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RÉDIGER UN RAPPORT
à l'attention des Coordinateurs et des Responsables de Gestion des Programmes de Communautés
par le Dr. Phil Bartle et Joshua Ogwang
traduit par Fabienne Flessel
révisé par Silke Reichrath
Guide
Résumé :
Ce module s'adresse aux coordinateurs de travailleurs sur le terrain, aux responsables de gestion, administrateurs, planificateurs, agents ministériels et aux autorités locales responsables de programmes et de personnes, qui travaillent à encourager et à former les communautés à faibles revenus dans la résolution de leur propres problèmes, l'identification de leur propres ressources et la planification de leur propre développement.
Il soulève les questions suivantes: "Pourquoi ?" doit-on rédiger des rapports, "Pour qui ?" sont-ils rédigés, et "Quel contenu ?" doit-on y trouver, pour ensuite discuter "Comment ?" ils peuvent être rédigés efficacement, pour être utiles aux autres.
Les astuces et les lignes directrices ci-dessous ont été présentées d'abord à des travailleurs sur le terrain, dans le but de les aider à la rédaction de leurs propres rapports, et à leur efforts de guider et former des organisations basées dans les communautés dans la rédaction de rapports de progression de projets.
Les Coordinateurs peuvent se servir de ces notes pour rédiger leur propres rapports, mais aussi pour former et superviser les travailleurs communautaires sur le terrain dans la rédaction de leurs rapports de progression.
Introduction :
Ce document est destiné aux coordinateurs pour qu'ils
- rédigent leur propres rapports des activités de leur programme, et
- assistent les travailleurs sur le terrain dans la rédaction de leurs rapports de progression.
Il faut aussi faire une distinction dans le contenu de leurs rapports. Bien qu'ils puissent être combinés, les rapports peuvent comporter:
- des rapports de progression narratifs (en rapport avec les objectifs du programme), et
- des rapports financiers et comptables.
PARTIE A : Le "pourquoi" de la rédaction de rapports
Lien vers la Partie A: Pourquoi rédiger des rapports?
Bien que beaucoup des questions retenues dans cette section proviennent des mobilisateurs sur le terrain, lors des ateliers de formation, elles sont étonnamment tout aussi pertinentes pour un responsable de gestion à son bureau de district ou national, qu'il soit gouvernemental ou non.
PARTIE B : Qui devrait recevoir ces rapports?
Lien vers la Partie B : Qui devrait recevoir ces rapports?
Tandis que leur rapports portent les mêmes avantages que ceux rédigés par les travailleurs sur le terrain, un coordinateur doit s'attacher à établir des rapports pour le siège général, les donateurs (y compris les allocations ministérielles), et pour les travailleurs sur le terrain, en tant que retour d'informations.
PARTIE C : Comment rédiger les rapports:
Lien vers la Partie C : Comment rédiger les rapports.
Le coordinateur doit recevoir et compiler plusieurs rapports de progression venant des travailleurs sur le terrain, afin d'obtenir un rapport de progression du programme. L'accent sera mis sur les résultats correspondant aux objectifs du programme.
PARTIE D : Rédiger des rapports plus efficaces:
Lien vers la Partie D: Rédiger des rapports plus efficaces.
Écrivez des rapports qui seront lus; rédigez-les de manière brève, concise et facile à lire. Un rapport qui n'est pas lu, n'a ni raison-d'être ni résultat. Les astuces proposées aux mobilisateurs serviront aussi aux coordinateurs.
Conclusion :
Rédiger des rapports est une tâche importante. Elle est essentielle pour la communication, qui est elle-même nécessaire pour maintenir la transparence. Les astuces et les lignes directrices de la rédaction de rapports, présentées ici, sont importantes pour les travailleurs à tous les niveaux, qu'ils soient sur le terrain ou au siège général.
Évitez la voix passive. Connaissez votre public et les besoins de vos lecteurs.
Organisez vos rapports en utilisant un plan et des sous-titres. Rédigez de manière concise (un rapport court mais complet). Utilisez une langue simple à lire et accessible.
Les bons rapports sont extrêmement précieux; les mauvais rapports ne sont, généralement, pas lus. Utilisez ces astuces pour améliorer vos propres compétences de rédaction de rapports et pour former ainsi que superviser les travailleurs sur le terrain.
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