रिपोर्ट लेखन




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बेह्टर रिपोर्ट लिखे

द्वारा फिल बार्टेल, PhD

अनुवादित द्वारा


एक गाइड

भाग डी: बेह्टर रिपोर्ट लिखे

वह रिपोर्ट जिन्हें बिना पड़े रख दिया जाता है, यह जिन्हें कचरे में फेंक दिया जाता है, या जो मूंगफूली रखने के काम आती है, ऐसी रिपोर्ट बेकार होती है. तो सवाल यह है "हम कैसे रिपोर्ट पड़ने के लिए लोगो को प्रोत्साहित करे?"

बेह्टर रिपोर्ट कैसे लिखे मनोरंजक हो सकता है. रिपोर्ट लिखना कोई बोरिंग, थकाओ यह असुविधाजनक कार्य नहीं है, जो की आप बिना इच्छा के करे. जब आप कुछ उपाय अवं चाल सीख लेंगे, तो रिपोर्ट लिखना एक चुनौतीपूर्ण काम नजर आएगा. टेक्स्ट

आप रिपोर्ट को लिखने की कला को अपने नौकरी में व्यावसायिकता लाने वाला एक आवश्यक तत्व बना सकते है, और आप इसे अपने कार्य को जांचने का उपकरण भी बना सकते है. इसमें कोई जादू यह रहस्य नहीं है, और यह दस्तावेज आप को कुछ ऐसे कौशल और चाल सिखाएगा की आप रिपोर्ट लिखना आसानी से सीख जायेंगे.

रिपोर्ट इसलिए लिखे ताकि वोह पड़ी जाए, नाकि सिर्फ एक कोने में रखदी जाए. ऐसा करने के लिए, आप ऐसी रिपोर्ट लिखे जो समझने में आसान हो, और पाठक को अंत तक पड़ने का आमंत्रण दे. आपको पता होना चाहिए की कौनसे पाठक आपकी रिपोर्ट पड़ेंगे (आपके "लक्षित दर्शक"), क्यूँ आपके पाठक आपकी रिपोर्ट पड़ना चाहेंगे, और आपके पाठक क्या जानना चाहते है, अवं उन्हें क्या पता करने की ज़रुरत है.

बहुत सारे तरीके है यह जानने के की पाठक क्या जानना चाहते है (और इसलिए आपकी रिपोर्ट पड़ रहे है), और आप शायद ८०% से ज्यादा पहले से ही जानते है. जब आप पहला प्रारूप ख़तम कर ले, तो एक छोटा सी जांच करिए. प्रत्येक वाक्य को पढिये और अपने आप से यह सवाल कीजिये, "क्या यह मेरे पाठको में दिलचस्पी पैदा करेगा?"

कभी भी केवल एक व्यक्ति को समुदाय के प्रगति के ऊपर रिपोर्ट अकेले नहीं लिखनी चाहिए. फेसिलिटेटर को इसे सामूहिक गतिविधि बनानी चाहिए और समुदाय के प्रतिनिधि को, समुदाय की ओर से, स्वीकृत करने के लिए कहना चाहिए.

सदस्यों को प्रोत्साहित करे की वह मदद मांगे अपने दोस्तों अवन सहयोगिओं से, प्रबंधक से, कार्यकर्ताओ से, ओर उन लोगो से जो मदद कर सकते है अवधारणा में अथवा शैली में. रिपोर्ट को "बातचीत" का लिखित रूप बनाने का सोचिये, जिसमे क्रमिक प्रारूप प्रक्रिया की निरंतरता को दर्शायेगा

अच्छी रिपोर्ट क्या है?

अच्छी रिपोर्ट वेह है जिसे पड़ा जाए ओर उसपर कार्यवाही की जाए (ना की जो कही रख दी जाए). कैसे आप रिपोर्ट को पड़े जाने की सम्भावना को बड़ा सकते है? निम्नलिखित कुछ सुझाव है जो बेह्टर रिपोर्ट बनाने में मदद कर सकते है. प्रभावी रिपोर्ट वेह है जो पड़ी जाए, ओर जो पड़ने के बाद किसी अभियान को उत्तेजित करे.

सबसे महत्वपूर्ण बात है की रिपोर्ट "संक्षिप्त" होनी चाहिए. संक्षिप्त होने के लिए यह छोटी परन्तु पूरी होनी चाहिए. संक्षिप्त रिपोर्ट को पड़ने की सम्भावना अधिक होती है किसी लम्बी रिपोर्ट के मुकाबले. परन्तु वेह रिपोर्ट जिसमे महत्वपूर्ण जानकारी अनुपस्थित रहती है, ऐसी रिपोर्ट निराशाजनक होती है. रिपोर्ट को संक्षिप्त बनाने का एक महत्वपूर्ण तरीका यह है की अनावश्यक वाक्यांश को न लिखे (जैसे की "रिपोर्टिंग की अवधि के दौरान ...") और उन चीजों की पुनरावृत्ति जो रिपोर्ट में कहीं और मौजूद है.

रिपोर्ट जो की सरल और सीधे शब्दों में लिखी जाती है, आसान होती है पड़ने के लिए. गूढ़ शब्दावली, अथवा लम्बे और जटिल वाक्य लिख कर आप किसी को प्रभावित करने की कोशिश न करे. केवल छोटे और सरल वाक्यों का प्रयोग करे. हर नए अनुभाग में नए शीर्षक से शुरुआत करे (जैसे यहाँ किया गया है). छोटे पैराग्राफ़ का इस्तेमाल करे. .

याद रखिये की आपके पाठको में से कई लोग यह भाषा ढंग से नहीं जानते. हमेशा इस्तेमाल कीजिये सिधांत का जो कहता है भाषा को सरल रखे, रिपोर्ट लिखते समय.

रिपोर्ट पड़ने में आसान होनी चाहिए

एक बार फिर, मोबिलीज़ेर के प्रशिक्षण के दौरान, मैंने प्रतिभागियो से पुचा की मुझे बताये की अगर एक रिपोर्ट को कैसे लिखे की उसे पड़ने की सम्भावना ज्यादा हो. आप प्रबंधक है, और एक रिपोर्ट आपकी डेस्क पर आ गयी है. क्या आप उसे फेंक देंगे? क्या आप उसे बिना देखे कहीं रख देंगे? यह आप सिर्फ उसे ऊपर से पड़ेंगे ना की ध्यान से?

क्या आप इसे ध्यान से पड़ेंगे और सोचेंगे की यह क्या कहती है ताकि आप कुछ निर्णय ले सके? ऐसी क्या विशेषता होनी चाहिए रिपोर्ट में की आप उसे ध्यान से पड़ सके?

प्रतिभागियो ने निम्नलिखित उत्तर दिए. रिपोर्ट यह होनी चाहिए, या उसमे यह होना चाहिए:

  • छोटी लेकिन पूरी (संक्षिप्त);
  • केवल वोह मौजूद हो जो ज़रूरी है;
  • सरल, अच्छी भाषा में लिखी हुई,
  • जिसमे कोई बात बार बार अवं व्यर्थ में न लिखी हो.
  • जिसमे उपदेश न लिखे हो;
  • जिसमे रोचक और प्रासंगिक जानकारी हो;
  • जो अच्छी तरह से संरचित और संगठित;
  • साफ सुथरा (टाइप किए गए या अच्छी तरह से लिखी हुई).

यह, भी, आपके लिए एक चेकलिस्ट बन सकती है १) जब आप रिपोर्ट लिख रहे हो या २) जब आप समुदाय के नेताओ को रिपोर्ट लिखना सिखा रहे हो.

रिपोर्ट बेह्टर लिखने के सुझाव:

एक बार एक पश्चिमी अफ़्रीकी संगीतकार से कुछ युवा संगीतकार ने पुचा की वेह लोग उस कैसे कुशल कैसे बन सकते थे - "मैं तुम्हे तीन सुझाव दे सकता हूँ," उसने कहा. "पहला सुझाव है: अभ्यास. दूसरा सुझाव है: अभ्यास, और मेरा तीसरा सुझाव है: अभ्यास."

वही सलाह रिपोर्ट लिखने के लिए दी जा सकती है. बीच में रिपोर्ट को पड़े यह देखने के लिए की कोई गल्लती नहीं है. किसी दुस्त से उसे पड़ने के लिए कहे (रिपोर्ट की समीक्षा अवं सुझाव मांगे). उनसे रिपोर्ट के ऊपर प्रतिक्रिया मांगे. खुद अपने शिक्षक बने. तीन सुझाव है: "फिर से लिखे! फिर से लिखे! फिर से लिखे!"

आपको यह लग सकता है की रिपोर्ट को फिर से लिखना आपके समय प्रयास का नुक्सान है. परन्तु सच्चाई इससे बहुत अलग है. पेशेवर लेखक किसी भी दस्तावेज को सात बार तक लिखते है, और उसके बाद अपना नाम उन दस्तावेजो से जोड़ते है. आप न्यूनतम ३ प्रारूप लिखे.

आखरी प्रारूप को भी फिर से लिखने के लिए तयार रहे. नए सिरे से लिखने से आपको समय मिलता है अपनी रिपोर्ट को ढंग से पड़ने का. आप सभी स्पष्ट गलतियो को हटा सकते है. ऐसी रिपोर्ट लिखने से बचे जिससे आप को बाद में खेद हो.

दूसरा सुझाव है की पहले रिपोर्ट की एक रूपरेखा बना ले. पहला वाक्य लिखने से पहले, उन सभी विषय की रूपरेखा बनाले जिन्हें आप रिपोर्ट में लिखना चाहते है. तीन शब्दों ने नोट्स की एक सूचि बना ले. कोई भी कागज का टुकड़ा इस्तेमाल करले, यह केवल आपकी आँखों के लिए है.

कागज में विषय की सूचि देखकर आप क्रम को फिर से लिखना चाहेंगे. आप इस रूपरेखा को व्यक्तिगत गाइड की तरह इस्तेमाल कर सकते है पहला प्रारूप लिखने के लिए.

कर्मवाच्य के ऊपर कुछ और शब्द. यह नौकरशाहों की बिमारी है. यह निष्प्रदीप करने का एक तरीका है. यह तरीका है उन शब्दों को लिखने का जिससे लगे की आप रिपोर्ट में कुछ लिखना चाहते है, बुत असलियत में यह महत्वपूर्ण सुचना छुपाने का तरीका है. अनुभवी पाठक आपके कर्मवाच्य को एकदम समझ जायेंगे.

कर्मवाच्य की तुलना कई बार, सांख्यिकी की तरह, कई बार स्नान करने के बिकिनी सूट से की गयी है (जो वोह दिखता है वोह दिलचस्प है, पर जो वेह चिपटा है वोह महत्वपूर्ण है)

क्या चीज रिपोर्ट को अच्छी बनाती है?

क्या चीज रिपोर्ट को अच्छी बनाती है? मैंने यह सवाल फिर से प्रतिभागियो से पुचा की क्या चीज रिपोर्ट तो अच्चा बनता है. उन्होंने निम्नलिखित प्रस्ताव दिए:

  • आकर्षक
  • सामान्य और सच्ची रिपोर्ट, जिसमे कोई छल न हो
  • रोचक चित्र, बनावट (रंगीन, यदि मुमकिन हो तो)
  • संक्षिप्त, छोटी
  • साफ और पठनीय (अच्छा लिखावट)
  • विषय से अलग न हटे
  • सरल भाषा का प्रयोग
  • सही स्वरुप
  • शीर्षक और उप शीर्षक मौजूद हो
  • संगठित या संरचित.

ऊपर की दो सूचि की तरह, यह सूचि भी उन से जोड़ के एक सम्पूर्ण सूचि बनायीं जा सकती है जो रिपोर्ट लिखते समय, यह रिपोर्ट लिखने की ट्रेनिंग देते समय, आपके काम आ सकती है. दोनों सूचि में से वेह शब्द हटा दे जो एक से ज्यादा बार आते है.

निष्कर्ष

याद रखिये, रिपोर्ट लिखना एक बोरिंग कार्य नहीं होना चाहिए. इसे चुनौती की तरह ले.

गतिविधि को परिणाम से ज्यादा महत्त्व दे. वर्णन से आगे जाए, विश्लेषणात्मक बने. अपने पाठक और उनकी ज़रूरतों को जाने. सरल और आसान भाषा में लिखे. कर्मवाच्य ना बने. छोटी (मगर पूरी) रिपोर्ट लिखे. अपनी रिपोर्ट संगठित करे रूपरेखा और उपशीर्षक का इस्तेमाल करके. अंतिम रिपोर्ट से पहले कई प्रारूप लिखे.

इन सुझावों और दिशानिर्देशो के इस्तेमाल से आप अपने आप को और अपने समुदाय के सदस्यों को बेहतर रिपोर्ट लिखना सिखा सकते है. याद रखिये, यह आवश्यक नहीं की बेहतर बन्ने के लियी आप को पहले खराब होना जरूरी है.

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समुदाय की परियोजना स्थल का दौरा.


समुदाय की परियोजना स्थल का दौरा.

© कॉपीराइट १९६७, १९८७, २००७ फिल बार्टले
वेबडिजाईनर लुर्ड्स सदा
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आखरी अपडेट: २६.०८.२०११
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