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USARE LE DESCRIZIONI DELLE MANSIONI

Una tecnica per migliorare il management partecipativo

di Phil Bartle, PhD

tradotto da Sara Rancati

Dedicato a Gert Lüdeking

Materiale di formazione

Le descrizioni scritte delle mansioni sono importanti in una situazione organizzativa che enfatizza la gestione partecipativa

Introduzione; il ruolo delle descrizioni delle mansioni nella gestione partecipativa:

Nella gestione partecipativa, il processo decisionale è ancora responsabilità dei manager in carica, al contrario di quanto accade nel processo decisionale collettivo o comune (dove tutti hanno lo stesso peso).

Tuttavia, è necessario che, su invito, tutti i membri del personale partecipino al processo decisionale che riguarda l'intera organizzazione, o particolari segmenti o dipartimenti.

Alcuni dei principi importanti nella gestione partecipativa sono il rispetto (per il personale) e la trasparenza (nel processo decisionale).

Inoltre, quando i membri del personale sono invitati a partecipare al processo decisionale, quando possono sentirsi sicuri e sanno che non saranno penalizzati se daranno suggerimenti impopolari, essi apportano alla gestione una vasta gamma di esperienze, saggezza e training.

La gestione come elemento di una struttura e di un processo organizzativo viene notevolmente rafforzata dall'aggiunta di questi elementi.

Creazione iniziale della descrizione delle mansioni:

Quando un membro del personale inizialmente diventa membro dell'organizzazione, viene assunto per compiere un determinato lavoro, una serie specifica di mansioni. È pagato per fare questo e se non lo fa, sa che non si trova in una posizione in cui il suo posto di lavoro è sicuro. La definizione dei suoi compiti dovrebbe essere, fin dal principio, in forma scritta, impostata come una formale descrizione delle mansioni.

Quando si assume del nuovo personale, la persona assunta e l'immediato supervisore dovrebbero incontrarsi per passare in rassegna ogni punto della descrizione delle mansioni, riga per riga, per assicurarsi che sia al membro del personale che al supervisore sia chiaro in cosa consista la posizione lavorativa. Al termine di questa discussione iniziale, il supervisore ed il membro del personale dovrebbero firmare la descrizione delle mansioni.

Il nuovo impiegato dovrebbe essere incoraggiato ad indicare quali punti nella descrizione delle mansioni siano fattibili e quali no.

Il supervisore dovrebbe prendersi un po' di tempo per definire come deve svolgere quei compiti e/o fissare un momento in futuro per dare istruzioni dettagliate.

Supervisione e performance del personale:

La descrizione delle mansioni non solo migliora la supervisione, ma è anche parte integrante della supervisione nella gestione partecipativa.

Tutti i membri del personale lavoreranno meglio, forniranno buone prestazioni, saranno più leali e daranno suggerimenti e contributi più positivi se i loro supervisori dimostrano interesse in loro, dedicano del tempo per controllare cosa stanno facendo e sono comprensivi riguardo alle loro difficoltà e ai problemi. Questo non significa tenere gli occhi addosso al dipendente insistendo che lavori di più: si otterrebbe solo il risultato opposto.

Quando l'impiegato ed il supervisore hanno familiarità con la descrizione delle mansioni, la supervisione può essere molto più positiva, meno stressante, un processo di cooperazione e non una dittatura. Un buon manager si riconosce se il suo personale lavora bene anche in sua assenza. Una revisione frequente delle descrizioni delle mansioni, riga per riga, consente al supervisore di fare i viaggi di lavoro necessari nella consapevolezza che ogni membro del personale sa cosa deve fare e che lo farà bene.

Un contratto non monetario:

La descrizione delle mansioni dovrebbe essere vista come un contratto scritto non monetario tra l'impiegato e il supervisore, legittimato da e nell'organizzazione. Stabilisce i compiti che il personale dovrebbe fare e le responsabilità generali.

Alcune descrizioni delle mansioni includono una lista delle qualifiche richieste e desiderate (e il documento può essere chiamato TOR - Termini di riferimento).

Le firme dell'impiegato e del supervisore dovrebbero essere viste come parte integrante e necessaria della descrizione delle mansioni e si dovrebbe indicare che non è valida finché non viene firmata.

Modifica delle mansioni:

Nessun lavoro può rimanere statico, specialmente per i lavori a progetto o programmi, o dove le condizioni stanno cambiando. Per questa ragione, ogni descrizione delle mansioni in un'organizzazione dovrebbe essere rivista almeno una volta l'anno da ogni membro del personale e supervisore.

Dovrebbero dedicare un'ora per rivedere la descrizione delle mansioni punto per punto e indicare quali compiti non fanno più parte del lavoro, quali mansioni sono state cambiate, anche minimamente e quali nuovi compiti sono stati aggiunti al lavoro. Questa sessione, estrapolata dal tempo e dal contesto dell'esecuzione di un compito, dà al supervisore e all'impiegato la possibilità di indicare che alcuni compiti sono inadatti e si dovrebbero abbandonare di comune accordo.

Quando un impiegato non vuole fare un compito e il supervisore insiste che il membro dello staff lo faccia, l'impiegato dovrebbe suggerire un metodo alternativo per portare a termine il compito (se è necessario per gli obiettivi dell'organizzazione) in modo produttivo. Qualora questi conflitti non possano essere risolti, i due dovrebbero portare la questione all'attenzione del capo-supervisore per una riconciliazione.

La revisione della descrizione delle mansioni dà al supervisore l'opportunità di enfatizzare alcuni importanti elementi del lavoro, di ricordare all'impiegato che alcuni dei compiti non vengono svolti con la precisione e la frequenza necessarie e di ricordare al membro del personale che è lui che deve decidere se accettare il lavoro e i relativi compiti.

Viceversa, dà all'impiegato l'opportunità di suggerire modi migliori di fare le cose (in modo più produttivo, efficace e semplice), di evidenziare alcuni compiti che sono superflui, inutili o negativi per gli obiettivi dell'organizzazione.

Dialogando, sia il supervisore sia l'impiegato cooperano nella gestione partecipativa dell'organizzazione.

Conclusione e riassunto:

La revisione annuale da parte del membro del personale e del supervisore, la modifica e l'aggiornamento della descrizione delle mansioni e la firma di una nuova descrizione delle mansioni, diventano una forma di supervisione molto importante, discreta, calma e bilanciata. Se i cambiamenti nella situazione sono più rapidi, la descrizione delle mansioni dovrebbe essere aggiornata di conseguenza e firmata con più frequenza rispetto ad una sola volta all'anno. La revisione di ciascuna descrizione delle mansioni si dovrebbe sempre fare entro un anno.

La creazione delle descrizioni del lavoro, la revisione iniziale e regolare da parte dei supervisori e degli altri membri del personale, le modifiche frequenti e regolari che riflettano realtà e condizioni che cambiano e la firma delle descrizioni di lavoro aggiornate insieme formano un elemento importante del management partecipativo.

Un laboratorio riguardante l'uso delle descrizioni delle mansioni:

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Ultimo aggiornamento: 16.10.2011