Tweet
Traduccions:
'العربية / al-ʿarabīyah
বাংলা / Baṅla
Català
中文 / Zhōngwén
English
Español
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Polszczyzna
Português
Română
Altres pàgines:
Mòduls
Mapa de la web
Paraules clau
Contacte
Documents útils
Enllaços útils
Continguts:
Continguts:
Continguts:
Continguts:
REUNIONS EN GESTIÓ PARTICIPATIVA
Incrementar-ne l'efectivitat mitjançant la participació del personal
pel Doctor Phil Bartle
traduït per Oriol Monroig
Dedicat a Gert Lüdeking
Notes sobre la formació
Un mètode radical per eliminar queixes
Queixes:
Si durant una conversa relaxada traieu el tema de les "reunions", és més probable que rebeu per resposta queixes. Molta gent pensa: "Massa reunions", "Les reunions són un avorriment", "Les reunions són una pèrdua de temps", "Les reunions no serveixen per res". Moltes vegades totes aquestes afirmacions són certes. Perdem massa temps sense fer res en reunions però després som contraris a posar-hi remei.
Com a part del vostre programa per augmentar la participació del vostre personal en la presa de decisions organitzativa, sou en una posició excel·lent per dur a terme canvis radicals en com s'han de fer les reunions. D'aquesta manera podeu incrementar la gestió participativa i fer que la vostra organització es faci més eficient i forta. Aquest document està enfocat a ajudar-vos a fer-ho.
Podeu dur a terme canvis si dediqueu temps a: (1) avaluar quines reunions s'han de fer avui i (2) estar preparat per descartar diferents prejudicis sobre com es porten les reunions.
Els suggeriments d'aquest document poden sonar poc ortodoxos a primera vista però si l'abordeu amb la ment oberta, aconseguireu arribar a les vostres pròpies conclusions i fer els canvis necessaris.
Finalitat:
No hauria d'haver-hi cap reunió si no té cap finalitat. Si mireu atentament a quines reunions assistiu, pregunteu-vos a quina finalitat respon cada una d'elles.
- permetre que el cap s'escolti a ell mateix,
- permetre que algú s'escolti a ell mateix,
- representar una sèrie de rituals sense sentit,
- apartar el personal de les seves tasques habituals,
- escoltar novetats sobre esdeveniments dels quals ja n'havíem sentit a parlar,
- escoltar informes verbals de gent que els hauria d'haver escrit,
- fer veure que s'estan prenent decisions
L'essència de la gestió és prendre decisions. Si us voleu prendre seriosament la gestió participativa, heu d'intentar canalitzar observacions i anàlisis dels membres del personal cap al procés de presa de decisions de gestió. Les reunions poden ser un mecanisme molt efectiu per aconseguir-ho. Per fer-ho, heu d'estar decidits a fer que la finalitat de les reunions de gestió sigui prendre decisions. No hauria d'haver-hi cap altra finalitat.
Si la finalitat d'una reunió de gestió és prendre decisions, heu de dissenyar-la per prendre decisions. Si teniu altres finalitats legítimes, com per exemple conscienciar o assegurar-vos que s'estén una informació específica entre els membres del personal, utilitzeu altres fòrums, no ho feu en una reunió de gestió.
Per tal que tingueu una gestió efectiva i una organització forta, us heu d'assegurar eliminar les altres finalitats i que les vostres reunions de gestió estan únicament enfocades a prendre decisions, que tant els caps com el personal facin aportacions a aquestes decisions i que aquestes decisions es prenguin de manera efectiva i acurada.
Heu de comunicar tot això al vostre personal i fer-los saber la finalitat de les reunions de gestió.
Temps:
Una reunió de gestió ha de durar el que sigui necessari per prendre decisions. Dedicar-hi més temps suposa temps malgastat.
Quan aneu a reunions, feu una mica d'avaluació pel vostre compte. Amb un cronòmetre, cronometreu tots els segments de la reunió que siguin improductius. Quan algú arriba tard, aquesta persona està malgastant el temps de tothom que ha arribat a temps. Si sis persones esperen durant deu minuts la setena persona, no només s'estan malgastant deu minuts, sinó sis vegades deu minuts: una hora. Si sou permissius amb la gent que arriba tard, sou permissius quan es tracta de malgastar el temps de tothom que ha arribat a l'hora.
- quan repeteix el que ja s'ha dit,
- quan afegeix informació que no és rellevant per la decisió que s'està prenent,
- quan utilitza massa floritures i fraseologia redundant,
- quan corregeix errors poc importants que no afecten la decisió que s'està prenent,
- quan fa discursos solemnes,
- quan utilitza protocol que fa perdre el temps
Així doncs, quan ha de durar una reunió de gestió? Bé, prendre una decisió no ha de durar més de cinc minuts i no s'han de prendre més de tres decisions. Això implica que una reunió no hauria de durar més d'un quart d'hora. Podeu limitar una reunió a aquesta durada?
Formalitats:
Les reunions per a altres finalitats tenen sovint un procés estricte. L'agenda comença llegint i acceptant l'ordre del dia i continua amb el que es derivi de l'ordre del dia. Llavors l'agenda es discuteix en detall i es prenen les decisions a partir de mocions que es fan, se secunden i llavors es voten.
Aquestes reunions són útils quan les deliberacions són molt polèmiques o contradictòries i en les quals els participants representen organitzacions competidores i diferents.
Per a una reunió de gestió, aquesta formalitat és poc funcional i s'ha d'eliminar. Per una reunió que duri només quinze minuts, hi haurà tres decisions que s'hagin de prendre, que seran apuntades pel coordinador de la reunió en una pissarra i les quals es debatran, individualment, durant només cinc minuts.
Elimineu per complet qualsevol formalitat tradicional.
Parlar:
Hi ha gent a qui li encanta escoltar-se mentre parlen en una reunió. No els importa que tothom ja sàpiga el que creuen i que hagin sentit les seves raons anteriorment. El coordinador de la reunió hauria de deixar clar que aquests discursos són improductius i que no són ben rebuts a la reunió de gestió.
El que sí que és ben rebut, i s'ha de potenciar, és exposar la decisió i alternatives de manera clara i breu, les raons per les quals s'ha de fer una cosa d'una manera o d'una altra i apuntar-ho.
El temps total permès per a cada decisió han de ser cinc minuts i tothom que vulgui parlar s'ha de limitar per deixar temps pels altres raonaments per tal de no superar els cinc minuts.
Presidir:
La paraula "chairman" (president, en anglès) prové de l'edat mitjana (sobre el 1200 dC) quan el rei feudal i el seu concili es trobaven. Només tenia cadira el rei i la paraula "chairman" (literalment, home amb cadira) era un eufemisme pel rei que tenia el control total de la reunió. Els altres, que seien al terra, en tamborets o en catifes, sempre havien d'estar d'acord amb el que deia el rei si volien conservar els seus caps.
En català és habitual trobar la paraula "president" pel masculí i "presidenta" si el càrrec l'ocupa una dona.
El que necessita una reunió és un "coordinador de reunió". El coordinador de reunió manté la reunió coordinada, s'assegura que no es perdi el temps i que s'empri per prendre decisions (de gestió) executives.
Si una reunió només dura quinze minuts, no hauria d'haver-hi cadires per cap dels participants i això inclou el coordinador. Es pot oferir una cadira al secretari o personal auxiliar que es designi per prendre notes de les decisions, però ningú més. Si es donen cadires als participants, es troben massa còmodes a la reunió i automàticament busquen maneres, com parlar massa o de manera massa formal, per mantenir la seva comoditat. Elimineu totes les cadires pels participants en reunions de gestió.
El mateix es pot dir dels refrigeris durant les reunions. No oferiu refrigeris. Això fa que les reunions s'allarguin. Enlloc d'això, convideu tothom a la cafeteria, restaurant o bar quan hagi acabat la reunió. Si es fa correctament, la reunió només haurà durat quinze minuts, així que hauria de sobrar temps per gaudir del refrigeri.
Registres:
En reunions ortodoxes, s'aixequen actes. Són descripcions detallades dels esdeveniments parlats durant la reunió. Poden ser útils en reunions polèmiques i públiques en què hi hagi faccions diferents i els participants representin organitzacions diferents. En aquests casos és quan es necessita una acta per registrar què ha dit cadascú.
Això no és necessari en reunions de gestió. El que es necessita és un informe de reunió, tan senzill com un full de ruta, amb la data i l'hora de la reunió, que llisti les decisions que s'han pres. No és necessari apuntar què ha dit cadascú. Els detalls no són necessaris. Una reunió amb quatre decisions ha de tenir un informe d'una pàgina que llisti les quatre decisions preses pels participants. Aquest informe de reunió ha d'estar llest en la versió final al cap d'una hora de la fi de la reunió i s'ha de distribuir a tots els participants el mateix dia.
Senzill.
Prendre decisions:
L'essència de la gestió és prendre decisions per una organització. L'essència de la gestió participativa són les aportacions del personal a l'hora de prendre aquestes decisions.
Una reunió és un mecanisme per potenciar aquestes aportacions. Les reunions han de ser senzilles, sense formalitats i s'han de centrar només en les decisions i ser breus. Algunes decisions, com la selecció d'un nou membre del personal, l'aprovació d'un pressupost i algunes accions confidencials i sensibles, no han d'estar obertes a tots els membres del personal. Les reunions han d'estar coordinades, no presidides, i no ha d'haver-hi cadires pels participants.
Si sou honestos i curosos i avalueu quan de temps malgasteu actualment en reunions, valorareu les reunions senzilles i centrar-vos en la presa de decisions. La dificultat rau, doncs, en trencar tradicions.
Si hi ha qüestions que s'han de pair i informació que s'ha de donar amb detall al personal, no utilitzeu erròniament una reunió per dur-ho a terme. Enlloc d'això, munteu un taller curt, de la durada que sigui necessària, per exemple d'una a tres hores, per donar aquesta informació o conscienciar. Es pot dur a terme el mateix dia o un altre dia. Feu-ho de manera professional. Deixeu que les reunions de gestió estiguin centrades només a prendre decisions de gestió.
Com que el personal no entendrà automàticament aquestes qüestions ni la necessitat de simplificar les reunions de gestió, utilitzeu aquesta informació per crear un document i munteu un taller de mitja jornada per impartir els principis de gestió participativa en reunions. Assegureu-vos que hi ha moltes sessions d'aprenentatge a través d'activitats en el vostre taller de reunions. És senzill. Senzill no és el mateix que fàcil.
Hi ha moltes suposicions i tradicions sense sentit que es posen en pràctica a l'hora de portar reunions. Vosaltres i el vostre personal teniu l'oportunitat d'eliminar la tradició i afegir-hi efectivitat.
No serà fàcil però produirà els resultats esperats i necessaris.
––»«––
Una reunió:
 |