Traduceri:

Alte pagini:

Module

Harta site-ului

Cuvinte cheie

Contact

Documente utile

Link-uri folositoare

FOLOSIREA FIŞEI POSTULUI

O tehnică pentru intensificarea managementului participativ.

de ătre Phil Bartle, PhD

traducere de Oana Bajka

traducere revizuitã de Elena Gabriela Hosu

Dedicat lui Gert Lüdeking

Material pentru pregătire

Fişele posturilor în formă scrisă sunt importante într-o structură organizaţională care pune accent pe managementul participativ.

Introducere: rolul fişei postului în managementul participativ

În cadrul managementului participativ, luarea deciziilor este totuşi responsabilitatea managerilor numiţi, ceea ce nu este totuna cu luarea deciziilor în mod colectiv sau comunal (caz în care toată lumea are aceeaşi greutate în luarea deciziei).

Este totuşi nevoie de invitarea participării tuturor angajaţilor pentru luarea deciziilor care afectează întregul sau departamentele lor specifice.

Unele dintre cele mai importante principii ale managementului participativ sunt respectul (pentru angajaţi) şi transparenţa (luării deciziilor).

Mai mult, atunci când angajaţii sunt invitaţi să participe la luarea deciziilor, când se simt în siguranţă şi simt că nu vor fi pedepsiţi pentru că aduc sugestii simpatizate de ceilalţi, ei contribuie la management cu o gamă mai largă de experienţă, cunoştinţe, înţelepciune şi pregătire.

Ca element al structurii şi proceselor organizaţionale, managementul este sensibil consolidat prin adăugarea acestor elemente.

Crearea iniţială a fişei postului:

Când angajatul este integrat iniţial ca membru al organizaţiei, el/ea este angajat(ă) pentru o anumită slujbă, pentru un anumit set de sarcini. Pentru aceasta este plătit(ă) şi dacă nu realizează aceste sarcini ştie că nu este într-o poziţie confortabilă de a-şi păstra slujba. Definirea setului de sarcini ar trebui pus pe hârtie de la început, ca o descriere formală a postului.

În momentul angajării de personal nou, aceşti angajaţi noi şi supraveghetorii lor direcţi ar trebui să petreacă timp împreună trecând în revistă fiecare element din fişa postului, rând cu rând, pentru a se asigura că atât angajatul, cât şi supraveghetorul au înţeles foarte bine ce impune poziţia respectivă. La sfârşitul acestei discuţii iniţiale, atât supraveghetorul, cât şi angajatul ar trebui să semneze fişa postului.

Noul angajat ar trebui să fie încurajat să arate care dintre sarcinile enumerate în fişa postului pot fi realizate şi care nu.

Supraveghetorul poate schiţa iniţial modalităţi de realizare a sarcinilor de acest fel şi/sau poate stabili o dată ulterioară pentru instruiri detaliate.

Supravegherea şi îndeplinirea îndatoririlor de către angajaţi:

Fişa postului nu numai că îmbunătăţeşte supravegherea, ci este o parte integrantă a supravegherii în managementul participativ.

Toţi angajaţii se vor descurca mai bine, vor avea rezultate mai bune, vor fi mai loiali şi vor aduce mai multe sugestii şi contribuţii pozitive atunci când supraveghetorii lor se arată interesaţi de ei, când petrec timp privind ce fac angajaţii, când sunt solidari faţă de dificultăţile şi problemele lor. Aceasta nu este acelaşi lucru cu a sta în spatele angajatului şi a-l zori să lucreze din greu; un astfel de comportament ar duce la rezultate opuse.

Atunci când un angajat şi un supraveghetor cunosc foarte bine fişa postului, supravegherea poate avea un caracter mult mai pozitiv, poate fi mai puţin stresantă, poate fi un proces de cooperare, în loc de o dictatură. Semnul distinctiv al unui manager de calitate este acela că angajaţii se descurcă bine în absenţa lui/ei. Trecerea frecventă în revistă a fişelor posturilor, rând cu rând, permite supraveghetorului să organizeze vizite de lucru şi misiuni necesare, ştiind că fiecare angajat cunoaşte ceea ce trebuie să facă şi este dispus(ă) să facă bine.

Un contract ne-monetar:

Fişa postului ar trebui să fie percepută ca un contract scris ne-monetar între angajat şi supraveghetor, legitimat de organizaţie şi în cadrul acesteia. El stabileşte sarcinile pe care angajatul ar trebui să le îndeplinească, precum şi responsabilităţile generale.

Unele fişe ale postului includ o listă de calificări solicitate şi dorite (iar documentele se pot numi în acest caz TDR - Termeni de referinţă).

Semnătura angajatului şi a supraveghetorului ar trebui să fie percepute ca necesare şi ca parte integrantă a fişei postului, şi ar trebui să fie menţionat că ea nu este valabilă până când nu este semnată.

Slujbele se schimbă:

Nici o slujbă nu poate rămâne statică, mai ales în cazul muncii sau programelor bazate pe proiecte, şi acolo unde condiţiile sunt schimbătoare. Din acest motiv, fiecare fişă a postului dintr-o organizaţie ar trebui analizată cel puţin o dată pe an de către fiecare angajat şi supraveghetor.

Ei ar trebui să rezerve o oră pentru a parcurge rând cu rând fişa postului şi pentru a vedea ce sarcini nu mai fac parte din slujba respectivă, ce sarcini s-au schimbat, oricât de puţin şi ce sarcini noi au fost adăugate. Această sesiune, scoasă din timpul şi din contextul realizării sarcinilor, dă supraveghetorului şi angajatului ocazia de a observa că anumite sarcini sunt neadecvate şi ar trebui să se renunţe la ele prin consensul ambelor părţi.

În cazul în care un angajat nu vrea să realizeze o sarcină, iar supraveghetorul insistă că angajatul ar trebui să o realizeze, angajatul ar trebui să sugereze o metodă alternativă de realizare a sarcinii (dacă este una necesară pentru obiectivele organizaţiei) într-un mod eficient din punct de vedere al costului. În cazul în care astfel de conflicte nu se pot rezolva, cei doi ar trebui să prezinte problema superiorului supraveghetorului în vederea reconcilierii.

Analizarea fişei postului oferă supraveghetorului ocazia de a insista asupra unor elemente importante ale slujbei, de a aminti poate angajatului că unele dintre sarcini nu sunt îndeplinite atât de bine sau atât de des cât este nevoie şi de a aminti angajatului că acesta/aceasta a luat decizia de a accepta slujba respectivă şi sarcinile aferente.

Invers, analizarea fişei postului oferă angajatului ocazia de a sugera modalităţi mai bune de a face lucrurile (mai eficiente din punct de vedere al costului, mai eficace, mai uşor realizabile), de a sublinia unele sarcini care sunt redundante, inutile sau negative pentru scopurile organizaţiei.

Prin dialoguri, atât supraveghetorul, cât şi angajatul cooperează la managementul participativ al organizaţiei.

Concluzie şi rezumat:

Evaluarea / analizarea anuală de către angajat şi supraveghetor, modificarea şi actualizarea fişei postului şi semnarea acesteia, toate devin o modalitate foarte importantă, nesupărătoare, calmă şi echilibrată de a realiza supravegherea. Dacă schimbările sunt mai rapide, fişa postului ar trebui să fie actualizată corespunzător şi semnată mai frecvent decât o dată pe an.Evaluarea fiecărei fişe a postului nu ar trebui amânată mai mult de un an.

Crearea fişelor posturilor, revizuirea lor iniţială şi apoi cu regularitate realizată împreună de supraveghetori şi angajaţi, modificările regulate şi frecvente pentru a reflecta realităţile şi condiţiile schimbătoare, semnarea fiecărei forme actualizate de fişă a postului, toate împreună formează un element important al managementului participativ.

Un atelier de lucru cu privire la folosirea fişelor posturilor:

© Drepturi de autor: 1967, 1987, 2007 Phil Bartle
Web conceput de Lourdes Sada

––»«––

Ultima actualizare: 15.03.2011