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REUNIÕES PARA GESTÃO PARTICIPATIVA
Melhorando sua eficiência através da participação da equipe
por Phil Bartle, PhD
traduzido por Isabela Fontanella
Dedicado a Gert Lüdeking
Amostra de Treinamento
Um método radical para remover reclamações
Reclamações:
Se, durante uma discussão relaxada, você levanta a questão das "reuniões", muito frequentemente você vai ouvir reclamações. As pessoas pensam: "Reuniões demais," - "Reuniões chatas," - "Perda de tempo," - "Sem utilidade." Com frequência, eles estão certos. Nós gastamos muito tempo improdutivo em reuniões, e também somos relutantes em fazer algo a respeito.
Como parte do seu programa de aumento da participação da equipe na tomada de decisão da organização, você está em uma excelente posição para fazer algumas mudanças radicais em como as reuniões são conduzidas, e fazendo isso você pode aumentar a gestão participativa, e ajudar sua organização a ser tornar mais eficiente e forte. Este documento visa guiar você para isso.
Você fazer algumas mudanças se você gastar algum tempo: (1) avaliar com cuidado o que as reuniões produziram hoje e (2) estando preparado para descartar várias suposições sobre como conduzir reuniões.
As sugestões neste documento podem soar muito liberais, mas se você começar com a mente aberta, não vazia, você será capaz de tirar suas próprias conclusões e fazer as mudanças necessárias.
Propósito:
Nenhuma reunião deve ser preparada se não tem um propósito. Se você olhar com cuidado ás reuniões que você vai, pergunte qual a proposta de cada uma.
- deixa o chefe ouvir ele mesmo falar,
- deixa outra pessoa ouvir a si mesmo falar,
- para realizar uma série de rituais sem sentido,
- para manter membros da equipe longe de seu trabalho regular,
- ouvir notícias sobre eventos que nós já ouvimos,
- ouvir relatórios verbais por pessoas que deveriam tê-los escrito, ou
- fazer parecer que algumas decisões estão sendo tomadas.
A essência da gestão é tomar decisões. Se você está sério sobre a gestão participativa, você quer canalizar observações e análises dos membros da equipe no processo de tomada decisão na gestão. Reuniões podem ser um mecanismo muito eficiente para isso. Para que isso aconteça, você tem que decidir que o propósito das reuniões de gestão é a tomada de decisões. Isto não deve ter nenhum outro propósito.
Se o propósito da reunião de gestão é tomar decisões, então você deve determinar isso para tomar decisões. Se você tem outras propostas legítimas, como aumentar a atenção e garantir que informação específica seja distribuída para os membros da equipe, então faça em um lugar diferente, não na reunião de gestão.
Para você ter uma gestão efetiva e organização forte, você precisa garantir que todos os outros propósitos sejam removidos, e que suas reuniões de gestão sejam organizadas só para tomar decisões, para garantir que gestores e equipe tenham informações sobre decisões, e garantir que as decisões sejam tomadas de forma eficiente e corretas.
Você precisa comunicar a toda a equipe, e deixo-os saber o propósito das reuniões de gestão.
Tempo:
Uma reunião de gestão deve durar apenar o tempo necessário para tomar decisões. Qualquer tempo a mais é perda de tempo.
Quando você vai a reuniões, faça uma pequena avaliação você mesmo. Com um cronômetro, conte o tempo de cada seguimento da reunião que é improdutiva. Quando alguém chega tarde ele(a) gasta o tempo de quem chegou na hora. Se 6 pessoas esperam 10 minutos por uma sétima pessoa, não são só 10 minutos são 6 vezes 10; uma hora. Se você é tolerante com atraso, então você é tolerante com a perda de tempo de todos aqueles que chegaram na hora.
- repetindo o que já tinha sido determinado,
- adicionando informações que não são relevantes para a decisão do momento,
- usando floreios desnecessários ou frases redundantes,
- corrigindo erros menos importantes que não afetam a decisão do momento,
- fazendo discursos (grande postura), e/ou
- fazendo uso de protocolos que gastam tempo.
Quanto tempo deve durar a reunião de gestão? Bem, não deve durar mais do que 5 minutos para tomar uma decisão, e não deve ter mais que três decisões (talvez duas) para serem tomadas. Isto significa que a reunião deve ter cerca de 15 minutos de duração. É possível limitar a duração de uma reunião?
Formalidades:
Reuniões para outras propostas normalmente tem um procedimento estrito. A agenda começa com a leitura e aceitação nos primeiros minutos, e move para assuntos levantados nestes primeiros minutos. Então, a agenda é discutida em detalhes e decisões são tomadas por alguém sob moção, e depois, todos votam.
Estas reuniões são úteis onde as deliberações são altamente políticas e contestadas, e onde os participantes representam organizações diferentes e competidoras.
Para uma reunião de gestão, esta formalidade é disfuncional e deve ser eliminada. Para que a reunião dure apenas 15 minutos, deverá ter três decisões a serem tomadas, que o coordenador da reunião pode listar no quadro, e permitir apenas cinco minutos para que - cada - decisão seja tomada.
Elimine completamente as formalidades tradicionais.
Fala:
Algumas pessoas amam ouvir a si mesmas falarem em reuniões. Não importa a eles que todo mundo já saiba o que eles acreditam, e ouviram os argumentos antes. O coordenador da reunião deve deixar claro que tais discursos são anti-produtivos e não são bem-vindos na reunião de gestão.
O que é convidado, e encorajado, é para que a decisão e suas alternativas sejam colocadas de forma clara e breve, por razões que devem ser feitas de uma forma ou outra, e para a tomada de decisão e registro.
O tempo total permitido para cada decisão deve ser de 5 minutos, e qualquer um que fale deve imitar seu tempo para permitir que todo o procedimento dure apenas 5 minutos.
Presidência:
A palavra "presidente" vem da Idade Média (próximo do ano 1200 d.C.) quando o rei feudal e seu conselho se reuniam. Somente o rei tinha cadeira, e "presidente" era um eufemismo para o rei que tinha total controle sobre a reunião. Os outros que sentavam no chão, em banquetas ou carpetes, sempre concordavam com o que rei falava, se eles quisessem manter suas cabeças.
Hoje em dia algumas pessoas tentam manter a palavra, mas parece ser correto pelo gênero usar "líder" para a posição, especialmente se for liderado por uma mulher. Em reuniões de gestão, nós precisamos retirar a palavra e suas derivações.
O que a reunião precisa é de um "coordenador de reuniões". O coordenador manter a reunião organizada, garante que o tempo não está sendo mal gasto e está sendo usado somente para tomar decisões executivas (de gestão).
Se uma reunião só dura 15 minutos, não devem ter cadeiras disponíveis para nenhuma participante, incluindo o coordenador. A secretaria ou equipe de suporte designada a tomar notas das decisões deve receber cadeiras, mas mais ninguém. Se cadeiras são oferecidas aos participantes, eles ficam muito confortáveis com a reunião, e automaticamente encontram maneiras, como falarem demais ou se tornarem muito formais que irão estender seu conforto. Retira todas as cadeiras para participantes nas reuniões de gestão.
O mesmo pode ser dito para oferecer refrescos durante a reunião. Não ofereça nada. Isso encoraja que as reuniões se tornem mais longas. Ao invés disso, convide todo mundo para a lanchonete, restaurante ou bar, depois que a reunião acabar. Se for feito certo, a reunião só terá levado 15 ou 20 minutos, para que então tenha tempo suficiente sobrando para que todos aproveitem os refrescos.
Registros:
Em reuniões ortodoxas, minutos são guardados. Estas são descrições detalhadas de eventos falados durante a reunião. Elas podem ter uma função em reuniões públicas e políticas onde existem várias facções e representantes de diferentes organizações. Pode ser necessário ter um registro escrito de quem falou o que.
Ito não é necessário em reuniões de gestão. O que é necessário é um relatório da reunião simples, com a data e hora da reunião, que liste apensas as decisões tomadas. Quem disse o que não é necessário. Detalhes não são necessários. Uma reunião com 4 decisões deve ter um relatório, de uma única página, que liste as quatro decisões tomadas pelos participantes. Este relatório de reunião deve ser completado na sua forma final dentro de uma hora após o fim da reunião, e distribuído aos participantes no mesmo dia.
Simples.
Tomada de decisões:
A essência de gestão é tomar decisões para a organização. A essência da gestão participativa é a informação da equipe na tomada de decisão.
Uma reunião é um mecanismo para encorajar informação. Reuniões devem ser simples, sem formalidades, devem concentrar-se apenas nas decisões, e serem curtas. Algumas decisões, como a seleção de um novo membro da equipe, ou finalizando a verba, e algumas ações selecionadas sensíveis e confidenciais, não devem ser abertas a todos os membros da equipe. Reuniões devem ser coordenadas, não presididas, e sem cadeiras para o participantes.
Se você é honesto e cuidadoso, e aprecia o tempo perdido atualmente em reuniões, você verá o valor de tornar as reuniões mais simples e focadas na tomada de decisão. A dificuldade então fica em quebrar tradições e só isso.
Se existem questões que precisam ser digeridas, e informação precisa ser dada em detalhe aos membros, então não use mal a reunião para isso. Ao invés, organize um pequeno workshop, o quão longo for necessário, - ex uma hora, ou três - para transferir a informação ou para chamar atenção para um assunto. Pode ser feito no mesmo dia, ou outro. Faça isso de forma profissional. Deixa as reuniões de gestão para se concentrar apenas nas tomadas de decisão de gestão.
Como os membros da equipe não entenderão automaticamente estas questões e a necessidade de simplificar as reuniões de gestão, use isso para criar um treinamento, e organize um workshop de meio dia para passar os princípios de gestão participativa em reuniões. Garanta que tenha muitas seções de "aprendizado pela ação" no seu workshop sobre reuniões. Isto é simples. Simples não é a mesma coisa que fácil.
Existem muitas suposições sem sentido e práticas tradicionais e como as reuniões são conduzidas. Você e sua equipe têm uma oportunidade de remover tradição e acrescentar efetividade.
Pode não ser fácil, mas irá gerar resultados almejados e necessários.
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Uma reunião:
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