informes de progrés del districte a l'oficina nacional.
Oficina nacional:
Coordinador nacional:
- Enviar informes semestrals de progrés en la província al comitè de govern nacional, al ministeri i als donants.
- Preparar les actualitzacions de les activitats del projecte i dels seus resultats i enviar còpies a tots els districtes que les publicitaran a les comarques i localitats.
- Enviar anàlisis DAFO (Debilitats, Amenaces, Fortaleses i Oportunitats) semestralment sobre els punts forts i els dèbils del disseny del projecte al ministeri i als donants. Inclou experiències bones i dolentes d'implementació. Es pot incloure en l'informe semestral.
- Compilar i divulgar els resultats de la supervisió i inspeccions de qualitat cada vegada que es duguin a terme.
––»«––
Taller sobre la redacció d'informes:
 |