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LA SURVEILLANCE, LA PLANIFICATION ET L'EXÉCUTION

Intégrer la surveillance à toutes les étapes

par le Dr. Phil Bartle

traduit par Stéphanie Guico

Feuillet pour ateliers

La surveillance fait partie intégrante de tout projet, du début à la fin

Un projet est une série d'activités (d'investissements) qui ont pour but de résoudre un ou plusieurs problèmes sur un territoire donné et pendant une période de temps donnée. Les investissements comprennent le temps, l'argent et les ressources humaines et matérielles. Avant d'atteindre ses objectifs, un projet franchit plusieurs étapes. La surveillance, c'est-à-dire un suivi des activités, devrait prendre place et être intégrée à toutes les étapes du projet.

La surveillance devrait être effectuée par tous les individus ou les institutions ayant des intérêts investis (tel que les actionnaires ou parties prenantes) dans le projet. Afin d'exécuter un projet de manière efficace, les gens le planifiant et l'exécutant devraient faire une planification complète - anticipant toutes les étapes du projet - dès le début.

Dans le "Manuel pour mobilisateurs," nous avons dit que les questions clé de la planification et la gestion étaient: (1) Que voulons-nous? (2) Qu'avons-nous? (3) Comment utilisons-nous ce que nous avons afin d'obtenir ce que nous voulons? (4) Que se passera-t-il quand nous l'aurons? Ces questions peuvent être modifiées, utilisant plutôt "où," au lieu de "quoi," ; les principes restent les mêmes

Les questions deviennent alors:

1. Où (en) sommes-nous?
2. Où voulons-nous aller?
3. Comment voulons-nous y arriver? et
4. Que se passera-t-il quand nous y arriverons?

Analyse de la situation, identification et description des problèmes

Ceci amène la question, "Où (en) sommes-nous?" (Qu'avons-nous?).

L'analyse de situation est un processus par lequel les caractéristiques et les problèmes d'une communauté sont identifiés. Ceci inclus aussi l'identification et la description des caractéristiques et des problèmes spécifiques à des segments particuliers de la communauté. Ceux-ci peuvent être les gens avec un handicap, les femmes, les jeunes, les paysans, commerçants ou artisans.

L'analyse de situation se fait via la collecte des informations nécessaires pour comprendre la communauté dans son ensemble ainsi que les individus qui la composent. Des informations devrait s'accumuler concernant les événements passés et présents, et ce qui est prévu pour le futur - toute information doit être basée sur les expériences de la communauté.

La collecte d'informations pour l'analyse de la situation et l'identification des problèmes devrait se faire avec la participation des membres de la communauté. De plus, plusieurs techniques devraient s'utiliser. Ceci est afin d'assurer que l'information recueillie au sujet de la communauté et ses problèmes soit valable, fiable et complète.

Plusieurs d'entre les techniques suivantes peuvent être utilisées:

• Révision de documents;
• Sondages;
• Discussions avec des individus, des groupes spécifiques ou la communauté en entier;
• Entrevues;
• Observations;
• Etre à l'écoute des gens;
• Séance de brainstorming;
• Conversations à caractère non officiel;
• Inventaire des ressources sociales, services et opportunités;
• Les transects et la cartographie; et
• Arbre de problèmes.

Il est important de faire une analyse de la situation avant d'entreprendre la résolution du problème parce que:

• L'analyse nous donne l'occasion de comprendre les dynamiques de la communauté;
• L'analyse aide à clarifier les conditions sociales, économiques, culturelles et politiques;
• L'analyse donne une première opportunité aux gens de participer aux activités du projet;
• L'analyse permet de définir les problèmes de la communauté et les solutions possibles ; et
• L'analyse fournit l'information nécessaire afin de déterminer les objectifs, planifier et exécuter.

L'analyse de la situation devrait être continue, afin de fournir toute information additionnelle qui puisse surgir durant la mise sur pied, la surveillance ou la re-planification du projet. Un suivi de l'analyse de situation et de l'identification de problèmes devrait être fait afin d'assurer que des informations correctes et mises à jour au sujet de la communauté soient toujours disponibles.

Comme la surveillance devrait être intégrée à tous les aspects ou phases du processus, permettez-nous de nous arrêter sur chacune des phases et de jeter un oeil sur les questions que chacune pose pour la surveillance.

Fixer des buts et objectifs:

Au moment de fixer les buts, nous devons nous demander la question, "Où voulons-nous aller?" (Que voulons-nous?).

Avant de tenter de mettre en oeuvre un projet, les planificateurs, exécutifs et bénéficiaires devraient établir une liste de leurs buts et objectifs. La page sur les Remue-méninges offre des idées de méthodes participatives pour cette étape.

Un but est une déclaration de quoi faire afin de résoudre un problème. Il définit de façon générale ce qui est attendu du projet. Un but émerge du problème qui doit être abordé et pointe vers la destination finale du projet. Les objectifs sont des sous-ensembles définis qui doivent être spécifiques afin d'être réalisables.

Les objectifs devraient être "SMART."

Spécifiques : rendre clair les changements qui seront apportés à la situation donnée

      en spécifiant "comment", "où", "quand" et "quoi" sera changé;

Mesurables : être en mesure de quantifier les cibles et bénéfices;

Réalisable : être en mesure d'atteindre les objectifs

     (en connaissant les ressources et capacités dont la communauté dispose);

Réalistes : être en mesure d'obtenir le niveau de changement espéré; et

Limités dans le temps : indiquer la période de temps requise et la date à laquelle ils seront complétés.

Afin de réaliser les objectifs d'un projet, il est essentiel d'évaluer les ressources disponibles au sein de la communauté ainsi que les sources externes auxquelles la communauté ou le groupe peut avoir accès. Voir La révélation des ressources latentes.

Les planificateurs et exécutifs, ainsi que les membres de la communauté devraient aussi prévoir et identifier les contraintes possibles durant l'exécution du projet et comment ils pourraient les surmonter. Dépendant de l'équilibre entre les contraintes et des forces positives, les exécutifs peuvent décider de continuer ou de laisser tomber le projet.

Les buts et objectifs constituent la base de l'évaluation et la surveillance du projet. Ils sont l'échelle pour mesurer le succès ou l'échec d'un projet.

Créer des structures et des stratégies:

Cet aspect répond à la troisième question clé, "Comment voulons-nous y arriver?" (Comment obtenons-nous ce que nous voulons à partir de ce que nous avons?).

Les planificateurs et exécutifs (les communautés et leur alliés) devraient décider la méthode pour exécuter leur projet, c'est à dire leur stratégie. La recherche d'un accord sur la stratégie exige des participants qu'ils déterminent les items (contributions) nécessaires à l'exécution du projet, qu'ils définissent les différents groupes et individus et le rôle de chacun d'entre eux dans le projet. Les groupes et individus qui jouent un rôle dans un projet portent le nom "d'acteurs."

La création des structures et des stratégies inclus donc:

• Discuter et convenir des activités qui seront entreprises durant l'exécution;
• Identifier les différents acteurs autant à l'intérieur qu'à l'extérieur de la communauté et délimiter leurs rôles; et
• Identifier les coûts et distribuer les matériaux nécessaires à l'exécution du projet.

Après avoir évalué la justesse des décisions, l'exécutif devrait discuter avec tous les acteurs et arriver à un accord général concernant l'exécution du projet. Ceci s'appelle élaborer un plan de travail. (Comment obtenons-nous ce que nous voulons?). Un plan de travail est une description des activités nécessaires, séparées par étapes, avec une indication approximative de la synchronisation des événements.

Afin d'élaborer un bon plan de travail, les exécutifs devraient:

• Énumérer les tâches nécessaires à l'exécution du projet;
• Placer les tâches en ordre chronologique d'exécution;
• Présenter la répartition des tâches entre les acteurs; et
• Décider la date et l'heure de chaque activité.

Le plan de travail est un guide d'exécution de projet et une base pour la surveillance et le suivi du projet. Il aide ainsi à:

• compléter le projet à temps;
• faire les choses au bon moment;
• identifier qui sera responsable de chaque activité; et
• déterminer quand commencer l'exécution du projet.

Les exécuteurs et les planificateurs doivent s'entendre sur les indicateurs de surveillance. Les indicateurs de surveillance sont des signes qualitatifs et quantitatifs (critères) qui mesurent ou évaluent la réussite des activités et objectifs du projet. Les indicateurs donneront une mesure de l'accomplissement des objectifs de chaque activité. Les indicateurs pour le suivi du projet devrait être explicite, pertinente et objectivement vérifiable.

Les indicateurs de surveillance comptent quatre types, à savoir;

• Indicateurs d'apports : décrivent ce qui se passe au cours du projet (par exemple le nombre de briques apportées sur le site et le montant d'argent dépensé);
• Indicateurs de production : décrivent les activités du projet (par exemple la quantité de classes construites);
• Indicateurs de résultats : décrivent les résultats des activités (par exemple le nombre d'étudiants qui vont à l'école); et
• Indicateurs d'impact : mesurent l'envergure du changement des conditions au sein de la communauté (par exemple la réduction du niveau d'analphabétisme dans la communauté).

Le fait de prendre en note les structures et les stratégies aide au moment du suivi du projet parce qu'elles spécifient ce qui se fera pendant l'exécution du projet. La planification doit indiquer ce qui doit être surveillé, qui doit surveiller, et comment la surveillance devrait être entreprise.

L'exécution:

L'exécution de la surveillance répond à la quatrième question clé "Que se passera-t-il quand nous y arriverons?"

L'exécution est l'étape où toutes les activités planifiées sont mises en pratique. Avant l'exécution d'un projet, les exécutifs (menés par le comité de projet ou le conseil exécutif) devraient identifier leurs forces et leurs faiblesses (forces internes) et les opportunités et les menaces potentielles (forces externes). Les forces et les opportunités sont des atouts qui devraient être exploités afin de réaliser efficacement un projet. Les faiblesses et menaces sont des obstacles qui peuvent gêner la réalisation du projet. Les exécutifs doivent s'assurer de concevoir des moyens pour les vaincre.

La surveillance est importante à cette phase de l'exécution car elle assure que le projet est réalisé en suivant l'horaire pré-établi. La surveillance est un processus continu qui devrait être mis en place avant le début de l'exécution du projet. Ainsi, les activités de surveillance devraient apparaître sur le plan de travail et devraient faire appel à la participation de toutes les parties prenantes. Si les activités ne vont pas bien, des dispositions devraient être prises pour identifier le problème afin de qu'il soit réglé.

La surveillance est aussi importante en vue d'assurer que les activités soient réalisées tel que prévu. Ceci aide les exécutifs à mesurer leur succès à atteindre leurs cibles, sachant que la manière d'exécuter le projet à un effet considérable sur le produit final, son usage, son fonctionnement et son entretien. Ainsi la simple exécution du projet conformément au calendrier n'est pas suffisante. Voilà pourquoi il est nécessaire pour les exécutifs de se poser la question "Dans quel état y arrivons-nous?" (Que se passera-t-il quand nous y arriverons?).

Résumé de la relation:

Le document ci-dessus illustre les rapports entre la surveillance, la planification et l'exécution. Il démontre que:

• La planification décrit les manières dont l'exécution et la surveillance devraient se faire;
• L'exécution et la surveillance se basent sur le plan de travail du projet; et
• La surveillance fournit des informations utiles au cours de la planification et de l'exécution.

Il y a un rapport de renforcement mutuel (de soutien) entre la planification, l'exécution et la surveillance. Aucun des trois ne peut se faire de façon isolée des deux autres et en faisant l'un des trois les planificateurs et exécutifs doivent pourvoir aux besoins des deux autres.

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Surveiller la mobilisation et l'organisation:

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Création de site web : Lourdes Sada

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Mise à jour : 15.06.2011