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USANDO DESCRIÇÕES DE TRABALHO

Uma técnica para melhorar a gestão Participativa

por Phil Bartle, PhD

traduzido por Isabela Fontanella

Dedicado a Gert Lüdeking

Amostra de Treinamento

Descrições escritas dos trabalho são importantes na criação organizacional que enfatiza a gestão participativa

Introdução; O papel da descrição de trabalho na gestão participativa

Na gestão participativa, a tomada de decisão ainda é responsabilidades dos gestores designados para isso, e não é o mesmo que tomada de decisão coletiva ou comunitária (onde todos têm o mesmo peso).

O que é necessário, apesar, é que todos os membros da equipe sejam convidados a participar na tomada de decisão que afetam a todos, ou seus seguimentos ou departamentos.

Alguns dos princípios importantes na gestão participativa são respeito (pela equipe) e transparência (na tomada de decisão).

Além disso, quando membros da equipe são convidados a participar da tomada de decisão, quando eles se sentem seguros e que não serão punidos por fazerem sugestões impopulares, eles trazem para a gestão uma variedade de experiências, conhecimento, sabedoria e treinamento.

Gestão como um elemento da estrutura e processo organizacional da empresa é notavelmente fortalecida pela adição destes elementos.

Criação inicial da descrição de trabalho:

Quando o membro da equipe é inicialmente integrado como membro da organização, ele(a) é contratado para fazer um trabalho, fazer uma série específica de tarefas. Isto é o que ele(a) é pago para fazer, e se ele(a) não fizer, então ele(a) sabe que não está em uma posição segura para manter o emprego. A definição das tarefas dele(a) deve ser, desde o princípio, escrita como descrição formal do trabalho.

No ato da contratação, quando o novo membro e seu supervisor direto devem sentar e revisar cada item da descrição do trabalho, linha por linha, para garantir que tanto o membro da equipe quanto o supervisor estejam familiarizados com o que a posição requer. No final desta primeira discussão, tanto o supervisor quanto o membro da equipe devem assinar a descrição de trabalho.

O novo membro deve ser encorajado a indicar quais tarefas listadas na descrição de trabalho podem ser feitas e quais não.

O supervisor pode tirar algum tempo para rascunhar como fazer tais tarefas, e/ou gastar tempo mais tarde dando instruções detalhadas.

Supervisão e Performance da equipe:

A descrição do trabalho não só melhora a supervisão, também parte integral da supervisão na gestão participativa.

Todos os membros da equipe irão se sair melhor, se apresentar bem, serem mais leais, e fazer sugestões e contribuições mais positivas, quando seus supervisores mostram interesse neles, tiram tempo para ver como estão indo, e se simpatizam com as dificuldades e problemas. Isto não é a mesma coisa que se apoiar no trabalhador e insistir para que o membro da equipe trabalhe duro; isto irá alcançar o resultado oposto.

Quando um membro da equipe e o supervisor estão bastante familiarizados com a descrição do trabalho, supervisão pode ser muito mais positiva, menos estressante, e um processo de cooperação ao invés de ditadura. A marca das boas maneiras é que a equipe está indo bem na sua ausência. Revisão freqüente das descrições de trabalho, linha por linha, permite ao supervisor ir às excursões e missões necessárias, sabendo que cada membro da equipe sabe o que fazer e é capaz de fazer bem.

Um Contrato não-monetário:

A descrição do trabalho deve ser vista como um contrato não-monetário entre o membro da equipe e o supervisor, legitimado pela organização. Isto determina as tarefas que o membro da equipe deve fazer, e suas responsabilidades.

Algumas descrições de trabalho incluem uma lista de qualificações necessárias e desejadas (e o documento pode, talvez, ser chamado TDR - Termos de Referência)

A assinatura pelo membro da equipe e supervisor deve ser visto como necessário e parte integral da descrição do trabalho, e deve ser acordado que isto não é válido até que seja assinado.

Mudança de Trabalho:

Nenhum trabalho pode ficar estático, especialmente em um projeto de trabalho ou programas, e onde as condições variam. Por esta razão, toda descrição de trabalho em uma organização deve ser revista pelo menos uma vez por ano por cada membro e supervisor.

Eles devem marcar uma hora para revisar a descrição do trabalho linha por linha, e indicar quais tarefas não fazem mais parte do trabalho, quais tarefas mudaram, mesmo que sutilmente, e quais novas foram adicionadas ao trabalho. Esta sessão, feita fora do horário e do contexto das tarefas em andamento, dá ao supervisor e membro da equipe uma chance para indicar que algumas tarefas são inapropriadas e devem ser deixadas de lado por consentimento mútuo.

Onde um membro da equipe não quer fazer uma tarefa, e seu supervisor insiste que o membro deve fazer, então o membro da equipe deve sugerir um método alternativo para que a tarefa seja feita (se for uma necessária para os objetivos da organização), de uma maneira eficiente. Quando estes conflitos não podem ser resolvidos, os dois devem levar a questão ao supervisor do supervisor para reconciliação.

Revisão das descrições de trabalho dá ao supervisor uma oportunidade de enfatizar alguns elementos importantes do trabalho, lembrar ao membro da equipe talvez que algumas das tarefas não estão sendo feitas tão bem quanto o necessário, e para lembrar o membro da equipe que assumir o trabalho, e suas tarefas, é uma decisão dele.

Pelo contrário, isto dá ao membro da equipe uma oportunidade de sugerir formas melhores de fazer cortes (mais eficiente, gastando menos, e mais facilmente alcançado), para apontar algumas tarefas que são redundantes, desnecessárias ou negativas para os objetivos da organização.

Através de diálogo tanto o supervisor e o membro da equipe estão cooperando na gestão participativa da organização.

Conclusão e Resumo:

A revisão anual pelo membro da equipe e pelo supervisor, modificação e atualização da descrição de trabalho, e assinatura da nova descrição de trabalho, se tornam formas de supervisão não-intrusiva, calma e balanceada muito importante. Se mudanças na situação são mais rápidas, a descrição de trabalho deve ser atualizada de forma semelhante e assinado mais freqüentemente que uma vez ao ano. Revisão de cada descrição de trabalho nunca devem ser deixada mais de um ano a cada vez.

Criação das descrições de trabalho, revisões conjuntas iniciais e regulares pelos supervisores e membros da equipe, modificações regulares e freqüentes para refletir mudanças na realidade e condições, e assinar cada descrição de trabalho atualizada, juntos criam um elemento importante da gestão participativa.

Um workshop sobre usando descrição de trabalho

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Última actualização: 03.12.2011