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BERICHTE SCHREIBEN
für Koordinatoren und Manager von Gemeindeprogrammen
von Phil Bartle, PhD
übersetzt von Julia Wohlgemuth
Ein Ratgeber
Kurzfassung:
Dieses Modul ist für Koordinatoren von Mitarbeitern vor Ort, Managern, Verwaltungsangestellten, Planern, Ministerialbeamten und Ortsbehörden, die Gemeinden mit einem geringem Einkommen darin unterstützen und schulen, sich selbst zu helfen, ihre Ressourcen zu erkennen und ihre eigene Entwicklung zu planen.
Es wird den Fragen nachgegangen, warum Berichte geschrieben werden, für wen sie aufgezeichnet werden und was sie beinhalten sollten, um schließlich zu erörtern, wie Berichte gut geschrieben werden können, um auch nutzbringend zu sein.
Die Tipps und Ratschläge hier wurden zunächst für Mitarbeiter vor Ort zusammengestellt, um ihnen dabei zu helfen, ihre eigenen Berichte zu schreiben und Organisationen in den Gemeinden beim Schreiben von Projektentwicklungsberichten anzuleiten und zu schulen.
Koordinatoren können diese Aufzeichnungen dazu benutzen, ihre eigenen Berichte zu schreiben, aber auch um Gemeindearbeitern vor Ort bei ihren Entwicklungsberichten zu helfen und sie darin weiterzubilden.
Einführung:
- Dieses Dokument richtet sich an Koordinatoren, um
- ihre eigenen Berichte über Programmaktivitäten zu schreiben und
- Mitarbeitern vor Ort dabei zu helfen, ihre Entwicklungsberichte zu schreiben.
- Weiterhin muss zwischen dem Inhalt der Berichte unterschieden werden. Obwohl mehrere Dinge in einem Bericht vorkommen können, kann unterschieden werden zwischen:
- Erzählendem Entwicklungsbericht (in Bezug auf die Programmziele) und
- Rechenschafts- und Finanzbericht.
Teil A: Das "Warum" des Schreibens von Berichten:
Link zu Teil A: Warum Berichte schreiben?
Obwohl viele der Begründungen in diesem Teil von Mobilisierern vor Ort in Schulungsworkshops zusammengetragen wurden, sind sie auch überraschend zutreffend und nützlich für einen Manager an einem Schreibtisch eines Bezirks- oder Landesbüros für Regierung oder NGOs.
Teil B: Wer sollte die Berichte erhalten?
Link zu Teil B: Wer sollte die Berichte erhalten?
Während für die Mitarbeiter vor Ort und für die Koordinatoren die gleichen Vorteile entstehen, haben Koordinatoren einen besonderen Fokus auf dem Schreiben von Berichten für Hauptquartiere, Geldgeber (auch für jene, die ministeriale Zuwendungen verteilen) und Feedback zu den Menschen am Einsatzort.
Teil C: Wie sollten Berichte geschrieben werden
Link zu Teil C: Wie Berichte schreiben?
Der Koordinator muss verschiedene Entwicklungsberichte von Mitarbeitern vor Ort erhalten und zusammenfassen um einen Programmentwicklungsbericht zu erstellen. Der Schwerpunkt liegt auf Resultaten, die im Zusammenhang mit den Programmzielen stehen.
Teil D: Bessere Berichte schreiben
Link zu Teil D: Bessere Berichte schreiben.
Berichte sollten so geschrieben werden, dass sie auch tatsächlich gelesen werden, sie sollten kurz, prägnant und einfach zu lesen sein. Ein Bericht, der nicht gelesen wird, ist sinnlos und nutzlos. Die Ratschläge, die den Mobilisierern gegeben werden, gelten ebenso für Koordinatoren.
Fazit:
Das Schreiben von Berichten ist eine wichtige Aufgabe. Es ist unentbehrlich für die Kommunikation, welche wiederum notwendig ist, um Transparenz zu erhalten. Die Tipps und Ratschläge hier zum Schreiben von Berichten sind für Mitarbeiter auf allen Ebenen, von Mitarbeitern vor Ort bis hin zu den Hauptquartieren, gedacht.
Das Passiv sollte vermieden werden, man sollte die Leserschaft und die Bedürfnisse der Leser kennen. Hilfreich ist weiterhin, die Berichte mit Gliederung und Untertiteln zu versehen, präzise zu schreiben (das heißt kurz aber vollständig) und eine leicht lesbare, einfache Sprache zu verwenden.
Gute Berichte sind extrem wertvoll, schlechte Berichte sind Berichte, die nicht gelesen werden. Benutzen Sie diese Ratschläge, um das eigene Schreiben von Berichten zu verbessern, aber auch um Mitarbeiter vor Ort zu unterstützen und unterrichten.
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Beobachtung der Mobilisierung und Organisation:
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