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使用职务说明
提高参与式管理的技巧
作者 菲尔 巴托博士
卢洋 译
献给 Gert Lüdeking
训练手册
书面职务说明在一个强调参与式管理的组织结构中是很重要的。
简介：职务说明在参与式管理中的角色：
在参与式管理中，决策仍然是指定管理人员的责任。这和集体或共同决策（每个人具有同等影响力）是不同的。
但是，我们需要邀请所有员工参与进行一些影响整体或特定部门的决策。
参与式管理中的一些重要原则，是尊重（员工）和（决策的）透明度。
此外，在员工获邀参与决策过程中，当他们可以感到安全，不会因为作出不受欢迎的建议而受到惩罚时，他们会给管理部门带来更广泛的经验、知识、智慧和训练。
加入这些元素，管理作为组织结构和过程的要素将明显增强。
初步建立职务说明：
当员工最初成为组织的一员，他（她）是受聘去做一份工作、一组特定的任务。这是他（她）得到报酬的原因，如果他（她）不这样做，他（她）将不能确定保留这份工作。所以，一开始就应该就他（她）的任务以书面作出正式的职务说明。
在雇用新员工时，新员工及其上司应该坐下来，逐一审查在职务说明上的每一个条款，确保工作人员及其上司熟悉此职位的职责。经初步讨论后，上司和工作人员应该在职务说明上签字。
上司应该鼓励新员工表明在职务说明中，哪些任务做得到，哪些做不到。
上司可能需要一些时间，去初步介绍一下应该怎样做好这样的任务，和（或）确定一个稍后的时间，再做详细的说明。
监督和员工表现：
职务说明不仅能提高监督，它也是参与式管理中监督的重要环节。
当上司对员工表达关心，花一些时间来看看他们在做甚么，以及理解他们的困难和问题，所有员工将会做得更好、表现良好、更忠诚，并作出更正面的建议和贡献。上司不应站在员工旁边，坚持要员工努力工作，这反而会得到反效果。
当员工和主管对职务说明都非常熟悉时，监督可以变得更正面、更少压力，变成一个合作的过程而不是独裁。一个好经理的特征，是当他（她）不在时，员工仍会做得很好。经常检讨职务说明，可以让主管在必要时出差，因为他（她）清楚每一位原工都知道应该做甚，并愿意做好。
非货币性合同：
职务说明是员工和主管之间的非货币性书面合同，由组织给予其合法性，它规定了员工的任务以及整体责任。
有些职务说明包括所需资格的清单（该文件或可称为职权范围）。
员工和主管的签名，应被视为职务说明的必要组成部分，职务说明只有在双方签署的情况下才生效。
工作变更：
没有工作是一成不变的，特别是项目工作或计划，工作的条件也会变化。因此，组织内的每一个职位说明，应该由员工和主管每年进行至少一次的检讨。
他们应预留一小时的时间，逐项审查职务说明，指出哪些任务不再是工作的一部分，哪些任务已经发生变化，以及工作中加入了哪些新的任务。这次会议给予主管和员工一个机会，去指出一些任务已经不再适当，可以在双方同意下取消。
当员工不希望做某项工作，但主管坚持认为，该员工应该做，那么，（如果它对该组织的目标很重要）员工应该建议一个具有成本效益的替代方法，把任务完成。假如冲突不能解决，双方应该把问题交给更高级的管理层去调解。
检讨职务说明，给主管一个机会去强调工作中某些重要的元素，提醒员工，或许有些任务没有按需要做好。主管同时可以提醒员工，承担该项工作及任务，是员工自己的决定。
相对地，它也给予员工一个机会，去建议更好的方法来完成任务（更具成本效益、更高效率、更容易地完成），并指出一些任务是多余的、不必要的，或是对组织的目标有负面影响的。
通过对话，主管和员工共同合作，进行组织的参与式管理。
总结：
员工和主管对职务说明的年度检讨、修改和更新，以及签署新的职务说明，成为一种非常重要的非侵入性、平静及和谐的监督形式。假如形势的变化更为迅速，职务说明的更新应该比一年一次更频繁。检讨职务说明绝不应该少于一年一次。
建立职务说明，主管和员工的初次和定期联合检讨，定期和频繁的修改以反映不断变化的现实情况，以及签署每个更新后的职务说明，共同构成了参与式管理中的重要元素。
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关于使用职务说明的工作坊：
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