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UTILISANT DES DESCRIPTIONS D’EMPLOI
Comment améliorer la gestion participative
par le Dr. Phil Bartle
traduit par Evelyn Hernandis
révisé par Silke Reichrath
À Gert Lüdeking
Brochure d’entraînement
Une description d’emploi écrite est important dans une organisation qui suit des principes de la gestion participative
Introduction :
Le rôle des descriptions d’emploi dans la gestion participative
Dans la gestion participative, le processus de prendre des décisions est la responsabilité des directeurs, ce n’est pas le même que la gestion collective (où toutes contributions ont poids égals). Mais, dans la gestion participative, tout personnel est invité à contribuer dans le processus de prendre des décisions qui ont un effet sur l’organisation, ou ses segments ou services individuels.
Les principes importants de la gestion participative sont le respect (pour le personnel) et la transparence (du processus de prendre des décisions). Quand vous invitez votre personnel à contribuer au processus, s’ils savent qu’ils ne seront pas punis pour les contributions impopulaires, vous gagnerez leur expérience, leur connaisance et leur instruction.
La gestion, comme un élément du processus et de la structure d’organisation, sera augmentée par ces éléments.
Création initiale de la description d’emploi :
Quand une organisation recrute un employé, cette personne doit occupe à faire des tâches specifiques. Cettes tâches sont la raison pour quoi cette personne reçoit une salaire, et si elle ne les fait pas, son emploi ne sera pas garanti.
On doit écrire la definition de cettes tâches comme une description d’emploi formale. Quand la personne est recrutée, elle et son surveillant doivent lire chaque article de la description d’emploi, ligne par ligne, pour se familiariser avec ce que est necessaire dans l’emploi. Le surveillant doit encouarager l’employé à indiquer quelles tâches l’employé peut faire et quelles il ne peut pas faire. Le surveillant peut expliquer comment faire cettes tâches ou donner rendez-vous pour une instruction plus détaillée.
A la fin de la discussion initiale, le surveillant et l’employé doivent signer la description d’emploi.
Supervision et résultats du personnel :
La description d’emploi non seulement améliore la surveillance mais aussi elle est une parte integrale de la surveillance dans la gestion participative. Si les surveillants montrent compassion pour leur employés, s’ils s’intéressent à eux, s’ils écoutent leur problèmes et leur difficultés, les employés travailleront plus dur, seront plus loyals et feront des suggestions et contributions positives.
Ce n’est pas la même chose où un surveillant insiste pour que l’employé travaille plus dur; ça accomplira un résultat contraire. Si le surveillant et l’employé se familiarisent tous les deux avec la description d’emploi, le processus de surveillance sera plus positif et moins stressant; sera une coopération au lieu d’une dictature.
Les employés d’un bon surveillant travaillent bien en son absence.
Les révisions fréquents, ligne par ligne, permettent le surveillant aller à les sorties éducatives et les autres voyages, sans inquiétant que ses employés ne travailleront pas en son absence.
Contrat non-monetaire :
La description d’emploi est un contrat écrit et non-monetaire entre l’employé et le surveillant, légitimé par l’organisation. Elle indique les tâches d’employé et sa responabilité général.
Quelques de descriptions d’emploi y compris une liste des titres et expériences requis (ce document peut aussi se faire appeler “fonctions et attributions” (Terms of Reference, en anglais). La signature (d’employé et le surveillant) est une necessaire et integrale parte de la description d’emploi, et la description n’est pas valide jusqu’à elle est signé.
Les emplois changent :
Les emplois changent, en particulier dans le contexte des projets ou des programmes, et quand les conditions changent rapidèment. Pour cette raison, les surveillants et leur employés doivent réviser chaque description d’emploi, au moins une fois par an.
Pendant la révision, l’employé et le surveillant doivent lire la description, ligne par ligne, et décident quelles tâches ne sont plus necessaries, quelles ont besoin de changer et quelles nouvelles tâches l’employé a besoin de faire. Cette révision est une occasion pour l’employé et son surveillant de indiquer celles tâches qui ne sont plus appropriées et qui seraient renoncées par consentement mutuel.
Si l’employé ne veut pas exécuter une tâche et le surveillant insiste qu’il la fait, l’employé doit suggerer une mèthode alternative pour l’exécution de cette tâche. (if it is one necessary to the objectives of the organization), in a cost effective manner. Si l’employé et le surveillant ne peuvent pas résolver ce conflit, ils doivent attirer l’attention de leur surveillant sur le conflit.
Une révision de la description d’emploi est une occasion pour le surveillant à accentuer les éléments importants du emploi, souligner les tâches qui ne sont pas exécuté très bien et rappeler ses employés qu’ils chioissent à travailler dans ce emploi. Aussi, la révision est une occasion pour les employés à suggerer des mèthodes plus efficaces (plus rentables et accomplis plus facilement); et à indiquer les tâches qui sont superflus, inutiles ou negatives à les buts de l’organisation.
C’est par dialogue que l’employés et les surveillants coopèrent dans la gestion participative de l’organisation.
En résumé :
Une révision annuelle de la description d’emploi par l’employé et son surveillant, sa modification et la signature d’une nouvelle description sont une forme de la surveillance très importante, calme et mesurée. Si il y a des changements plus rapides, on a besoin de modifier la description d’emploi plus souvent que une fois par an. Mais on ne doit pas la réviser moins que une fois par an.
La création initiale d’une description d’emploi, ses révisions régulieres par les employés et les surveillantes, ses modifications fréquentes et la signature de chaque nouvelle version sont un élément important de la gestion participative.
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Atelier q'utilise les descriptions d'emploi :
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