Tweet
اللغات المترجم اليها:
'العربية / al-ʿarabīyah
বাংলা / Baṅla
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Français
Ελληνικά / Elliniká
हिन्दी / hindī
Italiano
Polszczyzna
Português
Română
Српски / Srpski
صفحات أخرى:
وحدات التّدريب
خريطة الموقع
الكلمات الرّئيسية
إتّصل بنا
ملفات الاستخدام
روابط مفيدة
أستخدام اوصاف الوظيفة
تقنية لتحسين الادارة المشتركة
للكاتب فيل بارتيل, حاصل على الدكتوراه
ترجمة:د.داليا مجيد الكعبي
الاهداء الى غيرت لودينغ
كتيب التدريب
ان كتابة اوصاف العمل او الوظيقة خطيا مهم في البنية التنظيمية للمنظمات و تؤكد على الادارة القائمة على المشاركة.
المقدمة;دور توصيف العمل في الادارة المشتركة:
في الادارة المشتركة,أتخاذ القرارات هو مسؤولية المدراء , وليست كما في اتخاذ القرارات الجماعية او المجتمعية (حيث للجميع نفس الوزن).
ان ما نحتاجه , مع ذلك, هو دعوة جميع الاعضاء للمشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤثر في المجتمع ككل, او ثؤثر في اقسامهم.
بعض المبادئ المهمة في الادارة المشتركة هي الاحترام (للموظفين) والشفافية(لمتخذي القرارات).
أكثر من ذلك,عندما يشارك العاملون في اتخاذ القرارات , عندما يشعرون بالامان بعدم معاقبتهم لاقتراحاتهم غير المألوفة , فانهم من الممكن ان يجلبو للادارةاقتراحات على مدى واسع من الخبرة, المعرفة , الحكمة و التدريب.
ان الادارة تعتبر كعنصر في الهيكل التنظيمي و تقوي بشكل ملحوظ بالاضافة الى بقية العناصر.
الخلق الاولي لوصف العمل :
عنما يتم اعتبار الموظف كجزء من المنظمة,فانه بذلك يتم توظيفه للقيام بعمل ما,والقيام بمجموعة من المهام. وهذا هو سبب الدفع لهم, واذا لم يقم بعمله, عندها يجب ان يعلم بانه لن يكون مؤهلا للوظيفة. ويجب ان يكون وصف العمل مكتوب بشكل رسمي منذ البداية.
عند تعيين موظفين جدد,يجب ان يجلس المشرف مع الموظف الجديد و يراجعون وصف الوظيفة بكل فقراتها, سطرا بسطر ,لضمان معرفة الموظف و المشرف بمتطلبات الوظيفة. في نهاية المناقشة الاولية يوقع المشرف و الموظف على وصف العمل,,
كما يجب تشجيع الموظف الجديد على الاشارة الى المهام التي يستطيع القيام بها و الى التي لا يستطيع القيام بها ضمن وصف العمل.
يمكن للمشرف ان يأخذ بعض الوقت للتخطيط في كيفية القيام بالمهام ثم تخصيص وقت اخر لتعليمات مفصلة.
الاشراف و اداء الموظفين:
ان وصف الوظيفة لا يحسن من الاشراف فقط,بل هو جزء متكامل من الاشراف في الادارة المشتركة.
ان كل الاعضاء سيتحسن ادائهم, ويصبح افضل,اكثر ولاء, و عمل اقتراحات و مساهمات ايجابية افضل, عندما يبدي المشرف اهتمام بهم, ويخصص الوقت ليرى اداءهم, ويتعاطف مع مشاكلهم و صعابهم. ان هذا الموقف لا يشبه الموقف عند التشديد على العمل بصعوبة بل هذا الموقف سيؤدي الى نتيجة ايجابية.
عندما يكون المشرف و العاملين على دراية بوصف العمل, فان الاشراف يصبح اكثر ايجابية,اقل اجهادا, وتعاون مشترك بدلا من الطريقة الدكتاتورية. ان من صفات المدير الناجح هو عمل الموظفين خلال غيابه.ان الاستعراض المتكرر لوصف العمل, سطرا بسطر,يمكن المشرف من عمل رحلات ميدانية و مهام, لمعرفته بان الموظفين يعرفون ما يجب عليهم فعله و راغبين بفعله.
عقد بدون قيمة نقدية:
ان وصف العمل يجب ان يكون على شكل عقد مكتوب بدون قيمة نقدية بين المشرف و الموظف , وياخذ الصيغة الشرعية في المنظمة. وهو يحدد المهام و المسؤوليات التي يجب على الموظفين القيام بها.
بعض اوصاف العمل تتضمن قائمة بالمؤهلات المطلوبة و المرغوبة (ثم تصبح الوثيقة, ربما, تسمى الاختصاصات).
ان التوقيع من قبل الموظف و المشرف على العقد هو ضروري و جزء متكامل من الوصف الوظيفي, ويجب ان يذكر ان العقد غير ساري المفعول الى حين التوقيع.
تغيير الوظائف:
لا توجد وظيفة ثابتة, خصوصا في عمل المشاريع و البرامج,و بحيث ان الشروط تتغير .لهذه الاسباب يجب ان يتم مراجعة اوصاف الوظيفة مرة واحدة بالسنة على الاقل من قبل الموظفين و المشرفين.
يجب ان يخصصوا ساعة لمراجعة وصف العمل سطرا بسطر, والاشارة الى اي من الاعمال التي اصبحت ليس من ضمن الوظيفة, و ما هي المهام التي تغيرت,حتى لو كان التغيير بسيط, و ما هي المهام التي اضيفت للعمل. هذا التقييم,يتيح تقييم المضمون و الوقت للمهام,مما يعطي المشرف و الموظف الفرصة للاشارة الى ان بعض المهام اصبحت غير ملائمة و يجب حذفها من وصف العمل بالتراضي.
عندما يريد الموظف عدم القيام بمهمة معينة, و المشرف يصر على ان الموظف يجب ان يقوم بها, عندها على الموظف اقتراح طريقة بديلة للقيام بالمهمة (اذا كانت مهمة هادفة للمنظمة), بطريقة ذات كلفة فعالة. عندما يكون النزاع غير قابل للحل, عندها يجب على الطرفين عرض القضية على مشرف المشرف للمصالحة
استعراض الوصف الوظيفي يعطي المشرف فرصة التشديد على بعض العناصر الهامة للوظيفة, مذكرا الموظف باحتمال ان بعض المهام لم تعمل كما يجب, و لتذكير الموظف ان القبول بهذه الوظيفة ,مع متطلباتها, هو قرار تم اخذه من قبل الموظف نفسه.
وعلى العكس,انها تعطي الفرصة للموظف لاقتراح طرق افضل لاداء المهام (كلفة اكثر, اكثر كافاءة, سهولة تحقيق الهدف),و للاشارة الى بعض المهام الزائدة, او غير الضرورية او السلبية لاهداف المنظمة.
عن طريق الحوار بين المشرف و الموظف فانهم يتعاونون في الادارة المشتركة.
الاستنتاج و الموجز:
ان المراجعة السنوية من قبل الموظف و المشرف,و تغيير او تحديث وصف العمل,والتوقيع على وصف العمل الجديد, يؤدي الى ان الاشراف يصبح غير تطفلي, هادئ و متوازن.اذا كان التغيير قي الوضع سريع فان التحديث في وصف العمل يجب ان يكون سريع ويتم التوقيع عليه اكثر من مرة في السنة, . ولا يجب تاجيله لسنة اخرى.
انشاء وصف العمل,بشكل منتظم من قبل الموظفين و المشرفين,و عمل تغييرات متكررة و منتظمة لتتوافق مع الظروف الحالية, و توقيع كل وصف عمل تم تحديثه,جميعها تشكل عناصر مهمة في الادارة المشتركة.
––»«––
ورشة عمل حول كيفية استخدام وصف العمل:
 |