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SWOT PER LA TRASFORMAZIONE
di Phil Bartle, PhD
traduzione di Emiliano Rago
Riferimenti
Punti di forza, debolezze, opportunità e rischi (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats). Contributi validi delle parti interessate, del personale, dei volontari e dei membri della comunità in procinto di preparare un'organizzazione e il suo programma e di determinarne il potenziale di trasformazione.
Introduzione:
Una sessione SWOT è un mezzo per ottenere dai partecipanti di un gruppo un insieme di osservazioni e predizioni utilissime nella pianificazione. Può essere usata in una conferenza con partecipanti provenienti da diversi luoghi o organizzazioni; o anche in una comunità o in un'organizzazione basata su di una comunità nella quale i partecipanti non sono pagati e la cui appartenenza è basata sulla residenza; o infine in un'organizzazione come una ONG, un dipartimento ministeriale o un'impresa privata in cui i partecipanti sono personale remunerato.
Questo documento di formazione descrive una sessione SWOT tale da poter essere utilizzata da un'organizzazione di assistenza (una ONG, un'organizzazione o un progetto di aiuti, o un'agenzia governativa) interessata a trasformare un programma basato sulla beneficienza (un programma di soccorsi di emergenza a seguito di qualche catastrofe) in uno basato sull'assistenza allo sviluppo, utilizzando una metodologia di rafforzamento della comunità. Vedi: Trasformare la Beneficienza in Rafforzamento della Comunità.
A prescindere dal tipo di responso desiderato, la sessione SWOT può essere usata in altri contesti che non siano la trasformazione di un programma, ed è raccomandata negli incontri di revisione annuali o semestrali.
SWOT è un acronimo che sta per: Strengths (punti di forza), Weaknesses (debolezze), Opportunities (opportunità), e Threats (rischi).
Informazioni pratiche:
Quali punti di forza? Quali debolezze?
Gli individui (personale, volontari, parti interessate, residenti), il sistema organizzativo (la struttura e il processo), il programma o il piano di azione (pianificato, reattivo e spontaneo), la gestione, il flusso di materiali e informazioni, il processo decisionale, l'ambiente (sociale, fisico, politico, biologico, legale, amministrativo, economico); tutti questi fattori hanno punti di forza e debolezze. Quali sono?
Quali opportunità? Quali rischi?
Cosa possono e devono fare un'organizzazione, un programma e la gente? Come possono contribuire a raggiungere l'obiettivo prefissato? Che ostacoli incontreranno lungo la strada?
Chiaramente prima di ogni pianificazione è necessario avere una certa visione delle cose. Nel caso di una visione idealistica e impraticabile non si otterrà nulla. Nel caso di una visione basata su osservazioni verificabili delle condizioni e degli attributi che contribuiranno al successo, realistica nell'intendere gli ostacoli che si incontreranno lungo questa strada, si avrà più possibilità di riuscire. Una visione pratica è basata su queste osservazioni.
Quale migliore fonte di informazioni per costruire una tale visione del gruppo di partecipanti composto dalle parti interessate, personale, volontari e residenti?
Un Processo Partecipativo:
Una sessione SWOT è un mezzo per ottenere informazioni dai partecipanti. Queste informazioni sono costituite da osservazioni e relative analisi fatte dai partecipanti. Come in un Brainstorming, il moderatore prova a ottenere contributi da tutti i membri, soprattutto dalle persone meno inclini a parlare nel quotidiano.
Per fare ciò, deve ribattere ai contributi delle persone più estroverse in maniera pragmatica, senza dare troppo o poco peso a quanto essi dicono.
Le migliori condizioni per questa sessione si realizzano quando tutti i partecipanti sono alfabetizzati e possono scrivere il proprio contributo. Se alcuni partecipanti sono analfabeti si può modificare la sessione di modo tale che i figli o i nipoti li aiutino a esprimersi e a scrivere le proprie opinioni.
Nella sessione plenaria (ovvero con tutti i partecipanti) il moderatore scrive i quattro fattori alla lavagna: punti di forza, debolezze, opportunità e rischi. Una discussione generale può avere luogo. Nel caso in cui un'organizzazione desideri trasformarsi da un'organizzazione di soccorsi di emergenza basata sulla beneficienza in un'organizzazione di assistenza allo sviluppo basata sul rafforzamento della comunità, il moderatore indicherà le caratteristiche dell'organizzazione desiderata e chiederà ai partecipanti di indicare i punti di forza e le debolezze che contribuiranno o impediranno questo cambiamento.
Nel caso di una riunione annuale o semestrale, scopi e obiettivi saranno noti, ma in quel frangente potranno essere revisionati. Il moderatore deve assicurarsi che tutte le varie informazioni (vedere la sezione "Informazioni pratiche" sopra) siano comprese da tutti, tramite una discussione generale via via che siano menzionate dai partecipanti o tramite una presentazione orale. Il moderatore quindi chiederà ai partecipanti di scrivere il proprio contributo in quattro fogli di carta, uno per ognuna delle quattro categorie. Non verrà richiesto di scrivere il proprio nome sui fogli.
In una variazione del metodo, il moderatore divide il gruppo in gruppetti di 4-6 persone, fornisce carta e penna, e chiede a ciascun gruppetto di dare il proprio contributo. In questo caso è meglio scegliere i componenti dei gruppetti a caso. Uno svantaggio possibile è che alcune persone siano reticenti a esprimere la propria opinione di fronte agli amici, ai colleghi, ai superiori, o alle persone di cui sono superiori; il vantaggio è che il numero totale di contributi è ridotto perché c'è meno informazione ridondante, e alcune persone contribuiranno di più in un gruppetto che di fronte a un pezzo di carta.
Scrivere da soli su un pezzo di carta, senza un nome, fornisce la protezione dell'anonimato, e in questo modo si possono rivelare alcune osservazioni su temi delicati. L'obiettivo è di creare un'atmosfera di sicurezza in cui i partecipanti si sentano liberi di esprimere il più possibile senza inibizioni tutti i punti di forza, le debolezze, le opportunità e i rischi che vengano loro in mente.
La sessione SWOT è partecipativa nel senso che tutti i partecipanti sono incoraggiati a contribuire al risultato finale. È simile a un "Brainstorming", che è basato sulle "Quattro Questioni Chiave della Gestione," ma è più adatto in gruppi più grandi nel caso di una preparazione di una trasformazione di un'organizzazione, o in una situazione come può essere una revisione annuale o semestrale.
Il "Brainstorming" è preferibile quando si pone in marcia un nuovo progetto o una nuova organizzazione, in piccoli gruppi funziona meglio di una sessione SWOT, e risulta efficace in un processo di trasformazione nel caso in cui i partecipanti siano un piccolo gruppo di manager .
Raggruppare le Informazioni:
Quando tutti i contributi sono stati scritti su quattro fogli di carta dovranno essere raggruppati. I volontari o gli assistenti possono raccogliere i fogli e porli in quattro mazzi, uno per ogni categoria. Quindi il moderatore, utilizzando la lavagna, raggruppa i commenti simili ed elimina i duplicati.
Nel fare ciò il moderatore deve puntualizzare che il risultato è il prodotto del gruppo intero, e non dell'influenza di pochi. Questo è molto importante, specialmente se ci sono da fare cambiamenti consistenti nell'organizzazione e nel contenuto del programma; tutti i partecipanti devono essere sicuri che questo sia un processo di gruppo, non dominato da nessuna fazione o individuo.
Spiegate che il risultato verrà usato nel produrre un documento che prospetterà la "Visione" del programma di trasformazione, o per qualche cambio necessario a seguito di una riunione annuale. Questo non è solo un esercizio vacuo ma un contributo necessario alla pianificazione di un processo gestionale.
Come nel brainstorming, le osservazioni di ogni categoria possono essere ordinate per importanza. Ciò non è strettamente necessario in una sessione SWOT però aiuta nel prospettare un'analisi olistica dell'informazione globale.
È molto utile che il moderatore riassuma verbalmente, con l'aiuto dei partecipanti, le osservazioni principali dell'esercizio SWOT, e che sottolinei che alcuni punti di forza per alcuni obiettivi possono risultare debolezze per altri obiettivi, e che le analisi e le osservazioni possono contribuire a una visione generale del futuro dell'organizzazione.
Similmente, le opportunità per intraprendere certe azioni potranno essere dei rischi per altre azioni. Spiegate inoltre che i risultati verranno conservati e utilizzati per la preparazione di una bozza della "Visione" degli obiettivi dell'organizzazione, dei suoi membri e del suo programma.
Mantenete la promessa. Non lasciate fogli e documenti a prendere polvere su uno scaffale; utilizzateli per stendere un rescoconto e un'analisi da distribuire ai partecipanti. Entro una settimana dalla fine della sessione possono essere già pronti e distribuiti.
Osservazioni:
Le osservazioni dei partecipanti non dovrebbero generare grosse sorprese agli organizzatori e ai coordinatori del programma e agli amministratori dell'organizzazione.
I punti di forza includeranno la saggezza e l'esperienza appresa dal personale. Le loro competenze potranno essere valide per continuare sullo stesso cammino, ma potranno essere un ostacolo per un cambio organizzativo o un cambio di programma. Per esempio, un programma di soccorsi di emergenza necessita di persone altamente qualificate ed esperte nella gestione di inventari, nella logistica, nel prendere decisioni basate su calcoli demografici o di altro tipo a nome delle vittime o dei clienti. Questo può essere un punto di forza se un membro del personale è in grado di trasmettere questa capacità di calcolo ai beneficiari, ma potrebbe essere una debolezza nel caso di conversione ad un programma in cui decisioni di questo tipo necessitano di essere prese dai beneficiari, e non dall'organizzazione di assistenza.
In generale, se il personale ha le capacità di imparare a trasmettere le proprie competenze e riesce ad apprendere a delegare il controllo e le funzioni di coordinamento dell'organizzazione, allora questa avrà più possibilità di passare da una metodologia di beneficienza a una di rafforzamento della comunità. Non tutti i membri del personale saranno capaci di cambiare le proprie attitudini e i propri metodi, e chi non lo è farà bene a passare a un'altra organizzazione di beneficienza, o spostarsi in altro luogo dove opera l'organizzazione in cui sono necessari soccorsi di emergenza.
Se troppi membri del personale si rivelano incapaci di cambiare le proprie attitudini, la decisione dell'organizzazione dovrebbe essere di chiudere le operazioni di soccorso di emergenza laddove non sono più necessarie, consentire l'attuazione del programma di rafforzamento della comunità di un'altra organizzazione, e spostarsi in un altro paese o in un'altra località in cui le qualifiche dell'organizzazione sono più necessarie.
Manager, pianificatori e amministratori dell'organizzazione dovrebbero tenere in gran considerazione il risultato della sessione SWOT nel prendere la decisione di cambiare programma, sospendere le operazioni, continuare come prima, o spostarsi in altro luogo.
Conclusioni:
Una sessione SWOT è un processo partecipativo di gruppo che produce un risultato utiilizzabile per una pianificazione annuale o per la decisione circa un cambio radicale di programma.
La sua efficacia sta nella fonte delle informazioni - personale, volontari, benefattori e altri interessati - e si organizza per creare un'atmosfera rassicurante nella quale è possibile raccogliere informazioni delicate che potrebbero non venir fuori in altre situazioni.
Le osservazioni circa i punti di forza, le debolezze, le opportunità e i rischi saranno raccolte e analizzate per rimuovere le informazioni ridondanti e per essere utilizzate nella produzione di una bozza di un documento di "Visione" che fornirà una direzione pratica per un'organizzazione (il suo personale, i suoi volontari, parti interessate, struttura organizzativa e programma) che potrebbe contemplare la possibilità di una trasformazione radicale o che desidera basare il suo futuro sull'esperienza e la conoscenza accumulate negli anni precedenti.
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Un seminario SWOT:
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