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使用职务说明

提高参与式管理的技巧

作者 菲尔 巴托博士

卢洋 译


献给 Gert Lüdeking

训练手册

书面职务说明在一个强调参与式管理的组织结构中是很重要的。

简介:职务说明在参与式管理中的角色:

在参与式管理中,决策仍然是指定管理人员的责任。这和集体或共同决策(每个人具有同等影响力)是不同的。

但是,我们需要邀请所有员工参与进行一些影响整体或特定部门的决策。

参与式管理中的一些重要原则,是尊重(员工)和(决策的)透明度。

此外,在员工获邀参与决策过程中,当他们可以感到安全,不会因为作出不受欢迎的建议而受到惩罚时,他们会给管理部门带来更广泛的经验、知识、智慧和训练。

加入这些元素,管理作为组织结构和过程的要素将明显增强。

初步建立职务说明:

当员工最初成为组织的一员,他(她)是受聘去做一份工作、一组特定的任务。这是他(她)得到报酬的原因,如果他(她)不这样做,他(她)将不能确定保留这份工作。所以,一开始就应该就他(她)的任务以书面作出正式的职务说明。

在雇用新员工时,新员工及其上司应该坐下来,逐一审查在职务说明上的每一个条款,确保工作人员及其上司熟悉此职位的职责。经初步讨论后,上司和工作人员应该在职务说明上签字。

上司应该鼓励新员工表明在职务说明中,哪些任务做得到,哪些做不到。

上司可能需要一些时间,去初步介绍一下应该怎样做好这样的任务,和(或)确定一个稍后的时间,再做详细的说明。

监督和员工表现:

职务说明不仅能提高监督,它也是参与式管理中监督的重要环节。

当上司对员工表达关心,花一些时间来看看他们在做甚么,以及理解他们的困难和问题,所有员工将会做得更好、表现良好、更忠诚,并作出更正面的建议和贡献。上司不应站在员工旁边,坚持要员工努力工作,这反而会得到反效果。

当员工和主管对职务说明都非常熟悉时,监督可以变得更正面、更少压力,变成一个合作的过程而不是独裁。一个好经理的特征,是当他(她)不在时,员工仍会做得很好。经常检讨职务说明,可以让主管在必要时出差,因为他(她)清楚每一位原工都知道应该做甚,并愿意做好。

非货币性合同:

职务说明是员工和主管之间的非货币性书面合同,由组织给予其合法性,它规定了员工的任务以及整体责任。

有些职务说明包括所需资格的清单(该文件或可称为职权范围)。

员工和主管的签名,应被视为职务说明的必要组成部分,职务说明只有在双方签署的情况下才生效。

工作变更:

没有工作是一成不变的,特别是项目工作或计划,工作的条件也会变化。因此,组织内的每一个职位说明,应该由员工和主管每年进行至少一次的检讨。

他们应预留一小时的时间,逐项审查职务说明,指出哪些任务不再是工作的一部分,哪些任务已经发生变化,以及工作中加入了哪些新的任务。这次会议给予主管和员工一个机会,去指出一些任务已经不再适当,可以在双方同意下取消。

当员工不希望做某项工作,但主管坚持认为,该员工应该做,那么,(如果它对该组织的目标很重要)员工应该建议一个具有成本效益的替代方法,把任务完成。假如冲突不能解决,双方应该把问题交给更高级的管理层去调解。

检讨职务说明,给主管一个机会去强调工作中某些重要的元素,提醒员工,或许有些任务没有按需要做好。主管同时可以提醒员工,承担该项工作及任务,是员工自己的决定。

相对地,它也给予员工一个机会,去建议更好的方法来完成任务(更具成本效益、更高效率、更容易地完成),并指出一些任务是多余的、不必要的,或是对组织的目标有负面影响的。

通过对话,主管和员工共同合作,进行组织的参与式管理。

总结:

员工和主管对职务说明的年度检讨、修改和更新,以及签署新的职务说明,成为一种非常重要的非侵入性、平静及和谐的监督形式。假如形势的变化更为迅速,职务说明的更新应该比一年一次更频繁。检讨职务说明绝不应该少于一年一次。

建立职务说明,主管和员工的初次和定期联合检讨,定期和频繁的修改以反映不断变化的现实情况,以及签署每个更新后的职务说明,共同构成了参与式管理中的重要元素。

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关于使用职务说明的工作坊:


社区培训研讨会


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最近更新: 2011年3月28日


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