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UTILIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

Una técnica para mejorar la gestión participativa

por Phil Bartle, PhD

traducción de Mª Lourdes Sada

Dedicado a Gert Lüdeking

Folleto de adiestramiento

La descripción de funciones es importante en una puesta en marcha organizativa que enfatice la gestión participativa

Introducción. El papel de la descripción de funciones en la gestión participativa:

En la gestión participativa, la toma de decisiones es aún responsabilidad de los dirigentes designados, y no es lo mismo que la toma de decisiones colectivas o comunales (en las que todo el mundo cuenta por igual). Sin embargo, es preciso que se invite a participar al personal en las decisiones que afectan al conjunto, a sus departamentos o a sus secciones.

Entre los principios importantes de la gestión participativa se encuentran el respeto (por el personal) y la transparencia (en la toma de decisiones). Es más, cuando se invita a los miembros del personal a participar en la toma de decisiones, cuando se sienten confiados y saben que no serán castigados por hacer sugerencias polémicas, añaden a la gestión una amplia gama de experiencias, conocimientos, sabiduría y capacidades.

La gestión, como elemento de proceso y estructura organizativos se fortalece notoriamente con la adición de estos elementos.

Creación inicial de la descripción de funciones:

Cuando un nuevo miembro del personal entra a formar parte de la organización, se le contrata para hacer un trabajo, para una serie de tareas especificas. Se le paga por cumplirlas, y si no las realiza, sabe que se reducirán sus posibilidades de conservar el empleo.

Desde un principio, la definición de esta serie de tareas debe estar establecida por escrito como descripción formal de funciones. Tras la contratación del nuevo miembro, éste y su supervisor inmediato deben sentarse a revisar cada punto de la descripción de funciones, línea a línea, para dejar claro que tanto el trabajador como el supervisor entienden perfectamente lo que implica esta posición. Al final de esta reunión inicial, ambos deben firmar la descripción de funciones.

Hay que animar al nuevo miembro del personal a que especifique cuáles de las tareas listadas en la descripción de funciones pueden realizarse y cuáles no. El supervisor puede dedicar un tiempo a resumir cómo deben efectuarse las tareas y convocar otra reunión para dar instrucciones más detalladas.

Supervisión y rendimiento del personal:

La descripción de funciones no sólo mejora la supervisón, sino que forma parte integral de la gestión participativa. Todos los miembros del personal trabajan mejor, tienen mejor rendimiento y hacen sugerencias y contribuciones más positivas cuando sus supervisores muestran interés, se toman tiempo para enterarse de cómo les va y son comprensivos ante sus dificultades y problemas.

Esto no significa agobiar al trabajador ni insistir continuamente en que trabaje duro: con esto sólo se consigue el resultado contrario. Cuando un miembro del personal y el supervisor conocen bien la descripción de funciones, la supervisión puede ser mucho más positiva y menos angustiosa, un proceso de cooperación en lugar de una dictadura.

A un buen dirigente se le conoce por lo bien que trabaja el personal en su ausencia. La revisiones frecuentes y minuciosas de las descripciones de funciones permiten al supervisor partir a hacer misiones y viajes de trabajo con la tranquilidad de que cada uno de los miembros de su personal sabe lo que debe hacer y desea hacerlo bien.

Un contrato no monetario:

La descripción de funciones debe verse como un contrato no monetario por escrito entre el miembro del personal y el supervisor, legitimado por la organización y circunscrito a ella. Establece las tareas encomendadas a un miembro concreto del personal, y las responsabilidades generales.

Algunas descripciones de funciones incluyen una lista de las cualificaciones requeridas y deseadas (y en ese caso el documento puede llamarse Términos de Referencia, TR). Las firmas del empleado y el supervisor deben verse como una parte integrante y necesaria de la descripción de funciones, y hay que establecer que ésta no es válida hasta que se firma.

Las funciones cambian:

Ningún trabajo permanece invariable, sobre todo en proyectos o programas donde las condiciones son cambiantes. Por esa razón, cada miembro del personal y su supervisor deben revisar la descripción de funciones de dicho empleado al menos una vez al año.

Deben reservar una hora para repasar la descripción de funciones línea a línea, determinando qué tareas han quedado obsoletas, cuáles han cambiado, aunque sea ligeramente, y qué nuevas ocupaciones se han incorporado. Esta sesión, fuera del tiempo y el contexto de la ejecución de las tareas, da al supervisor y al empleado la oportunidad de identificar los cometidos que ya no son adecuados y deben abandonarse por consentimiento mutuo.

En el caso de que el trabajador no quiera ocuparse de alguna de las tareas y el supervisor insista en que debe hacerlo, el empleado debe sugerir un método alternativo para ejecutarla de forma eficiente (si se trata de un trabajo necesario a los objetivos de la organización). Cuando este tipo de conflictos no se pueden resolver, los dos deben presentar el tema al superior del supervisor para llegar a un acuerdo.

La revisión de las descripciones de funciones da una oportunidad al supervisor de enfatizar algunos elementos importantes del trabajo, comentar con el empleado algunas tareas que no se realizan con la efectividad o frecuencia necesarias, y recordarle que encargarse del trabajo y de todos sus cometidos ha sido decisión del trabajador. A la inversa, da al empleado una oportunidad de sugerir mejores formas de ejecutar las cosas (más efectivamente, más eficientemente, completadas con mayor facilidad), y de señalar algunas tareas que resultan redundantes, innecesarias o negativas para las metas de la organización.

Ambos, el supervisor y el miembro del personal, cooperan por medio del diálogo en la gestión participativa de la organización.

Conclusión y sumario:

La revisión anual del trabajador y el supervisor, la modificación y actualización de la descripción de funciones y la firma de una nueva constituyen una forma de supervisión muy importante, discreta, serena y equilibrada. Si los cambios en la situación son rápidos, la actualización y firma de la descripción de funciones debe hacerse con una frecuencia acorde a estos cambios.

El periodo entre dos revisiones de la descripción de funciones nunca debe ser mayor de un año. La creación de descripciones de funciones, su revisión inicial y regular, efectuada conjuntamente por el supervisor y los miembros del personal, las modificaciones frecuentes y habituales para reflejar los cambios en la realidad y la situación, y la firma de cada descripción de funciones actualizada, forman en su conjunto un elemento importante de gestión participativa.

Taller sobre la utilización de descripciones de funciones:

© Derechos de autor 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
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Última actualización: 14.04.2011