LE QUATTRO DOMANDE CHIAVE
nella Gestione e nella Pianificazione
tradotto da Alberto Gualtieri e Cecilia Lunati
Dedicato a Gert Lüdeking
Linee Guida
Cosa vogliamo?
Cosa abbiamo?
Come utilizzare ciò che si ha per ottenere ciò che si vuole?
Quale sarà il risultato?
Il Nucleo Essenziale della gestione e della Pianificazione:
Dirigere,
come attività, significa prendere decisioni e risolvere problematiche. Le risposte
essenziali alle questioni di gestione e pianificazione possono essere trovate nelle
quattro domande chiave.
Queste
quattro domande sono: "1. Cosa vogliamo? 2. Cosa abbiamo? 3. Come utilizzare
ciò che si ha per ottenere ciò che si vuole? 4. Cosa accadrà
quando lo otterremo?" Se guardiamo attentamente, sono le quattro domande incluse
(forse distinte per quanto riguarda la loro elaborazione) in ogni documento riguardante
la progettazione ed il cosiddetto "brainstorming".
Se
i problemi vengono risolti solamente dopo che nascono e diventano pressanti si parla
di "gestione per la crisi" ed è meglio di una non-gestione dopo tutto. Se, al contrario,
dei chiari obiettivi vengono identificati, e le azioni richieste per raggiungere
questi obiettivi sono chiare e portate a termine si parla di "gestione per obiettivi."
Potenzialmente si possono prevedere i problemi e risolverli prima che nascano. La
gestione per obiettivi è, di fatto, più efficace e meno stressante di quella "per
crisi."
Sia
che il gruppo da sviluppare sia piccolo o grande, sia che sia strutturato come una
comunità o che abbia una organizzazione vaga, la sua capacità sarà
migliorata se si cerca di dare una risposta a queste quattro domande.
Se
non ci fossero problemi non si dovrebbero risolvere e non ci sarebbe bisogno di una
gestione degli stessi. Ci sono sempre problemi: è la vita. La gestione è troppo
importante per essere lasciata ai "direttori"; deve diventare una responsabilità
di tutti. Se così fosse, tutti dovrebbero essere a conoscenza di queste quattro
domande: e tutti dovrebbero contribuire a fornire delle risposte.
Cosa Vogliamo?
"Qual
è il problema principale che deve essere risolto?" La domanda "Cosa
vogliamo?" rispecchia la descrizione del problema ed, inoltre, gli obiettivi
e le mete che ci si pone per ottenerne la soluzione. Utilizzando una metafora geografica
si può anche dire "Dove vogliamo arrivare?"
L'organizzazione
o la comunità deve avere una visione comunitaria di ciò che vuole.
Non deve essere nulla di fisico, come una latrina o l'elettricità; potrebbero
essere delle nuove leggi, dei nuovi atteggiamenti verso l'esterno, una più
chiara conoscenza dell'esterno stesso, un cambiamento di abitudini, una nuova organizzazione,
aumentare il profitto di una organizzazione commerciale, salari migliori per i membri,
il cambiamento dei metodi o della partecipazione dei membri all'interno di una organizzazione
no-profit, o qualunque obiettivo che implica un miglioramento (ad esempio la qualità
della vita) per tutto il gruppo.
Gli
obiettivi e le mete dovrebbero essere identificati in tutti i progetti e documenti
di pianificazione; questo è generalmente ben noto. Dovrebbero inoltre essere
scelti, capiti e approvati per consenso da tutti i membri del gruppo, comunità
od organizzazione, nelle attività quotidiane.
Nella
gestione formativa delle comunità la domanda "Cosa vogliamo?" deve essere risolta
dalla comunità per intero, non da un solo uomo, non da un solo erudito o da persone
di rilievo, ma da tutta la comunità, per consenso.
Cosa Abbiamo?
La
domanda "Cosa abbiamo?" identifica le risorse e i potenziali imput che
possono essere usati per raggiungere gli obiettivi e le mete preposte. Una metafora
geografica può essere "Dove siamo ora?" Ciò comporta che
la situazione corrente deve essere osservata, analizzata e discussa. (Questo è
chamato "analisi della situazione"). Implica l'ottenimento di una chiara
analisi di tutte le risorse, delle perdite, dei vantaggi e degli svantaggi (potenziali
e realizzati), e una valida e verificabile immagine della situazione.
Nella
gestione formativa delle comunità, questo tipo di identificazione è meglio ottenibile
in incontri in cui anche la parte più silenziosa è incoraggiata ad esprimersi e
a partecipare, perchè ci sono enormi risorse in ogni comunità, anche le più povere,
che sono nascoste ed in genere non così ovvie. Un abile coordinatore è un grado
di identificare, dall'incontro con una comunità, molteplici risorse nascoste.
Forza
lavoro ed esperienza possono essere incluse nella risorse (come energia umana pronta
per essere impiegata nelle attività), terreno e spazi che posso essere la
base delle attività, denaro (tramite finanziamenti, vendite, donazioni o altre
risorse). Il capitale (equipaggiamento che potrà essere riutilizzato e strumenti
di lavoro) può facilmente portare avanti l'attività, mentre le risorse
umane intellettuali (come informazioni, abilità particolari, esperienza, capacità
analitiche, creatività) sono spesso un contributo importante dato dagli anziani,
dai disabili o dai socialmente alienati spesso non considerato.
L'analisi
della situazione significa osservare attentamente ed in modo completo delle condizioni
presenti in modo da stabilire cosa sarà in grado di contribuire ad ottenere
lo scopo prefissatosi e cosa meno.
Come utilizzare ciò che si ha per ottenere ciò che si vuole?
La
domanda "Come ottenere ciò che si vuole con ciò che si ha?" è la strategia del
metodo di gestione. Come ottenere "B" da "A". Ci sono spesso modi diversi per combinare
le risorse disponibili e le risorse intellettuali (menzionate sopra) possono essere
impiegate per identificare diverse strategie e scegliere la più appropriata.
E'
nel metodo di determinazione su come ottenere "B" da "A" che
la comunità, guidata da una guida appropriata, deve creare una strategia d'azione.
Il piano scritto includerà la risposte alle quattro domande. La parte creativa,
innovativa e analitica del lavoro genererà diverse possibili strategie e sceglierà
le più attuabili tra le stesse.
Anche
qui c'è la possibilità di organizzare o riorganizzare il metodo di
decisione e di azione. Vedi
organizzare.
Se si tratta di un gruppo di individui non organizzati, allora, in moda da ottemperare
agli obiettivi postici la strategia si devi indirizzare nella metodologia per la
quale essi riescano a costituirsi come un gruppo organizzato e capace di portare
a termine le attività necessarie.
Se
il gruppo, organizzazione o comunità, è già organizzata in un qualche modo, i
suoi membri, aiutati da un coordinatore, devono chiedersi se l'organizzazione corrente
è il metodo migliore per raggiungere le mete che ci si è posti e se non deve essere
considerato un cambio di struttura. Per un coordinatore di comunità compiere della
gestione formativa è l'opportunità di guidare una comunità nella formazione o
ri-formazione di se stessa in moda da renderla più efficace ed in grado di ottenere
ciò che vogliono con ciò che hanno.
Cosa accadrà quando lo otterremo?
E'
importante che prima di effettuare qualsiasi azione il gruppo faccia delle previsioni
realistiche riguardo al risultato che porterà la strategia che si intraprenderà.
Sicuramente ci saranno delle conseguenze inaspettate ma bisogna fare ogni sforzo
possibile per identificare tutte le conseguenze possibili in moda da evitare sorprese.
E'
qui che il gruppo deve essere a conoscenza dell'importanza della supervisione. Non
si può guidare una bicicletta con gli occhi bendati. L'intera azione deve
essere intrapresa monitorando ogni atto compiuto e le sue conseguenze che devono
essere riportate al gruppo intero.
La
domanda "Cosa succederà quando lo otterremo?" pone sul piano la
previsione dell'impatto delle azioni che si svolgeranno. Tutto ciò può
essere espanso alle questioni interne alla comunità e a come le azioni intraprese
la influenzeranno (fisicamente ed intellettualmente).
Conclusioni:
Queste
quattro domande devono essere usate dai lavoratori sul campo come base per l'organizzazione,
la riorganizzazione del gruppo. Allo stesso modo posso essere utilizzate dai direttori
formativi per organizzare o riorganizzare un team di gestione. Un coordinatore può
utilizzarle per organizzare il gruppo dei lavoratori sul campo. Insieme sono la base
per costruire e gestire le capacità e la forza dei partecipanti.
Nella
gestione formativa delle comunità, il nucleo delle quattro domande deve essere posto
all'attenzione della comunità stessa quando vengono decise le priorità, quando
il comitato esecutivo del CBO si riunirà per decidere i dettagli dell'azione che
verrà intrapresa. Se si guarda attentamente si noterà che le quattro domande si
nascondono anche in due documenti: il brainstorming e la progettazione.
Sia
che vengano richieste per per organizzare una cooperazione commerciale, o nella gestione
dell'incontro tra i capi di comunità benestanti (o, in questo contesto, nel
miglioramento della vita di comunità a basso rendimento), costituiscono il
nucleo essenziale della gestione.
Questa non è gestione formativa per direttori.
Questa è gestione formativa per tutti.
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