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"POFA" PELA TRANSFORMAÇÃO
por Phil Bartle, PhD
traducido por Deborah Almeida
Referência
Pontos fortes, oportunidades, fraquezas e ameaças. Contribuições de stakeholders, da equipe, dos voluntários e membros da comunidade que são valiosos para preparar a visão de uma organização e seu planejamento, assim como determinar seu potencial a ser transformado.
Introdução:
Uma sessão POFA é um meio de obter dos participantes em um grupo um conjunto de observações e previsões que são muito úteis em planejamentos. Pode ser usado em uma conferência aonde os participantes são de diferentes lugares e organizações.
Pode ser usado em uma comunidade ou organização baseada comunidade, onde os participantes não são pagos ou os quais a associação é baseada em residência. Pode ser usado em uma organização, como ONG, departamento governamental ou firma privada, onde os participantes são uma equipe paga.
Esse documento de treinamento descreve uma sessão POFA e como pode ser usada por uma organização de assistência (ONG, projeto ou organização de ajuda ou agência governamental) na qual procura transformar seu programa de caridade, uma resposta emergencial para desastres, em um programa baseado em desenvolvimento e uma metodologia de autonomia. Veja: Da caridade para o empoderamento. Separadamente dos tipos de resposta desejadas, o POFA pode ser usado em outros contextos além da transformação do programa, e seu uso é recomendado em revisões anuais ou semestrais.
POFA é uma sigla na qual as quatro letras significam: Pontos fortes, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.
Informações práticas:
Força do que? Fraqueza de que?
Indivíduos (equipe, voluntários, stakeholders, moradores), sistema organizacional (estrutura e processo), o programa ou plano de ação (planejado, ativo e espontâneo), a gerência, o fluxo de materiais, o fluxo de informações, o processo de decisões, o ambiente (social, físico, político, biológico, legal, administrativo, econômico); todos possuem pontos fortes e fracos. Quais são eles?
Oportunidades de que? Ameaças de que?
Por onde devem começar a organização, o programa e as pessoas? O que contribuirá para que atinjam seus objetivos? Quais serão os obstáculos?
Uma visão é necessária antes que qualquer planejamento seja feito. Caso seja uma visão pouco prática e idealista, esta não será alcançada.
Se for baseada em observações prováveis das condições e atributos que irão contribuir para o sucesso, e é realista ao identificar o que pode atrapalhar o caminho para o sucesso, então há mais chances de ser bem sucedido. Uma visão prática é baseada nessas observações.
Que fonte melhor do que o grupo de participantes composto de stakeholders, funcionários, voluntários, e/ou moradores da comunidade?
Processo participativo:
Uma sessão POFA é uma maneira de obter informações dos participantes. Essa informação é composta de análises das observações dos participantes. Assim como a sessão de brainstorm, essa sessão é uma onde o facilitador tenta conseguir a contribuição de todos os membros, especialmente daqueles indivíduos menos confortáveis para falar em situações do dia-a-dia. Para tal, a tendência é tratar as contribuições dos desses indivíduos de uma forma séria, não diminuindo ou aumentando sua importância.
Essa sessão é melhor realizada quando todos participantes são alfabetizados e podem escrever suas próprias contribuições. Naquelas onde alguns participantes são analfabetos, a sessão pode ter os filhos ou netos deles como ajudantes, discutindo suas observações entre si e fazendo com que sejam escritas pelos seus ajudantes.
No plenário (com todos participantes) o facilitador escreve as quatro palavras no quadro: Pontos fortes, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. Depois segue uma discussão geral.No caso da organização desejar mudar sua abordagem de uma resposta emergencial de caridade para uma de assistência ao desenvolvimento baseada em empoderamento, então o facilitador deve indicar algumas das características da organização desejada, e pedir que os participantes olhem os pontos fortes e fracos que irão contribuir ou dificultar a modificação essa mudança.
Quando o grupo faz uma revisão anual ou semestral, então os alvos e objetivos devem ser claros, mas podem ser resumidos. O facilitador deve garantir que as informações (como na sessão “Informação Prática”) necessárias são compreendidas por todos, tanto pelas discussões aonde os participantes as mencionam ou apresentando-as verbalmente.
O facilitador então pede que os participantes escrevam suas contribuições em quatro pedaços de papel, um para cada categoria. Eles não devem escrever seus nomes nos papéis.
Em uma variação de método, o facilitador pode dividir o grupo em pequenos grupos de quatro ou seis pessoas, dando-os pequenos pedaços de papéis e canetas e pedindo-os para surgirem com novas idéias como um grupo reduzido. Nesse caso, é melhor escolher os grupos são menores aleatoriamente. Uma desvantagem é que alguns indivíduos podem ficar reticentes para falarem na frente de amigos, pessoas com quem trabalham diretamente, seus supervisores ou subordinados; a vantagem é que o número total de contribuições é reduzido porque não há repetição, e algumas pessoas contribuem mais em discussões de grupos pequenos do que com um pedaço de papel.
Escrever em um pedaço de papel, sem assinar o nome, dá uma certa proteção de estar anônimo, e algumas observações de assuntos delicados podem ser revelados dessa forma. O objetivo é prover uma situação não ameaçadora para que participantes contribuam livremente e sem inibições sobre todos os pontos fortes, oportunidades, fraquezas e ameaças que conseguirem se lembrar.
A sessão POFA é participativa no sentido de que todos os participantes são encorajados à contribuir para a transformação. É similar a sessão de brainstorm, que é baseada nas “Quatro questões essenciais de gestão”, porém é mais apropriado em grandes grupos durante a preparação de uma organização para uma transição, ou para uma situação como uma revisão anual ou semestral.
A sessão de brainstorm é melhor aproveitada quando usada em um novo projeto ou organização. Funciona melhor em grupos pequenos do que a sessão FOPA, e pode ser usada efetivamente no processo de transformação quando os participantes são pequenos grupos de administradores.
Agrupar as informações:
Quando a informação é escrita nos quatro papéis, estes precisam ser colocados juntos. Voluntários ou assistentes podem uni-los e colocá-los em quatro pilhas, um para cada categoria. O facilitador, usando o quadro, agrupa as observações, colocando os comentários iguais ou similares juntos, eliminando, assim, a duplicação.
Ao fazer isso, o facilitador indica que os resultados são o produto do grupo como um todo, não apenas repetições ou pressuposições de alguns indivíduos. Isso é importante, especialmente se há grandes mudanças na organização e no conteúdo do programa; todos membros devem estar confortáveis e cientes que é um processo em grupo.
Explique que a informação será usada para preparar um documento geral para a transformação do programa, ou por qualquer mudança resultante das revisões anuais. Esse não é apenas um exercício onde os participantes estão isolados, apenas simulando, mas sim uma contribuição necessária para o processo de planejamento e gerência.
Como na sessão de brainstorm, as observações em cada categoria podem ser classificadas por ordem de importância. Isso não é obrigatório em uma sessão POFA, mas ajudará a mostrar uma análise holística de toda a informação em questão.
É muito útil se o facilitador pode resumir verbalmente, com a ajuda dos participantes, as principais observações do exercício POFA. Deixar claro que alguns pontos fortes podem ser fraquezas dependendo do assunto, e que a análise das observações podem contribuir para uma visão do futuro da organização. Igualmente, oportunidades de algumas ações podem ser ameaças para outras. Explique também que os resultados serão gravados, e serão usados na preparação de um esboço de um documento geral o qual a organização, sua equipe e programa devem seguir.
Mantenha sua palavra. Não deixe os documentos pegarem pó em uma prateleira; use a informação para juntar um sumário e uma análise escrita para distribuição entre os participantes. Isso pode ser feito em uma semana de sessões.
Observações esperadas:
As observações geradas pelos participantes não devem causar nenhuma surpresa para os organizadores e coordenadores do programa e administradores da organização.
Pontes fortes incluirão a sabedoria e experiências aprendidas pela equipe. Algumas de suas habilidades podem ser valiosas para manterem o mesmo ritmo, mas pode ser um problema ao se fazer mudanças organizacionais ou no programa. Por exemplo, um programa de resposta emergencial precisa ter pessoas altamente qualificadas e com experiência em gestão e logística, assim como tomarem decisões baseadas em cálculos demográficos, dentre outros, representando vítimas ou grupos.
Esse talvez possa ser um ponto forte se o membro da equipe é capaz de transferir essas habilidades com cálculos para os beneficiados. No entanto, pode ser uma fraqueza a conversão de um programa para um onde as decisões precisam ser feitas pelos beneficiados, e não pela agência de assistência.
No geral, se a equipe tem capacidade para aprender a como passar aos outros as habilidades que possuem, e aprender como liberar o controle e as funções coordenadas da agência, então haverá mais oportunidades para a agência em converter-se de uma metodologia de caridade para uma metodologia de empoderamento. Algumas pessoas da equipe não serão capazes de mudar suas atitudes, habilidades e métodos. Neste caso, é melhor que elas se mudem para outra organização de caridade, ou para um outro lugar onde a organização opera com uma resposta emergencial.
Se muitas pessoas na equipe não são capazes de mudar, então a decisão da agência pode ser encerrar as operações onde a resposta emergencial não é mais necessária, e permitir que o programa de empoderamento de outra agência se instale no local. E, então, se mudar para outro local onde os pontos fortes da organização são mais necessários. Gerentes, planejadores e administradores devem prestar muita atenção na produção de uma sessão POFA para tomar decisões se devem se converter, fechar, continuar como antes ou se mudar para outro lugar.
Conclusão:
Uma sessão POFA é um processo de grupo participativo que produz um material valioso para o planejamento anual ou para decidir uma maior transformação no programa. O seu poder está na fonte de Informação – equipe, voluntários, beneficiados e/ou stakeholders (as partes interessadas) — e é feito para se criar um ambiente não-ameaçador para conseguir materiais que talvez não apareçam em outras situações.
O conjunto de observações sobre Pontos fortes, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças deve ser agrupado e analisado para remover duplicação e conseguir informações que possam ser úteis na produção de uma “Visão” que proporcionará uma direção prática para uma organização (seus voluntários, stakeholders, empreendimento organizacional e programa) que pode ser contemplado com uma transformação maior, ou desejos de se basear na experiência e visão dos anos passados os anos que virão.
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Um workshop de POFA:
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