Tweet
:Μεταφράσεις
'العربية / al-ʿarabīyah
বাংলা / Baṅla
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Polszczyzna
Português
Română
Српски / Srpski
Türkçe
Άλλες σελίδες:
Ενότητες
Χάρτης Σελίδας
Λέξεις Κλειδιά
Επικοινωνία
Βοηθητικά Έγγραφα
Χρήσιμοι Σύνδεσμοι
Περιεχόμενα:
Περιεχόμενα
Περιεχόμενα
Περιεχόμενα
ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΙΣ ΤΗΣ ΣΥΜΜΕΤΟΧΙΚΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ
Αυξάνοντας την Αποτελεσματικότητα τους Μέσω της Συμμετοχής του Προσωπικού
από τον Δρ. Φιλ Μπαρτλ
μετάφραση από Χριστίνα Κόκαλη
Αφιερωμένο στον Gert Lüdeking
Δωρεάν Εκπαίδευση
Μια δραστική μέθοδος για την εξάλειψη της δυσφορίας
Δυσφορία:
Εάν, κατά τη διάρκεια μιας χαλαρής συζήτησης, εισάγετε το θέμα των "συνεδριάσεων" συνήθως η απόκριση που θα πάρετε θα ενέχει δυσφορία. Οι άνθρωποι σκέφτονται: "Πάρα πολλές συνεδριάσεις," - "Βαρετές συνεδριάσεις," - "Συνεδριάσεις που είναι σπατάλη χρόνου," - "Άχρηστες συνεδριάσεις". Συχνά, έχουν δίκιο. Σπαταλάμε πάρα πολύ μη παραγωγικό χρόνο σε συνεδριάσεις, και όμως είμαστε απρόθυμοι να κάνουμε οτιδήποτε γι αυτο.
Ως μέρος του προγράμματος σας για αυξανόμενη συμμετοχή του προσωπικού στην λήψη αποφάσεων του οργανισμού, βρίσκεστε σε μια εξαιρετική θέση για να επιφέρετε ριζικές αλλαγές στον τρόπο που γίνονται οι συνεδριάσεις και, με το να γίνει αυτό, μπορείτε να αυξήσετε την συμμετοχική διοίκηση και να βοηθήσετε τον οργανισμό σας να γίνει πιο αποτελεσματικός και ισχυρότερος. Σκοπός αυτού του κειμένου είναι να σας καθοδηγήσει ώστε να το καταφέρετε.
Μπορείτε να επιφέρετε αλλαγές εάν αφιερώσετε λίγο χρόνο: (1) για να εκτιμήσετε προσεκτικά τα προϊ'οντα των συνεδριάσεων που πραγματοποιούνται και (2) για να είστε έτοιμοι να αποβάλλετε πολλές εικασίες σχετικά με τον τρόπο πραγματοποίησης των συνεδριάσεων.
Οι προτάσεις που περιλαμβάνονται σε αυτό το κείμενο μπορεί αρχικά να φαίνονται πολύ ανορθόδοξες, αλλά εάν έχετε από την αρχή ανοιχτό μυαλό, όχι όμως άδειο μυαλό, θα μπορέσετε να βγάλετε τα δικά σας συμπεράσματα και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές
Σκοπός:
Καμία συνεδρίαση δεν θα πρέπει να γίνεται εάν δεν έχει ένα σκοπό. Εάν παρατηρείτε προσεκτικά τις συνεδριάσεις που παρακολουθείτε τώρα, ρωτήστε ποιός είναι ο σκοπός τους
- να επιτρέψουν στο αφεντικό να ακούσει τον εαυτό του/της να μιλάει,
- να επιτρέψουν σε κάποιον άλλο να ακούσει τον εαυτό του/της να μιλάει,
- να γίνει αναπαράσταση κάποιων κενών τελετουργικών,
- να απομακρύνουν τα μέλη του προσωπικού από την κανονική τους δουλειά,
- να ακουστούν νέα για εξελίξεις που ήδη γνωρίζουμε,
- να ακουστούν προφορικές αναφορές από άτομα που θα έπρεπε να τις έχουν γραψει, ή
- να φανεί ότι λαμβάνονται κάποιες αποφάσεις
Η ουσία της διοίκησης είναι η λήψη αποφάσεων. Εάν βλεπετε τη συμμετοχική διοίκηση σοβαρά, θα θέλετε να διοχετεύσετε τις παρατηρήσεις και την ανάλυση των μελών του προσωπικού στη διαδικασία της λήψης διοικητικών αποφάσεων. Οι συνεδριάσεις μπορούν να αποτελέσουν έναν πολύ αποτελεσματικό μηχανισμό προς αυτή τη κατεύθυνση. Για να γίνει αυτό, πρέπει να έχετε αποφασίσει πως ο σκοπός των συνεδριάσεων της διοίκησης είναι η λήψη αποφάσεων. Δεν θα πρέπει να έχει κανέναν άλλο σκοπό.
Εάν ο σκοπός μιας διοικητικής συνεδρίασης είναι η λήψη αποφάσεων, τότε πρέπει να την σχεδιάσετε έτσι ώστε να λαμβάνονται αποφάσεις. Εάν έχετε άλλους νόμιμους σκοπούς, όπως το να αυξηθεί η επαγρύπνηση ή να βεβαιωθείτε ότι συγκεκριμένες πληροφορίες θα διανεμηθούν στα μέλη του προσωπικού, πραγματοποιείστε τους μέσα από κάποιο άλλο βήμα και όχι μέσω μιας διοικητικής συνεδρίασης.
Για να έχετε αποτελεσματική διοίκηση και έναν ισχυρό οργανισμό, θα πρέπει να εξασφαλίσετε την απομάκρυνση όλων των άλλων σκοπών, και ότι οι διοικητικές συνεδριάσεις σας έχουν δημιουργηθεί μόνο για να λαμβάνουν αποφάσεις, να εξασφαλίσετε ότι τα μέλη της διοίκησης και το προσωπικό έχουν συμμετοχή σε αυτές τις αποφάσεις και να εξασφαλίσετε ότι οι αποφάσεις λαμβάνονται αποδοτικά και με ακρίβεια
Πρέπει να περάσετε αυτό το μήνυμα σε όλο το προσωπικό και να τους ενημερώσετε για τον σκοπό των διοικητικών συνεδριάσεων.
Χρονική Διάρκεια
Μια διοικητική συνεδρίαση θα πρέπει να διαρκεί μόνο όσο χρειάζεται για να ληφθούν οι αποφάσεις. Περισσότερος χρόνος από αυτόν είναι χαμένος χρόνος.
Όταν παρακολουθείτε συνεδριάσεις, κάντε μόνος σας μια μικρή εκτίμηση. Με ένα χρονόμετρο, χρονομετρήστε όλα τα τμήματα της συνεδρίασης που δεν ήταν παραγωγικά. Όταν κάποιος φτάνει αργά, αυτός/αυτή σπαταλάει τον χρόνο όλων αυτών που ήρθαν στην ώρα τους. Εάν έξι άτομα περιμένουν δέκα λεπτά για ένα έβδομο άτομο, τότε δεν σπαταλούνται δέκα λεπτά, αλλά έξι φορές επί δέκα λεπτά: μία ώρα. Εάν είστε ανεκτικοί με τους ανθρώπους που έρχονται αργά, τότε είστε ανέχεστε να χαραμίζεται ο χρόνος όλων εκείνων που έρχονται στην ώρα τους.
- επαναλαμβάνοντας όσα έχουν ήδη ειπωθεί,
- προσθέτωντας πληροφορίες που δεν είναι σχετικές με την απόφαση που πρόκειται να ληφθεί,
- χρησιμοποιώντας αχρείαστα στολισμένη και περιττή ομιλία,
- διορθώνοντας ασήμαντα λάθη που δεν επιρρεάζουν την απόφαση που πρόκειται να ληφθεί,
- βγάζοντας λόγους (κάνοντας επίδειξη), και/ή
- χρησιμοποιώντας το πρωτόκολλο με τρόπο καταχρηστικό για τον χρόνο
Άρα, πόσο θα πρέπει να διαρκεί μια διοικητική συνεδρίαση; Λοιπόν, δεν θα πρέπει να πάρει περισσότερο από πέντε λεπτά (για να ληφθεί μια απόφαση) και δεν θα πρέπει να λάβουμε περισσότερες από τρεις αποφάσεις (θα πρέπει να είναι δύο, πάνω-κάτω). Αυτό σημαίνει ότι μια συνεδρίαση θα πρέπει να διαρκέσει περίπου δεκαπέντε λεπτά. Μπορείτε να περιορίσετε μια συνεδρίαση σε αυτό το χρόνο;
Τυπικότητες:
Οι συνεδριάσεις για άλλους σκοπούς συνήθως έχουν μια αυστηρή διαδικασία. Η ημερήσια διάταξη ξεκινά με την ανγνωση και αποδοχή των ποηγουμένων πρακτικών και συνεχίζει μιλωντας για την δουλειά που προέκυψε από αυτά. Μετά, η ημερησια διάταξη συζητείται με λεπτομέρεια και οι αποφάσεις λαμβάνονται όταν κάποιος κάνει μια εισήγηση, κάποιος άλλος την υποστηρίξει και μετά όλοι ψηφίζουν πάνω σε αυτήν.
Τέτοιες συνεδριάσεις είναι χρήσιμες όταν οι συσκέψεις έχουν έντονα πολιτική ή ανταγωνιστική χροιά και όταν οι συμμετέχοντες αντιπροσωπεύουν διαφορετικούς ανταγωνιζόμενους οργανισμούς.
Για μια διοικητική συνεδρίαση, τέτοιες τυπικότητες είναι δυσλειτουργικές και θα πρέπει να εξαλειφθούν. Για να μπορέσει μια συνεδρίαση να διαρκέσει δεκαπέντε λεπτά, θα έχει να πάρει τρεις αποφάσεις, τις οποίες ο συντονιστής της συνεδρίασης μπορεί να καταγράψει στον πίνακα και να επιτρέψει μόνο πέντε λεπτά μέχρι να ληφθεί η απόφαση - για την καθεμία.
Εξαλείψτε τελείως τις παραδοσιακές τυπικότητες:
Ομιλία:
Κάποιοι άνθρωποι απλά τρελαίνονται να ακούν τον εαυτό τους να μιλάει σε μια συνεδρίαση. Δεν έχει σημασία γι αυτούς εάν όλοι ήδη γνωρίζουν τις απόψεις τους και έχουν ξαναακούσει αυτά τα επιχειρήματα. Ο συντονιστής της συνεδρίασης θα πρέπει να ξεκάθαρα να πει πως τέτοιες ομιλίες είναι αντιπαραγωγικές και δεν είναι ευπρόσδεκτες στην διοικητική συνεδρίαση
Αυτό που είναι ευπρόσδεκτο και ενθαρρύνεται είναι η απόφαση και οι εναλλακτικές της να δηλωθούν ξεκάθαρα και σύντομα, να διατυπωθούν οι λόγοι γιατί θα πρέπει να ενεργήσουμε με τον ένα ή τον άλλο τρόπο και να ληφθεί και να καταγραφεί η απόφαση
Ο συνολικός χρόνος για να ληφθεί μια απόφαση πρέπει να είναι πέντε λεπτά το πολύ και ο κάθε ομιλητής πρέπει να περιορίσει τον χρόνο του/της ώστε να επιτρέψει σε όλες τις δηλώσεις να διαρκέσουν μόνο πέντε λεπτά
Προεδρία:
Η λέξη "πρόεδρος" (στα αγγλικά "chairman") προέρχεται από τον μεσαίωνα (γύρω στο 1200 μ.Χ) όταν ο φεουδάρχης βασιλιάς και το συμβούλιό του συναντώνταν. Μόνο ο βασιλιάς είχε κάθισμα (chair) και η λέξη "chairman" ήταν ευφυμισμός για τον βασιλιά που είχε πλήρη έλεγχο της συνάντησης. Οι υπόλοιποι, που κάθονταν στο έδαφος, σε σκαμνιά ή χαλιά, πάντοτε συμφωνούσαν με τα όσα έλεγε ο βασιλιάς, εάν ήθελαν να κρατήσουν τα κεφάλια τους
Σήμερα, κάποιοι προσπαθούν να διατηρήσουν τον όρο, αλλά θέλουν να είναι ίσοι απέναντι στα δύο φύλα, κι έτσι χρησιμοποιούν τις λέξεις "chair" ή "chaiperson" για τη θέση, ιδιαίτερα αν την κατέχει γυναίκα (συχνά επανερχόμενοι στον όρο "chairman" όταν την κατέχει άνδρας). Στις διοικητικές συνεδριάσεις, θα πρέπει να αφαιρέσουμε την λέξη αυτή και τα παράγωγά της εντελώς
Αυτό που χρειάζεται η συνεδρίαση είναι ένας "συντονιστής συνεδρίασης". Ο συντονιστής συνεδρίασης διατηρεί τη συνεδρίαση συντονισμένη, διασφαλίζει ότι δεν σπαταλιέται χρόνος και ότι χρησιμοποιείται μόνο για τη λήψη διοικητικών αποφάσεων
Εάν μια συνάντηση διαρκεί μόνο δεκαπέντε λεπτά, δεν θα πρέπει να υπάρχουν καθίσματα για κανέναν, ούτε για τον συντονιστή. Οι γραμματείς ή το βοηθητικό προσωπικό που τους έχει ανατεθεί να κρατήσουν σημειώσεις των αποφάσεων μπορούν να έχουν κάθισμα, αλλά κανένας άλλος. Εάν δωθούν καρέκλες στους συμμετέχοντες, θα αισθανθούν πολύ άνετα με την συνεδρίαση και αυτόματα θα βρουν τρόπους, όπως το να μιλάνε πολύ ή να φέρονται πολύ επίσημα, που θα παρατείνουν την άνεσή τους. Αφαιρέστε όλες τις καρέκλες για τους συμμετέχοντες από τις διοικητικές συνεδριάσεις
Το ίδιο μπορούμε να πούμε για την προσφορά αναψυκτικών κατά την διάρκεια της συνεδρίασης. Μην προσφέρετε αναψυκτικά. Αυτό ενθαρρύνει τις συνεδριάσεις να παραταθούν. Αντί γι αυτό, καλέστε τους όλους στο καφέ, εστιατόριο ή μπαρ, αφού τελειώσει η συνεδρίαση. Εάν έχει γίνει σωστά, η συνεδρίαση θα έχει κρατήσει δεκαπέντε με είκοσι λεπτά, άρα θα πρέπει να έχει μείνει αρκετός χρόνος για να απολαύσουν τα αναψυκτικά
Πρακτικά:
Στις "ορθόδοξες" συνεδριάσεις, κρατούνται πρακτικά. Αυτά αποτελούν λεπτομερείς περιγραφές των όσων ελέχθησαν κατά τη διαρκεια της συνάντησης. Μπορεί να είναι λειτουργικές σε πολιτικές και δημόσιες συνεδριάσεις, όπου υπάρχουν διαφορετικές φατρίες και οι συμμετέχοντες αντιπροσωπεύουν διαφορετικούς οργανισμούς. Εκεί, μπορεί να είναι απαραίτητο να υπάρχει ένα γραπτό αρχείο του ποιός είπε τι.
Κάτι τέτοιο δεν χρειάζεται στις διοικητικές συνεδριάσεις. Αυτό που χρειάζεται είναι μια αναφορά της συνεδρίασης, απλή όσο μια οποιαδηποτε αναφορά για να κατατοπίσει όσους δεν ήταν παρόντες, με την ημερομηνία και την ώρα της συνάντησης, που καταγράφει μόνο τις αποφάσεις που πάρθηκαν. Το ποιός είπε τι δεν είναι απαραίτητο. Λεπτομέρεις δεν χρειάζονται. Μια συνάντηση με τέσσερις αποφάσεις θα πρέπει να έχει μια αναφορά, σε μια μόνο σελίδα, που καταγράφει τις τέσσερις αποφάσεις που πάρθηκαν από τους συμμετέχοντες. Αυτή η αναφορά συνεδρίασης θα πρέπει να συμπληρωθεί στην τελική της μορφή μέσα σε μια ώρα από το τέλος της συνεδρίασης και να διανεμηθεί στους συμμετέχοντες την ίδια μέρα
Απλό.
Λήψη Αποφάσεων:
Η ουσία της διοίκησης είναι η λήψη αποφάσεων για τον οργανισμό. Η ουσία της συμμετοχικής διοίκησης είναι η συνεισφορά του προσωπικού στην λήψη αυτών των αποφάσεων
Η συνεδρίαση είναι ένας μηχανισμός που ενθαρρύνει αυτή τη συνεισφορά. Οι συνεδριάσεις θα πρέπει να είναι απλές, να επικεντρώνονται μόνο στις αποφάσεις και να είναι σύντομες. Κάποιες αποφάσεις, όπως η επιλογή των νέων μελών του προσωπικού, ή η οριστικοποίηση του προϋπολογισμού, και κάποιες επιλεγμένες εμπιστευτικές και ευαίσθητες πράξεις μπορεί να μην είναι γνωστές σε όλα τα μέλη του προσωπικού. Οι συνεδριάσεις θα πρέπει να έχουν συντονισμό, όχι προεδρία, κα δεν θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν καθίσματα από τους συμμετέχοντες
Εάν είστε ειλικρινής και προσεκτικός και εκτιμήσετε πόσος χρόνος χαραμίζεται αυτή τη στιγμή σε συνεδριάσεις, θα δείτε την αξία του να λαμβάνονται οι αποφάσεις με απλό και συγκεντρωμένο τρόπο. Η δυσκολία μετά έγκειται στο να ξεπεραστούν οι παραδόσεις και απλά να γίνει η διαδικασία όπως πρέπει
Εάν υπάρχουν θέματα που πρέπει να αφομοιωθούν, και πληροφορίες που πρέπει να δωθούν με λεπτομέρεια στα μέλη, τότε μην χρησιμοποιείτε με λάθος τρόπο τη συνεδρίαση για να πετύχετε αυτό το στόχο. Αντίθετα, στήστε ένα εργαστήρι, για όσο χρόνο χρειαστεί - πχ μια ώρα ή τρεις - για να μεταφέρει τις πληροφορίες ή να αυξήσει την επίγνωση. Αυτό μπορεί να γίνει την ίδια μέρα ή κάποια άλλη. Κάντε το επαγγελματικά. Αφήστε τις διοικητικές συνεδριάσεις να επικεντρωθούν μόνο στο να πάρουν διοικητικές αποφάσεις
Εφ' όσον τα μέλη του προσωπικού δεν θα καταλάβουν αυτόματα αυτά τα θέματα και αφού υπάρχει η ανάγκη να απλοποιηθούν οι διοικητικές συνεδριάσεις, χρησιμοποιείστε αυτό το κείμενο για να φτιάξετε ένα έντυπο και στήστε για μισή μέρα ένα εργαστήρι για να περάσετε τις αρχές της συμμετοχικής διοίκησης στις συνεδριάσεις. Εξασφαλείστε ότι υπάρχουν αρκετές συνεδρίες "μάθησης στην πράξη" στο εργαστήρι σας. Είναι απλό. Όμως εύκολο και απλό δεν είναι το ίδιο πράγμα
Υπάρχουν πολλές απερίσκεπτες υποθέσεις και παραδόσεις για τον τρόπο με τον οποίο γίνονται οι συνεδριάσεις. Εσείς και το προσωπικό σας έχετε μια ευκαιρία να αφαιρέσετε την παράδοση και να προσθέσετε αποτελεσματικότητα
Μπορεί να μην είναι εύκολο, αλλά θα παράγει επιθυμητά και αναγκαία αποτελέσματα
––»«––
Μια συνεδρίαση:
 |