الترجمة:

صفحات أخرى :

الوحدات

خريطة الموقع

الكلمات المفتاحية

إتصال

مستندات مفيدة

روابط مفيدة

البيانات و الملخصات

الكتابة حتى تتم قرائته

من قبل فيل بارتل, PhD

تمت الترجمة : احمد النجم

مهداة الى كوين شيبرد

بيانات للتدريب

كبفية كتابة محضر اجتماع بشكل افضل

البدابة مع ملحوظة,ان معضم الناس ,لربما جميعهم,لا يحبون القراءة,خصوصا عندما يقتضي العمل ذلك.هذا يكون غالبا عندما يكون الموضوع جديد او غير مطروق.ان اولى واجباتك ككاتب هو ان تجعل القراءة سهلة

الطول:

في البدابة يمكن ان نعتقد ان هذا يتطلب كتابة الوثائق بشكل قصير.صحيح

نعلم ان احتمالية قراءة الناس لها عندما تكون قصيرة اكتر من ما لو كانت طويلة.صفحة واحدة افضل كبيان اجتماع عندما تريد ان تلخص للمشاركين ( قد يكون المشاركين هم المشرفون عليك او زوار من كبار الشخصيات) حول موضوع معين

لجعل الوثيقة اقصر,لا تجعلها مكثفة جدا.كميات كبيرة من المعلومات سوف تحشر في فراغات صغيرة, و هذا صعب القرائة.لا تجعل الوثيقة تظهر و كانما يستطيع فهمها الناس المطلعين على المحتوى فقط. انت تريد ان تصل الى ناس عدا اولئك المطلعين على الوثيقة مسبقا. ليس هنالك داعي "لوعض الجوقة"

تجنب اجزاء الجمل,تجنب القوائم. استعمل الجمل الكاملة دائما,و قدم كل موضوع و كانما لم يسمع به القارئ من قبل.من الافضل ان تملئ صفحة و نصف على ان تملئ صفحة واحدة,و قم بطرح الافكار بطريقة تجذب القارئ لا ان تخيفه. بوثيقة قصيرة و لكن ليست مركزة جدا

وثيقة مكونة من صفحة واحدة هو هدف جيد,لكن ليس على حساب ان تكون مكثفة

الالوان:

لا تستعمل الالوان لتسليط الضوء على اجزاء معينة.لسوء الحظ فان هذا يجعلها تبدو مكثفة اكثر,و بالنتيجة اكثر صعوبة

ان استعمال الوان مختلفة سوف يجعل المنظر رخيصا,تشابه ورقة دعاية دينية او سياسية او اعلان تجاري.التزم بلون واحد,يستحسن ان يكون الاسود.يمكن استعمال الوان متناسقة في العناوين علي سبيل المثال.هذا يختلف عن تلوين فقرات مختارة من النص .و كذلك تجنب تخطيط فقرة معينة,او استتخدام الحروف المائلة في الطباعة او استخدام الحروف الكبيرة لابراز فقرات معينة من النص

ابقي نفس اللون للنص . هذا يوفر على القارئ المجهود في محاولة معرفة الى ترميزك و نوياك.هذا مضيعة للوقت و الجهد ,و تنفير للقارئ

بداية الوثيقة:

الوثيقة التي سوف يتم قرائتها,يجب ان تبدا بعبارة لافتة للانتباه.عندما تكون البداية مملة فان هذا يضمن ان القارئ لن يقوم بمتابعة القرائة. يجب ان تبدا بعبارة صادقة او سؤال مبهر. و من الممكن ان تبداء بداية يمر عليها القارئ مرور الكرام و يقل اهتمام القارئ شيئا فشبئا.و و يمكن وضع طرفة في سياق الكلام عندما يكون مناسبا.

في مجال عملنا,مشاكل المجتمع ونهج المجتمع في حل هذه المشاكل .هوة مصدر لكثير من المواضيع اللافتة

قد تستطيع ان تبدأ بجزء من احصائية مبهرة: على سبيل المثال كم عدد الاشخاص المرضى و الموتى في النطقة مقارنة بمناطق اخرى؟ كم عدد الشباب الذين يعرفون كيفية الوقاية من الاصابة بالامراض التناسلية ؟ مع ذلك يمضون قدما بممارسة الجنس الغير مامون

اجلب انتباه القارئ. اجعله مهتما بمواصلة القرائة

الوسط:

ما ان تجذب انتباه القارئ ,من المهم جدا ان تبقي عليه.طريقة جيدة للقيام بذلك هو ان يكون يحوزتك برهان, هذا ليس تجادل .انما مجموعة من التصريحات التي ترتبط مع بعض و ترشد القارئ من حجة الى اخرى

ابقي على الجمل بسيطة ,قصيرة,متداولة, كاملة مع مراعاة استخدام صيغة الحاضر.تجنب استخدام الملاحظات.و اسلوب النقاط بدون جمل

افضل كذلك استخدام مقاطع قصيرة, ووضع عناوين فرعية كثيرة في الوثيقة,مبينا موضوع جديد في كل مرة.من دون الحاجة الى التحدث المستمر الى القارئ, اجعلها سهلة على القارء ان يرى النسق و التصميم اضافة الى فهم المحتوى

خاتمة الوثيقة:

جمبع المواضيع التي احتوتها الوثيقة يجب ان تؤدي الى استنتاج.يجب على الاستنتاج ان يختم

اجعل القارئ يفرح بانه اكمل قرائة الوثيقة, و يشعر انها كاملة, و يكون راضي و متاكد.تذكر انه عندما تسلم الوقيقة,فان انتباه المشاركين سوف يسحب منك كمتحدث.اما ان تقوم باعظائهم الوقت الكافي لقرائة الوثيقة من دون محاولة ان تناقش موضوع اخر , او ان تصوغ الوثيقة شفهيا لمواكبة قرائتهم لها.

الاستنتاج:

الوثيقة التي لا تقرء هية وثيقة غير ذات فائدة

اذا اردت كتاب بيان اجتماع او موجز,اكتبه بطريقة تجعله سهل القرائة و مثير لاهتمام الاشخاص الذين سيقرؤنها.ابق عليه قصير و غير مركز.تجنب استعمال التخطيط بالاوان و استعمال الخط المائل او الكبير في كل مكان في النص .قم باعطاء النص بناء رصين يبدأ بلفتة ,يتطور الى نقاش و ينتهي باستنتاج

الوثيقة المقرؤة تعزز قضيتكم

© حقوق الطبع محفوظة 1967, 1987, 2007 د. فيل بارتل.
تصميم الموقع الالكتروني: لورديس ساده

––»«––

تاريخ آخر تحديث: 12.07.2012