Μεταφράσεις:

Άλλες σελίδες:

Ενότητες

Χάρτης Σελίδας

Λέξεις Κλειδιά

Επικοινωνία

Βοηθητικά Έγγραφα

Χρήσιμοι Σύνδεσμοι

ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΩΝΤΑΣ ΤΙΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

Μια τεχνική για την ενίσχυση της συμμετοχικής διοίκησης

από τον Δρ. Φιλ Μπαρτλ

μετάφραση από την Χριστίνα Κόκαλη

Αφιερωμένο στον Gert Lüdeking

Δωρεάν Εκπαίδευση

Οι γραπτές περιγραφές εργασίας είναι σημαντικές σε ένα οργανωτικό σχήμα που δίνει έμφαση στην συμμετοχική διοίκηση

Εισαγωγή: Ο ρόλος των Περιγραφών Εργασίας στη Συμμετοχική Διοίκηση

Στη συμμετοχική διοίκηση, η λήψη των αποφάσεων είναι και πάλι ευθύνη των καθορισμένων μελών της διοίκησης και δεν είναι το ίδιο με τη συλλογική ή κοινή λήψη αποφάσεων (όπου η γνώμη όλων έχει το ίδιο βάρος).

Αυτό όμως που είναι απαραίτητο είναι να προσκληθούν όλα τα μέλη του προσωπικού να συμμετάσχουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων που επιρρεάζει το σύνολο του οργανισμού, ή συγκεκριμένα τμήματα ή διοικητικές μονάδες του.

Κάποιες από τι πιο σημαντικές αρχές που θα πρέπει να ακολουθούνται τη συμμετοχική διοίκηση είναι ο σεβασμός (για το προσωπικό) και η διαφάνεια (της λήψης αποφάσεων).

Ακόμη, όταν μέλη του προσωπικού καλούνται να συμμετάσχουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων, εάν αισθάνονται ασφαλείς και ότι δεν θα τιμωρηθούν εάν προβούν σε αντιδημοφιλείς προτάσεις, προσφέρουν στη διοίκηση ένα ευρύτερο φάσμα εμπειριών, γνώση, σοφίας και εκπαίδευσης.

Η διοίκηση, ως συστατικό της οργανωτικής δομής και διαδικασίας, ενδυναμώνεται αισθητά μέσω της προσθήκης αυτών των στοιχείων.

Αρχική Δημιουργία της Περιγραφής Εργασίας:

Όταν ένα μέλος του προσωπικού προσλαμβάνεται αρχικά ως μέλος του οργανισμού, εκείνος/εκέινη προσλαμβάνεται για να κάνει μια δουλειά με συγκεκριμένα καθήκοντα. Αυτό πληρώνεται να κάνει και εάν δεν το κάνει, τότε ξέρει πως βρίσκεται σε επικίνδυνη θέση σχετικά με το αν θα κρατήσει τη δουλειά του/της. Ο ορισμός των καθηκόντων του/της θα πρέπει, από την αρχή, να του/της δωθεί γραπτώς ως επίσημη περιγραφή εργασίας.

Κατά την πρόσληψη νέου προσωπικού, αυτό το νέο μέλος και ο αμέσως ανώτερος του/της θα πρέπει να καθίσουν και να αναλύσουν κάθε τμήμα της περιγραφής εργασίας, γραμμή-γραμμή, ώστε να είναι βέβαιο ότι τόσο το μέλος του προσωπικού όσο και ο υπεύθυνος του γνωρίζουν καλά τι περιλαμβάνει η θέση εργασίας. Στο τέλος αυτής της αρχικής συζήτησης, ο υπεύθυνος και το μέλος του προσωπικού θα πρέπει να υπογράψουν αυτή την περιγραφή.

Το νέο μέλος του προσωπικού θα πρέπει να ενθαρρυνθεί να υποδείξει ποιά από τα καθήκοντα που αναφέρονται στην περιγραφή εργασίας μπορούν να γίνουν και ποιά όχι.

Ο υπεύθυνος μπορεί να αφιερώσει λίγο χρόνο για να σχεδιάσει αρχικά πως πρέπει να γίνονται αυτά τα καθήκοντα και/ή να φροντίσει αργότερα να δωθούν αναλυτικότερες οδηγίες.

Επίβλεψη και Απόδοση Προσωπικού:

Η περιγραφή της εργασίας δεν βελτιώνει απλά την επίβλεψη, αλλά είναι ζωτικό κομμάτι της επίβλεψης στη συμμετοχική διοίκηση.

Όλα τα μέλη του προσωπικού θα αποδίδουν καλύτερα, θα έχουν περισσότερη αφοσίωση και θα κάνουν πιο θετικές συστάσεις και συνεισφορές όταν οι υπεύθυνοί τους δείξουν ενδιαφέρον για αυτούς, αφιερώσουν χρόνο για να δουν πως τα καταφέρνουν και δείχνουν κατανόηση στα προβλήματα και τις δυσκολίες τους. Αυτό δεν είναι το ίδιο με το να στέκεται κανείς πάνω από κάποιον εργαζόμενο και να επιμείνει να δουλέψει σκληρά: έτσι θα πετύχει το αντίθετο αποτέλεσμα.

Όταν ένα μέλος προσωπικού και ένας υπέυθυνος γνωρίζουν καλά την περιγραφή εργασίας, η επίβλεψη μπορεί να γίνει πολύ πιο θετική, λιγότερο αγχωτική και μια διαδικασία συνεργατική και όχι δικτατορική. Ένδειξη σωστού υπευθύνου είναι το προσωπικό να κάνει σωστά τη δουλειά κατά την απουσία του/της. Η συχνή επιθεώρηση των περιγραφών εργασίας, γραμμή-γραμμή, επιτρέπει στον υπεύθυνο να κάνει απαραίτητα εργασιακά ταξίδια, γνωρίζοντας ότι το κάθε μέλος του προσωπικού ξέρει τι να κάνει και είναι πρόθυμο να το κάνει καλά.

Ένα Μη Χρηματικό Συμβόλαιο:

Η περιγραφή εργασίας θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως ένα μη χρηματικό γραπτό συμβόλαιο ανάμεσα στο μέλος του προσωπικού και τον υπεύθυνο, που νομιμοποιείται από και μέσα στον οργανισμό. Ορίζει τα καθήκοντα που το μέλος του προσωπικού πρέπει να εκτελεί και τις γενικότερες ευθύνες .

Κάποιες περιγραφές εργασίας περιλαμβάνουν μια λίστα απαραίτητων και επιθυμητών προσόντων (και τότε το κείμενο μπορεί, ίσως, να ονομαστεί ΚΑ - Καθορισμός Αρμοδιοτήτων).

Η υπογραφή από το μέλος του προσωπικού και τον υπεύθυνο πρέπει να εκλαμβάνεται ως απαραίτητο και ζωτικό κομμάτι της περιγραφής εργασίας και θα πρέπει να γίνεται σαφές ότι δεν είναι έγκυρο μέχρι να υπογραφεί.

Μεταβολή της Εργασίας

Καμία δουλειά δεν παραμένει στατική, ειδικά όταν πρόκειται για έργο ή πρόγραμμα με συγκεκριμένο θέμα όπου οι συνθήκες είναι μεταβαλλόμενες. Γι αυτό το λόγο, κάθε περιγραφή εργασίας σε έναν οργανισμό θα πρέπει να αναθεωρείται τουλάχιστον μια φορά το χρόνο από ένα μέλος του προσωπικού και έναν υπέυθυνο.

Θα πρέπει να διαθέσουν μια ώρα για να εξετάσουν την περιγραφή εργασίας γραμμή-γραμμή και να υποδείξουν ποιά καθήκοντα δεν είναι πλέον μέρος της δουλειάς, ποιά καθήκοντα έχουν αλλάξει, έστω και ελάχιστα και ποιά νέα καθήκοντα έχουν προστεθεί στην δουλειά. Αυτή η συνάντηση, που γίνεται στο χρόνο και στα πλαίσια της εκτέλεσης των καθηκόντων, δίνει στον υπέυθυνο και το μέλος του προσωπικού μια ευκαιρία να υποδείξουν ότι κάποια καθήκοντα είναι ακατάλληλα και θα πρέπει να εγκαταλειφθούν με κοινή συναίνεση.

Όταν ο υπάλληλος δεν θέλει να εκτελεί ένα καθήκον και ο υπεύθυνος επιμένει ότι θα πρέπει να γίνει, τότε το μέλος του προσωπικού θα πρέπει να προτείνει έναν εναλλακτικό τρόπο για να γίνει (εάν είναι απαραίτητο για τους σκοπούς της διοίκησης), με οικονομικό τρόπο. Όταν τέτοιου είδους διαφωνίες δεν γίνεται να διευθετηθούν, θα πρέπει τα δύο αυτά άτομα να παρουσιάσουν το πρόβλημα στον ανώτερο του υπευθύνου, ώστε να επιτευχθεί συμβιβασμός

Η αναθεώρηση της περιγραφής εργασίας δίνει στον υπεύθυνο την ευκαιρία να δώσει έμφαση σε κάποια σημαντικά στοιχεία της δουλειάς, να υπενθυμίζει στο μέλος του προσωπικού ίσως ότι κάποια καθήκοντα δεν γίνονται όσο καλά ή όσο συχνά χρειάζεται, και να υπενθυμίσει στο μέλος του προσωπικού πως το να αναλάβει τη δουλειά και τα καθήκοντά της ήταν δική του απόφαση.

Αντίστοιχα, δίνει στο μέλος του προσωπικού μια ευκαιρία να προτείνει καλύτερους τρόπους για να γίνει αυτό (πιο οικονομικούς, πιο αποτελεσματικούς, πιο εύκολα πραγματοποιήσιμους), να υποδείξει ότι κάποια καθήκοντα είναι περιττά, μη απαραίτητα ή αρνητικά για τους στόχους του οργανισμού.

Με το διάλογο, τόσο ο υπεύθυνος όσο και το μέλος του προσωπικού συνεργάζονται στη συμμετοχική διοίκηση του οργανισμού.

Συμπέρασμα και Περίληψη:

Η ετήσια αναθεώρηση από το μέλος του προσωπικού και τον υπέυθυνο, η τροποποίηση και ο εκσυγχρονισμός της περιγραφής εργασίας και η υπογραφή της νέας περιγραφής εργασίας γίνονται μια πολύ σημαντική, μη ενοχλητική, ήρεμη και ισορροπημένη μορφή επίβλεψης. Εάν οι μορφοποιήσεις της κατάστασης είναι πιο γρήγορες, η περιγραφή εργασίας θα πρέπει να εκσύγχρονίζεται και να υπογράφεται με αντίστοιχο ρυθμό, περισσότερες από μια φορές το χρόνο. Η αναθεώρηση περιγραφής της κάθε εργασίας δεν θα πρέπει ποτέ να γινέται με πάνω από ένα χρόνο διαφορά από την προηγούμενη.

Η δημιουργία περιγραφών εργασίας, η αρχική και οι περιοδικές κοινές συναντήσεις υπευθύνων και μελών προσωπικού, οι περιοδικές και συχνές τροποποιήσεις που αντανακλούν την αλλαγή των καταστάσεων και συνθηκών και η υπογραφή της κάθε ανανεωμένης περιγραφής εργασίας, όλα αυτά μαζί συναποτελούν ένα σημαντικό στοιχείο της συμμετοχικής διοίκησης.

Ένα εργαστήρι για τη Χρήση των Περιγραφών Εργασίας:

© Πνευματικά δικαιώματα 1967, 1987, 2007 Φιλ Μπαρτλ
Σχεδιασμός Ιστοσελίδας: Lourdes Sada

––»«––

Τελευταία ενημέρωση: 30.01.2012