Tweet
Traduceri:
中文 / Zhōngwén
Deutsch
English
Español
Filipino/Tagalog
Français
Ελληνικά / Elliniká
Italiano
Kiswahili
Polszczyzna
Português
Română
Alte Pagini:
Module
Harta site-ului
Cuvinte cheie
Contact
Document utile
Link-uri utile
Cuprins:
Cuprins:
Cuprins:
Cuprins:
Analiza SWOT pentru Transformare
de Dr. Phil Bartle
tradus de Bozu Bianca
Referinţe
Puncte tari, puncte slabe, oportunităţi şi ameninţări. Contribuţia factori de decizielor, a personalului, a voluntarilor şi a membrilor comunităţii este valoroasă pentru pregătirea unei viziuni pentru o organizaţie şi programul acesteia, precum şi pentru determinarea potenţialului său de tranformare.
Introducere:
O analiză SWOT reprezintă modalitatea de a obţine un set de observaţii şi predicţii foarte utile în procesul de planificare, de la participanţii unui grup. Această analiză poate fi utilizată în cadrul unei conferinţe unde participanţii sunt din locaţii şi organizaţii diferite. Poate de asemenea fi folosită într-o comunitate sau într-o organizaţie bazată pe comunitate, unde participanţii nu sunt plătişi şi a căror apartenenţă se bazează pe rezidenţă. Poate fi utilizată de o organizaţie, cum ar fi un ONG, un departament guvernamental, sau o firmă privată, unde participanţii reprezintă personal plătit.
Acest document de instruire descrie o analiză SWOT aşa cum poat fi utilizată de o organizaţie non-profit (ONG, un proiect sau organizaţie de într-ajutorare sau o agenţie guvernamentală) care îşi doreşte tranformarea statutului propriu din unul bazat pe acte de caritate, asistenţă de urgenţă în caz de catastrofe, într-un statut bazat pe asistenţă în dezvoltare, sistematizat pe o metodologie de dezvoltare prin forţe proprii (empowerment). Vezi: De la Acte de Caritate la Dezvoltare prin Forţe Proprii .
Pe lângă tipul de răspunsuri dorite, analiza SWOT poate fi folosită şi în alte contexte diferite de cel de transformare a unui statut, şi este recomandat să se utilizeze întâlniri de trecere în revistă anuale sau bianuale.
SWOT este un acronim în care cele patru litere reprezintă: Strenghts (Puncte Tari), Weaknesses (Puncte Slabe), Opportunities (Oportunităţi) şi Threats (Ameninţări).
Informaţii utile:
Ale cui Puncte Tari? Ale cui Slăbiciuni?
Indivizi (personal, voluntari, factori de decizie, rezidenţi), configuraţii organizaţionale (structură şi proces), program sau plan de acţiuni (planificare, reacţie şi spontaneitate), management, fluxul materialelor, fluxul informaţional, procesele de decizie, mediu (social, psihic, politic, biologic, legal, administrativ, economic); toate acestea au puncte tari şi puncte slabe. Ce reprezintă acestea?
Oportunităţi pentru ce? Ameninţări asupra a ce?
Care poate şi trebuie să fie direcţia de mers a organizaţiei, programului sau oamenilor? Ce va contribui la atingerea obiectivului? Care vor fi obstacolele.
O viziune, o direcţie precisă sunt necesare înainte întocmimrea oricărei planificări. Dacă este o viziune idealistică şi impracticabilă, nu va putea fi realizată. Dacă se bazează pe observaţii verificabile asupra condiţiilor şi atributelor ce vor contribui la succesul acţiunii, şi dacă este realistă în identificarea posibilelor ameninţări ce ar putea apărea în calea succesului, atunci este reuşita este mult mai probabilă. O viziune practică se bazează pe aceste observaţii.
Ce altă sursă poate fi mai potrivită decât grupul de participanţi alcătuit din factori de decizie, personal, voluntari şi/sai rezidenţii comunităţii?
Un Proces Participativ:
O analiză SWOT reprezintă o modalitate de obţinere de informaţii de la participanţi. Aceste informaţii sunt alcătuite din observaţii şi analize a acestor observaţii de către participanţi. Ca şi în cazul unei şedinţe de brainstorming, acestă analiză este definită prin încercarea analistului de a obţine contribuţii de la toţi membrii, în special de la cei care sunt mai interiorizaţi în activităţile cotidiene.
Pentru a putea realiza acest lucru, se încearcă tratarea contribuţiilor individuale de aşa manieră încât să nu se mărească sau diminueze importanţa acestora.
Această analiză se întocmeşte cel mai bine în cazurile în care participanţii sunt ştiutori de carte şi îşi pot scrie contribuţiile proprii. În cazurile în care unii participanţii sunt analfabeţi, anaiza poate fi modificată în aşa fel încât participanţii să poate fi însoţiţi de copiii sau nepoţii lor ca şi ajutoare, să discute observaţiile în linişte şi acestea să fie scrise de ajutoarele participanţilor.
În cadrul unei plenare (cu toţi participanţii), analistul scrie cele patru cuvinte pe tablă: Puncte tari, Puncte slabe, Oportunităţi şi Ameninţări. Pot urma discuţii generale. În cazul dorinţei agenţiei de a se transforma dintr-o organizaţie caritabilă bazată pe ajutor în caz de dezastre într-o organizaţie de asistenţă în dezvoltare bazată pe forţe proprii (empowerment), atunci analistul poate indica unele caracteristici ale organizaţiei dorite şi poate cere participanţilor să caute Punctele Tari şi Punctele Slabe ce vor contribui sau împiedica procesul de transformare în acest tip de organizaţie menţionat mai sus.
În cazul în care grupul s-a alcătuit cu ocazia unei revizuiri anuale sau bianuale, atunci scopul şi obiectivele organizaţiei ar trbui ştiute, dar trebuie prezentate pe scurt în acel moment. analistul trebuie să asigure că tipul de informaţii (vezi secţiunea "Informaţii Utile") necesar este înţeles de toţi, prin discuţii generale în care participanţii le menţionează, sau prin prezentări verbale. analistul le cere apoi participanţilor să scrie contribuţiile proprii pe patru foi de hârtie, câte una pentru fiecare categorie. Răspunsurile trebuie să fie anonime, astfel că participanţilor nu li se va cere să-şi scrie numele pe foile de hârtie.
Într-o variantă a acestei metode, analistul poate împărţi grupul în grupuri mai mici de patru până la şase indivizi, să le ofere foi albe format A1 şi markere şi să le ceară să vină fiecare cu mici contribuţii. În acest caz, grupurile mici sunt cel mai bine alese aleator. Un dezavantaj al acestei variante ar fi că unii indivizi ar putea fi reticenţi la contribuţie în faţa prietenilor, persoanelor cu care lucrează, superiorilor sau persoanelor supervizate de aceştia; avantajul este că se reduce numărul total de contribuţii, deoarece sunt mai puţine duplicate şi unele persoane contribuie mai mult într-un grup mic decât ar face-o singuri în faţa unei foi de hârtie.
Scrierea individuală pe o hârtie, fără nume, oferă o oarecare protecţie a anonimităţii şi unele observaţii cu privire la unele subiecte sensibile pot fi făcute în acest fel. Scopul este să se ofere o situaţie neameninţătoare pentru ca participanţii să contribuie liber şi fără inhibiţii, pe cât posibil, cu toate punctele tari, punctele slabe, oportunităţile şi ameninţările pe care şi le amintesc.
Analiza SWOT este participativă în sensul că toţi participanţii sunt încurajaţi să contribuie la rezultatul final. Este similară cu şedinţa de "Brainstorming", care se bazează pe "Patru Întrebări-Cheie de Management," dar este mai potrivită în grupuri mai mari în timpul pregătirii tranziţiei unei organizaţii, sau pentru o situaţie în desfăşurare, cum ar fi revizuirile anuale sau semi-anuale.
"Brainstorming-ul" este cel mai bine de utilizat atunci când se pun bazele unui proiect nou sau a unei organizaţii, funcţionează cel mai bine în grupuri mici, spre deosebire de analiza SWOT şi poate fi utilizată eficient în procesele de transformare atunci când participanţii sunt un grup mai mic de manageri.
Compară informaţia:
Atunci când informaţia este scrisă pe patru foi de hârtie, este necesară gruparea. Voluntarii sau asistenţii pot strânge hârtiile, să le grupeze pe patru teancuri, câte unul pentru fiecare categorie. analistul, utilizând apoi tabla, grupează observaţiile, unind comentariile similare sau identice împreunp, eliminând duplicarea.
Când face acest lucru, analistul punctează faptul că rezultatele sunt produsul grupului ca un întreg, nu doar unele păreri partinitoare sau supoziţii ale unor indivizi. Acest aspect este important, mai ales dacă se vor realiza schimbări majore în organizaţie şi în conţinutul statutului; toţi membrii trebuie să se simtă că este un proces de echipă, nu unul dominat de facţiuni sau indivizi.
Explică faptul că informaţia va fi utilizată în pregătirea unei "Viziuni" în scopul tranformării statutului sau pentru orice schimbări ce ar putea rezulta din revizuirile anuale. Acesta nu este doar un exerciţiu al participanţilor ce iau parte la un vacuum, ci este o contribuţie necesară în planificare şi managementul procesului.
Ca şi în cazul sesiunilor de brainstorming, observaţiile din fiecare categorie pot fi puse în ordinea importanţei acestora. Acest lucru nu este obligatoriu în cazul analizei SWOT, dar va ajuta în conturarea unei analize complete a întregii informaţii.
Este foarte util dacă analistul poate rezuma verbal, cu ajutorul participanţilor, principalele observaţii ale exerciţiului SWOT. Acesta poate puncta că unele puncte tari pentru unele obiective pot fi puncte slabe pentru altele şi că analiza observaţiilor poate contribui la o viziune cu privire la viitorul organizaţiei.
În mod similar, oportunităţile pentru unele acţiuni pot fi ameninţări pentru altele. Analistul explică de asemenea faptul că rezultatele vor fi înregistrate şi că vor fi folosite în pregătirea unei variante brute a lucrării "Viziune" care să reprezinte punctul de plecare pentru organizaţie, persoanele şi statutul acesteia.
Ţine-ţi promisiunea. Nu lăsa foile să se prăfuiască pe un raft; utilizează informaţia pentru a încropi un rezumat şi o analiză, cu scopul distribuirii acestora participanţilor. Acestea pot fi realizate şi distribuite într-o săptămână de la analiza SWOT.
Observatii aşteptate:
Observaţiile generate de participanţi nu trebuie să includă surprize majore pentru organizatorii şi coordonatorii programului, sau pentru administratorii organizaţiei.
Punctele tari vor include cunoştinţele şi experienţa dobândite de personal. Unele din aptitudinile lor pot fi valoroase pentru continuarea în aceeaşi manieră, dar pot fi un neajuns în realizarea unei schimbări organizaţionale sau de statut. De exemplu, un program de răspuns la situaţii de urgenţă necesită persoane calificate şi cu experienţă în inventarul de management şi logistică şi în procesul decizional, bazat pe calcule demografice şi nu numai, în numele victimei sau al grupurilor de clienţi. Aceasta poate fi un punct tare dacă un membru din personal poate transfera aceste aptitudini de calcul beneficiarilor. Poate fi însă un punct slab în transformarea programului în cazul în care aceste decizii trebuie luate de către beneficiari, nu de agenţia ce oferă asistenţă.
În general, dacă personalul are potenţial să înveţe cum să pregătească pe alţii în specializările lor şi pot învăţa cum să elibereze controlul şi funcţia de coordonare a agenţiei, atunci se vor crea mai multe oportunităţi pentru agenţie să transforme metodologia caritabilă într-o metodologie de dezvoltare prin forţe proprii. O parte a pesonalului nu-şi va putea schimba atitudinea, calificarea şi metodele şi ar tebui să se transfere la o altă organizaţie sau să se mute în altă locaţie unde operează organizaţia, acolo unde ajutorul în caz de urgenţă este necesar.
dacă o parte prea mare a presonalului nu poate aplica aceste modificări, atunci decizia agenţiei poate fi de a închide punctul de operare acolo unde răspunsul în caz de urgenţă nu mai este necesar şi să permită implementarea unui program de dezvoltare prin forţe proprii al altei agenţii, şi să se mute într-o altă ţară sau locaţie unde punctele tari ale organizaţiei sunt cel mai mult solicitate.
Managerii, planificatprii şi administratorii agenţiei trebuie să acorde mare atenţie rezultatelor unor astfe de analize SWOT în procesul decizional referitor fie la tranformarea, închiderea, continuarea în aceeaşi manieră sau mutarea în altă locaţie.
Concluzii:
O analiză SWOT este un proces de grup participativ care produce un rezultat valoros pentru palnificarea anuală sau în cazul unor decizii majore de transformare a programului.
Puterea acestei analize rezidă în sursa informaţiei - personal, voluntari, beneficiari şi/sau alţi factori de decizie - şi are drept scop oferirea unui mediu sigur pentru elaborarea chiar şi a unui material sensibl care nu ar apărea în alte situaţii.
Setul de observaţii referitor la punctele tari, punctele slabe, opotunităţi şi ameninţări trebuie confruntat şi analizat pentru a elimina duplicatele şi pentru a aranja informaţia pentru a putea fi utilă în realizarea unei lucrări "Viziune" care ar putea oferi o direcţie clară pentru o organizaţie (personalul acesteia, voluntarii, factorii de decizie, cadrul şi programul organizaţional) care pot precede o tranformare majoră, sau dorinţa de a-şi baza viitorul pe experienţa şi cunoştinţele colective acumulate în trecut.
––»«––
Un atelier SWOT:
 |